6. Bố cục của luận văn
2.3 Thực trạng hoạt động chuỗi cung ứng xuất khẩu ngành hàng nước xả vả
2.3.2.3 Hoạch định sản xuất hàng xuất khẩu
Hình 2.8: Qui trình kế hoạch sản xuất sản phẩm nước xả vải.
1. Bộ phận FGP sau khi thống nhất kế hoạch với bộ phậân RS sẽ gửi kế hoạch sản xuất của tuần (n+2) đến các bộ phận liên quan để chuẩn bị kế hoạch sản xuất theo từng ngày cho tuần n+2.
1.1. Gửi kế hoạch sản xuất của tuần n+2 đến bộ phận PP 1.2. Gửi kế hoạch sản xuất của tuần n+2 đến bộ phận RPMs
2. Dựa vào kế hoạch sản xuất theo tuần của tuần n+2 từ bộ phận SP, bộ phận PP của nhà máy sẽ lập kế hoạch sản xuất theo ngày và gửi cho bộ phận sản xuất tại nhà máy để thực hiện việc sản xuất.
3. Bộ phận RPMs sẽ thông báo cho bộ phận kho nguyên vật liệu (RPM WH – Raw & Packaging Material Warehouse) kế hoạch giao những nguyên vật liệu đầu vào cần thiết (hoặc các ngun vật liệu cịn thiếu do khơng có dự trữ hoặc khơng có tồn kho an tồn) cho việc sản xuất tại tuần n+2 của các nhà cung cấp.
4. Trước ngày giao các nguyên vật cần thiết (hoặc cịn thiếu), nếu vì bất kỳ nguyên nhân nào (như chất lượng không đạt, vận chuyển chậm, số lượng khơng đủ…) thì nhà cung cấp sẽ báo trực tiếp cho bộ phận RPMs
5. Bộ phận RPMs sẽ thông báo việc thiếu hụt nguyên vật liệu đầu vào cho các bộ phận liên quan:
5.1 Thông báo cho bộ phận FGP để điều chỉnh kế hoạch sản xuất theo tuần của tuần n+2.
5.2 Thông báo cho bộ phận RPM WH để điều chỉnh kế hoạch nhận nguyên vật liệu.
5.3 Thông báo cho bộ phận PP để chuẩn bị điều chỉnh kế hoạch sản xuất theo ngày của tuần n+2 sau khi thống nhất được với bộ phận FGP
6. Bộ phận FGP sẽ làm việc với bộ phận PP để điều chỉnh kế hoạch sản xuất của tuần n+2 theo hướng hoặc cắt giảm hoặc trì hỗn, từ đó đánh giá những tác
động của việc cắt giảm hoặc trì hỗn này để chuẩn bị lập kế hoạch sản xuất theo tuần cho tuần kế tiếp theo tuần n+2
7. Bộ phận PP sẽ điều chỉnh kế hoạch sản xuất theo ngày sau khi đã thống nhất kế hoạch này với bộ phận FGP.
8. Các nhà cung cấp tiến hành giao hàng cho bộ phận RPM WH
9. Bộ phận RPM WH sẽ nhập sản lượng của nguyên vật liệu nhận được từ nhà cung cấp vào hệ thống SAP
10. Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào:
10.1 Nếu nhà cung cấp nào không được bộ phận QA hỗ trợ kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào tại nhà máy của nhà cung cấp thì bộ phận QA sẽ lấy mẫu nguyên vật liệu đầu vào để kiểm tra.
10.2 Nếu nhà cung cấp nào được bộ phận QA hỗ trợ kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào tại nhà máy của nhà cung cấp thì nhà cung cấp sẽ tiến hành giao nguyên vật liệu đầu vào đã được kiểm tra chất lượng như bước 8
11. Bộ phận QA nhập kết quả kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào vào hệ thống SAP (Block or release RPM in system)
12. Nhà máy nhận nguyên vật liệu đầu vào từ RPM WH để sản xuất 13. Nhà máy nhập kết quả sản xuất vào hệ thống
14. Nhà máy chuyển sản phẩm sản xuất sang kho thành phẩm (FG WH – Finish Goods Warehouse)
15. FG WH nhận sản phẩm và nhập vào hệ thống SAP 16. Bộ phận QA lấy mẫu để kiểm tra sản phẩm đầu ra
17. Bộ phận QA thông báo kết quả kiểm tra sản phẩm đầu ra cho bộ phận FG WH và kết thúc quá trình sản xuất.
Nhìn chung quy trình kế hoạch sản xuất đã rất hồn chỉnh và chặt chẽ, các bộ phận liên quan phối hợp đồng bộ, chặt chẽ với nhau để thực hiện kế hoạch sản xuất đã được vạch ra, tuy nhiên, mức độ kiểm sốt quy trình cịn cần phải xem xét lại.
Chúng ta có thể thấy rõ là nếu như khơng có vấn đề gì phát sinh ngay trước lúc sản xuất thì quy trình này sẽ vận hành rất chặt chẽ và trơn tru. Tuy nhiên, nếu ở bước 4, vì bất kỳ nguyên nhân nào mà các nguyên vật liệu đầu vào không thể sẵn sàng cho sản xuất thì lập tức kế hoạch sản xuất theo ngày sẽ bị điều chỉnh theo hướng cắt giảm hoặc trì hỗn (đây là sự điều chỉnh không mong muốn), trong khi nhà máy luôn phải vận hành với công suất cao và sản xuất một khối lượng lớn sản phẩm mỗi tuần, việc điều chỉnh kế hoạch khơng mong muốn sẽ gây ra rất nhiều khó khăn và phức tạp cho bộ phận sản xuất.
Thông thường thì các nhà cung cấp sẽ giao các nguyên vật liệu cần thiết (hoặc còn thiếu) cho UVN bắt đầu từ giữa tuần n+1 cho đến cuối tuần n+1 hoặc đầu tuần n+2. Điều này sẽ tránh lượng tồn kho nguyên vật liệu ở mức cao cũng như giảm đáng kể chi phí quản lý kho. Tuy nhiên chính vì điều này mà tất cả các sự cố gây ra tình trạng nguyên vật liệu đầu vào không sẵn sàng cho sản xuất chỉ được biết ngay trước lúc sản xuất hoặc là thậm chí chỉ biết trong lúc đang sản xuất. Chính vì vậy, việc điều chỉnh kế hoạch sản xuất theo ngày của tuần n+2 sẽ gây ra hàng loạt các hệ lụy liên quan đến sản xuất như:
Mất công suất sản xuất của tuần n+2
Kế hoạch sản xuất (trộn, khuấy bán thành phẩm, đóng gói, kiểm tra chất lượng sản phẩm đầu ra…) bị thay đổi gần như hoàn toàn.
Kế hoạch sản xuất của tuần n+3 sẽ bị ảnh hưởng khi mà kế hoạch của tuần n+2 bị trì hỗn hoặc cắt giảm (thường thì sau khi các sự cố về nguyên liệu đầu vào được giải quyết, các tuần tiếp theo buộc phải sản xuất bù cho sự cắt giảm hoặc trì hỗn ở tuần n+2. Trong khi đó cơng suất sản xuất của nhà máy là có giới hạn và ln sản xuất ở mức tối đa, do đó việc phải sản xuất bù do sự cố nguyên vật liệu trước đó là cực kỳ khó khăn.
Có thể thấy rằng, để giảm thiểu được tình trạng này thì nhất thiết cần phải có những kiểm soát chặt chẽ các sự cố về nguyên vật liệu đầu vào theo hướng kiểm
sốt dịng thơng tin về sự cố ngun vật liệu đầu vào cũng như giảm thiểu việc chỉ biết sự cố ngay trước lúc sản xuất, trong khi đó các quy tắc về mua hàng, lượng nguyên vật liệu đầu vào tồn kho thấp và chi phí quản lý kho thấp vẫn cần phải được duy trì.