1. Giới thiệu khái quát sự ra đời của tỉnh Hà Bắc (1963 – 1997)
1.4. Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu và tổ chức khoa học các phông lưu
1.4.2. Về chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ
Do Trung tâm Lưu trữ tỉnh phải tiếp nhận cả những tài liệu chưa được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; đồng thời, nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản vĩnh viễn, phục vụ cho các nhu cầu của xã hội và loại ra các tài liệu hết giá trị, nghiệp vụ chỉnh lý được thực hiện thường xuyên bởi Phòng Nghiệp vụ của Trung tâm. Theo lý thuyết, tại các trung tâm lưu trữ tỉnh, hoạt
động chỉnh lý chỉ bao hàm việc chỉnh sửa, phục hồi và hoàn thiện hồ sơ. Tuy nhiên, trong thực tế tại Việt Nam nói chung và tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh nói riêng, hoạt động chỉnh lý thực chất là hoạt động lập mới hồ sơ cho các tài liệu trong phông.
Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh được thực hiện theo kế hoạch của Trung tâm và theo hợp đồng ký kết với các đơn vị có nhu cầu. Kỹ thuật chỉnh lý được thực hiện theo hướng dẫn tại công văn số 283/VTLTNN-NVTƯ ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. Hoạt động chỉnh lý phông lưu trữ của các cơ quan thời kỳ Hà Bắc giai đoạn 1963 – 1997 đạt được một số kết quả trên các phương diện sau:
a. Về phân loại tài liệu trong phông lưu trữ Hà Bắc
Hiện nay, trong số 22 phông lưu trữ của các đơn vị thời kỳ Hà Bắc đang bảo quản tại Trung tâm lưu trữ tỉnh, khơng phải tất cả các phơng đều có cùng một phương án phân loại. Căn cứ vào phương án phân loại tài liệu sẵn có của các đơn vị hoặc căn cứ vào thực tế tài liệu, mỗi phông lưu trữ thời kỳ Hà Bắc lại có một phương án phân loại phù hợp. Việc phân loại tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng bởi kết quả của nghiệp vụ phân loại là phân chia toàn bộ tài liệu trong phơng thành các nhóm, nhằm tổ chức khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó [9; 37]. Qua khảo sát phương án phân loại theo một trong 4 phương án thông thường là phương án cơ cấu tổ chức – thời gian, thời gian – cơ cấu tổ chức, mặt hoạt động – thời gian, thời gian – mặt hoạt động.
Nhìn chung, mỗi phơng lưu trữ thời kỳ Hà Bắc đã được phân loại theo một phương án phù hợp giúp người sử dụng dễ dàng hình dung về cơ cấu tổ chức của đơn vị đó hoặc về những lĩnh vực cơng tác mà đơn vị đó đảm nhận. Tuy nhiên, bên cạnh những phông lưu trữ được xây dựng phương án phân loại thống nhất như trên, có những phơng lưu trữ lại khơng được phân loại theo một phương án thống nhất, bộc lộ nhiều nhược điểm. Chúng tôi lựa chọn
phông lưu trữ Sở Y tế - Trung tâm Lưu trữ tỉnh làm ví dụ minh họa cho nhận định này.
Ví dụ: Phông lưu trữ Sở Y tế được chia thành các nhóm:
+ Văn bản chỉ đạo từ hồ sơ 01 đến hồ sơ 26
+ Tài liệu kế hoạch tổng hợp từ hồ sơ 27 đến hồ sơ 227 + Tài liệu nghiệp vụ Y dược từ hồ sơ 228 đến hồ sơ 493 + Tài liệu tổ chức cán bộ từ hồ sơ 494 đến hồ sơ 919 + Tài liệu Thanh tra từ hồ sơ 920 đến hồ sơ 952
+ Tài liệu Tài vụ - Xây dựng cơ bản từ hồ sơ 953 đến hồ sơ 1020 + Tập lưu quyết định từ hồ sơ 1021 – 1152
+ Tài liệu báo cáo tổng kết công tác từ hồ sơ 1153 - 1233.
Qua quan sát các nhóm tài liệu trong phông lưu trữ này có thể thấy phần lớn các nhóm tài liệu được phân loại theo tiêu chí mặt hoạt động – thời gian. Tuy nhiên, nhóm tài liệu báo cáo tổng kết cơng tác; nhóm tập lưu quyết định lại được hình thành trên cơ sở phân loại theo tên loại văn bản.
Như vậy, qua các ví dụ cụ thể có thể thấy Trung tâm Lưu trữ tỉnh thực hiện phân loại đối với mỗi phông chưa thực sự triệt để, hợp lý và khoa học. Bởi lẽ, nếu đặt tiêu chí phân loại thứ nhất là cơ cấu tổ chức thì khơng thể tồn tại tập cơng văn lưu; nếu chọn phương án là mặt hoạt động thì khơng thể có nhóm tài liệu bảo quản lâu dài. Tất nhiên, việc lựa chọn và thực hiện phân loại theo phương án nào bên cạnh tuân thủ những nguyên tắc mang tính lý thuyết cịn phải căn cứ vào thực tế phơng lưu trữ đó. Song, cách phân loại như hiện nay thể hiện sự thiếu khoa học trong việc phân loại tài liệu cũng như kéo theo sự bất hợp lý trong việc lập hồ sơ. Hơn thế nữa, việc tiếp cận thông tin đối với người sử dụng sẽ gặp khó khăn hơn khi khơng xác định được nội dung thơng tin trong nhóm tài liệu “tập cơng văn lưu” và nhóm tài liệu “bảo quản lâu dài”.
Theo lý thuyết, việc lập hồ sơ hồn tồn khơng thuộc trách nhiệm của bộ phận lưu trữ mà phải được thực hiện ở khâu văn thư, thuộc trách nhiệm của tất cả cán bộ làm những cơng việc có liên quan đến cơng văn, giấy tờ. Tuy nhiên, trong thực tế, phần lớn các cơ quan chưa thực hiện tốt công tác lập hồ sơ hiện hành nên khi các đơn vị giao nộp tài liệu vào lưu trữ đều trong tình trạng rời lẻ. Trong khi đó, số lượng cán bộ lưu trữ không nhiều; kinh phí chỉnh lý hạn hẹp; thêm vào đó, ý thức trách nhiệm từ phía cán bộ lưu trữ chưa cao nên chất lượng hồ sơ chưa thực sự được bảo đảm. Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã nghiên cứu rất nhiều hồ sơ trong các phông lưu trữ thời kỳ Hà Bắc giai đoạn 1963 – 1997. Qua q trình nghiên cứu, chúng tơi thấy những hồ sơ đó có một số đặc điểm như sau:
* Ưu điểm:
- Tất các các hồ sơ đều phản ánh chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành phơng. Do tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm lưu trữ tỉnh là tài liệu có ý nghĩa đối với phạm vi rộng lớn cũng như có giá trị lịch sử vĩnh viễn nên chắc chắn chỉ những hồ sơ phản ánh trực tiếp chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan thuộc tỉnh Hà Bắc mới được lưu giữ ở đây. Ví dụ: các hồ sơ lưu trữ thuộc phơng Sở Xây dựng Hà Bắc với những báo cáo về công tác quy hoạch, xây dựng dân dụng cơng nghiệp, nhà ở, cơng trình đơ thị, cụm dân cư…đều phản ánh chức năng quản lý của Sở Xây dựng trên các lĩnh vực như quy hoạch, xây dựng dân dụng cơng nghiệp, nhà ở, cơng trình đơ thị…
- Hầu hết các văn bản trong hồ sơ đều có mối liên hệ logic với nhau. Các tài liệu trong hồ sơ đều phản ánh về cùng một vấn đề đã nêu trong tiêu đề hồ sơ. Trật tự các văn bản trong hồ sơ đều được sắp xếp theo đúng trình tự giải quyết công việc.
- Các hồ sơ đều được đánh số tờ đầy đủ, biên mục ngồi bìa rõ ràng, viết chứng từ kết thúc hoàn chỉnh.
* Hạn chế:
Các hồ sơ trong phông lưu trữ Hà Bắc bên cạnh những ưu điểm còn bộc lộ một số hạn chế chính như sau:
- Một là, tập cơng văn lưu vẫn được giữ nguyên và được coi như một hồ sơ khơng chính xác, khoa học. Theo chúng tơi, khi đã chuyển vào lưu trữ để phục vụ cho các mục đích khác nhau, tập cơng văn lưu phải được tách ra để lập theo đặc trưng vấn đề, sự việc. Nếu không tách ra, khi tra cứu mục lục hồ sơ, độc giả chỉ biết đó là tập văn bản do cơ quan ban hành trong một khoảng thời gian nhất định mà không thể biết nội dung cụ thể trong tập cơng văn lưu đề cập vấn đề gì để sử dụng cho hiệu quả và hợp lý. Có thể thấy, nội dung của tập công văn lưu phản ánh rất nhiều vấn đề khác nhau trong hoạt động của một cơ quan. Ví dụ như: Tập lưu quyết định năm 1979 của Sở Kế hoạch đầu tư tỉnh Hà Bắc gồm nhiều tài liệu đề cập đến các vấn đề khác nhau như:
+ Quyết định về việc bổ nhiệm, điều động cán bộ + Quyết định phê duyệt một số Dự án
+ Quyết định về điều động xe phục vụ sản xuất + Quyết định về thi đua khen thưởng
Qua ví dụ trên, có thể thấy, việc khơng tách tập lưu công văn thành các hồ sơ theo đặc trưng vấn đề sẽ kéo theo những khó khăn trong việc tiếp cận thơng tin và khó khăn trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu trên máy vi tính. Trong thực tế, các phơng lưu trữ thời kỳ Hà Bắc hiện đang bảo quản tại Kho lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm lưu trữ tỉnh lại có một số lượng lớn hồ sơ là tập lưu cơng văn. Ví dụ: trong phông Hà Bắc, tổng số tài liệu khối văn phòng
năm 1963 có 53 hồ sơ thì có đến 39 hồ sơ là tập lưu cơng văn đi. Do đó, nếu để tài liệu ở dạng tập lưu công văn đi sẽ khiến người nghiên cứu rất khó tra tìm tài liệu và nếu có tìm được thì cũng mất rất nhiều thời gian.
- Thứ hai, một số hồ sơ bao gồm những văn bản khơng có giá trị cao để bảo quản vĩnh viễn. Thông thường, những tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử
phải là những tài liệu có ý nghĩa địa phương, phản ánh chức năng, nhiệm vụ cơ bản của một cơ quan cụ thể. Tuy nhiên, trong các phông lưu trữ thời kỳ Hà Bắc có một số hồ sơ cịn lưu lại những văn bản ít giá trị như cơng văn đề nghị, mẫu giấy triệu tập, bài phỏng vấn lãnh đạo của các tịa soạn báo, báo cáo sơ kết.....Ví dụ một số hồ sơ sau:
+ Báo cáo lao động có mặt lĩnh lương đến 31/12/1980 của Bệnh viện Bắc Ninh (hồ sơ 968, phông Sở Y tế - Trung tâm Lưu trữ tỉnh)
+ Công văn đề nghị cho phép thi nâng bậc cho công nhân năm 1972- 1980 (hồ sơ 273, phông Ty Nông nghiệp Hà Bắc – Trung tâm Lưu trữ tỉnh)
+ Thông báo xả nước phục vụ gieo trồng vụ đông năm 1992 (hồ sơ 582, phông Ty Thủy lợi Hà Bắc – Trung tâm Lưu trữ tỉnh)
- Thứ ba, một số tài liệu trong hồ sơ có giá trị pháp lý và độ tin cậy thấp. Ví dụ: theo nghĩa về hồ sơ, hồn tồn có thể chấp nhận hồ sơ chỉ có duy nhất 01 văn bản. Tuy nhiên, đối với một lưu trữ tỉnh không nên lập hồ sơ chỉ với 01 văn bản. Bởi lẽ, các sở, ngành là một cơ quan quản lý theo ngành dọc ở địa phương, do đó, với bất kể nhiệm vụ cơng tác nào, tài liệu hình thành trong việc thực hiện nhiệm vụ đó khơng thể chỉ có 01 văn bản. Hơn nữa, nếu số lượng hồ sơ chỉ có 01 văn bản quá nhiều sẽ dẫn tới lãng phí văn phịng phẩm cũng như không thuận tiện cho người khai thác, sử dụng. Ví dụ:
+ Tập Cơng văn của Ty Văn hóa thơng tin đề nghị Ủy ban hành chính tỉnh Hà Bắc cho phép biểu diễn văn nghệ lưu động phục vụ nhân dân năm 1971 (hồ sơ 253, phông Ty Văn hóa thơng tin, Trung tâm Lưu trữ tỉnh).
+ Kế hoạch của Tỉnh uỷ Hà Bắc năm 1963 (hồ sơ 68 – Phông Hà Bắc, Kho Lưu trữ Tỉnh ủy).
+ Báo cáo của Ban ngoại vụ tỉnh Hà Bắc năm 1965 (hồ sơ 126 – Phông Hà Bắc, Kho Lưu trữ Tỉnh ủy).
- Thứ tư, nhiều tài liệu trong hồ sơ không đảm bảo về mặt thể thức như thiếu dấu, thiếu chữ ký, thiếu tên người ký, đặc biệt là tài liệu của các phông trong giai đoạn khoảng 1963 - 19970. Ví dụ:
+ Thơng báo của Đài Khí tượng thủy văn Hà Bắc năm 1963 – 1978 (hồ sơ 208, phông Ty Nông nghiệp Hà Bắc, Trung tâm Lưu trữ tỉnh).
+ Báo cáo, Kế hoạch của Ty Nơng nghiệp về cơng tác phịng chống lụt bão và công tác khác năm 1969 (hồ sơ 24, phông Ty Nông nghiệp, Trung tâm Lưu trữ tỉnh).
+ Báo cáo tổng kết năm học của các trường trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo năm 1980 (hồ sơ 489, Phông Sở Giáo dục và Đào tạo, Trung tâm Lưu trữ tỉnh).
- Thứ năm, rất nhiều hồ sơ chưa có mục lục tài liệu văn kiện. Điều này khiến cho các văn bản trong hồ sơ không được quản lý chặt chẽ. Nếu mỗi hồ sơ đều được biên mục bên trong đầy đủ những yếu tố thơng tin như tên loại, trích yếu nội dung, tác giả ban hành văn bản, thời gian ban hành... cũng như số lượng và thứ tự các văn bản trong hồ sơ đó sẽ khơng chỉ giúp độc giả thuận tiện hơn trong việc tra cứu, tiếp cận tài liệu mà còn giúp cơ quan lưu trữ quản lý chặt chẽ hơn đến từng hồ sơ.
- Thư sáu, tình trạng vật lý của một số hồ sơ tài liệu bị xuống cấp nghiêm trọng. Nhiều trường hợp, trong hồ sơ có những tài liệu đã bị rách nát, nấm mốc, nhịe chữ. Ví dụ: hồ sơ 204 – hồ sơ 279, phông Ty Thủy lợi Hà Bắc. Điều này chứng tỏ việc kiểm tra tình trạng hồ sơ tài liệu chưa được thực hiện chặt chẽ và thường xuyên.
- Thứ bảy, một số hồ sơ tài liệu chưa được xác định đúng giá trị. Ví dụ: Nghị quyết của Huyện uỷ Yên Dũng năm 1963 – 1967 ( hồ sơ 144, phông Hà Bắc, Kho Lưu trữ Tỉnh ủy), được xác định giá trị bảo quản là 10 năm, mà đúng ra, chúng phải được xếp vào nhóm tài liệu bảo quản 30 năm.
+ Tiêu đề hồ sơ là sự lắp ghép gượng ép của 2 vấn đề hồn tồn khơng liên quan đến nhau. Ví dụ: Báo cáo, quyết định của Ty Nông nghiệp về việc xây dựng bộ máy, về sản xuất cây nông nghiệp năm 1976 (hồ sơ 171, phông Ty Nông nghiệp Hà Bắc).
+ Tiêu đề hồ sơ cịn ghi chung chung, khơng rõ ràng về tên loại văn bản và tác giả văn bản đó. Ví dụ: Một số văn bản về giải quyết vụ việc năm 1995 (hồ sơ 534, phông Thanh tra Hà Bắc).
* Nguyên nhân hạn chế:
Những hạn chế trong công tác lập hồ sơ tài liệu trong phông lưu trữ của các đơn vị thuộc thời kỳ Hà Bắc giai đoạn 1963 – 1997 xuất phát từ những lý do chủ quan và khách quan sau:
- Do số lượng tài liệu từ những năm 1970 trở về trước khơng cịn nhiều nên bắt buộc phải giữ lại cả bản sao, bản thảo hoặc bản không đầy đủ về mặt thể thức.
- Do kỹ năng lập hồ sơ của cán bộ chỉnh lý chưa tốt. Qua phỏng vấn, chúng tôi được biết, nhiều cán bộ làm công tác chỉnh lý chưa được đào tạo bài bản về chuyên môn nghiệp vụ nên chất lượng hồ sơ được lập rất khó đảm bảo. - Do các cán bộ chỉnh lý phải lập hồ sơ cho những công việc thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau nên việc nhầm lẫn là điều hồn tồn có thể xảy ra. Trên thực tế, nhiều tài liệu của các sở khi giao nộp vào Trung tâm chưa được lập hồ sơ nên lượng tài liệu cần lập mới hồ sơ có khối lượng khá lớn.
Tóm lại, hồ sơ chưa được chuẩn hóa sẽ khiến cho việc tiếp cận tài liệu và sử dụng thơng tin đó phục vụ mục đích nghiên cứu gặp khó khăn. Ngồi ra, tiêu đề hồ sơ chưa chuẩn xác khiến cho việc nhập cơ sở dữ liệu không thể thực hiện thuận lợi.
c. Về xác định giá trị tài liệu trong các phông lưu trữ Hà Bắc (1963 – 1997)
Xác định giá trị tài liệu là nghiệp vụ khó khăn và tương đối phức tạp của các cơ quan lưu trữ. Công tác xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa quyết
định tới số phận của tài liệu, kết quả của cơng tác này có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, nội dung và thành phần của phơng lưu trữ. Xác định chính xác tài liệu nào cần tiếp tục lưu trữ, tài liệu nào cần loại hủy, thời gian bảo