1. Giới thiệu khái quát sự ra đời của tỉnh Hà Bắc (1963 – 1997)
2.3. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu trong các phông lưu trữ phục vụ
2.3.2. Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ
vụ biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc
Để đưa tài liệu lưu trữ phục vụ các mục đích khác nhau của xã hội và nhu cầu chính đáng của nhân dân thì các phịng, kho lưu trữ phải được tiến hành tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở các phòng, kho lưu trữ được thực hiện bằng nhiều hình thức khai thác. Hình thức khai thác tổ chức sử dụng tài liệu là các loại hình, các cách tổ chức phục vụ thông tin hay phương thức cung cấp thông tin tài liệu cho các yêu cầu khác
nhau nhằm phát huy triệt để ý nghĩa của các loại tài liệu lưu trữ. Qua khảo sát tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang, chúng tôi được biết tại đây sử dụng các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu chính là: Đọc tài liệu tại Phòng Lưu trữ; cấp bảo sao,chứng thực tài liệu. Các hình thức này đã được thực hiện trong thực tế như sau:
a. Hình thức sử dụng tài liệu tại phòng đọc
Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại phịng đọc là một hình thức phổ biến nhất hiện nay tại các lưu trữ, đặc biệt là các lưu trữ lịch sử. Với hình thức phịng đọc, những người tham gia biên soạn lịch sử tỉnh có thể tìm kiếm và tiếp cận những tài liệu phục vụ cho cơng trình nghiên cứu của mình bằng cách tra tìm hồ sơ và ký hiệu của hồ sơ đó qua các quyển mục lục hồ sơ. Như đã trình bày ở trên, các thành viên trong ban biên soạn lịch sử tỉnh không thuộc đối tượng ưu tiên nên thủ tục tiếp cận tài liệu lưu trữ tại phòng đọc cũng phải tuân theo các quy định của Nhà nước và của Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Quy trình tiếp cận tài liệu cụ thể như sau:
Bước 1, Người nghiên cứu xuất trình các giấy tờ cần thiết (Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ cơng tác thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi cơng tác).
Bước 2, Trưởng phịng khai thác, sử dụng duyệt giấy tờ và cho phép đọc mục lục hồ sơ.
Bước 3, Độc giả tra cứu mục lục hồ sơ.
Bước 4, Độc giả viết phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu.
Bước 5, Phiếu yêu cầu được trưởng phòng khai thác, sử dụng kiểm tra và ký xác nhận.
Bước 6, Giám đốc Trung tâm ký duyệt phiếu yêu cầu cho phép tiếp cận tài liệu.
Từ quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại phịng đọc có thể thấy để tiếp cận được tài liệu lưu trữ, độc giả phải trải qua 7 bước. Một số bước trong quy trình này hiện nay đang bộc lộ những hạn chế sau:
- Một là, quyển mục lục hồ sơ bao gồm cả những hồ sơ được sử dụng rộng rãi và hồ sơ hạn chế sử dụng nên đôi khi độc giả mất thời gian tra tìm mà có thể khơng được tiếp cận tài liệu. Sở dĩ, xảy ra trường hợp này là vì trong quyển mục lục hồ sơ khơng có phần chú thích những tài liệu nào được sử dụng rộng rãi, tài liệu nào hạn chế tiếp cận. Đến nay, Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh đã xây dựng được Danh mục các tài liệu lưu trữ hạn chế sử dụng. Danh mục này được dùng để Trung tâm xem xét và phê duyệt phiếu yêu cầu của độc giả.
- Hai là, mẫu phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu thiết kế chưa phù hợp nên độc giả mất rất nhiều thời gian để viết phiếu. Mẫu phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu của Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh gồm 6 yếu tố thông tin về cá nhân người khai thác, sử dụng. Mỗi phiếu được phép yêu cầu sử dụng tối đa 5 hồ sơ. Theo quy định tại phòng đọc, mỗi độc giả được đọc từ 7 – 10 hồ sơ. Do đó, nếu mỗi lần đọc độc giả yêu cầu sử dụng 10 hồ sơ thì sẽ phải đăng ký các yếu tố thông tin 2 lần. Các lần yêu cầu sử dụng tài liệu sau vẫn phải đăng ký đầy đủ các thông tin như lần đầu. Việc kê khai này tạo một tâm lý không thoải mái cho độc giả do phải đăng ký quá nhiều lần, hơn nữa, độc giả phải mất nhiều thời gian để đăng ký thơng tin cá nhân.
- Ba là, quy trình tiếp cận tài liệu cịn rườm rà, phức tạp. Khi độc giả nộp phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu, trưởng phòng khai thác, sử dụng phải mất thời gian đối chiếu thủ công xem những hồ sơ được yêu cầu đó có nằm trong danh mục tài liệu hạn chế sử dụng khơng. Sau đó trưởng phịng khai thác, sử dụng ký xác nhận và tiếp tục chuyển phiếu đề nghị cho Giám đốc Trung tâm xét duyệt. Do đó, thời gian để xét duyệt một phiếu yêu cầu mất khá nhiều thời gian. Trong khi đó, những người tham gia biên soạn lịch sử do hạn chế về
thời gian cơng tác và thời gian hồn thành cơng trình nghiên cứu nên khơng thể có nhiều thời gian chờ đợi lâu được.
- Bốn là, thời gian chuyển tài liệu từ kho đến người sử dụng còn chậm chạp. Sau khi phiếu yêu cầu đã được xét duyệt, cán bộ phòng đọc sẽ xuống kho để nhận tài liệu. Do kho bảo quản tài liệu ở cách xa phòng đọc nên để đưa tài liệu từ kho đến phòng đọc mất nhiều thời gian, đó là chưa kể trường hợp thủ kho đi vắng, độc giả sẽ phải chờ đợi lâu hơn.
Như vậy, có thể thấy rằng, những người biên soạn lịch sử tỉnh Hà bắc nói riêng và các độc giả thơng thường nói chung để có thể tiếp cận với tài liệu cần phải thực hiện một quy trình gồm nhiều bước khá phức tạp, rườm rà không cần thiết (thời gian trung bình cho mỗi lần yêu cầu là nửa ngày). Hạn chế trên một phần là do Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh thiếu những thiết bị hiện đại phục vụ công tác tổ chức khai thác, sử dụng. Hơn nữa, tại đây các cán bộ phục vụ chưa thực sự tạo được tác phong chuyên nghiệp trong hoạt động phục vụ độc giả tại phịng đọc. Mặc dù vậy, hình thức khai thác, sử dụng tài liệu tại phịng đọc vẫn là hình thức được các nhà nghiên cứu biên soạn lịch sử lựa chọn bởi những ưu điểm vốn có của nó. Đó là với hình thức này, độc giả có thể tiếp cận trực tiếp với các tài liệu gốc và có thể được giải đáp ngay về những vướng mắc, khó khăn.
b. Cấp phát bản sao
Cấp phát bản sao là một hình thức khai thác, sử dụng khá phổ biến tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm lưu trữ tỉnh. Bên cạnh hình thức sử dụng tài liệu tại phòng đọc, các nhà nghiên cứu biên soạn lịch sử lựa chọn hình thức này bởi họ khơng có nhiều thời gian để đọc tài liệu tại phịng đọc. Thêm vào đó, bản sao các tài liệu lưu trữ giúp những người biên soạn lịch sử có thêm những dẫn chứng, minh họa sinh động, chân thực cho phần nội dung của cuốn lịch sử tỉnh mà họ tham gia biên soạn. Quy trình đăng ký sao chụp tài liệu tại phòng đọc như sau:
1. Độc giả viết phiếu yêu cầu sao chụp tài liệu 2. Trưởng phòng khai thác, sử dụng phê duyệt
3. Chuyển tài liệu xuống phịng hành chính để sao chụp.
Về mặt thủ tục, quy trình đăng ký sao chụp tài liệu rất đơn giản. Song, một hạn chế trong hình thức này là từ khi đăng ký sao chụp cho đến lúc nhận được bản sao chụp mất tương đối nhiều thời gian. Do chỉ có một máy photocopy ở Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và một máy photocopy ở Trung tâm Lưu trữ tỉnh, trong khi đó số lượng tài liệu độc giả muốn sao chụp lại rất lớn nên độc giả phải chờ đợi trung bình từ 02 – 03 ngày mới nhận được tài liệu cần sao chụp. Tuy nhiên, ưu điểm của hình thức này là độc giả khắc phục được những hạn chế về mặt thời gian và khơng gian bởi độc giả vẫn có thể tiếp cận nội dung thơng tin trong tài liệu mà khơng cần thiết phải đọc tại phịng đọc.
Hiện nay, ngồi hình thức sử dụng tài liệu tại phòng đọc và sao chụp tài liệu, các hình thức khác như khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo hợp đồng, cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ trên mạng hay tư vấn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vẫn chưa được thực hiện trong thực tế. Có thể lý giải bởi một số nguyên nhân sau:
- Thứ nhất, hiện nay các cơ quan có thẩm quyền và bản thân Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh chưa ban hành những văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể, rõ ràng đối với từng hình thức khai thác, sử dụng nên chưa có căn cứ pháp lý để thực hiện.
- Thứ hai, do phòng đọc chưa được trang bị đầy đủ các thiết bị hiện đại về công nghệ thơng tin nên chưa hiện đại hóa được các hình thức cung cấp thơng tin cho độc giả.
- Thứ ba, Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh hiện nay
chưa có trang web riêng nên chưa thực sự phát huy thế mạnh của việc trao đổi thông tin qua thư điện tử.
- Thứ tư, hiện nay, Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh vẫn chưa cập nhật hết cơ sở dữ liệu của tài liệu lưu trữ thời kỳ Hà Bắc vào máy vi tính nên chưa thể áp dụng việc tra cứu trên máy cũng như việc cung cấp thông tin trên mạng.
Thực tế cho thấy rằng, các hình thức khai thác, sử dụng hiện đang áp dụng tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh chưa đem lại hiệu quả tương xứng với tiềm năng vốn có. Các hình thức khai thác, sử dụng khác như thông báo; công bố, giới thiệu trên tạp chí... về tài liệu trong các phơng lưu trữ Hà Bắc phục vụ nghiên cứu, biên soạn lịch sử vẫn chưa được áp dụng thường xuyên và đều đặn. Trong xã hội công nghệ - thông tin hiện nay, các hình thức khai thác, sử dụng khác như cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ mạng internet; tư vấn sử dụng tài liệu lưu trữ, cung cấp tài liệu lưu trữ theo hợp đồng...cần phải được nghiên cứu triển khai nhằm giúp thông tin tài liệu lưu trữ đến với người có nhu cầu sử dụng nhanh chóng và thuận tiện nhất, đặc biệt là đối với những người làm công tác nghiên cứu lịch sử.