1. Giới thiệu khái quát sự ra đời của tỉnh Hà Bắc (1963 – 1997)
1.3. Vai trò của nguồn tài liệu tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc
1.3.3. Khai thác TLLT phục vụ nghiên cứu lịch sử ngành, lĩnh vực
Hiện nay, rất nhiều sở, ban, ngành của tỉnh đã chú trọng đến công tác nghiên cứu, biên soạn lịch sử truyền thống của ban, ngành, đoàn thể, cuốn kỷ yếu. Một số sở, ngành đã hoàn thành việc nghiên cứu, biên soạn lịch sử ngành.
Ví dụ 1: Nhân dịp kỷ niệm 60 năm ngày Chủ tịch Hồ Chí Minh ra lời
kêu gọi tồn dân tập thể dục (27/3/1946 – 27/3/2006) và 60 năm ngày truyền thống thể dục thể thao Việt Nam, Sở Thể Dục thể thao Bắc Giang đã phối hợp với Trung tâm Lưu trữ tỉnh khai thác, sử dụng tài liệu Kho Lưu trữ Tỉnh ủy, Trung tâm Lưu trữ tỉnh phục vụ nghiên cứu, biên soạn và gửi xuất bản cuốn sách “Lịch sử thể dục thể thao tỉnh Bắc Giang (1945 – 2005)”. Đây là cuốn sách được biên soạn khác cơng phu, ghi lại q trình xây dựng, phát triển của ngành và phong trào thể dục thể thao của tỉnh Bắc Giang trong 60 năm qua, trong đó đã sử dụng rất nhiều tài liệu lưu trữ thời kỳ Hà Bắc (1963 – 1997).
Ví dụ 2: Để phát huy truyền thống của phụ nữ Bắc Giang trong giai
đoạn đổi mới, cũng như nguyện vọng của đông đảo cán bộ, hội viên phụ nữ tỉnh, nhân dịp kỷ niệm 80 năm ngày thành lập Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam (20/10/1930 – 20/10/2010), Ban Thường vụ Hội Liên hiệp Phụ nữ tỉnh Bắc Giang đã phối hợp với Phòng Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh
nghiên cứu, biên soạn cuốn “Lịch sử phong trào phụ nữ tỉnh Bắc Giang”. Cuốn sách bao gồm 6 chương, với gần 300 trang đã khái quát được lịch sử phong trào của Hội, qua đó biểu dương, ghi nhận những đóng góp của các thế hệ hội viên phụ nữ và các cấp Hội phụ nữ trong toàn tỉnh. Cuốn sách là tài liệu để giáo dục các thế hệ phụ nữ ngày nay tiếp tục giữ gìn và phát huy truyền thống yêu nước, tính cần cù, chịu khó, sáng tạo trong lao động, sản xuất; kiên cường, dũng cảm, tài trí trong chiến đấu chống giặc ngoại xâm, năng động, sáng tạo trong phát triển kinh tế; phấn đấu rèn luyện cống hiến nhiều hơn cho sự nghiệp cách mạng của Đảng, góp phần xây dựng bảo vệ quê hương đất nước. Để biên soạn được cuốn sách, các nhà nghiên cứu đã sử dụng rất nhiều tài liệu hành chính, thước phim, ảnh minh họa, tư liệu trong đó chủ yếu là tài liệu tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh và tài liệu thời kỳ Hà Bắc đóng góp một số lượng thơng tin lớn.
1.3.4. Khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu lịch sử theo các vấn đề, sự kiện
Do nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ trong công tác nghiên cứu lịch sử nên các nhà nghiên cứu hiểu rằng muốn nghiên cứu lịch sử tỉnh Hà Bắc thì cần dựa vào tài liệu lưu trữ. Đây là nguồn sử liệu quan trọng, là nền tảng cho các cơng trình nghiên cứu. Ngồi ra, khi nghiên cứu các tài liệu này các nhà nghiên cứu, biên soạn lịch sử có thể dựa vào các số liệu, tư liệu để đối chiếu, so sánh với các tài liệu khác, từ đó để tìm ra những điểm giống nhau và khác nhau giữa chúng để có cái nhìn tổng quan về tỉnh Hà Bắc qua các giai đoạn lịch sử.
Trong thời gian qua, mặc dù gặp rất nhiều khó khăn nhưng các cơ quan lưu trữ đã rất cố gắng trong việc phân loại, bảo quản và tổ chức sử dụng hiệu quả các tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác nghiên cứu, biên soạn lịch sử. Ví
dụ: Đề tài nghiên cứu về “Thể dục thể thao tỉnh Hà Bắc trong thời kỳ cả nước
1996)”, đã có rất nhiều tài liệu lưu trữ thuộc thời kỳ Hà Bắc tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh được khai thác sử dụng phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài này, trong đó có hồ sơ số 112, cặp số 6 đến hồ sơ số 1097, cặp số 58 của Phông Ty Văn hóa thơng tin tỉnh Hà Bắc.
Một ví dụ nữa phải kể đến đó là nghiên cứu lịch sử về “Phụ nữ Hà Bắc
trong phong trào: “Ba đảm đang” chống Mỹ, cứu nước và xây dựng chủ nghĩa xã hội (1965 – 1975)” cũng sử dụng rất nhiều tư liệu từ tài liệu lưu trữ
Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang.
Hay nghiên cứu lịch sử về phong trào “Vá áo chiến sỹ”, đã có hàng ngàn bà mẹ khơng quản tuổi cao, sức yếu, vẫn thức khuya, dậy sớm, cặm cụi vá hàng vạn bộ quần áo cho bộ đội. Qua tài liệu lưu trữ, chúng tôi biết được: các bà Nguyễn Thị Nãi, Nguyễn Thị Khôi xã Đa Mai (thị xã Bắc Giang) đã cùng tổ Hội mẹ chiến sỹ đến các trận địa pháo của bộ đội đóng tại địa phương, nhận về hơn 1200 bộ quần áo rách để vá. Và hình ảnh bà mẹ vá áo cho các anh bộ đội đã được nhạc sỹ Nguyễn Văn Tý sáng tác thành bài hát “Tấm áo chiến sỹ mẹ vá năm xưa”.
Một ví dụ nữa phải kể đến là nghiên cứu lịch sử về “Những thành tựu bước đầu trong quá trình thực hiện đường lối đổi mới của Đảng tại tỉnh Hà Bắc (1986-1996)” đã sử dụng rất nhiều tư liệu thuộc các phông lưu trữ Hà
Bắc được bảo quản tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy, Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang như: Nghị quyết của Ban Thường vụ Tỉnh ủy; các tài liệu, văn kiện của Đại hội Đảng bộ tỉnh Hà Bắc lần thứ VII (1986) đã thể hiện được phương hướng, nhiệm vụ, mục tiêu và những biện pháp lớn để thực hiện thành công các Nghị quyết của Đảng bộ tỉnh Hà Bắc và những thành tựu bước đầu của Đảng bộ và nhân dân Hà Bắc trong quá trình thực hiện đường lối đổi mới của Đảng trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa – xã hội, quốc phòng – an ninh...
1.3.5. Tài liệu lưu trữ đóng vai trị quan trọng trong việc tun truyền, giáo dục những tri thức lịch sử địa phương, lịch sử dân tộc cho thế hệ trẻ
Kể từ khi giành độc lập cho đến nay, mỗi thời kỳ lịch sử lại đặt ra cho tỉnh những nhiệm vụ đặc biệt, được ưu tiên thực hiện...Do vậy việc nghiên cứu tài liệu lưu trữ của các phông lưu trữ Hà Bắc sẽ giúp mơ tả và đánh giá khách quan vai trị của tỉnh trong những hoàn cảnh lịch sử cụ thể.
Hiện nay, công tác nghiên cứu, biên soạn, sưu tầm lịch sử đảng bộ, lịch sử địa phương để đưa vào giảng dạy tại Trường Chính trị tỉnh, Trung tâm bồi dưỡng chính trị các huyện, thành phố, trong hệ thống các trường học trên địa bàn tỉnh Bắc Giang, Bắc Ninh đang được quan tâm và khẩn trương triển khai thực hiện nhằm giáo dục tri thức lịch sử địa phương, lịch sử dân tộc cho các thế hệ trẻ trong tỉnh nói riêng và cả nước nói chung. Việc nghiên cứu, biên soạn lịch sử địa phương, trong đó có lịch sử Hà Bắc cần phải sử dụng đến tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang. Bởi lẽ, tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu trực tiếp phản ánh các sự kiện, hiện tượng và biến cố lịch sử của tỉnh dưới các dạng: tài liệu chữ viết, tài liệu ảnh, phim, tài liệu ghi âm…Tài liệu lưu trữ thời kỳ Hà Bắc được hình thành trong quá trình hoạt động của tỉnh Hà Bắc nên nó là nguồn sử liệu rất quan trọng và chủ yếu để nghiên cứu, biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc (1963 – 1997).
Ví dụ: Vừa qua, Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy đã tổ chức thực hiện thành
công đề tài khoa học cấp tỉnh “Sưu tầm, nghiên cứu, biên soạn lịch sử An toàn
khu II của Trung ương Đảng ở huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang”. Với thành
công của đề tài này đã góp phần khơng nhỏ vào nguồn kiến thức bổ ích giảng dạy trong các trường học trên địa bàn tỉnh, giáo dục truyền thống yêu nước cho các thế hệ trẻ tỉnh Bắc Giang.
Công tác tuyên truyền, giáo dục lịch sử cho thế hệ trẻ và các tầng lớp nhân dân được thường xuyên quan tâm. Nhân các ngày kỷ niệm trọng đại của dân tộc, của Đảng Cộng sản Việt Nam, của tỉnh Bắc Giang, Ban Tuyên giáo
Tỉnh ủy đã phối hợp với Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh biên soạn và trưng bày, triển lãm nhiều bức ảnh, phim tư liệu quý giá về Hà Bắc. Qua đó, đã góp phần tuyên truyền, giáo dục lịch sử truyền thống cách mạng tới toàn thể cán bộ, đảng viên và các tầng lớp nhân dân, đặc biệt là thế hệ trẻ học sinh, sinh viên trên địa bàn tỉnh từ đó nhằm khơi dậy niềm tự hào dân tộc, tình yêu quê hương đất nước trong thế hệ trẻ và nhân dân.
Ví dụ: Ảnh Chủ tịch Hồ Chí Minh về thăm tỉnh Hà Bắc ngày
17/10/1963; Ảnh đồng chí Trường Chinh nguyên Tổng Bí thư, cố vấn BCHTW Đảng về thăm tỉnh Hà Bắc ngày 29/8/1988; Ảnh Đại hội Đảng bộ tỉnh Hà Bắc lần thứ VIII năm 1991(Nguồn: Kho Lưu trữ Tỉnh ủy Bắc Giang); Bức ảnh Phụ nữ Hà Bắc vá áo cho bộ đội, năm 1966 (Nguồn: Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang)....
1.4. Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu và tổ chức khoa học các phông lƣu trữ thuộc Kho Lƣu trữ Tỉnh Ủy và Trung tâm Lƣu trữ Bắc Giang phông lƣu trữ thuộc Kho Lƣu trữ Tỉnh Ủy và Trung tâm Lƣu trữ Bắc Giang
Để có thể tổ chức khai thác, sử dụng thuận lợi và hiệu quả cho các mục đích khác nhau của đời sống xã hội nói chung cũng như phục vụ mục đích nghiên cứu lịch sử nói riêng, tài liệu lưu trữ cần phải được tổ chức khoa học và bảo quản an toàn. Tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh, các nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, chỉnh lý hay tổ chức hệ thống công cụ tra cứu... được thực hiện thường xuyên bởi các phòng chức năng. Như trên đã trình bày, hai kho lưu trữ này hiện đang bảo quản một khối lượng khá lớn tài liệu của các phông lưu trữ thời kỳ Hà Bắc. Dưới đây là một số nét về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với khối tài liệu này:
1.4.1. Về thu thập, bổ sung
Thu thập, bổ sung là một nhiệm vụ thường xuyên của các lưu trữ. Công tác này được thực hiện nhằm tối ưu hóa thành phần tài liệu các phơng lưu trữ thời kỳ Hà Bắc, giúp phơng lưu trữ tỉnh được hồn chỉnh và đầy đủ. Nghiệp vụ này bao gồm việc “xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần phông lưu trữ
tỉnh, lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định”.
Phòng Lưu trữ tỉnh ủy Bắc Giang có chức năng giúp Chánh Văn phịng tỉnh ủy tham mưu cho tỉnh ủy chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ; trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ tỉnh ủy; chỉ đạo, hướng dẫn khoa học nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp tỉnh và các huyện, thị thuộc tỉnh. Do vậy, phòng Lưu trữ tỉnh ủy có thẩm quyền thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp tỉnh; tài liệu của các đồng chí lãnh đạo chủ chốt và các đảng viên tiêu biểu của tỉnh, trong đó tài liệu thời kỳ Hà Bắc chiếm một số lượng lớn, hiện đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy. Cũng theo quy định, tồn bộ tài liệu sản sinh trong q trình hoạt động của các đảng đoàn, ban cán sự Đảng đều phải tập trung đầy đủ, tổ chức chỉnh lý và nộp lưu vào Kho Lưu trữ Tỉnh ủy (Công văn số 1200-CV-VPTW ngày 05/02/2002).
Trung tâm Lưu trữ tỉnh là cơ quan được giao nhiệm vụ thu thập tài liệu từ các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND tỉnh Bắc Giang, trong đó có tài liệu thời kỳ Hà Bắc giai đoạn (1963 – 1997), bao gồm các cơ quan đang hoạt động và các cơ quan đã ngừng hoạt động do chia tách, sáp nhập. Đồng thời, các cơ quan cũng có nhiệm vụ giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh để quản lý tập trung, thống nhất, phục vụ hiệu quả cho các nhu cầu của đời sống xã hội.
Như đã nói ở trên, Hà Bắc là phơng đóng, nên hiện nay tài liệu khơng được thu thập mà chỉ sưu tầm, tìm kiếm để bổ sung vào phơng cho hồn thiện.
1.4.2. Về chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ
Do Trung tâm Lưu trữ tỉnh phải tiếp nhận cả những tài liệu chưa được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; đồng thời, nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản vĩnh viễn, phục vụ cho các nhu cầu của xã hội và loại ra các tài liệu hết giá trị, nghiệp vụ chỉnh lý được thực hiện thường xuyên bởi Phòng Nghiệp vụ của Trung tâm. Theo lý thuyết, tại các trung tâm lưu trữ tỉnh, hoạt
động chỉnh lý chỉ bao hàm việc chỉnh sửa, phục hồi và hoàn thiện hồ sơ. Tuy nhiên, trong thực tế tại Việt Nam nói chung và tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh nói riêng, hoạt động chỉnh lý thực chất là hoạt động lập mới hồ sơ cho các tài liệu trong phông.
Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh được thực hiện theo kế hoạch của Trung tâm và theo hợp đồng ký kết với các đơn vị có nhu cầu. Kỹ thuật chỉnh lý được thực hiện theo hướng dẫn tại công văn số 283/VTLTNN-NVTƯ ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. Hoạt động chỉnh lý phông lưu trữ của các cơ quan thời kỳ Hà Bắc giai đoạn 1963 – 1997 đạt được một số kết quả trên các phương diện sau:
a. Về phân loại tài liệu trong phông lưu trữ Hà Bắc
Hiện nay, trong số 22 phông lưu trữ của các đơn vị thời kỳ Hà Bắc đang bảo quản tại Trung tâm lưu trữ tỉnh, khơng phải tất cả các phơng đều có cùng một phương án phân loại. Căn cứ vào phương án phân loại tài liệu sẵn có của các đơn vị hoặc căn cứ vào thực tế tài liệu, mỗi phơng lưu trữ thời kỳ Hà Bắc lại có một phương án phân loại phù hợp. Việc phân loại tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng bởi kết quả của nghiệp vụ phân loại là phân chia toàn bộ tài liệu trong phơng thành các nhóm, nhằm tổ chức khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó [9; 37]. Qua khảo sát phương án phân loại theo một trong 4 phương án thông thường là phương án cơ cấu tổ chức – thời gian, thời gian – cơ cấu tổ chức, mặt hoạt động – thời gian, thời gian – mặt hoạt động.
Nhìn chung, mỗi phơng lưu trữ thời kỳ Hà Bắc đã được phân loại theo một phương án phù hợp giúp người sử dụng dễ dàng hình dung về cơ cấu tổ chức của đơn vị đó hoặc về những lĩnh vực cơng tác mà đơn vị đó đảm nhận. Tuy nhiên, bên cạnh những phông lưu trữ được xây dựng phương án phân loại thống nhất như trên, có những phơng lưu trữ lại không được phân loại theo một phương án thống nhất, bộc lộ nhiều nhược điểm. Chúng tôi lựa chọn
phông lưu trữ Sở Y tế - Trung tâm Lưu trữ tỉnh làm ví dụ minh họa cho nhận định này.
Ví dụ: Phơng lưu trữ Sở Y tế được chia thành các nhóm:
+ Văn bản chỉ đạo từ hồ sơ 01 đến hồ sơ 26
+ Tài liệu kế hoạch tổng hợp từ hồ sơ 27 đến hồ sơ 227 + Tài liệu nghiệp vụ Y dược từ hồ sơ 228 đến hồ sơ 493 + Tài liệu tổ chức cán bộ từ hồ sơ 494 đến hồ sơ 919 + Tài liệu Thanh tra từ hồ sơ 920 đến hồ sơ 952
+ Tài liệu Tài vụ - Xây dựng cơ bản từ hồ sơ 953 đến hồ sơ 1020