6. Bố cục của luận văn
2.3 Thực trạng hoạt động chuỗi cung ứng xuất khẩu ngành hàng nước xả vả
2.3.2.2 Quản trị cung ứng nguyên vật liệu đầu vào
Phòng mua hàng (SM - Supply Management) dựa vào kế hoạch nguyên nhiên vật liệu cần thiết để sản xuất sản phẩm cuối cùng được lập ra bởi bộ phận kế hoạch cung ứng, tiến hành thương thảo giá cả, ký hợp đồng mua nguyên nhiên vật liệu từ các nhà cung ứng trong nước và nước ngoài dưới sự giám sát của bộ phận mua hàng
từ UAPL, đồng thời theo dõi tiến độ giao hàng của các nhà cung ứng, phối hợp với bộ phận nghiên cứu và phát triển bao bì đóng gói (R&D Pakacging) và bộ phận kiểm tra chất lượng đầu vào (QA) để giải quyết các vấn đề phát sinh khi các nhà cung ứng giao nguyên vật liệu đầu vào không đúng như quy cách, tiêu chuẩn, chất lượng mà Unilever đã yêu cầu.
Hình 2.7: Quản trị cung ứng nguyên nhiên vật liệu đầu vào
1. Nhà NK nhập nhu cầu NKvào hệ thống SAP
2. Bộ phận RS nhận nhu cầu NK của các nhà NK từ hệ thống SAP
3. Nhà NK làm việc trực tiếp với bộ phận RS để điều chỉnh kế hoạch nhu cầu (nếu có)
4. Bộ phận FGP lấy nhu cầu NK của các nhà NK từ hệ thống SAP.
5. Bộ phận RS và bộ phận FGP làm việc với nhau để thống nhất kế hoạch XK dựa trên nhu cầu NK từ nhà NK thông qua hệ thống SAP cũng như sự điều chỉnh nhu cầu từ phía nhà NK (nếu có)
6. Sau khi thống nhất kế hoạch XK với bộ phận RS, bộ phận FGP gửi kế hoạch sản xuất của tuần n+6 (n là tuần hiện tại) cùng với dự báo của 26 tuần tiếp theo cho bộ phận RPMs
7. Bộ phận RPMs dựa vào kế hoạch sản xuất của tuần n+6 cũng như dự báo của 26 tuần tiếp theo để gửi đơn đặt hàng nhu cầu mua nguyên liệu và dự báo kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu cho bộ phận mua hàng (Supply Management – SM)
8. Bộ phận SM thương lượng giá cả với nhà cung cấp dựa trên kế hoạch nhu cầu từ bộ phận RPMs dưới sự giám sát của bộ phận mua hàng từ UAPL.
9. Sau khi hoàn tất việc thương lượng giá cả với sự xác nhận từ bộ phận mua hàng của UAPL, bộ phận mua hàng cập nhật giá cả vào hệ thống SAP.
10. Nhà cung cấp xác nhận lịch giao nguyên nhiên vật liệu dựa trên đơn đặt hàng nhu cầu mua nguyên vật liệu và dự đoán kế hoạch nhu cầu.
11. Bộ phận mua hàng trả lời nhân viên kế hoạch nguyên vật liệu về việc xác nhận giao hàng của nhà cung cấp nguyên vật liệu.
12. Trong trường hợp nếu nhà cung cấp giao hàng chậm hoặc không đáp ứng đủ nhu cầu thì bộ phận RPMs làm việc với bộ phận FGP để thay đổi kế hoạch sản xuất.
13. Nhận nguyên vật liệu đầu vào.
13.1 Bộ phận QA hỗ trợ một số nhà cung cấp nguyên vật liệu lớn trong nước bằng cách cử nhân viên QA đến tại nhà máy của nhà cung cấp để kiểm tra trực tiếp nguyên vật liệu đầu vào trước khi nhà cung cấp giao nguyên vật liệu cho Unilever.
13.2 Sau khi được kiểm tra chất lượng đầu vào nguyên vật liệu, nhà cung cấp tiến hành giao nguyên vật liệu cho Unilever tại kho nguyên vật liệu. Trường hợp nhà cung cấp không được hỗ trợ kiểm tra QA trước hoặc nhà cung cấp ở nước ngồi thì nhà cung cấp sẽ tiến hành giao hàng theo đơn đặt hàng đã xác nhận tại bước 10.
13.3 Khi nhà cung cấp giao nguyên vật liệu đầu vào thì bộ phận QA sẽ lấy mẫu nguyên vật liệu để tiến hành kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào.
13.4 Bộ phận QA thông báo kết quả kiểm tra với bộ phận kho nguyên vật liệu. Nếu kết quả QA đạt thì thì sẽ được đưa vào sản xuất, những nguyên vật liệu khơng đạt thì bộ phận kho ngun liệu sẽ thông báo với nhà cung cấp nguyên vật liệu để trả lại nguyên vật liệu đã nhận.
13.5 Trong những trường hợp nguyên vật liệu đầu vào gặp sự cố ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, cung ứng sản phẩm trong khi nhu cầu của khách hàng là thực sự cần thiết hoặc nguy cơ khơng có hàng để bán cao thì bộ phận QA sẽ làm việc với bộ phận nghiên cứu & phát triển (R&D – Research & Development) để đánh giá mức độ lỗi, mức độ chấp nhận lỗi của nguyên vật liệu cũng như hỏi ý kiến khách hàng và yêu cầu nhà cung ứng phân loại nguyên vật liệu. Sau khi phân loại thì những nguyên vật liệu nào đạt yêu cầu sẽ được đưa vào sản xuất, phần còn lại sẽ trả lại cho nhà cũng cấp.
13.6 Trong khi nhà cung cấp phân loại nguyên vật liệu bị lỗi thì bộ phận R&D sẽ làm việc với nhà cung cấp để tìm ra nguyên nhân, giải pháp khắc phục cho những lỗi nguyên vật liệu tương tự trong tương lai.
13.7 Trường hợp nguyên vật liệu bị lỗi nhiều và mức độ lỗi xảy ra thường xuyên thì phịng mua hàng sẽ đứng ra tổ chức q trình nghiên cứu lỗi, mức độ thường diễn cùng với phòng nghiên cứu phát triển, nhà cung cấp nguyên vật liệu và phịng QA để giảm thiểu tình trạng tương tự xảy ra trong tương lai.
14. Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu, nguyên vật liệu sẽ được vận chuyển từ nước ngoài về Việt Nam qua các cửa khẩu.
15. Bộ phận shipping sẽ làm thủ tục Hải Quan, NK nguyên vật liệu và đưa về kho nguyên vật liệu. Khi nguyên vật liệu về đến kho thì các bước kiểm tra QA, đánh giá nguyên vật liệu, làm việc với phòng QA, nghiên cứu phát triển và nhà cung cấp tương tự như các bước từ 13.3 đến 13.6
Tất cả các nguyên nhiên vật liệu đầu vào phục vụ cho sản xuất đều đã được bộ phận nghiên cứu và phát triển (R&D) cùng với nhà cung cấp thử nghiệm kỹ lưỡng
dựa trên quy cách và tiêu chuẩn chất lượng của Unilever toàn cầu trước khi đưa vào sản xuất và giao nguyên vật liệu đại trà cho Unilever Việt Nam dưới sự kiểm soát chặt chẽ của bộ phận QA. Điều này nhằm giảm thiểu tối đa những sai sót từ khâu đầu vào để đảm bảo chất lượng sản phẩm sản xuất ra đồng bộ và đạt đúng theo tiêu chuẩn chất lượng của Unilever. Tuy nhiên, các vấn đề về chất lượng nguyên nhiên vật liệu đầu vào vẫn thường xảy khi bộ phận QA kiểm tra chất lượng nguyên nhiên vật liệu đầu vào và buộc bộ phận QA phải ngăn chặn những nguyên nhiên vật liệu đầu vào không đạt quy cách, chất lượng, điều này làm ảnh hưởng lớn đến kế hoạch sản xuất do thiếu hụt nguyên nhiên vật liệu đầu vào và mất công suất sản xuất do khơng có đủ ngun vật liệu dự trữ, đồng thời làm chậm tiến độ giao hàng và ảnh hưởng hàng loạt đến các kế hoạch tiếp thị, phân phối, bán hàng ở nước nhập khẩu. Trong khi đó, qui trình giải quyết các sự cố lại quá phức tạp và khơng được kiểm sốt tốt, chính vì vậy mà các sự cố thường được xử lý rất chậm và gây ra nhiều hệ lụy xấu.
Trường hợp điển hình:
Trường hợp 1: (Màng co PET bị trầy xước và rách trong quá trình sản xuất và
vận chuyển)
Ngày 17/01/2011 (tuần 3 năm 2011) bộ phận sản xuất thực hiện sản xuất đại trà cho sản phẩm Comfort bottle 400ml, 800ml với màng co PET với số lượng kế hoạch là 300 tấn. (Tất cả các loại chai nhựa dùng màng co được cung cấp bởi Công ty Duy Tân, việc co màng (nhãn sản phẩm) được thực hiện tại Công ty Duy Tân và QA của Unilever hỗ trợ nhà cung cấp này kiểm ra chất lượng chai nhựa ngay tại nhà máy của Công ty Duy Tân. Việc kiểm tra đầu vào loại chai nhựa này tại Công ty Duy Tân hồn tồn khơng phát hiện lỗi trầy xước hay rách màng co). Tuy nhiên, sau khi sản xuất, bộ phận QA lấy mẫu để kiểm tra chất lượng sản phẩm đầu ra thì phát hiện lỗi trầy xước và rách màng co. Lỗi này chiếm hơn 50% lô hàng được sản xuất ra buộc bộ phận sản xuất phải dừng việc sản xuất toàn bộ những sản phẩm
Comfort bottle 400ml, 800ml với màng co PET, chờ phòng nghiên cứu phát triển điều tra nguyên nhân và đưa ra cách khắc phục. Điều này đã làm mất 400 tấn công suất sản xuất của tuần kế tiếp theo của những sản phẩm dùng màng co, và toàn bộ sản lượng hàng Comfort bottle 400ml, 800ml xuất khẩu (200 tấn) không thể giao cho các khách hàng Unilever Thái Lan, Unilever Philippines và Unilever Singapore ở tuần kế tiếp đó.
Sau 2 ngày điều tra nguyên nhân, phòng R&D đưa ra giải pháp tạm thời cho bộ phận sản xuất là giảm tốc độ máy phun chất lỏng vào chai và giảm tốc độ máy đóng gói, đồng thời cơng nhân phải đóng chai vào thùng cẩn trọng, nhẹ nhàng và chậm rãi hơn để giảm thiểu hiện tượng màng co bị trầy xước và bị rách. Nhưng với giải pháp tạm thời này thì cơng xuất sản xuất của các loại chai nhựa 400ml, 800ml bị giảm xuống 70% nên toàn bộ kế hoạch sản xuất và giao hàng loại Comfort 400ml, 800ml hoàn toàn bị thay đổi theo chiều hướng giao hàng chậm và giao không đủ số lượng do thiếu công suất.
Cuối cùng sau 4 tuần nghiên cứu và thử nghiệm, phòng R&D Việt Nam R&D UAPL cùng với nhà cung ứng Fuji Ace Thái Lan đã tìm ra nguyên nhân và cách khắc phục lỗi trầy xước và rách màng co.
Tuy nhiên trong thời gian 4 tuần đó thì mọi kế hoạch phát triển sản phẩm với màng co PET đã bị trì hỗn hoặc phải phát triển với màng co PVC, đồng thời có một số lượng lớn hàng Comfort bottle 400ml, 800ml đã không được giao đúng kế hoạch cho các nhà nhập khẩu.
Trường hợp 2: Chai nhựa 3,2L bị gãy cổ (Top load issue)
Vào ngày 04/05/2010 Unilever Việt Nam nhận được khiếu nại từ Unilever Đài Loan về việc có rất nhiều chai Snuggle 3,2L (Snuggle là nhãn hiệu nước xả vải nổi tiếng của Unilever tại Đài Loan) bị gãy cổ khi họ dỡ hàng NK từ container tại kho cũng như tại siêu thị bán lẻ (Phụ lục 7: Khiếu nại của Unilever Đài Loan). Ngay sau khi nhận được khiếu nại, Unilever Việt Nam đã thông báo ngay cho Cơng ty Duy
Tân (nhà cung cấp chai nhựa chính cho Unilever Việt Nam) về sự cố và yêu cầu Cơng ty Duy Tân kiểm tra lại tồn bộ các thử nghiệm cũng như số lượng các chai nhựa loại 3,2L đang sản xuất hiện tại và cung cấp kết quả cho Unilever Việt Nam. Đồng thời, phịng bao bì và bộ phận QA của Unilever Việt Nam cũng đã tiến hành tất cả các kiểm tra loại chai nhựa 3,2L dùng cho sản phẩm Snuggle, trong đó đặc biệt chú ý kiểm tra lực đè lên chai sản phẩm (top load) vì phịng bao bì đánh giá nhiều khả năng chai bị gãy cổ là do không chịu nổi lực đè từ phía trên trong q trình vận chuyển cũng như phân phối.
Theo kết quả kiểm tra của Cơng ty Duy Tân thì tất cả các chỉ số của loại chai 3,2L trong cùng một lô sản xuất đều đạt yêu cầu.
Theo kết quả kiểm tra của Unilever Việt Nam thì tất cả các chỉ số của loại chai 3,2L trong cùng một lô sản xuất đều đạt yêu cầu ngoại trừ chỉ số top load là không đạt yêu cầu (Phụ lục 8: Kết quả kiểm tra cracking và top load số lượng bao bì
hiện tại). Việc này được phía Cơng ty Duy Tân giải thích là do phương pháp kiểm
tra và thiết bị kiểm tra của hai bên khác nhau nên chỉ số top load có thể khác nhau. Tuy nhiên phía Unilever Việt Nam đã khơng chấp nhận giải thích của Cơng ty Duy Tân. Chính vì thế đã có một số lượng lớn chai 3,2L bị Unilever Việt Nam trả lại cho Công ty Duy Tân, điều này đã làm gián đoạn việc sản xuất đại trà sản phẩm Snuggle 3,2L của Unilever Việt Nam do thiếu nguyên liệu đầu vào trong khi nhu cầu của khách hàng là rất lớn. Trong khi đó Unilever Việt Nam đã sản xuất 15.100 thùng (190,57 tấn) hàng với loại chai nhựa không đạt chỉ số top load và đang chờ để XK đi Đài Loan, lượng hàng này đã bắt buộc phải giữ lại kho và đã chiếm giữ một lượng lớn mặt bằng trong kho.
Để có thể tiếp tục sản xuất thì Unilever Việt Nam đã u cầu Cơng ty Duy Tân tăng khối lượng nhựa của một chai 3,2L từ 128g +/-3g lên thành 131g +/-3g và tiến hành kiểm tra. Kết quả kiểm tra (Phụ lục 9: Kết quả kiểm tra chai nhựa 131g
top load test đều khơng đạt, tuy nhiên, khi chai chứa nước thì tất cả các kết quả này đều đạt.
Unilever Việt Nam đã thông báo cho Unilever Đài Loan về kết quả kiểm tra và Unilever Đài Loan đồng ý thử nghiệm 03 container 40’FT tương đương 4.860 thùng hàng (61,33 tấn) loại chai với trong lượng 131g +/- 3g. Sau khi nhận được 3 container này và kiểm tra kết quả tại Đài Loan thì Unilever Đài Loan vẫn phát hiện chai 3,2L tiếp tục bị gãy cổ (Phụ lục 10: Kết quả thử nghiệm tại Đài Loan).
Như vậy việc tăng lượng nhựa từ 128g +/- 3g lên 131g +/- 3g vẫn không giải quyết được vấn đề.
Nếu sản xuất tiếp thì sản phẩm sẽ tiếp tục bị lỗi, nếu khơng sản xuất thì Unilever Đài Loan sẽ khơng có hàng để bán và nguy cơ mất thị phần, sụt giảm doanh thu là rất cao. Chính vì vậy việc tiến hành lập tức các nghiên cứu để tìm ra nguyên nhân và cách khắc phục là điều cần thiết, tuy nhiên trong khi chưa tìm ra nguyên nhân và cách khắc phục thì cũng sẽ vẫn phải sản xuất hàng cho Unilever Đài Loan. Tình huống đó buộc Unilever Việt Nam phải có giải pháp tức thời tiếp theo là:
Tăng độ dày của thùng giấy chứa sản phẩm (từ 3 lớp thành 5 lớp) cùng với việc bỏ thêm 2 tấm chèn trong thùng nhằm làm tăng khả năng chịu lực của thùng giấy để bảo vệ sản phẩm tốt hơn. Toàn bộ 15.100 thùng sản phẩm 3,2L đang tồn kho sẽ được thay thế loại thùng giấy này.
Tăng khối lượng nhựa để sản xuất chai nhựa 3,2L từ 128g +/-3g lên thành 131g +/-3g.
Giải pháp tình thế này đãõ có thể đảm bảo chai Snuggle 3,2L không bị gãy cổ khi vận chuyển đến Đài Loan, tuy nhiên chi phí đầu vào nguyên vật liệu đã bị tăng lên đáng kể.
Đồng thời với giải pháp tức thời này thì Unilever Việt Nam cũng đã tiến hành thử nghiệm tiếp theo là sử dụng loại thùng giấy 5 lớp cùng với 2 tấm chèn để đóng 2 container sản phẩm 3,2L với khối lượng nhựa là 128g +/- 3g.
Kết quả thử nghiệm tại Đài Loan cho thấy khi sử dụng loại thùng giấy 5 lớp và 2 tấp chèn thì hiện tượng gãy cổ chai đã khơng cịn. (Phụ lục 11: Kết quả thử nghiệm
lần 2 tại Đài Loan)
Tại Việt Nam, sau nhiều tuần điều tra, nghiên cứu thì bộ phận bao bì của Unilever Việt Nam, bộ phận QA và Cơng ty Duy Tân cuối cùng đã tìm ra ngun nhân chính dẫn đến sự cố chai 3,2L bị gãy cổ đó là:
Lượng nhựa trong chai 3,2L mặc dù đã được tăng lên từ 128g +/-3g thành 131g +/-3g nhưng lại khơng được phân bổ đều trên tồn bộ chai. Đặc biệt vùng cổ chai có xu hướng mỏng hơn phần đáy chai. Chính điều này đã giảm đáng kể sức chịu lực của chai nhựa 3,2L gây ra tình trạng chai bị gãy cổ.
Vào mùa đông, nhiệt độ tại Đài Loan là rất thấp, trong khi đó độ ẩm trong khơng khí lại rất cao. Thùng giấy là vật liệu hút ẩm cao, khi hàng hóa vận chuyển đến cảng Keelung, Taiwan thì thường mất từ 7 đến 10 ngày hàng mới được dỡ hết toàn bộ tại kho của Unilever Đài Loan. Chính điều này đã làm cho thùng giấy bị hút ẩm và làm cho khả năng chịu lực, bảo vệ hàng hóa bên trong đã giảm đi đáng kể.
Đây là hai nguyên nhân chính dẫn đến sự cố chai Snuggle 3,2L bị gãy cổ. Báo cáo đã được gửi cho bộ phận R&D và bộ phận QA Đài Loan và đã được chấp nhận. Giải pháp cuối cùng để giải quyết triệt để sự cố với chi phí thấp nhất là:
Sử dụng thùng giấy 5 lớp cùng với việc bỏ thêm một tấm chèn trong thùng