1. Giới thiệu khái quát sự ra đời của tỉnh Hà Bắc (1963 – 1997)
1.4. Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu và tổ chức khoa học các phông lưu
1.4.1. Về thu thập, bổ sung
Thu thập, bổ sung là một nhiệm vụ thường xuyên của các lưu trữ. Công tác này được thực hiện nhằm tối ưu hóa thành phần tài liệu các phơng lưu trữ thời kỳ Hà Bắc, giúp phơng lưu trữ tỉnh được hồn chỉnh và đầy đủ. Nghiệp vụ này bao gồm việc “xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần phông lưu trữ
tỉnh, lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định”.
Phòng Lưu trữ tỉnh ủy Bắc Giang có chức năng giúp Chánh Văn phịng tỉnh ủy tham mưu cho tỉnh ủy chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ; trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ tỉnh ủy; chỉ đạo, hướng dẫn khoa học nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp tỉnh và các huyện, thị thuộc tỉnh. Do vậy, phòng Lưu trữ tỉnh ủy có thẩm quyền thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp tỉnh; tài liệu của các đồng chí lãnh đạo chủ chốt và các đảng viên tiêu biểu của tỉnh, trong đó tài liệu thời kỳ Hà Bắc chiếm một số lượng lớn, hiện đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy. Cũng theo quy định, toàn bộ tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của các đảng đoàn, ban cán sự Đảng đều phải tập trung đầy đủ, tổ chức chỉnh lý và nộp lưu vào Kho Lưu trữ Tỉnh ủy (Công văn số 1200-CV-VPTW ngày 05/02/2002).
Trung tâm Lưu trữ tỉnh là cơ quan được giao nhiệm vụ thu thập tài liệu từ các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND tỉnh Bắc Giang, trong đó có tài liệu thời kỳ Hà Bắc giai đoạn (1963 – 1997), bao gồm các cơ quan đang hoạt động và các cơ quan đã ngừng hoạt động do chia tách, sáp nhập. Đồng thời, các cơ quan cũng có nhiệm vụ giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh để quản lý tập trung, thống nhất, phục vụ hiệu quả cho các nhu cầu của đời sống xã hội.
Như đã nói ở trên, Hà Bắc là phơng đóng, nên hiện nay tài liệu khơng được thu thập mà chỉ sưu tầm, tìm kiếm để bổ sung vào phơng cho hoàn thiện.