1. Giới thiệu khái quát sự ra đời của tỉnh Hà Bắc (1963 – 1997)
2.5. Nhận xét về tình hình khai thác, sử dụng tài liệu Kho Lưu trữ Tỉnh
2.5.3. Nguyên nhân hạn chế
Các hạn chế nêu trên bắt nguồn từ những nguyên nhân khách quan và chủ quan cũng như có liên quan từ những độc giả khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ nghiên cứu, biên soạn lịch sử.
a. Hiện nay, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước chưa xây dựng và ban hành một số quy định chặt chẽ, đầy đủ liên quan đến hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
- Mức phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chưa được quy định phù hợp. Thông thường, để biên soạn một cơng trình nghiên cứu lịch sử địi hỏi người biên soạn phải sử dụng một số lượng lớn tài liệu, trong đó có tài liệu lưu trữ. Do vậy, nếu vẫn tiếp tục duy trì mức phí như hiện nay sẽ là một khó khăn về tài chính đối với những người nghiên cứu, biên soạn lịch sử. Bên cạnh đó, cách tính phí đối với một số hình thức khai thác, sử dụng mới như cung cấp thông tin tài liệu qua mạng; khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo hợp đồng; tư vấn tài liệu lưu trữ; sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho cơng trình nghiên cứu…vẫn chưa có quy định cụ thể.
- Chưa chuẩn hóa một mẫu giấy tờ độc giả phải kê khai khi sử dụng tài liệu lưu trữ và mẫu sổ sách thống kê tình hình khai thác, sử dụng tài liệu. Chính điều này khiến cho hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu trong các phông lưu trữ Hà Bắc tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh chưa có những tổng kết, đánh giá chính xác về hiệu quả của công tác này trong thời gian vừa qua. Đồng thời, do chưa có kết quả đánh giá cụ thể nên chưa xây dựng được kế hoạch phục vụ mục đích khai thác, sử dụng trên trong thời gian tới.
b. Công tác chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu còn chậm, chưa thực sự hồn chỉnh
Do hồn cảnh lịch sử, có sự chia tách tỉnh Hà Bắc thành tỉnh Bắc Giang và Bắc Ninh nên một số tài liệu được giao nộp trong tình trạng bó gói, trước
đây đã được chỉnh lý nhưng chưa tốt, hiện nay tài liệu trong các phông lưu trữ Hà Bắc được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh đang được chỉnh lý và xác định lại giá trị tài liệu, tiến độ chỉnh lý chậm khiến cho độc giả khơng có điều kiện tiếp cận với tài liệu cần thiết để phục vụ cho mục đích nghiên cứu của mình. Bên cạnh đó, do cơng tác lập hồ sơ chưa tốt nên người đọc rất khó khăn khi tìm kiếm tài liệu. Có nhiều trường hợp chắc chắn tài liệu vẫn đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh nhưng không thể xác định được tài liệu đó nằm trong hồ sơ nào.
c. Cơng cụ tra cứu chưa đa dạng và thuận tiện
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin hiện nay, đồng thời, với yêu cầu ngày càng cao về việc cung cấp thông tin, đa dạng và hiện đại hóa các cơng cụ tra cứu là vấn đề cần được đẩy mạnh tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang nhằm giúp việc tiếp cận tài liệu được nhanh chóng và thuận tiện hơn. Bên cạnh mục lục hồ sơ và sách chỉ dẫn các phông, phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ với những đường link liên kết là một công cụ tra cứu tiện ích mà Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh cần khẩn trương áp dụng. Bởi lẽ, với những cơng cụ hiện có, tài liệu lưu trữ chưa thể phục vụ nhanh chóng và hiệu quả cho các nhu cầu khác nhau của xã hội.
d. Chưa có sự đầu tư thỏa đáng về cơ sở hạ tầng và trang thiết bị
Hiện tại, Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh chưa được đầu tư về máy tính tra cứu tài liệu, máy chụp ảnh kỹ thuật số, máy tính có kết nối máy quét mã vạch, phần mềm quản lý hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ...Phòng đọc chưa được trang bị camera hoặc các thiết bị chống trộm; Diện tích phịng đọc cịn hạn chế; chưa có các tư liệu bổ trợ như tạp chí, cơng báo, các cuốn lịch sử khác...Chính những hạn chế này khiến cho cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chưa đạt được hiệu quả như tiềm năng vốn có của nó.
e. Các cuốn lịch sử chưa chú thích rõ ràng và đầy đủ về nguồn cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ
Qua khảo sát phần trích dẫn trong một số cuốn lịch sử về Hà Bắc, chúng tôi nhận thấy các trích dẫn chưa được thực hiện đầy đủ và chính xác. Có những trích dẫn ghi rõ tên văn bản nhưng khơng chú thích rõ nguồn là tài liệu lưu trữ hay cơng báo. Bên cạnh đó, có một số văn bản được đề cập đến trong nội dung của một số cuốn sách sử về Hà Bắc nhưng khơng chú thích nguồn...Đây chính là một nguyên nhân khách quan khiến cho hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng phục vụ việc biên soạn lịch sử Hà Bắc chưa được thực hiện tốt. Bởi khi không được ghi nhận những đóng góp của mình, chắc hẳn các cán bộ lưu trữ sẽ kém đi sự nhiệt tình trong việc phục vụ độc giả. Bên cạnh đó, vì khơng trích dẫn nguồn cung cấp thông tin cụ thể nên các cán bộ lưu trữ giảm đi trách nhiệm trong việc tìm kiếm và cung cấp cho độc giả những thơng tin chính xác và mới mẻ.
Tiểu kết Chương 2
Mặc dù trong thời gian qua, Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh đã cung cấp nhiều tài liệu phục vụ hoạt động nghiên cứu, biên soạn lịch sử Hà Bắc song chưa có cuốn lịch sử viết riêng về tỉnh Hà Bắc (1963 – 1997), kết quả của hoạt động nghiên cứu, biên soạn lịch sử vẫn tồn tại những hạn chế nhất định. Số lượng những người nghiên cứu, biên soạn lịch sử Hà Bắc đến khai thác tài liệu lưu trữ chưa nhiều, chưa tương xứng với tiềm năng của cơ quan; số lượng tài liệu lưu trữ đưa ra phục vụ cịn ít ỏi; các hình thức khai thác, sử dụng chưa có sự đổi mới; phong cách phục vụ còn thiếu chuyên nghiệp...là những nguyên nhân khiến Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh chưa phát huy hết thế mạnh tiềm năng của mình trong việc phục vụ cung cấp thơng tin q khứ cho các cơng trình nghiên cứu, biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc.
Có nhiều nguyên nhân khiến Kho Lưu trữ Tỉnh ủy, Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang chưa phát huy hết thế mạnh tiềm năng của mình trong việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm cả nguyên nhân chủ quan và nguyên nhân khách quan. Từ thực tế trên, có thể khẳng định chắc chắn rằng, nhu cầu này sẽ tăng trong thời gian tới. Để phục vụ tốt yêu cầu của độc giả cũng như thúc đẩy và hỗ trợ tích cực cho hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cơ quan, các cán bộ có liên quan cần có cải biến mạnh mẽ và tích cực hơn nữa. Một số biện pháp cụ thể đối với từng đối tượng được chúng tôi đề xuất tại chương 3.
CHƢƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI KHO LƢU TRỮ TỈNH ỦY VÀ TRUNG TÂM LƢU TRỮ TỈNH BẮC GIANG PHỤC VỤ
NGHIÊN CỨU, BIÊN SOẠN LỊCH SỬ TỈNH HÀ BẮC (1963 – 1997)
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọng nhất và là mục tiêu cuối cùng của cơng tác lưu trữ, nó địi hỏi cán bộ lưu trữ phải nắm được thành phần nội dung tài liệu, biết phân tích tổng hợp và so sánh xử lý các nguồn thông tin để giải quyết những vấn đề khoa học nhằm sử dụng một cách có hiệu quả nhất của tài liệu lưu trữ. Do đó, muốn đẩy mạnh cơng tác này thì trước hết bản thân cán bộ lưu trữ phải ý thức sâu sắc được vai trị, nhiệm vụ của mình; từ đó mới có thể thay đổi những quan điểm, nhận thức chưa đúng đắn của lãnh đạo và cán bộ trong cơ quan về cơng tác lưu trữ nói chung và cơng tác tổ chức khai thác tài liệu nói riêng.
Như trên đã trình bày, tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang phục vụ công tác nghiên cứu, biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc còn tồn tại những hạn chế nhất định, bắt nguồn từ những nguyên nhân khách quan và chủ quan. Do vậy, để cải thiện tình hình này, ngồi nỗ lực từ phía Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang, các đối tượng khác như Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các đối tượng tham gia biên soạn cũng cần có những biện pháp tích cực nhằm giúp tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh phát huy giá trị to lớn trong việc phục vụ hoạt động nghiên cứu, biên soạn lịch sử của địa phương.