1. Giới thiệu khái quát sự ra đời của tỉnh Hà Bắc (1963 – 1997)
2.4. Những thuận lợi, khó khăn trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục
liệu lƣu trữ phục vụ nghiên cứu, biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc
Qua phỏng vấn những độc giả đã khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy, Trung tâm Lưu trữ tỉnh và những người đã khai thác, sử dụng tài liệu tại đây phục vụ nghiên cứu, biên soạn lịch sử tỉnh, chúng tôi nhận thấy họ gặp một số thuận lợi và khó khăn nhất định. Cụ thể như sau:
2.4.1. Thuận lợi:
- Các phông lưu trữ thời kỳ Hà Bắc tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang đã cung cấp cho những người nghiên cứu, biên soạn lịch sử một khối lượng tài liệu với thành phần, nội dung đa dạng, phản ánh mọi mặt hoạt động của tỉnh Hà Bắc (1963 – 1997). Khối tài liệu này giúp các nhà nghiên cứu, biên soạn lịch sử tái hiện chính xác và đầy đủ q trình
hoạt động của tỉnh Hà Bắc. Các số liệu thống kê chi tiết qua các văn bản là những thơng tin sinh động, có tính thuyết phục cao trong mỗi cuốn lịch sử.
- Trong các phông lưu trữ thời kỳ Hà Bắc được bảo quản tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang có nhiều tài liệu quý hiếm, đánh dấu những mốc sự kiện quan trọng về cuộc kháng chiến chống Mỹ và những tài liệu ghi lại những dấu ấn về phát triển kinh tế - xã hội tỉnh Hà Bắc (1963 – 1997)... Bên cạnh đó, tại đây cịn lưu giữ những tài liệu có bút tích của các vị lãnh đạo tỉnh trong các phông lưu trữ Hà Bắc. Đây là những thông tin hết sức quý giá đối với một cơng trình nghiên cứu lịch sử bởi nó giúp tái hiện một cách chân thực nhất lịch sử của một tỉnh trong một giai đoạn nhất định.
- Tài liệu trong các phông lưu trữ thời kỳ Hà Bắc đã được lập thành hồ sơ, khơng có tài liệu nào trong tình trạng rời lẻ. Với ưu điểm này, các nhà biên soạn lịch sử sẽ thuận lợi, dễ dàng hơn trong việc tiếp cận với những tài liệu phản ánh về vấn đề cần nghiên cứu.
- Cũng như những loại tài liệu khác hiện đang bảo quản tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh, tất cả tài liệu trong các phông lưu trữ thời kỳ Hà Bắc đều được bảo quản trọng điều kiện tốt nhất. Chính vì vậy, các tài liệu này có thể kéo dài tuổi thọ nhằm phục vụ lâu dài cho các hoạt động nghiên cứu lịch sử.
- Hiện tại, tất cả các phông lưu trữ Hà Bắc đều được trang bị công cụ tra cứu thiết yếu nhất là mục lục hồ sơ. Ngoài ra, sách hướng dẫn các phông lưu trữ đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh cũng là một công cụ quan trọng cho việc tra tìm tài liệu phục vụ nghiên cứu, biên soạn lịch sử.
- Một thuận lợi nữa trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm lưu trữ tỉnh Bắc Giang là quy định về thủ tục giấy tờ để được vào đây khai thác rất đơn giản. Do vậy, các nhà nghiên
cứu có thể nhanh chóng được xét duyệt để bắt đầu nghiên cứu tài liệu tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy, Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
Như vậy, với những thuận lợi nêu trên, những người tham gia nghiên cứu, biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc được tạo điều kiện tốt nhất để hồn thành cơng trình nghiên cứu lịch sử của mình.
2.4.2. Khó khăn:
Bên cạnh những thuận lợi nêu trên, trong quá trình khai thác tài liệu tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh, những người biên soạn lịch sử đã gặp một số khó khăn sau:
- Phần lớn tài liệu hiện có trong các phơng lưu trữ Hà Bắc đều đã có thời gian hình thành từ cách đây khá lâu nên một số đã bị xuống cấp. Một số tài liệu rách, thủng, nấm mốc, chữ mờ khó đọc. Bên cạnh đó, nhiều tài liệu được đánh bằng máy chữ khơng có dấu nên các nhà nghiên cứu gặp nhiều khó khăn trong việc tiếp cận thơng tin chính xác. Một số tài liệu thiếu các yếu tố thông tin quan trọng như chữ ký, con dấu, tác giả ban hành văn bản...nên các nhà nghiên cứu lịch sử phải mất nhiều thời gian và cơng sức trong việc xác định tính chân thực của sử liệu.
- Chất lượng hồ sơ chưa tốt cũng là một khó khăn đối với các nhà nghiên cứu lịch sử hiện nay. Các hồ sơ chưa được lập theo đặc trưng vấn đề mà vẫn lập theo tập công văn lưu hoặc tập tài liệu bảo quản lâu dài khiến cho các nhà nghiên cứu khó khăn trong việc nắm bắt nội dung thông tin trong những hồ sơ này là già để có kế hoạch sử dụng thích hợp và hiệu quả. Tiêu đề một số hồ sơ chưa chuẩn xác gây ra sự khó hiểu cho người sử dụng, khiến việc tiếp cận nội dung thông tin trong hồ sơ đó có thể bị bỏ sót.
- Công cụ tra cứu chủ yếu đối với phông lưu trữ Hà Bắc là mục lục hồ sơ. Mục lục hồ sơ của các phơng lưu trữ Hà Bắc chưa có phần chú thích rõ ràng hồ sơ nào được khai thác, sử dụng rộng rãi, hồ sơ nào được hạn chế sử
dụng khiến cho các nhà nghiên cứu mất nhiều thời gian tra cứu tài liệu mà có thể không được đáp ứng.
- Với chế độ thu phí và mức phí như hiện nay, các nhà nghiên cứu, biên soạn lịch sử phải chi một khoản kinh phí khơng nhỏ để tiếp cận tài liệu lưu trữ phục vụ cho nội dung nghiên cứu. Do đặc thù của công tác nghiên cứu lịch sử, mỗi cuốn lịch sử không thể chỉ biên soạn bằng một vài tài liệu đơn lẻ mà phải nghiên cứu nhiều hồ sơ. Trong khi đó, mức phí được quy định tại Thơng tư số 30/2004/TT-BTC khá cao. Vì vậy, đây là một khó khăn của các nhà nghiên cứu, biên soạn lịch sử tỉnh khi khơng được áp dụng một mức phí ưu đãi.
Bên cạnh đó, có rất nhiều tài liệu ảnh về tỉnh Hà Bắc (1963 – 1997), đặc biệt là những tấm ảnh gốc quý giá của quân và dân Hà Bắc vừa xây dựng chủ nghĩa xã hội vừa chiến đấu góp phần đánh thắng cuộc chiến tranh phá hoại miền Bắc của đế quốc Mỹ bị hư hại, xuống cấp, hoen ố, hạn chế khai thác...Tình trạng này địi hỏi các cơ quan lưu trữ phải tìm ra những biện pháp hữu hiệu nhất để phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ nghiên cứu, biên soạn lịch sử đạt hiệu quả.
Trên đây là một số thuận lợi và khó khăn trong q trình khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang phục vụ hoạt động nghiên cứu, biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc. Điều này có ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng và tiến độ thực hiện nghiên cứu, biên soạn lịch sử của mỗi cơng trình nghiên cứu. Do đó, cần tăng cường hơn nữa sự thuận tiện và giảm bớt khó khăn, phiền hà là nguyện vọng của những nhà nghiên cứu đã khai thác tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
2.5. Nhận xét về tình hình khai thác, sử dụng tài liệu Kho Lƣu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lƣu trữ tỉnh phục vụ nghiên cứu, biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc (1963 – 1997)
Tài liệu được chỉnh lý khoa học, công cụ tra cứu tương đối đầy đủ và sự nhiệt tình của cán bộ phịng đọc là những điều kiện cần để Kho Lưu trữ
Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh trở thành cầu nối giữa người có nhu cầu khai thác, sử dụng với tài liệu lưu trữ. Riêng đối với công tác nghiên cứu, biên soạn lịch sử tỉnh, cho đến nay, Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang đã cung cấp nhiều tài liệu quý giá để phục vụ việc nghiên cứu, biên soạn nhiều cuốn lịch sử theo các vấn đề hoặc lịch sử một số sở, ngành tỉnh Hà Bắc...Mặc dù vậy, hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại đây phục vụ nghiên cứu, biên soạn lịch sử vẫn bộc bộc lộ những hạn chế nhất định. Kết quả của hoạt động này được chúng tôi đánh giá trên cơ sở thông tin thu thập được từ nhiều nguồn khác nhau như qua sổ sách thống kê tại phòng đọc, qua quan sát thực tế, qua phỏng vấn cán bộ Kho Lưu trữ Tỉnh ủy, Trung tâm Lưu trữ tỉnh cũng như ý kiến tham khảo của một số độc giả đã từng khai thác, sử dụng tài liệu tại đây. Tổng hợp ý kiến đánh giá đó, trong thời gian qua, hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh phục vụ nghiên cứu, biên soạn lịch sử có những ưu điểm, hạn chế sau:
2.5.1. Ưu điểm
Với nguồn tài liệu dồi dào trong các phông lưu trữ Hà Bắc, cho đến nay, Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh đã đạt được những kết quả nhất định trong hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu, biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc. Kết quả hoạt động này thể hiện trên một số vấn đề sau:
a. Tài liệu lưu trữ đã được tổ chức tương đối khoa học phục vụ cho các nhu cầu nghiên cứu, biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc
Có thể khẳng định rằng, hiệu quả của hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng đạt được đến mức độ nào phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của nguồn tài liệu lưu trữ. Do vậy, tổ chức khoa học tài liệu có ý nghĩa quan trọng, là tiền đề của hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng. Nếu tài liệu không được lập hồ sơ hồn chỉnh và khơng có địa chỉ tra cứu rõ ràng, người có nhu cầu khai
thác sử dụng sẽ rất khó khăn khi tra tìm và tiếp cận với thông tin trong tài liệu. Trong thời gian qua, Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh đã cung cấp cho những người nghiên cứu, biên soạn lịch sử Hà Bắc những tài liệu lưu trữ được lập thành hồ sơ tương đối hồn chỉnh, có địa chỉ tra cứu rõ ràng. Đây là điều kiện thuận lợi giúp các nhà nghiên cứu, biên soạn lịch sử tiếp cận với các thông tin tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng và hiệu quả.
b. Các hình thức khai thác, sử dụng hiện nay đã đem lại hiệu quả tốt cho việc nghiên cứu, biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc
Hiện nay, với hình thức sử dụng tài liệu tại phòng đọc và cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ, độc giả có thể tiếp cận nguồn tài liệu quý giá phản ánh về lịch sử tỉnh Hà Bắc một cách dễ dàng và thuận tiện hơn. Hiệu quả cụ thể từ mỗi hình thức như sau:
*Hình thức phịng đọc: Thủ tục về mặt giấy tờ không quá phức tạp nên những người nghiên cứu lịch sử Hà Bắc có thể dễ dàng được cho phép vào phòng đọc được trang bị những thiết bị cơ bản nhất. Với số lượng từ 7 – 10 hồ sơ cho mỗi lần đọc, độc giả có thể tiếp cận nhiều thơng tin tài liệu từ nhiều văn bản khác nhau trong hồ sơ. Ngồi ra, những người nghiên cứu cịn có thể được hướng dẫn sử dụng những tài liệu trong các phông lưu trữ khác nhau nhằm tìm được những thơng tin cần thiết.
* Hình thức sao chụp tài liệu: Nhìn chung, các bản sao tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang có hình thức tương đối rõ ràng, được đóng dấu sao đầy đủ. Các nhà nghiên cứu lịch sử có thể sao chụp với số lượng hồ sơ không hạn chế mà chỉ hạn chế sao chụp toàn bộ một hồ sơ. Với những bản sao rõ nét, các nhà nghiên cứu, biên soạn lịch sử có thể sử dụng để minh họa cho cơng trình nghiên cứu lịch sử của mình; đồng thời, với việc sao chụp tài liệu, các nhà nghiên cứu, biên soạn lịch sử có thể chủ động hơn trong việc nghiên cứu nội dung của tài liệu đó.
2.5.2. Hạn chế
Như vậy, những kết quả đạt được của Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh trong việc phục vụ nghiên cứu, biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc còn tồn tại một số hạn chế nhất định. Cụ thể như sau:
a. Số lượt độc giả và số lượng tài liệu trong các phông lưu trữ Hà Bắc được khai thác, sử dụng chưa tương xứng với tiềm năng
- Về số lượt độc giả: Con số 95 lượt độc giả là cán bộ đến nghiên cứu tài liệu trong các phông lưu trữ Hà Bắc tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh trong những năm qua quả thực là một con số khiêm tốn. Như vậy, trung bình mỗi năm có khoảng vài lượt độc giả đến khai thác tài liệu phục vụ nghiên cứu, biên soạn lịch sử. Trong khi đó, trang thiết bị, số lượng cán bộ tại phịng đọc của Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh cho phép mỗi ngày phục vụ khoảng 10 – 15 lượt độc giả.
- Về số lượng hồ sơ được khai thác, sử dụng: Như đã trình bày ở trên, số lượng hồ sơ đã đưa ra khai thác, sử dụng chỉ chiếm khoảng 5 - 10% tổng số hồ sơ hiện được bảo quản tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Điều đó có nghĩa là số lượng hồ sơ được đưa ra phục vụ cho việc nghiên cứu, biên soạn lịch sử tỉnh q ít, khơng thể nhiều hơn con số này. Như vậy, chắc chắn có rất nhiều tài liệu trong các phông lưu trữ Hà Bắc mặc dù đã được bảo quản tốt trong suốt thời gian qua và trong thời gian tới có nhiều khả năng không được đưa ra sử dụng. Đây là một sự lãng phí lớn trên nhiều phương diện, đó là lãng phí một nguồn thơng tin q khứ, lãng phí kho tàng, lãng phí chi phí cho việc bảo quản tài liệu đó.
b. Thời gian phục vụ cịn chậm và kéo dài
Nhìn chung, thủ tục về mặt giấy tờ để được cho phép vào nghiên cứu tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang khá đơn giản song thủ tục để độc giả đọc và sao chụp tài liệu thực sự quá phức tạp, rườm rà, gây mất nhiều thời gian và công sức của độc giả. Trung bình, để được
duyệt và nhận được 10 hồ sơ, độc giả phải chờ nửa buổi, thậm chí đến một ngày. Đây thực sự là khoảng thời gian quá dài cho vuệc thực hiện một cơng trình nghiên cứu lịch sử. Chính điều này khiến độc giả mất nhiều thời gian chờ đợi, cơng trình nghiên cứu thực hiện bị chậm tiến độ. Và hơn thế, độc giả sẽ có ấn tượng khơng tốt về tác phong phục vụ của cơ quan lưu trữ tỉnh.
c. Chưa đa dạng hóa các hình thức khai thác sử dụng phục vụ nghiên cứu, biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc
Như trên đã trình bày, hình thức sử dụng tài liệu chủ yếu hiện nay tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh là hình thức nghiên cứu tài liệu tại phịng đọc và hình thức sao chụp tài liệu. Trong khi đó, một số hình thức thể hiện tính chủ động cao vẫn chưa được triển khai áp dụng như hình thức thơng báo, giới thiệu; hình thức cung cấp tài liệu lưu trữ theo hợp đồng; hình thức cung cấp thơng tin tài liệu lưu trữ qua mạng; và hình thức tư vấn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Chính điều này đã khiến cho việc tiếp cận thơng tin lưu trữ phục vụ công tác nghiên cứu, biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc chưa đạt được hiệu quả tốt nhất. Bên cạnh đó, cơng tác thơng báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ trong các phông lưu trữ Hà Bắc vẫn chưa được thực hiện thường xuyên và hiệu quả. Hiện nay, trên các phương tiện thông tin đại chúng của tỉnh như: Cổng thông tin điện tử của UBND tỉnh Bắc Giang, báo điện tử