2.5 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG PHƢƠNG THỨC TDCT
2.5.1 Thực trạng quản trị rủi ro trong phƣơng thức TDCT tại BIDV
2.5.1.1 Nhận dạng rủi ro
Bộ phận TTQT tại chi nhánh họp bàn về những rủi ro tác nghiệp trong hoạt động TTQT khi có rủi ro phát sinh tại chi nhánh. Cuối mỗi quý sẽ làm báo cáo rủi ro tác nghiệp gửi Phòng QLRR bằng cách điền vào Bảng Danh mục các rủi ro tác nghiệp trong nghiệp vụ tài trợ thương mại của BIDV.
Phòng QLRR chi nhánh định kỳ hàng quý tổng hợp và gửi báo cáo thống kê các rủi ro tác nghiệp trong hoạt động TTQT phát sinh trong kỳ về Ban QLRRTT&TT Hội sở chính.
TTTN&TTTM Hội sở chính định kỳ hàng 06 tháng hoặc 01 năm rà soát, thống kê, tổng hợp các rủi ro tác nghiệp phát sinh trong toàn hệ thống BIDV, đồng thời tham khảo các rủi ro đã xảy ra ở các NHTM khác; Gửi báo cáo rủi ro tác nghiệp phát sinh trong kỳ về Ban QLRRTT&TT Hội sở chính.
Ban QLRRTT&TT Hội sở chính căn cứ báo cáo các chi nhánh và TTTN&TTTM gửi về, thực hiện tổng hợp số liệu các sự cố, dấu hiệu rủi ro tác nghiệp, các giao
dịch nghi ngờ, bất thường tồn hệ thống, tần suất xảy ra, từ đó xây dựng bảng Danh mục rủi ro nhằm liệt kê một cách có hệ thống những rủi ro tác nghiệp có thể gặp phải trong hoạt động TTQT.
Bảng Danh mục các rủi ro tác nghiệp trong nghiệp vụ tài trợ thương mại đang được áp dụng của BIDV gồm các nội dung sau:
Bảng 05: Danh mục các rủi ro tác nghiệp trong phƣơng thức TDCT tại BIDV
(Nguồn: Biểu mẫu rủi ro tác nghiệp quý 4/2011 của BIDV )
STT CHỈ TIÊU SỐ LƢỢNG NGUYÊN NHÂN BIỆN PHÁP (1) (2) (3) (4) (5)
I Dấu hiệu rủi ro từ bên ngoài
1 KH dùng chứng từ giả để lừa ngân hàng
II Dấu hiệu rủi ro trong quá trình xử lý nghiệp vụ
Lỗi kiểm tra chứng từ
2
Đối với bộ chứng từ theo LC nhập khẩu: Kiểm tra bộ chứng từ không tuân thủ đúng thời gian quy định.
3 Đối với bộ chứng từ theo LC xuất khẩu: Kiểm tra bộ chứng từ cịn để sót bất đồng.
Làm thất lạc chứng từ, gửi nhầm địa chỉ
4
Đối với bộ chứng từ theo LC nhập khẩu: Trả chứng từ cho khách hàng không theo đúng quy định của BIDV.
5
Đối với bộ chứng từ theo LC xuất khẩu: Việc gửi, lưu chứng từ không theo đúng quy định của BIDV.
6
Đối với LC nhập khẩu: Nhập thiếu dữ liệu ngày đến hạn thanh toán/hoặc nhập ngày đến hạn thanh toán là ngày nghỉ vào chương trình, dẫn đến khơng kiểm sốt được việc thanh toán đúng hạn.
7
Đối với LC xuất khẩu: Số tiền báo có vào tài khoản KH và số tiền nhận được từ ngân hàng nước ngồi khơng phù hợp.
Thông báo LC cho khách hàng chậm trễ/thiếu chính xác
8
Tính chân thực và liên tục, đầy đủ của thư tín dụng khơng tn thủ theo đúng quy định của BIDV.
Ghi chú:
+ Cột (3): Số lượng (số lần xảy ra): Đối với các chỉ tiêu
+ Cột (4): Nguyên nhân: Nêu rõ nguyên nhân vi phạm, xác định rõ nguyên nhân từ phía BIDV hay từ phía các đối tác của BIDV.
+ Cột (5): Biện pháp: Nêu rõ các biện pháp đã áp dụng để khắc phục hoặc hướng sẽ khắc phục.
Khi nhận các báo cáo từ chi nhánh và TTTN&TTTM gửi về, nếu có nhiều thay đổi, Ban QLRRTT&TT Hội sở chính sẽ tiến hành sửa đổi, bổ sung Bảng trên cho phù hợp để áp dụng vào kỳ báo cáo sau.
2.5.1.2 Phân tích rủi ro
Khi phát sinh rủi ro tác nghiệp, Bộ phận TTQT chi nhánh phối hợp với TTTN&TTTM tiến hành phân tích rủi ro, xác định nguyên nhân gây ra rủi ro từ phía BIDV hay từ phía các đối tác của BIDV, trên cơ sở đó mới tìm ra được biện pháp phòng ngừa hiệu quả.
Trong Bảng Danh mục các rủi ro tác nghiệp trong phương thức TDCT đang được áp dụng của BIDV, rủi ro từ phía các đối tác của BIDV chỉ có rủi ro “Khách hàng dùng chứng từ giả để lừa ngân hàng”, các rủi ro từ phía BIDV đa dạng hơn gồm các rủi ro phát sinh trong quá trình xử lý nghiệp vụ như Lỗi kiểm tra chứng từ, Làm thất lạc chứng từ, gửi nhầm địa chỉ, Thanh toán nhầm lẫn, trễ hạn, Thông báo LC cho khách hàng chậm trễ/thiếu chính xác.
2.5.1.3 Đo lường rủi ro
Căn cứ báo cáo rủi ro tác nghiệp định kỳ các chi nhánh và TTTN&TTTM gửi về, Ban QLRRTT&TT Hội sở chính tính tốn tỷ lệ số lần (tần suất) xảy ra và mức độ thiệt hại, đánh giá được rủi ro nào thường hay xảy ra và hậu quả của nó gây ra từ đó có những biện pháp khắc phục, phịng ngừa rủi ro.
Bảng 06: Tỷ lệ số lần xuất hiện các rủi ro tác nghiệp trong phƣơng thức TDCT tại BIDV năm 2011
(Nguồn: Báo cáo rủi ro tác nghiệp năm 2011 của BIDV )
STT CHỈ TIÊU TỶ LỆ (%)
I Dấu hiệu rủi ro từ bên ngoài
1 Khách hàng dùng chứng từ giả để lừa ngân hàng 46
II Dấu hiệu rủi ro trong quá trình xử lý nghiệp vụ
Lỗi kiểm tra chứng từ
2 Đối với bộ chứng từ theo LC nhập khẩu: Kiểm tra bộ chứng
từ không tuân thủ đúng thời gian quy định. 0 3 Đối với bộ chứng từ theo LC xuất khẩu: Kiểm tra bộ chứng
từ cịn để sót bất đồng. 5
Làm thất lạc chứng từ, gửi nhầm địa chỉ
4 Đối với bộ chứng từ theo LC nhập khẩu: Trả chứng từ cho
khách hàng không theo đúng quy định của BIDV. 14 5 Đối với bộ chứng từ theo LC xuất khẩu: Việc gửi, lưu chứng
Thanh toán nhầm lẫn, trễ hạn
6
Đối với LC nhập khẩu: Nhập thiếu dữ liệu ngày đến hạn thanh toán/hoặc nhập ngày đến hạn thanh toán là ngày nghỉ vào chương trình, dẫn đến khơng kiểm sốt được việc thanh toán đúng hạn.
5
7 Đối với LC xuất khẩu: Số tiền báo có vào tài khoản KH và số
tiền nhận được từ ngân hàng nước ngồi khơng phù hợp. 5
Thông báo LC cho khách hàng chậm trễ/thiếu chính xác
8 Tính chân thực và liên tục, đầy đủ của thư tín dụng không
tuân thủ theo đúng quy định của BIDV. 15
TỔNG 100
Qua bảng trên, ta thấy trong năm 2011 rủi ro thường xảy ra nhất là “Khách hàng dùng chứng từ giả để lừa ngân hàng” chiếm tỷ lệ 46%. Rủi ro này xuất phát cả từ phía người mở và người thụ hưởng LC.
Đơn cử là trường hợp người thụ hưởng xuất trình vận đơn giả trong LC nhập khẩu trị giá 7,9 triệu USD do TCT Phân bón và Hóa chất Dầu khí mở cho người thụ hưởng là Liven Agrichem Pte Ltd, Singapore. Rất may nhờ vững nghiệp vụ, Chi nhánh Sở giao dịch 2 đã phối hợp chặt chẽ với TTTN&TTTM xử lý, làm điện yêu cầu ngân hàng xuất trình phải gửi gấp vận đơn thật và chấp nhận cho trì hỗn thanh toán đến khi nhận được vận đơn thật, đồng thời phối hợp với khách hàng liên hệ với nhà xuất khẩu để đẩy nhanh tiến độ bổ sung chứng từ. Sau khi nhận được chứng từ thật, BIDV tiến hành thanh toán LC.
Các rủi ro thường xảy ra khác chủ yếu do cán bộ TTQT chi nhánh còn yếu nghiệp vụ, khơng thực hiện theo đúng quy trình, quy định của BIDV như Tính chân thực và liên tục, đầy đủ của thư tín dụng khơng tn thủ theo đúng quy định của BIDV (15%), Trả chứng từ cho khách hàng không theo đúng quy định của BIDV (14%), Việc gửi, lưu chứng từ không theo đúng quy định của BIDV (10%). Đây là rủi ro trong quá trình phối hợp giữa chi nhánh và TTTN&TTTM.
Trong năm 2011, các rủi ro tác nghiệp trong phương thức TDCT được xử lý kịp thời, không gây thiệt hại cho BIDV.
2.5.1.4 Giám sát rủi ro
* Bộ phận TTQT chi nhánh định kỳ hàng tuần/tháng tự kiểm tra hồ sơ, rà soát lại các giao dịch TTQT, phát hiện kịp thời các rủi ro phát sinh. Đối với các giao dịch có giá trị lớn, cán bộ TTQT thực hiện theo dõi hàng ngày tình trạng hồ sơ, nhằm phịng ngừa các rủi ro xảy ra.
Cụ thể, cán bộ TTQT khi kiểm tra hồ sơ thường căn cứ vào các nội dung như sau: - Việc tuân thủ phân cấp uỷ quyền
+ Thực hiện, phê duyệt giao dịch có vượt hạn mức khơng? + Ký duyệt hồ sơ có đúng thẩm quyền khơng?
- Trong nghiệp vụ phát hành LC
+ Nội dung L/C và hợp đồng ngoại thương có khớp đúng với nhau không?
+ Số tiền, loại tiền ký quỹ thực tế trên tài khoản khách hàng với số tiền, loại tiền ký quỹ đã được phê duyệt tại tờ trình mở thư tín dụng đã khớp đúng chưa?
- Trong nghiệp vụ kiểm tra bộ chứng từ theo LC nhập khẩu
+ Kiểm tra bộ chứng từ có tuân thủ đúng thời gian quy định?
+ Khách hàng đã nhận được thơng báo tình trạng bộ chứng từ chưa?
- Trong nghiệp vụ phát hành bảo lãnh nhận hàng/ký hậu vận đơn theo L/C
+ Phát hành bảo lãnh nhận hàng/ký hậu vận đơn khi hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ chưa? + Có ngày tháng giao nhận và chữ ký nhận của khách hàng khi giao nhận bảo lãnh nhận hàng/vận đơn gốc chưa?
- Trong nghiệp vụ thanh toán bộ chứng từ theo L/C nhập khẩu
+ Bộ chứng từ đã đến hạn thanh toán chưa?
+ Ngày đến hạn thanh tốn có trùng với ngày nghĩ, ngày lễ không?
+ Khách hàng đã nhận được thơng báo ngày đến hạn thanh tốn LC chưa?
+ Khách hàng đã chuẩn bị nguồn thanh toán LC chưa? Nếu chưa, ngân hàng đã có biện pháp gì để đảm bảo LC được thanh tốn đúng hạn?
- Trong nghiệp vụ thơng báo thư tín dụng
+ Ngân hàng đã thơng báo chính xác và đầy đủ nội dung LC và các sửa đổi LC đến khách hàng chưa?
+ Khi giao nhận LC gốc, khách hàng có ký nhận và ghi ngày giờ giao nhận chưa? - Trong nghiệp vụ nhờ thu xuất khẩu theo LC
+ Việc kiểm tra bộ chứng từ có tuân thủ đúng quy định không? + Việc lưu và gửi bộ chứng từ có tuân thủ đúng quy định khơng?
+ Ngân hàng có theo dõi, tra sốt tình trạng bộ chứng từ gửi đi theo các quy tắc và thông lệ quốc tế không?
- Trong nghiệp vụ chiết khấu xuất khẩu
+ Bộ chứng từ chiết khấu của khách hàng đã đầy đủ theo quy định chưa? + Tỷ lệ chiết khấu có theo quy định của BIDV khơng?
* Phòng QLRR chi nhánh định kỳ hàng quý hoặc 6 tháng có trách nhiệm phối hợp với Bộ phận TTQT kiểm tra, phát hiện kịp thời các dấu hiệu rủi ro tác nghiệp, đề xuất với Ban giám đốc chi nhánh các biện pháp xử lý đối với các hồ sơ giao dịch và các khách hàng có dấu hiệu bất thường.
Ví dụ như, trong đợt kiểm tra định kỳ, Phòng QLRR phát hiện hồ sơ mở LC của Thương xá Tax với phê duyệt tại thời điểm mở LC về số tiền USD ký quỹ ban đầu là 10% trị giá LC. Tuy nhiên, do số lượng LC mở cho khách hàng này nhiều và gấp (1 lần gửi lên ngân hàng khoảng 5-10 bộ hồ sơ), thường Phòng QHKH sẽ thương lượng bộ phận TTQT cho phong toả trước tài khoản VND của khách hàng với số tiền tương đương 10% giá trị LC quy đổi, và hôm sau sẽ hoàn tất thủ tục mua USD để ký quỹ. Do sơ xót và do nhiều hồ sơ tương tự nhau, bộ phận TTQT sau đó đã khơng kiểm sốt hết, khơng đốc thúc Phịng QHKH làm thủ tục đổi lại tiền ký quỹ LC. Phòng QLRR sau khi kiểm tra đã phát hiện ra sai sót, trình Ban giám đốc, buộc Phòng QHKH phối hợp bộ phận TTQT phải thực hiện đúng như phê duyệt về số tiền và loại tiền ký quỹ mở LC.
* TTTN&TTTM Hội sở chính định kỳ hàng q hoặc đột xuất (khi có thơng tin các ngân hàng khác phát sinh rủi ro với những hậu quả nghiêm trọng) tiến hành tự kiểm tra chéo hồ sơ giao dịch TTQT để kịp thời phát hiện, điều chỉnh những sai sót, cải tiến quy trình TTQT để giúp chi nhánh phịng ngừa rủi ro.
Ví dụ như, năm 2011 khi xảy ra tình huống thực tế Cơng ty TNHH An Khang làm giả bộ chứng từ, lừa đảo một số ngân hàng trên địa bàn các tỉnh Đồng bằng Sông Cửu Long trong nghiệp vụ chiết khấu hàng xuất với giá trị các khoản chiết khấu tại các ngân hàng như sau Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – Chi nhánh KCN Trà Nóc số tiền 6,694,789.00USD, Ngân hàng An Bình Cần Thơ số tiền 240,000.00USD. Sau khi tìm hiểu, TTTN&TTTM được biết Cơng ty TNHH An Khang đã cấu kết với hãng tàu AAA và Ngân Vỹ Dương (NYD) lập vận đơn giả trong khi thực tế khơng xuất hàng, và xuất trình chứng từ giả đề nghị ngân hàng chiết khấu. Do đây là vụ việc có tính chất rủi ro cao, hậu quả thiệt hại nghiêm trọng, nên TTTN&TTTM đã ra công văn cảnh báo các chi nhánh, đồng thời đưa ra các biện pháp ngăn ngừa rủi ro tương tự có thể xảy ra. Các biện pháp được đưa ra như:
+ Trong nghiệp vụ chiết khấu bộ chứng từ nhờ thu theo LC, chi nhánh cần phải tuân thủ chặt chẽ quy trình hiện hành của BIDV.
+ Đối với các khách hàng mới thực hiện chiết khấu lần đầu, chi nhánh phải đánh giá khách hàng chặt chẽ, kiểm tra các yếu tố tiềm ẩn rủi ro.
+ Các trường hợp có nghi ngờ khi thực hiện chiết khấu, chi nhánh thực hiện kiểm tra thực tế hàng hố xuất khẩu thơng qua các chứng từ và các bên thứ 3 liên quan: tờ khai xuất khẩu hàng hoá, hãng vận chuyển, cơ quan giám định chất lượng…
* Ban QLRRTT&TT Hội sở chính định kỳ hàng quý hoặc đột xuất kiểm tra các giao dịch TTQT tại TTTN&TTTM nhằm phát hiện rủi ro có thể xảy ra và tham mưu cho Ban tổng giám đốc chiến lược quản trị rủi ro từng thời kỳ.
Bảng 07: Các biện pháp phòng ngừa rủi ro tác nghiệp trong phƣơng thức TDCT tại BIDV giai đoạn 2009 – 2011
(Nguồn: Báo cáo rủi ro tác nghiệp năm 2009, 2010, 2011 của BIDV )
STT Năm Biện pháp
1 2009 Né tránh rủi ro, đa dạng hoá rủi ro 2 2010 Ngăn ngừa tổn thất, né tránh rủi ro
2.5.1.5 Phòng ngừa rủi ro
Với việc nhận dạng các rủi ro có thể xảy ra, xác định nguồn gốc rủi ro và đo lường được tần suất xảy ra rủi ro, BIDV đã lựa chọn những biện pháp phòng ngừa rủi ro cho từng năm, cụ thể như sau:
Năm 2009: Né tránh rủi ro, đa dạng hoá rủi ro
+ Né tránh rủi ro : Do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế toàn cầu năm 2008, BIDV không hoặc hạn chế tài trợ xuất khẩu cho những hàng hóa xuất sang thi ̣ trường Mỹ, EU nhằm tránh rủi ro không nhận được tiền thanh toán từ phía đối tác.
+ Đa dạng hố rủi ro: BIDV cịn sử dụng thêm biện pháp đa dạng thị trường trong bối cảnh kim ngạch xuất khẩu của Việt Nam sang các thị trường chính như Mỹ, EU, Nhật Bản giảm đi, và sự xuất hiện các thị trường mới như Trung Đông, Châu Phi.
Năm 2010: Ngăn ngừa tổn thất, né tránh rủi ro
+ Ngăn ngừa tổn thất: Năm 2010, thị trường ngoại tệ có sự biến động mạnh về tỷ giá USD. Lần đầu tiên trong lịch sử chênh lệch giữa giá USD trên thị trường tự do với giá USD niêm yết của các NHTM có thời điểm lên tới gần 10%. BIDV đã lựa chọn biện pháp ngăn ngừa tổn thất (tập trung tác động vào chính mối nguy hiểm là rủi ro tỷ giá để ngăn ngừa tổn thất). Cụ thể, BIDV tư vấn khách hàng lựa chọn đồng tiền thanh toán LC là ngoại tệ khác USD (ví dụ EUR, JPY…); sử dụng hợp đồng phái sinh (Swap, Future, Option).
+ Né tránh rủi ro : BIDV còn sử dụng biện pháp né tránh rủi ro, không thực hiện giao dịch liên quan đến các quốc gia bị Liên hợp quốc, Mỹ, EU cấm vận như Cuba, Iran, Irac…
Năm 2011: Né tránh rủi ro, giảm thiểu rủi ro, ngăn ngừa tổn thất
+ Né tránh rủi ro: BIDV không thực giao dịch liên quan đến các quốc gia, các tổ chức nằm trong danh sách cấm vận của Liên hợp quốc, Mỹ, EU (như Iran, Irac, Triều Tiên, Myanmar, Syria…); danh sách các tổ chức bị tình nghi là khủng bố của