6. Bố cục của luận văn
3.2 Các giải pháp
3.2.1.4 Phân tích tính khả thi – hiệu quả dự kiến
3.2.1.4.1 Lợi ích của giải pháp
Đối với nhà sản xuất (Unilever Việt Nam)
Khi có một lượng nguyên liệu tồn kho an tồn tại nhà cung cấp thì chắc chắn Unilever Việt Nam có thể đáp ứng được các thay đổi về nhu cầu nhập khẩu của các nhà nhập khẩu theo xu hướng tăng lên trong một thời gian ngắn (giả sử rằng các yếu tố khác như công suất sản xuất, nhân lực, ngun liệu thơ khác… đều có sẵn). Điều này sẽ giúp cho các nhà nhập khẩu có thể dễ dàng đưa ra các ứng phó nhanh khi mà nhu cầu của thị trường thay đổi khơng giống như các dự đốn trước đó.
Đối với nhà nhập khẩu
Quãng thời gian frozen horizon giảm xuống sẽ giúp cho các nhà nhập khẩu không phải đặt hàng trước trong một thời gian dài, điều này sẽ giúp họ linh hoạt hơn trong việc đặt hàng từ Unilever Việt Nam cũng như giảm thiểu các sự thay đổi đơn hàng trong quãng thời gian frozen horion. Có thể nói đây chính là lợi ích chính trong giải pháp này cũng là điều mà tất cả các nhà nhập khẩu mong chờ nhất. Hiệu quả bằng tiền thì có thể khơng tính chính xác được, nhưng việc chỉ phải xác nhận đơn đặt hàng trước trong một thời gian ngắn hơn sẽ giúp cho các nhà nhập khẩu có được những giải pháp linh động hơn trong một môi trường kinh doanh năng động và liên tục biến đổi, nhất là ở các thị trường mới nổi góp phần giữ và phát triển được thị phần.
Đối với nhà cung cấp nguyên liệu
Tuy việc phải lưu giữ một số lượng nhất định ngun liệu bao bì đóng gói cho Unilever Việt Nam tại kho của mình nhưng các nhà cung cấp lại có được những đơn hàng đặt trước từ Unilever Việt Nam. Điều này giúp họ chủ động hơn trong việc sắp xếp kế hoạch sản xuất cũng như kế hoạch mua các loại nguyên liệu. Các loại
nguyên liệu lưu giữ trước được đảm bảo bởi người mua là Unilever Việt Nam. Trong trường hợp Unilever Việt Nam không sử dụng hết lượng tồn kho an tồn đó thì họ vẫn được thanh toán.
3.2.1.4.2 Dự kiến hiệu quả của giải pháp
Giả định rằng tất cả các yếu tố khác như công suất sản xuất, nhân lực, các loại ngun liệu thơ khác… đều có sẵn. Mỗi một loại hàng hóa chỉ tăng nhu cầu một lần trong một năm. Hiệu quả chỉ tính tốn cho một loại hàng hóa, áp dụng cách tính tương tự cho nhiều loại hàng hóa.
Nhà nhập khẩu Unilever Philippines có nhu cầu về sản phẩm nước xả vải loại
gói nhỏ 30ml màu xanh lá cây nhãn hiệu Surf là 4.000 thùng mỗi tuần (mỗi thùng
chứa 300 gói nhỏ có khối lượng 8,91kgs/thùng). Thời gian đặt hàng dài nhất trong số các nguyên liệu đóng gói cho loại gói nhỏ này là màng mỏng, nhà cung cấp cho loại màng cán mỏng này là Cơng ty CP Bao Bì nhựa Tân Tiến. Một MoQ của loại màng cán mỏng này là 772 Kgs tương đương với 2.142 thùng thành phẩm hoặc 19,085 tấn (giả sử hao hụt nguyên liệu trong q trình sản xuất là khơng đáng kể). Như vậy 1 MoQ của màng cán mỏng (2.142 thùng) nhỏ hơn nhu cầu 1 tuần về loại sản phẩm này của Unilever Philippines (4,000 thùng). Do đó, theo qui định tại bước 2 thì:
- Số lượng màng cán mỏng tối thiểu mà nhà cung cấp Tân Tiến cần lưu giữ tại kho của họ là 1.441,72 Kgs tương đương với 4.000 thùng thành phẩm (đây là nhu cầu trong 1 tuần của Unilever Philippines).
- Số lượng màng cán mỏng tối đa mà nhà cung cấp Tân Tiến cần lưu giữ tại kho là 2.883,44 Kgs tương đương với 8.000 thùng thành phẩm (đây là nhu cầu trong 2 tuần của Unilever Philippines).
Trong trường hợp này, nếu như thị trường Philippines có sự biến động mạnh về nhu cầu theo hướng tăng lên là 33% mỗi tuần trong 10 tuần liên tiếp kể từ tuần 2 và Unilever Philippines sẽ yêu cầu Unilever Việt Nam sử dụng ngay lượng màng co đang lưu giữ tại Tân Tiến để sản xuất hàng thành phẩm và gửi hàng cho họ trong
thời gian sớm nhất có thể. Như vậy, nhu cầu của Unilever Philippines về loại sản phẩm này từ tuần 1 đến tuần 11 là:
Hiện tại:
Yêu cầu tăng lên:
Ngay lập tức thì Unilever Việt Nam sẽ không đáp ứng được nhu cầu này. Thời gian sớm nhất mà Unilever Việt Nam có thể đáp ứng được sẽ là tuần 4, (vì kế hoạch sản xuất tại tuần 2 đã được hoàn tất và không thay đổi. Mọi thay đổi về kế hoạch sản xuất chỉ được thực hiện vào tuần 3 để gửi hàng vào tuần 4) khi đóù nhu cầu tăng lên ở tuần 2 và tuần 3 sẽ được cộng dồn vào tuần 4. Khả năng đáp ứng của Unilever Việt Nam là:
Có thể thấy rằng, với phương thức mới này, lượng nhu cầu của Phillipines tăng lên đã được đáp ứng trong tuần 4 (4.000 thùng) và từ tuần 5 trở đi, Unilever Việt Nam đã có thể đáp ứng nhu cầu bình thường theo yêu cầu tăng lên của Philippines. Trong khi đó, nếu như khơng có tồn kho màng cán mỏng thì chắc chắn tồn bộ nhu cầu tăng lên của Philippines chỉ được đáp ứng ở tuần 7. Như vậy, với phương thức mới thì tổng lượng nhu cầu tăng lên mà Unilever Việt Nam có thể đáp ứng được so với phương thức cũ là 6.667 thùng (số lượng tăng lên từ tuần 2 đến tuần 6). Với giá xuất khẩu trung bình của loại hàng này năm 2011 là USD11,35 / thùng thì Unilever Philipines sẽ có được doanh thu từ việc áp dụng cách thức mua nguyên vật liệu đóng gói theo hướng có lưu giữ tồn kho an toàn là USD11,35x6.667 = USD75.670,45 (một lần / một năm).
Như vậy, với lượng tồn kho nguyên liệu đóng gói tại nhà cung cấp Tân Tiến thì Unilever Việt Nam có thể đáp ứng nhu cầu tăng lên của Unilever Philippines tối thiểu là 33% đến tối đa là 67% mỗi tuần. Điều này phù hợp với các biến đổi về nhu cầu ở thị trường các nước đang phát triển nhanh như Việt Nam, Thái Lan, Philippines hay Nam Phi…thông thường từ 30% trở lên.
3.2.1.5 Những khó khăn, bất lợi và rủi ro khi thực hiện giải pháp
Những khó khăn
Nhà cung cấp có thể khơng đủ kho để lưu giữ một số lượng lớn nguyên vật liệu đóng gói đầu vào cho Unilever Việt Nam. Đối với mỗi loại hàng hóa thì nhà cung cấp chỉ phải giữ một số lượng khơng nhiều các ngun liệu đóng gói, nhưng phải lưu giữ cùng lúc cho rất nhiều các loại hàng hóa khác nhau thì nhà cung cấp cũng sẽ phải cần đến một không gian kho đủ lớn để lưu giữ các loại nguyên liệu đó.
Bộ phận kế hoạch nguyên liệu đóng gói sẽ gặp khó khăn hơn trong việc theo dõi, kiểm soát số lượng đặt hàng và số lượng lưu giữ tại nhà cung cấp nhằm đảm bảo số lượng nguyên liệu được giao theo yêu cầu cũng như số lượng nguyên liệu lưu giữ luôn theo đúng qui định tối thiểu và tối đa.
Bất lợi và rủi ro
Chúng ta có thể thấy rằng để có thể lưu giữ một số lượng nguyên liệu tồn kho an toàn cho Unilever Việt Nam thì một số nhà cung cấp có thể sẽ tăng giá bán nguyên liệu lên vì họ phải cần thêm kho bãi để lưu giữ thêm một số lượng nguyên liệu nhất định đồng thời tốn thêm chi phí cho việc quản lý và điều hành kho. Điều này chắc chắn sẽ làm cho giá bán hàng xuất khẩu của Unilever Việt Nam tăng lên do giá của nguyên vật liệu đầu vào tăng lên, từ đó giảm tính cạnh tranh của hàng hóa trên thị trường hoặc lợi nhuận sẽ bị giảm đi nếu giá bán không đổi.
Các nhà cung cấp nguyên liệu đóng gói như nhãn mác, màng co, túi tuy khơng tăng giá bán nhưng họ lại yêu cầu đặt hàng và lấy hàng theo MoQ, điều này làm cho chỉ tiêu OCF (Operation Cash Flow) có thể khơng được đảm bảo vì khi đặt theo
MoQ và lấy hàng theo MoQ thì Unilever Việt Nam phải thanh tốn cho tồn bộ số hàng nhận theo MoQ. Đồng thời, trên hệ thống, số lượng nguyên liệu tồn kho sẽ tăng cao, điều này có thể giảm chỉ số KPI của bộ phận kế hoạch cung ứng.
Bên cạnh đó, chúng ta có thể thấy rằng trong trường hợp hàng hóa tiêu thụ chậm, các nhà nhập khẩu không yêu cầu tăng số lượng lên trong thời gian ngắn mà lại yêu cầu giảm số lượng thì rủi ro về việc phải tiêu hủy nguyên liệu tồn kho do hết thời gian sử dụng sẽ tăng lên.
Ví dụ: Tại tuần 0, nhà nhập khẩu đã đặt hàng với Unilever Việt Nam, nhưng
sang tuần 1 hoặc tuần 2, nhà nhập khẩu lại yêu cầu Unilever giảm số lượng, hoặc trì hỗn việc gửi hàng cho họ vì sản lượng bán hàng tại thị trường nước nhập khẩu đang bị chậm lại. Để đáp ứng được nhu cầu này thì Unilever Việt Nam bắt buộc phải yêu cầu nhà cung cấp cắt giảm số lượng nguyên liệu tương ứng, hoặc trì hỗn việc gửi ngun liệu lại cho Unilever Việt Nam. Nếu thời gian trì hỗn lâu, lượng ngun liệu tồn kho lưu giữ tại các nhà cung cấp sẽ có nguy cơ khơng thể sử dụng tiếp do hết thời gian sử dụng. Lúc đó, tồn bộ số lượng ngun liệu này sẽ phải tiêu hủy và các nhà nhập khẩu sẽ phải gánh chịu phần chi phí này.
3.2.2 Giải pháp 2: Thiết lập lại qui trình giải quyết sự cố nguyên vật liệu đóng gói đầu vào đóng gói đầu vào
3.2.2.1 Mục tiêu đề xuất giải pháp
Tác giả đề xuất giải pháp này nhằm các mục tiêu sau:
Giảm bớt sự phức tạp trong việc giải quyết sự cố các loại ngun vật liệu bao bì đóng gói đầu vào.
Góp phần giảm thiểu tình trạng phải thay đổi kế hoạch sản xuất, thay đổi kế hoạch đóng hàng, kế hoạch vận chuyển… khi mà các nguyên liệu đóng gói đầu vào gặp sự cố và khơng sẵn sàng cho sản xuất.
Nâng cao khả năng cung ứng hàng thành phẩm của Unilever Việt Nam nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng từ đó nâng cao chỉ số KPI về cung ứng hàng xuất khẩu.
3.2.2.2 Nội dung của giải pháp
Các sự cố về nguyên vật liệu phát sinh trước hoặc ngay trong quá trình sản xuất gây ra những hệ lụy xấu cho một loạt qui trình phía sau của chuỗi cung ứng là một phần không thể tránh được của bất cứ chuỗi cung ứng nào. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để giảm thiểu những những tác động tiêu cực cho toàn bộ chuỗi cung ứng khi sự cố xảy ra sẽ là nội dung chính của giải pháp này. Giải pháp sẽ đề xuất việc thiết lập lại một qui trình giải quyết các sự cố khơng mong muốn xảy ra đối với các nguyên vật liệu đầu vào là nguyên liệu đóng gói cho các sản phẩm nước xả vải theo hướng giảm bớt sự phức tạp trong việc giải quyết sự cố cũng như việc đẩy nhanh tiến độ của việc giải quyết sự cố xảy ra.
3.2.2.3 Các bước thực hiện
Bộ phận RS sẽ đứng đầu và chịu trách nhiệm lãnh đạo, kiểm soát, báo cáo kết quả thực hiện tồn bộ q trình thực hiện giải pháp này. Giải pháp được xem như là một dự án nhỏ trong việc xây dựng trung tâm phân phối ảo trên hệ thống cho Unilever Việt Nam.
Các qui định chung để thực hiện dự án
Bộ phận RS sẽ chủ trì việc lãnh đạo và kiểm sốt q trình thực hiện dự án. Các sự cố phát sinh trong quá trình thực hiện liên quan đến bộ phận nào thì các bộ phận đó tự giải quyết với nhau trước. Nếu các bộ phận khơng tìm được tiếng nói chung thì các bộ phận đó sẽ báo cáo sự cố cho bộ phận RS. Từ đó bộ phận RS sẽ mời các bộ phận liên quan họp để giải quyết với nhau trước. Trường hợp sự cố xảy ra nghiêm trọng thì bộ phận RS có tồn quyền triệu tập một cuộc họp bất thường yêu cầu đại diện của các bộ phận liên quan hoặc đại diện của tất cả các bộ phân liên quan tham gia để cùng tìm ra giải pháp giải quyết sự cố.
Cứ mỗi 2 tuần thì tồn bộ đại diện của các bộ phận liên quan cùng họp thường kỳ để đánh giá tiến độ và kết quả thực hiện của từng bước cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh (nếu có). Cuộc họp thường kỳ này chỉ kết thúc khi dự án hoàn thành. Cuộc họp thường kỳ có thể được điều chỉnh một cách hợp lý sau các cuộc họp bất thường.
Bộ phận nào khơng hồn thành các công việc cần thiết theo thời gian của dự án thì phải chịu trách nhiệm hồn tồn cho việc trễ nãi đó.
Bước 1: Bộ phận RS sẽ tổ chức một cuộc họp với các bộ phận liên quan như SM, QA, R&D PKG, Planning, Sản xuất để thống nhất cách thức thực hiện cũng như lịch trình thực hiện.
Bước 2: Bộ phận RS đề xuất qui trình giải quyết sự cố nguyên vật liệu đóng gói đầu vào mới như sau:
Mơ hình qui trình đề xuất:
Hình 3.3: Qui trình giải quyết sự cố nguyên vật liệu đóng gói
(Nguồn: Đề xuất của tác giả)
Giải thích:
1. Nhà cung cấp nguyên vật liệu đóng gói giao nguyên vật liệu cho Unilever Việt Nam tại kho nguyên vật liệu đóng gói.
2. Bộ phận QA tiến hành lấy mẫu để kiểm tra.
3. Sau khi kiểm tra mẫu nguyên liệu đầu vào, bộ phận QA sẽ thông báo kết quả kiểm tra cho bộ phận kho nguyên vật liệu đóng gói. Nếu kết quả kiểm tra là đạt thì lượng nguyên vật liệu đó sẽ được đưa vào sản xuất.
4. Trường hợp mẫu nguyên vật liệu đóng gói kiểm tra khơng đạt chất lượng, bộ phận QA sẽ báo ngay kết quả kiểm tra về số lượng lỗi, phần trăm lỗi, mức độ lỗi cũng như quan điểm của bộ phận QA về sự cố cho các bộ phận liên quan như bộ phận kế hoạch nguyên vật liệu đóng gói, bộ phận RS, bộ phận kế hoạch cung ứng hàng thành phẩm, bộ phận nghiên cứu và phát triển nguyên liệu đóng gói cũng như bộ phận QA của nhà cung cấp để các bộ phận này điều chỉnh kế hoạch sản xuất tương ứng và thông báo cho các bộ phận liên quan thực hiện.
5. Trường hợp nguyên vật liệu đóng gói bị lỗi nhẹ, thường là những lỗi cảm nhận như màng co vào chai không đúng mẫu chuẩn, nhãn dán vào chai không đúng cự ly… và các lỗi này không gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hình ảnh cũng như chất lượng sản phẩm theo quan điểm của bộ phận QA thì các nguyên vật liệu này sẽ được tạm thời giữ lại kho nguyên liệu của Unilever. Bộ phận RS làm việc với nhà nhập khẩu về lỗi phát sinh của nguyên liệu đóng gói. Nếu nhà nhập khẩu khơng chấp nhận lỗi thì Unilever Việt Nam buộc phải trả lại tồn bộ nguyên liệu cho nhà cung cấp theo bước 7. Nếu nhà nhập khẩu chấp nhận lỗi thì số lượng nguyên liệu đóng gói đó sẽ được đưa vào sản xuất và giao hàng cho nhà nhập khẩu.
6. Sau khi đã làm việc với nhà nhập khẩu tại bước 5, bộ phận RS sẽ thông báo đến các bộ phận liên quan về mức độ từ chối, chấp nhận lỗi của nhà nhập khẩu để các bộ phận liên quan điều chỉnh kế hoạch tương ứng.
7. Bộ phận kế hoạch nguyên liệu đóng gói làm viêc với bộ phận kế hoạch hàng thành phẩm để điều chỉnh kế hoạch tương ứng.
8. Bộ phận kế hoạch thành phẩm thông báo điều chỉnh kế hoạch giao hàng cho bộ phận RS.
9. Bộ phận RS thông báo cho nhà nhập khẩu biết về sự điều chỉnh trong kế hoạch giao hàng do sự cố về nguyên liệu đóng gói gây ra.
10. Trường hợp nguyên vật liệu đóng gói bị lỗi nhẹ như nhịe mực, màu khơng giống màu chuẩn, hay thùng giấy bị bẩn… và bộ phận QA xác định là những lỗi đó có thể gây ảnh hưởng đến hình ảnh cũng như chất lượng sản phẩm thì nhà cung cấp sẽ lấy nguyên liệu về và tiến hành phân loại, xong tiếp tục giao những nguyên liệu đóng gói đã được phân loại cho Unilever Việt Nam trong thời gian sớm theo trình tự từ bước 1 đến bước 3.
11. Trường hợp nguyên liệu đóng gói gặp phải những lỗi nặng như màng co bị rách nhiều, chai bị gãy cổ, thùng giấy bị tách lớp… với những lỗi loại này thì