6. Bố cục của luận văn
3.2 Các giải pháp
3.2.2.2 Nội dung của giải pháp
Các sự cố về nguyên vật liệu phát sinh trước hoặc ngay trong quá trình sản xuất gây ra những hệ lụy xấu cho một loạt qui trình phía sau của chuỗi cung ứng là một phần không thể tránh được của bất cứ chuỗi cung ứng nào. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để giảm thiểu những những tác động tiêu cực cho toàn bộ chuỗi cung ứng khi sự cố xảy ra sẽ là nội dung chính của giải pháp này. Giải pháp sẽ đề xuất việc thiết lập lại một qui trình giải quyết các sự cố khơng mong muốn xảy ra đối với các nguyên vật liệu đầu vào là nguyên liệu đóng gói cho các sản phẩm nước xả vải theo hướng giảm bớt sự phức tạp trong việc giải quyết sự cố cũng như việc đẩy nhanh tiến độ của việc giải quyết sự cố xảy ra.
3.2.2.3 Các bước thực hiện
Bộ phận RS sẽ đứng đầu và chịu trách nhiệm lãnh đạo, kiểm soát, báo cáo kết quả thực hiện tồn bộ q trình thực hiện giải pháp này. Giải pháp được xem như là một dự án nhỏ trong việc xây dựng trung tâm phân phối ảo trên hệ thống cho Unilever Việt Nam.
Các qui định chung để thực hiện dự án
Bộ phận RS sẽ chủ trì việc lãnh đạo và kiểm sốt q trình thực hiện dự án. Các sự cố phát sinh trong quá trình thực hiện liên quan đến bộ phận nào thì các bộ phận đó tự giải quyết với nhau trước. Nếu các bộ phận khơng tìm được tiếng nói chung thì các bộ phận đó sẽ báo cáo sự cố cho bộ phận RS. Từ đó bộ phận RS sẽ mời các bộ phận liên quan họp để giải quyết với nhau trước. Trường hợp sự cố xảy ra nghiêm trọng thì bộ phận RS có tồn quyền triệu tập một cuộc họp bất thường yêu cầu đại diện của các bộ phận liên quan hoặc đại diện của tất cả các bộ phân liên quan tham gia để cùng tìm ra giải pháp giải quyết sự cố.
Cứ mỗi 2 tuần thì toàn bộ đại diện của các bộ phận liên quan cùng họp thường kỳ để đánh giá tiến độ và kết quả thực hiện của từng bước cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh (nếu có). Cuộc họp thường kỳ này chỉ kết thúc khi dự án hồn thành. Cuộc họp thường kỳ có thể được điều chỉnh một cách hợp lý sau các cuộc họp bất thường.
Bộ phận nào khơng hồn thành các công việc cần thiết theo thời gian của dự án thì phải chịu trách nhiệm hồn tồn cho việc trễ nãi đó.
Bước 1: Bộ phận RS sẽ tổ chức một cuộc họp với các bộ phận liên quan như SM, QA, R&D PKG, Planning, Sản xuất để thống nhất cách thức thực hiện cũng như lịch trình thực hiện.
Bước 2: Bộ phận RS đề xuất qui trình giải quyết sự cố ngun vật liệu đóng gói đầu vào mới như sau:
Mơ hình qui trình đề xuất:
Hình 3.3: Qui trình giải quyết sự cố nguyên vật liệu đóng gói
(Nguồn: Đề xuất của tác giả)
Giải thích:
1. Nhà cung cấp nguyên vật liệu đóng gói giao nguyên vật liệu cho Unilever Việt Nam tại kho nguyên vật liệu đóng gói.
2. Bộ phận QA tiến hành lấy mẫu để kiểm tra.
3. Sau khi kiểm tra mẫu nguyên liệu đầu vào, bộ phận QA sẽ thông báo kết quả kiểm tra cho bộ phận kho nguyên vật liệu đóng gói. Nếu kết quả kiểm tra là đạt thì lượng nguyên vật liệu đó sẽ được đưa vào sản xuất.
4. Trường hợp mẫu nguyên vật liệu đóng gói kiểm tra khơng đạt chất lượng, bộ phận QA sẽ báo ngay kết quả kiểm tra về số lượng lỗi, phần trăm lỗi, mức độ lỗi cũng như quan điểm của bộ phận QA về sự cố cho các bộ phận liên quan như bộ phận kế hoạch nguyên vật liệu đóng gói, bộ phận RS, bộ phận kế hoạch cung ứng hàng thành phẩm, bộ phận nghiên cứu và phát triển nguyên liệu đóng gói cũng như bộ phận QA của nhà cung cấp để các bộ phận này điều chỉnh kế hoạch sản xuất tương ứng và thông báo cho các bộ phận liên quan thực hiện.
5. Trường hợp nguyên vật liệu đóng gói bị lỗi nhẹ, thường là những lỗi cảm nhận như màng co vào chai không đúng mẫu chuẩn, nhãn dán vào chai không đúng cự ly… và các lỗi này không gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hình ảnh cũng như chất lượng sản phẩm theo quan điểm của bộ phận QA thì các nguyên vật liệu này sẽ được tạm thời giữ lại kho nguyên liệu của Unilever. Bộ phận RS làm việc với nhà nhập khẩu về lỗi phát sinh của nguyên liệu đóng gói. Nếu nhà nhập khẩu khơng chấp nhận lỗi thì Unilever Việt Nam buộc phải trả lại toàn bộ nguyên liệu cho nhà cung cấp theo bước 7. Nếu nhà nhập khẩu chấp nhận lỗi thì số lượng ngun liệu đóng gói đó sẽ được đưa vào sản xuất và giao hàng cho nhà nhập khẩu.
6. Sau khi đã làm việc với nhà nhập khẩu tại bước 5, bộ phận RS sẽ thông báo đến các bộ phận liên quan về mức độ từ chối, chấp nhận lỗi của nhà nhập khẩu để các bộ phận liên quan điều chỉnh kế hoạch tương ứng.
7. Bộ phận kế hoạch nguyên liệu đóng gói làm viêc với bộ phận kế hoạch hàng thành phẩm để điều chỉnh kế hoạch tương ứng.
8. Bộ phận kế hoạch thành phẩm thông báo điều chỉnh kế hoạch giao hàng cho bộ phận RS.
9. Bộ phận RS thông báo cho nhà nhập khẩu biết về sự điều chỉnh trong kế hoạch giao hàng do sự cố về nguyên liệu đóng gói gây ra.
10. Trường hợp nguyên vật liệu đóng gói bị lỗi nhẹ như nhịe mực, màu khơng giống màu chuẩn, hay thùng giấy bị bẩn… và bộ phận QA xác định là những lỗi đó có thể gây ảnh hưởng đến hình ảnh cũng như chất lượng sản phẩm thì nhà cung cấp sẽ lấy nguyên liệu về và tiến hành phân loại, xong tiếp tục giao những nguyên liệu đóng gói đã được phân loại cho Unilever Việt Nam trong thời gian sớm theo trình tự từ bước 1 đến bước 3.
11. Trường hợp nguyên liệu đóng gói gặp phải những lỗi nặng như màng co bị rách nhiều, chai bị gãy cổ, thùng giấy bị tách lớp… với những lỗi loại này thì nhà cung cấp khơng thể phân loại mà cần phải điều tra để tìm ra nguyên nhân gây ra sự cố và giải pháp khắc phục thì bộ phận QA sẽ phải báo ngay cho bộ phận RS. Lúc này, bộ phận RS sẽ chủ trì điều hành tất cả các hoạt động liên quan đến việc điều tra nguyên nhân cũng như giải pháp khắc phục làm sao để có thể phục hồi sản xuất cho loại hàng gặp sự cố về nguyên liệu đóng gói trong thời gian sớm nhất.
12. Bộ phận RS sẽ tổ chức một cuộc họp bất thường về sự cố và mời các bộ phận liên quan như bộ phận nghiên cứu và phát triển bao bì, bộ phận QA, bộ phận mua hàng, bộ phận cung ứng hàng thành phẩm cùng với nhà cung cấp để thống nhất lịch trình điều tra và phương hướng khắc phục, cách thức giải quyết các chi phi phát sinh (nếu có). Trong đó nhất thiết phải nêu ra:
Kế hoạch nhu cầu của nhà nhập khẩu như thế nào. Sự ảnh hưởng đến kế hoạch cung ứng do sự cố gây nên.
Phương pháp điều tra nguyên nhân xảy ra sự cố và phương hướng khắc phục, thử nghiệm (nếu có).
Lịch trình thực hiện và những đại diện các bộ phận có trách nhiệm cụ thể gì trong việc giải quyết sự cố.
Báo cáo kết quả điều tra và lịch trình cuộc họp tiếp theo.
13. Dựa trên kết quả cuộc họp bất thường, bộ phận RS và bộ phận QA sẽ làm việc với nhà nhập khẩu (bộ phận kế hoạch nhập khẩu và QA của nhà nhập khẩu) về việc điều chỉnh kế hoạch cung ứng cũng như lịch trình điều tra và hướng khắc phục sự cố.
14. Sau khi các bộ phận liên quan cùng với nhà cung cấp điều tra và tìm ra nguyên nhân cùng với phương hướng khắc phục thì bộ phận QA sẽ thơng báo kết quả đến tất cả các bộ phận liên quan như bước 4.
15. Bộ phận RS sẽ làm việc với bộ phận kế hoạch cung ứng hàng thành phẩm về kế hoạch cung ứng tiếp theo như bước 6.
16. Bộ phận QA sẽ thông báo cho nhà nhập khẩu về nguyên nhân sự cố, cách thức giải quyết sự cố và phương hướng khắc phục để tránh sự cố tương tự diễn ra trong tương lai như bước 13.
17. Bộ phận RS sẽ thông báo cho nhà nhập khẩu về kế hoạch cung ứng sau khi sự cố đã được giải quyết như bước 9.
18. Bộ phận kế hoạch nguyên liệu làm việc với bộ phận mua hàng để giải quyết các chi phí phát sinh (nếu có).
19. Bộ phận mua hàng làm việc với nhà cung cấp về các chi phí liên quan đến sự cố (nếu có).
Bước 3: Khi qui trình đã được thống nhất đồng ý giữa các bộ phận thì sẽ được
đưa vào áp dụng. Những sự cố đã xảy ra và đang giải quyết sẽ không áp dụng qui trình mới này. Khi có sự cố mới xảy ra và áp dụng qui trình mới này thì các bộ phận liên quan có quyền nêu lên những khó khăn, bất cập của qui trình mới và cũng có quyền đưa ra yêu cầu sửa đổi. Khi đó, bộ phận nắm giữ qui trình cần phải xem xét,
đánh giá lại tồn bộ qui trình và sửa đổi theo hướng đơn giản hóa, nhưng phải được sự đồng ý của tất cả các bên liên quan.