1. Giới thiệu khái quát sự ra đời của tỉnh Hà Bắc (1963 – 1997)
1.4. Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu và tổ chức khoa học các phông lưu
1.4.4. Công tác tổ chức công cụ tra cứu
Tài liệu được thu thập đầy đủ, được tổ chức khoa học, được bảo quản an toàn nhưng nếu thiếu phương tiện tra tìm thì chắc chắn, các nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ khó có thể đáp ứng nhanh chóng và đạt được
hiệu quả cao. Các cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ phổ biến hiện nay gồm có mục lục hồ sơ, các bộ thẻ, sách hướng dẫn phông và phần mềm tra tìm tài liệu. Là nơi lưu giữ những tài liệu quan trọng, quý báu của tỉnh nên việc xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là một hoạt động luôn được Trung tâm đầu tư hoàn thiện. Cho đến nay, Trung tâm Lưu trữ tỉnh đã biên soạn được sách hướng dẫn các phông lưu trữ thời kỳ Hà Bắc được bảo quản tại đây, Mục lục hồ sơ và Phần mềm tra cứu một số phông.
Đối với các phông lưu trữ thời kỳ Hà Bắc, hệ thống công cụ tra cứu đã được xây dựng tương đối đầy đủ và đang phát huy tác dụng tốt trong thực tế khai thác, sử dụng. Hệ thống công cụ tra cứu của mỗi phông lưu trữ thời kỳ Hà Bắc được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2: Tình hình tổ chức cơng cụ tra cứu các phông lƣu trữ thời kỳ Hà Bắc
STT Tên phông Số lƣợng Thời gian
tài liệu CCTC ĐVBQ mét
1 Phông Ủy ban hành chính Hà Bắc 6829 112 1963-1967 MLHS 2 Phông Sở Tư pháp tỉnh Hà Bắc 366 3.5 1983-1996 MLHS 3 Phơng Ban Tổ chức chính quyền tỉnh
Hà Bắc
5303 100 1963-1996 MLHS
4 Phông Thanh tra tỉnh Hà Bắc 645 9 1976-1996 MLHS 5 Phông Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh
Hà Bắc
1751 14.5 1962-1996 MLHS
6 Phơng Sở Tài chính vật giá tỉnh Hà Bắc
2407 78 1963-1996 MLHS
7 Phông Sở Thương mại và Du lịch tỉnh Hà Bắc
410 4 1975-1996 MLHS
8 Phông Cục Thuế tỉnh Hà Bắc 347 10 1990-1996 MLHS 9 Phông Sở Công nghiệp và tiểu thủ
công nghiệp tỉnh Hà Bắc
936 12.5 1969-1996 MLHS
11 Phông Ty Giao thông vận tải tỉnh Hà Bắc
429 4.5 1966-1996 MLHS
12 Phông Ty Thủy lợi tỉnh Hà Bắc 690 19.5 1968-1995 MLHS 13 Phông Ty Lâm nghiệp tỉnh Hà Bắc 129 1.5 1964-1995 MLHS 14 Phông Ty Nông nghiệp tỉnh Hà Bắc 535 7 1963-1996 MLHS 15 Phông Sở Khoa học công nghệ và
Môi trường tỉnh Hà Bắc
83 5 1986-1996 MLHS
16 Phông Ty Văn hóa – Thơng tin tỉnh Hà Bắc
1097 6.5 1963-1996 MLHS
17 Phông Ty Lao động tỉnh Hà Bắc 474 5 1963-1996 MLHS 18 Phông Giáo dục – Đào tạo tỉnh Hà
Bắc
1469 18.5 1963-1996 MLHS
19 Phông Sở Y tế tỉnh Hà Bắc 1233 26 1963-1996 MLHS 20 Phông Ủy ban Bảo vệ và Chăm sóc
trẻ em tỉnh Hà Bắc
40 4 1990-1996 MLHS
21 Phơng Ủy ban Dân số - Kế hoạch hóa gia đình tỉnh Hà Bắc
118 3 1970-1996 MLHS
22 Phông Ban Thi đua – Khen thưởng tỉnh Hà Bắc
220 10 1982-1996 MLHS
(Nguồn: Tổng hợp từ sách chỉ dẫn các phông lưu trữ đang bảo quản tại
Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm lưu trữ tỉnh, năm 2009).
Từ bảng thống kê trên có thể thấy, mỗi phơng lưu trữ thời kỳ Hà Bắc đều được chỉ dẫn và tra cứu thơng qua ít nhất 2 loại công cụ là mục lục hồ sơ và sách chỉ dẫn phông. Tuy nhiên, mỗi loại cơng cụ tra cứu hiện có lại tồn tại những hưu điểm và hạn chế nhất định. Cụ thể như sau:
a. Mục lục hồ sơ
Hiện tại công cụ tra cứu tài liệu chủ yếu đối với các phông lưu trữ thời kỳ Hà Bắc là mục lục hồ sơ. Tất cả các phông lưu trữ đảng (Kho Lưu trữ Tỉnh ủy) và 22 phông lưu trữ (Trung tâm Lưu trữ tỉnh) thời kỳ Hà Bắc đều đã xây dựng được mục lục hồ sơ đầy đủ. Phần lớn quyển mục lục hồ sơ của các ty,
sở đã được chế bản lại với một kích cỡ và hình thức thống nhất. Mỗi quyển mục lục hồ sơ đều có phần trình bày về lịch sử đơn vị hình thành phơng và lịch sử phông. Các thông tin về tiêu đề hồ sơ và ký hiệu tra tìm tương đối đầy đủ và rõ ràng. Với quyển mục lục này, độc giả, đặc biệt là những người nghiên cứu, biên soạn lịch sử có thể dễ dàng tìm được những tài liệu cần thiết. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên, các quyển mục lục hồ sơ nói chung cịn tồn tại một số hạn chế nhất định. Thứ nhất là, tất cả hồ sơ của mỗi đơn vị đều được đăng ký chung trong một quyển mục lục hồ sơ, trong đó, có những hồ sơ được khai thác, sử dụng rộng rãi nhưng có những hồ sơ bị hạn chế sử dụng. Tuy nhiên, trong phần chú thích của mỗi hồ sơ lại khơng ghi rõ hồ sơ đó thuộc loại được khai thác, sử dụng rộng rãi hay hạn chế khai thác, sử dụng. Do vậy, có nhiều trường hợp độc giả sau khi tra cứu và viết phiếu yêu cầu xong lại được trả lời là hồ sơ không được tiếp cận. Thứ hai là, các hồ sơ
có giá trị bảo quản vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời đều được đăng ký chung trong một quyển mục lục hồ sơ. Do đó, những tài liệu có giá trị bảo quản lâu dài và tạm thời khi hết thời hạn bảo quản đòi hỏi phải làm lại mục lục hồ sơ và điều này sẽ mất nhiều thời gian, công sức và kinh phí. Thứ ba là, mục lục hồ sơ chỉ cho phép tra cứu tài liệu của một phông mà không thể tra cứu tài liệu theo chuyên đề. Trong khi đó, những người nghiên cứu lịch sử lại thường có nhu cầu tra cứu tài liệu theo một chuyên đề nhất định. Những hạn chế trên đây khiến cho mục lục hồ sơ chưa phải là một công cụ tra tìm tối ưu.
b. Sách chỉ dẫn phơng lưu trữ
Trung tâm lưu trữ tỉnh thành lập và bắt đầu đi vào hoạt động từ năm 1998. Tuy nhiên, đến năm 2010, Trung tâm mới hồn thành cuốn sách chỉ dẫn các phơng lưu trữ hiện đang bảo quản tại Trung tâm. Mặc dù cuốn sách này ra đời muộn hơn rất nhiều so với đòi hỏi thực tế song việc xuất bản thành công cuốn sách thể hiện sự nỗ lực lớn của cán bộ Trung tâm. Sách chỉ dẫn phông lưu trữ chỉ được biên soạn duy nhất bằng Tiếng việt.
Cũng như phần chỉ dẫn của các phông khác, phần chỉ dẫn các phông lưu trữ thời kỳ Hà Bắc bao gồm 3 phần chính: phần thơng tin chung về phơng, phần tóm tắt nội dung tài liệu của phơng. Phần thông tin chung về phông gồm các thông tin về số lượng tài liệu, thời gian tài liệu, loại hình tài liệu, tình trạng vật lý của tài liệu và công cụ tra cứu. Qua phần thơng tin này, độc giả có thể hình dung sơ bộ về những đặc điểm khối tài liệu của một ngành cụ thể ở địa phương. Phần tóm tắt lịch sử đơn vị hình thành phơng cho biết thời điểm ra đời của cơ quan và một số thay đổi về chức năng, nhiệm vụ hoặc cơ cấu tổ chức trong q trình hoạt động của cơ quan đó. Phầm tóm tắt nội dung tài liệu của phông giúp người nghiên cứu nắm được những thông tin cơ bản nhất về nội dung các tài liệu trong phơng nhằm định hướng cho việc tìm kiếm các hồ sơ cụ thể.
Với sách chỉ dẫn phông, độc giả sẽ chủ động và thuận lợi hơn trong việc tra tìm tài liệu phục vụ cho mục đích nghiên cứu của mình.
c. Phần mềm tra cứu tài liệu lưu trữ
Như trên đã trình bày, cơng cụ tra cứu tài liệu chủ yếu đối với các phông lưu trữ hiện nay là mục lục hồ sơ và sách chỉ dẫn phông. Phần mềm tra cứu tài liệu hiện nay đã có nhưng chưa thực sự phát huy được tác dụng trong thực tế.
Do tài liệu thời kỳ Hà Bắc thuộc phơng đóng, của các cơ quan đã ngừng hoạt động nên việc nhập liệu vào phần mềm tra cứu cũng tương đối thuận lợi hơn. Đối với tài liệu tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy, đã xây dựng được cơ sở dữ liệu cho 1202 hồ sơ trong tổng số 1925 hồ sơ lưu trữ của Đảng bộ tỉnh Hà Bắc qua các thời kỳ từ 1963 – 1997. Trung tâm Lưu trữ tỉnh đang trong quá trình nhập dữ liệu. Dự kiến đến cuối năm 2014, sẽ nhập dữ liệu xong toàn bộ tài liệu lưu trữ thời kỳ Hà Bắc (1963 – 1997). Phần mềm tra tìm này cho phép tra tìm hồ sơ theo nhiều tiêu chí khác nhau và có thể tra tìm theo từ khóa. Tuy nhiên, phần mềm tra cứu này chưa được giới thiệu, hướng dẫn sử
dụng rộng rãi nên nhiều độc giả khơng biết có phần mềm tra cứu để sử dụng, mỗi khi độc giả đến đọc tài liệu, cán bộ phòng đọc chỉ đưa quyển mục lục hồ sơ mặc dù phơng đó có thể tra cứu trên máy nên độc giả không biết để sử dụng. Ngoài ra, phần mềm tra cứu chỉ có cơ sở dữ liệu của một số phơng nên nếu tra tìm hồ sơ trong phơng lưu trữ của những cơ quan khác nhau lại không thể sử dụng cơng cụ tra tìm hiện đại này.
Như vậy, với những cơng cụ tra cứu hiện có, độc giả hồn tồn có thể tiếp cận những tài liệu mình cần phục vụ cho các mục đích nghiên cứu khác nhau. Trong hệ thống công cụ tra cứu tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh khơng có các bộ thẻ tra cứu bởi hiện nay Trung tâm đang tiến hành đầu tư xây dựng cơng cụ tra tìm trên máy nhằm đáp ứng các nhu cầu ngày càng cao của xã hội và nhằm tận dụng những thành tựu tiên tiến về khoa học công nghệ hiện nay. Tuy nhiên, tiến độ xây dựng cơ sở dữ liệu trên máy còn quá chậm khiến cho độc giả mất nhiều thời gian tra cứu qua các quyển mục lục hồ sơ.
Tiểu kết Chương 1
Tóm lại, tài liệu lưu trữ của các cơ quan thời kỳ Hà Bắc tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang gồm nhiều tài liệu có nội dung, thành phần phong phú, đa dạng; được tổ chức khoa học và bảo quản trong điều kiện tốt với những công cụ tra cứu cần thiết. Đây sẽ là nguồn cung cấp thơng tin đầy đủ và chính xác nhất giúp các nhà nghiên cứu biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc giai đoạn 1963 – 1997. Thực tế cho thấy, các cơng trình nghiên cứu lịch sử được tạo nên bởi nhiều nguồn thông tin khác nhau, có thơng tin trực tiếp, có thơng tin gián tiếp, có thơng tin được đảm bảo độ chính xác cao nhưng cũng có những thơng tin chỉ mang tính chất tham khảo. Nhiệm vụ của các nhà sử học là so sánh, chắt lọc và chắp nối những mảnh thông tin rời lẻ ấy thành những sự kiện hồn chỉnh. Nếu như các bộ thơng sử phần nào chịu ảnh hưởng bởi ý kiến chủ quan của tác giả [11; 1]; nếu như thơng tin trên
báo chí có thể khó kiểm chứng về độ chân thực; nếu như lời kể của các nhân chứng có thể thiếu chính xác bởi trí nhớ và thời gian [28; 4]... thì tài liệu lưu trữ hồn tồn có thể đảm bảo tính chính xác và khách quan bởi nó được hình thành cùng với sự kiện và phản ánh trực tiếp về sự kiện ấy. Do vậy, vai trò quan trọng và tích cực của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động nghiên cứu, biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc (1963 – 1997) là điều không thể phủ nhận. Trong thời gian qua, Kho Lưu trữ Tỉnh ủy, Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang đã cung cấp tài liệu để phục vụ biên soạn lịch sử Đảng bộ tỉnh Bắc Giang, lịch sử thể dục thể thao Bắc Giang, lịch sử phong trào phụ nữ Bắc Giang…..Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm lưu trữ tỉnh Bắc Giang sẽ được trình bày cụ thể tại Chương 2.
CHƢƠNG 2. TÌNH HÌNH KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI KHO LƢU TRỮ TỈNH ỦY VÀ TRUNG TÂM LƢU TRỮ TỈNH BẮC GIANG PHỤC VỤ NGHIÊN CỨU, BIÊN SOẠN LỊCH SỬ
TỈNH HÀ BẮC (1963 – 1997)
Hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm lưu trữ tỉnh phục vụ nghiên cứu biên soạn lịch sử có thể được đánh giá trên nhiều phương diện như số lượng độc giả khai thác tài liệu, các loại tài liệu được khai thác và các hình thức khai thác, sử dụng đang áp dụng tại đây. Đồng thời, các kết quả khảo sát thực tế về nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu trong các phông lưu trữ thời kỳ Hà Bắc giai đoạn 1963 – 1997 phục vụ biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc và khả năng đáp ứng của Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh đối với những yêu cầu đó là vấn đề quan trọng giúp việc nhận xét, đánh giá được khách quan và có ý nghĩa thực tế hơn.