(Nguồn: Nguyễn Kim)
TT Nội dung Tổng
điểm Điểm trung bình 1 Cơng ty có xác lập sứ mệnh, tầm nhìn rõ ràng khơng? 116.7 3.89 2 Ban Giám đốc có truyền thơng về sứ mệnh tầm nhìn của Cơng ty cho tất cả
nhân viên không?
124.5 4.15
3 Công ty đã xác định các yếu tố thành công then chốt đầy đủ chưa? 94.5 3.18 4 Ban Tổng giám đốc có cam kết lãnh đạo việc áp dụng BSC và KPI không? 142.5 4.75 5 Ơng (Bà) có thấy sự rủi ro khi áp dụng BSC và KPI không? 97.5 3.25 6 Đội ngũ lãnh đạo cấp cao có được cung cấp tất cả những nguồn tài liệu
tham khảo thích hợp về BSC và KPI không?
137.1 4.57
7 Ơng (Bà) có sẵn sàng dành thời gian tham gia vào những buổi hội thảo về BSC và KPI không?
138.9 4.63
8 Trong cơng ty hiện tại, Ơng (Bà) có chọn ra được những ứng viên tiềm năng vào nhóm triển khai BSC và KPI không?
120.0 4.00
9 Ơng (Bà) có chú trọng ủy quyền cho nhân viên để họ thực hiện công việc không?
135.9 4.53
10 Ơng (Bà) có làm rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng nhân viên hay không? 144.3 4.81
11 Ơng (Bà) có thấy được mối liên kết giữa mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn của Công ty không?
124.2 4.14
12 Ban lãnh đạo có hiểu một cách đầy đủ về mối liên kết giữa đo lường, báo cáo với cải thiện hiệu suất hay không?
135.0 4.50
13 Các chỉ tiêu KPI hiện nay có đo lường được các mục tiêu chiến lược của tổ chức không?
67.5 2.25
14 Tiêu chí đánh giá nhân viên hiện nay có cụ thể, rõ ràng và phù hợp với các nhóm chức danh khơng?
116.4 3.88
15 Hiện nay, nhân viên có tin tưởng vào tính chính xác, khoa học trong việc đánh giá nhân viên của cấp quản lý đối với họ không?
134.1 4.47
16 Kết quả đánh giá nhân viên của nhân viên có được cấp quản lý phản hồi và giải thích thỏa đáng khơng?
105.0 3.50
17 Cơng ty có thiết lập đầy đủ các kênh thu thập và xử lý thông tin đánh giá nhân viên bên trong và bên ngồi cơng ty không?
94.5 3.15
18 Ban lãnh đạo có thấy khó khăn khi thu thập dữ liệu, bằng chứng để đánh giá nhân viên nhân viên không?
37.5 1.25
19 Cơng ty có lập sơ sở dữ liệu đầy đủ để lưu các KPI không? 108.0 3.60 20 Kết quả đánh giá nhân viên nhân viên hiện nay gắn liền với trách nhiệm và
quyền lợi của nhân viên không?
142.5 4.75
21 Ơng (Bà) có ủng hộ áp dụng phương pháp BSC và KPI vào đánh giá nhân viên nhân viên không?
136.5 4.55
22 Ơng (Bà) có ý định sẵn sàng tổ chức truyền thông nội bộ về áp dụng BSC và KPI không?
127.5 4.25
23 Ơng (Bà) có sẵn sàng sử dụng kết quả đo lường để cải tiến công việc không?
138.6 4.62
24 Ông (Bà) ủng hộ việc thuê chuyên gia tư vấn bên ngoài để tư vấn triển khai áp dụng BSC và KPI không?
90.0 3.00
Qua kết quả khảo sát nhân viên, lãnh đạo, cũng như xem xét trực tiếp tài liệu, hồ sơ liên quan đến điều kiện áp dụng BSC và KPI, chúng tôi rút ra các điều kiện khi triển khai khai áp dụng BSC và KPI tại Nguyễn Kim như sau:
Về sự cam kết của lãnh đạo: Qua khảo sát thực tế và thăm dò ý kiến của lãnh
đạo và nhân viên ở Nguyễn Kim, có thể nói điều kiện thuận lợi nhất để áp dụng BSC và KPI ở Nguyễn Kim là sự cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo. Ban lãnh đạo sẵn sàng lãnh đạo việc áp dụng BSC và KPI (4,75/5 điểm), ủng hộ việc áp dụng phương pháp BSC và KPI vào đánh giá nhân viên (4,55/5 điểm) và sẵn sàng tham gia vào các buổi hội thảo về BSC và KPI (trung bình 4,63/5 điểm). Sự cam kết còn thể hiện qua việc Ban lãnh đạo Tổng cơng ty có ý định tổ chức truyền thơng nội bộ để triển khai việc áp dụng BSC và KPI (4,25/5 điểm); tin tưởng vào sự thành công khi áp dụng phương pháp này (4,00/5 điểm).
Việc áp dụng ISO 9001:2008 là một thuận lợi khi áp dụng BSC và KPI vì hệ thống làm việc có các quy trình rõ ràng, các thống kê về chất lượng, kết quả đã mang tính định lượng cao. Sắp tới đây, việc triển khai hệ thống quản lý toàn diện ERP tích hợp cũng là một cam kết của ban lãnh đạo cho sự đầu tư lâu dài của công ty vào các nguồn lực.
Sự ủng hộ của nhân viên về áp dụng phương pháp BSC và KPI: Câu hỏi “nhân
viên có thấy thuận tiện khi áp dụng KPI vào đánh giá nhân viên” có điểm trung bình ý kiến trả lời là 3,97, và câu hỏi “đánh giá nhân viên theo KPI giúp nhân viên cải thiện được kỹ năng có điểm trả lời trung bình là 3,64. Điều này có thể nói việc áp dụng phương pháp BSC và KPI rất thuận tiện cho nhân viên và giúp nhân viên nâng cao được hiệu quả công việc. Đây là một điều kiện thuận lợi để triển khai thành công BSC và KPI.
Tập trung vào các yếu tố thành công then chốt: với câu hỏi “Công ty đã xác định các yếu tố thành công then chốt chưa?”, câu trả lời nhận được ở mức điểm 3.18 cho thấy công ty đã có các yếu tố thành cơng then chốt. Với chiến lược Công ty đưa ra trong việc chiếm lĩnh thị phần bán lẻ điện máy, một số yếu tố thành cơng then chốt
Văn hóa “just do it”: Câu hỏi: “Ơng bà có ủng hộ áp dụng phương pháp BSC và
KPI vào đánh giá nhân viên không?” nhận được câu trả lời 4.55 và câu hỏi: “ơng (bà) có thấy rủi ro trong việc áp dụng BSC và KPI khơng?”, mức điểm trung bình của câu trả lời là 3.25 tức là Ban Lãnh đạo dù đã quyết tâm thực hiện việc triển khai chiến lược và đánh giá kết quả theo BSC và KPI nhưng vẫn còn chưa chắc chắn về kết quả đạt được.
Việc sẵn sàng trao quyền cho đội ngũ nhân viên chủ chốt: Theo kết quả khảo
sát, Ban lãnh đạo sẵn sàng trao quyền cho nhân viên chủ chốt (4,53/5 điểm). Đây là một thuận lợi trong triển khai áp dụng BSC và KPI. Việc trao quyền tạo sự chủ động cho nhân viên triển khai cơng việc, có hành động điều chỉnh kịp thời khi các KPI không đạt như mục tiêu mong muốn.
Sự hỗ trợ của chuyên viên tư vấn bên ngoài: Hiện tại, Giám đốc Nhân sự
kiêm Trưởng ban BSC và KPI của Nguyễn Kim là một chuyên gia tư vấn về BSC và KPI trên thị trường cho thấy Ban lãnh đạo Tổng công ty sẵn sàng đầu tư nguồn lực để xây dựng phương pháp đánh giá nhân viên theo KPI, và rõ ràng việc thuê thêm chuyên gia tư vấn bên ngoài tham gia tư vấn áp dụng BSC và KPI cho Tổng cơng ty lúc này là khơng cịn cần thiết (3,00 điểm).
Kết hợp các biện pháp đo lường, báo cáo và tăng cường hiệu suất hồn thành cơng việc: đối với câu hỏi: “Ơng Bà có sử dụng kết quả đo lường để cải
tiến cơng việc khơng?”, kết quả có điểm trung bình là 4,62. Điều này thể hiện quan điểm Ban lãnh đạo Tổng công ty rất mong muốn sử dụng kết quả đo lường để cải tiến kết quả công việc. Đây cũng là điểm mấu chốt khi triển khai hệ thống BSC và KPI.
Cơ sở dữ liệu để lưu tất các chỉ số KPI, KRI, PI: Hiện nay, dữ liệu lưu trữ để
kiểm sốt cơng việc và đánh giá nhân viên đã có nhưng cịn hạn chế. Các chỉ tiêu KPI hiện tại được đưa lên hệ thống quản lý thông tin ERP nội bộ nhưng hầu hết không được áp dụng do chưa sát với thực tế. Hầu hết lãnh đạo cho rằng, cơ sở dữ liệu là chưa đầy đủ (mức độ đầy đủ là 3,6/5 điểm). Tuy nhiên, đối với các chỉ tiêu được đưa ra đánh giá thì chắc chắn là những chỉ tiêu có thể đo lường được. Nhân viên khơng thấy khó khăn trong việc thu thập thơng tin đánh giá nhân viên (mức độ khó khăn là
1,75/5 điểm) và Ban lãnh đạo cũng vậy (mức độ khó khăn trong thu thập thơng tin là 1,25/5điểm). Mặc dù, dữ liệu hiện nay chủ yếu lưu trữ bằng bản in các báo cáo và một số dữ liệu thống kê lưu trữ bằng excel. Sắp tới, khi xây dựng ERP theo tiêu chuẩn quốc tế, việc cập nhật toàn bộ dữ liệu và kết quả đánh giá nhân viên vào hệ thống sẽ giúp dễ quản lý và dễ dàng truy xuất khi có nhu cầu sử dụng, giúp bớt thời gian đánh giá.
Có sự liên kết các thước đo hiệu suất với chiến lược của tổ chức: Kết quả trả
lời câu hỏi “Cơng ty có sứ mệnh, tầm nhìn rõ ràng khơng?” có điểm trung bình 3,89 cho thấy hiện nay sứ mệnh và tầm nhìn cơng ty khá rõ ràng, mặc dù đã có đưa ra được những yếu tố thành công cốt yếu (3,18) nhưng việc gắn các thước đo hiệu suất với chiến lược của Cơng ty chưa được thực hiện (2.25).
Ngồi các câu hỏi tập trung vào các điều kiện ứng dụng BSC và KPI tại Công ty, với kế hoạch triển khai mà Ban Tổng Giám đốc đã giao, Ban BSC và KPI cũng tập trung vào khảo sát một số nội dung có ảnh hưởng lớn đến kết quả cũng như thời hạn triển khai BSC và KPI ở Công ty, cụ thể như sau:
Về mô tả công việc: Hiện nay Nguyễn Kim đã có hệ thống mơ tả cơng việc
nhưng chưa rõ ràng. Mô tả công việc đã theo chức danh nhưng chưa theo chuẩn mà chỉ phản ánh thực tế công việc mỗi người đang đảm nhận. Nhân viên đánh giá về mức độ rõ ràng của mô tả công việc hiện nay chỉ là 3,2/5. Tuy nhiên, vì đã áp dụng thử nghiệm KPI nên chỉ tiêu công việc của nhân viên cũng đã khá cụ thể (được đánh giá là 3,89 điểm). Do đó, cần cải tiến việc mơ tả cơng việc làm cơ sở đánh giá nhân viên cụ thể hơn.
Sự gắn kết giữa kết quả đánh giá nhân viên với chế độ đãi ngộ: Một thực tế
gặp phải tại Nguyễn Kim khác hẳn so với hầu hết các Cơng ty khi triển khai KPI đó là kết quả đánh giá nhân viên hiện nay quá gắn kết với công tác khen thưởng nhân viên. Nhân viên nhận xét mức độ gắn kết 4,37/5 điểm, còn ban lãnh đạo nhận xét là 4,75/5 điểm. Điều này là mục tiêu cần đạt đến khi ứng dụng BSC và KPI, nhưng mặt trái của việc này khi áp dụng KPI thử nghiệm là các nhân viên có xu hướng
hiện, với mong muốn là kết quả thực hiện ln ln ở mức có thưởng, điều này gây ra sự phản tác dụng khi không thể nâng cao hiệu suất khi áp dụng KPI, nếu không cải tiến sẽ khơng khuyến khích nhân viên nỗ lực hồn thành cơng việc và sẽ làm giảm mục đích, ý nghĩa của cơng tác đánh giá.
Sự hiểu biết của lãnh đạo và nhân viên về đánh giá nhân viên, năng lực, thành tích theo BSC và KPI: trong chương trình thử nghiệm, nhân viên hầu như
chưa được đào tạo và chưa hiểu rõ về KPI. Chỉ có 2,45/5 nhân viên được khảo sát là đã biết về KPI. Có nghĩa là nhân viên chỉ đơn thuần thực hiện việc đánh giá nhân viên theo KPI nhưng chưa hiểu rõ vai trò và mong đợi của Ban lãnh đạo Công ty khi thực hiện phương pháp đánh giá nhân viên theo KPI. Việc cung cấp thông tin liên quan về BSC và KPI cho Ban lãnh đạo khá đầy đủ, điểm trung bình khảo sát 4,57/5,0 điểm. Khi triển khai áp dụng, đào tạo là khâu quan trọng, như một phần không thể thiếu trong kế hoạch triển khai áp dụng BSC và KPI để các cấp quản lý và nhân viên hiểu, áp dụng đúng.
Việc xác định các tiêu chí đánh giá nhân viên: Thực tế có nhiều KPI để lựa
chọn khi đánh giá một chức danh, nhưng chọn những tiêu chí nào cho phù hợp, có ý nghĩa và mang tính đại diện không phải là dễ. Ban lãnh đạo cũng như nhân viên Nguyễn Kim hiện nay vẫn đang từng bước hoàn thiện hệ thống đánh giá nhân viên KPI theo từng phiên bản để tháo gỡ những khó khăn khi xác định chỉ tiêu đánh giá mang tính định lượng. Ban lãnh đạo nhận xét mức độ rõ ràng và phù hợp của các tiêu chí đánh giá hiện nay là 3,88/5 điểm.
2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến khả năng triển khai ứng dụng BSC và KPI tại Công ty Nguyễn Kim
Dựa vào cơ sở lý thuyết về điều kiện áp dụng thành công BSC và KPI ở chương 1 và kết quả khảo sát mục 2.2.2, chúng ta rút ra các nhân tố chính ảnh hưởng đến khả năng áp dụng BSC và KPI tại Nguyễn Kim sau đây.
Các nhân tố ảnh hưởng thuận lợi gồm có: (1) Sự cam kết mạnh mẽ của đội ngũ lãnh đạo cấp cao về áp dụng BSC và KPI, (2) sẵn sàng trao quyền cho đội ngũ
nhân viên chủ chốt, (3) sẵn sàng kết hợp các biện pháp đo lường, báo cáo và tăng cường hiệu suất hồn thành cơng việc, (4) có sự ủng hộ của nhân viên về áp dụng phương pháp BSC và KPI và (5) hệ thống quản lý có nền tảng theo ERP, có cở sở dữ liệu để lưu tất cả các chỉ số.
Các nhân tố ảnh hưởng khó khăn cũng rất nhiều, bao gồm: (1) Mô tả công việc và phân công công việc chưa rõ ràng, (2) chưa có sự liên kết các thước đo hiệu suất với chiến lược của tổ chức, (3) quá gắn kết quả đánh giá với thưởng, (4) sự hiểu biết của lãnh đạo và nhân viên về đánh giá năng lực, thành tích theo BSC và KPI cịn hạn chế, (5) khó khăn trong việc xác định các chỉ số đo lường.
Tóm lại, mặc dù có cả nhân tố thuận lợi và khó khăn nhưng đánh giá tổng thể Tổng công ty Nguyễn Kim có nhiều điều kiện nền tảng để áp dụng BSC và KPI thành cơng và điểm mấu chốt đó chính là định hướng phát triển lâu dài và sự cam kết của ban lãnh đạo cơng ty. Những hạn chế, những khó khăn hiện tại có thể khắc phục được trong quá trình triển khai áp dụng BSC và KPI trên cơ sở thực hiện những giải pháp cụ thể, hợp lý.
Tóm tắt chương 2:
Trong chương 2, chúng ta đã giới thiệu khái quát về Công ty Nguyễn Kim. Một số kết quả hoạt động được nêu ra, các yếu tố mơi trường kinh doanh có tác động đến chiến lược phát triển của cơng ty cũng được phân tích theo từng viễn cảnh để làm cơ sở tham khảo cho việc xây dựng BSC và KPI Tổng công ty trong chương 3 mang tính khả thi cao hơn.
Chúng ta cũng đã khảo sát điều kiện áp dụng BSC và KPI đối với lãnh đạo và nhân viên Tổng công ty Nguyễn Kim. Kết quả khảo sát 100 nhân viên và 30 nhân sự trong ban lãnh đạo kết hợp với xem xét thực trạng đánh giá nhân viên qua tài liệu và hồ sơ giúp đưa ra những nhận định về điều kiện áp dụng BSC và KPI vào đánh giá nhân viên. Kết quả cho thấy những điều kiện thuận lợi đó là có sự cam kết ủng hộ của lãnh đạo, có xây dựng các quá trình theo nền tảng ISO 9001:2008 và nhân viên sẵn sàng ủng hộ áp dụng phương pháp BSC và KPI. Cịn những hạn chế
cần cải tiến đó là mơ tả cơng việc chưa rõ ràng, chưa có cơ sở dữ liệu lưu trữ KPIs đầy đủ, chưa gắn liền kết quả đánh giá nhân viên với chính sách đãi ngộ, sự hiểu biết của lãnh đạo và nhân viên về BSC và KPI chưa nhiều...
Về nguyên tắc, phương pháp BSC và KPI áp dụng được cho tất cả các tổ chức. Tuy nhiên điều kiện và hoàn cảnh mỗi tổ chức là khác nhau,việc nắm bắt được những hạn chế và có giải pháp thích hợp sẽ giúp cơ hội áp dụng thành công cao hơn. Những hạn chế nêu trên ở Công ty Nguyễn Kim đều có thể khắc phục được trong q trình áp dụng BSC và KPI vào đánh giá nhân viên.
CHƯƠNG 3:
ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP THẺ ĐIỂM CÂN BẰNG VÀ CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG HIỆU SUẤT CỐT YẾU VÀO ĐO LƯỜNG HIỆU QUẢ CÔNG