1. Giới thiệu khái quát sự ra đời của tỉnh Hà Bắc (1963 – 1997)
2.1. Nhu cầu khai thác, sử dụng và khả năng cung cấp tài liệu của các phông lưu
các phông lƣu trữ Hà Bắc phục vụ nghiên cứu, biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc (1963 – 1997)
Khảo sát về nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, địa phương trong việc biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc bao gồm việc thống kê nhu cầu khai thác tài liệu, loại tài liệu cần khai thác, thời điểm khai thác và các mục đích cụ thể khi khai thác tài liệu. Kết quả khảo sát từ một số cán bộ lưu trữ cùng với việc phân tích trên nhiều khía cạnh, góc độ khác nhau đã giúp chúng tôi đánh giá tương đối khách quan về nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu trong phông lưu trữ của các cơ quan, đơn vị thời kỳ Hà Bắc đối với việc biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc (1963 – 1997).
Trước hết, về số lượng độc giả có nhu cầu khai thác, sử dụng: khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là nhu cầu tất yếu của tất cả những độc giả đã, đang và sẽ nghiên cứu, biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc (1963 – 1997). Như trên đã trình bày, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thơng tin q khứ có độ tin cậy cao, vì thế đây là nguồn sử liệu quan trọng trong hoạt động nghiên cứu, biên
soạn lịch sử. Những độc giả đã và đang nghiên cứu, biên soạn lịch sử rất cần những tài liệu lưu trữ để tái hiện những mốc sự kiện quan trọng có ý nghĩa lớn đối với tỉnh Bắc Giang nói riêng và đối với đất nước. Với việc nghiên cứu, biên soạn lịch sử, độc giả cần biết những thông tin về nguồn tài liệu liên quan đến lịch sử hình thành và phát triển tỉnh Hà Bắc tại các lưu trữ nhằm có kế hoạch sử dụng hợp lý trong tương lai. UBND tỉnh Hà Bắc là cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương nên những hoạt động của các cơ quan trực thuộc UBND tỉnh, UBND các huyện đều có ảnh hưởng sâu sắc đến tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của tỉnh Hà Bắc (1963 – 1997) và của đất nước. Chính vì vậy, việc biên soạn một cuốn lịch sử bài bản, công phu để phát hành rộng rãi là điều cần thiết. Tuy nhiên, hiện nay, chưa có cuốn lịch sử nào được biên soạn về tỉnh Hà Bắc (1963 – 1997), mà chỉ có cuốn lịch sử đảng bộ tỉnh Bắc Giang. Trong đó, lịch sử về tỉnh Hà Bắc chỉ được nhắc đến như một phần trong tiến trình lịch sử này. Về lịch sử ngành ở địa phương mới chỉ có: Lịch sử thể dục thể thao Bắc Giang (1945 – 2005); Lịch sử phong trào phụ nữ tỉnh Bắc Giang (1927 – 2010) cũng đã khai thác rất nhiều mốc sự kiện từ tài liệu lưu trữ thời kỳ Hà Bắc (1963 -1997). Do đó, xét một cách toàn diện, trong hiện tại và tương lai sẽ có rất nhiều độc giả có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc nghiên cứu, biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc, lịch sử ngành, biên soạn lịch sử theo các chuyên đề….
Thứ hai, về loại tài liệu cần khai thác: với vai trò, ý nghĩa mà tài liệu
lưu trữ mang lại đối với một cơng trình nghiên cứu lịch sử, hiện nay, các nhà biên soạn lịch sử đã có ý thức hơn trong việc tìm và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho cơng trình nghiên cứu của mình. Trong q trình nghiên cứu lịch sử tỉnh Hà Bắc (1963 -1997), các nhà nghiên cứu đều có nhu cầu khai thác và sử dụng các tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang. Bởi lẽ, tài liệu lưu trữ thời kỳ Hà Bắc (1963 – 1997) là tài liệu thuộc Phông đã ngừng hoạt động, đã được thu thập và bổ sung tương đối
đầy đủ, trong đó có nhiều khối tài liệu phản ánh những sự kiện rất quan trọng nên bắt buộc họ phải tiếp cận tài liệu này tại nơi bảo quản chúng (Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang). Ngoài ra, đối với tỉnh Bắc Giang và Bắc Ninh được thành lập trên cơ sở tách từ tỉnh Hà Bắc, nên biên soạn lịch sử phải tiếp cận tài liệu từ phông lưu trữ của tỉnh tiền thân, mà những tài liệu này đều được giao nộp vào Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh ngay sau khi tách tỉnh năm 1996.
Thứ ba, về thời điểm cần khai thác, sử dụng: Thông thường, thời điểm
biên soạn các cuốn lịch sử về thời kỳ Hà Bắc thường là vào dịp kỷ niệm ngày thành lập tỉnh, kỷ niệm ngày thành lập ngành hoặc là theo một vấn đề nào đó.
Ví dụ: Nhân dịp kỷ niệm 30 năm ngày thành lập Sở Tư pháp Bắc Giang
(08/3/1983 – 08/3/2013) và đón nhận huân chương lao động hạng nhì, Ban Biên tập kỷ yếu lịch sử của Sở đã phối hợp với Phòng Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh khai thác sử dụng tài liệu Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang để biên soạn cuốn “Kỷ yếu 30 năm thành
lập Sở Tư pháp Bắc Giang”.
Thứ tư, về mục đích khai thác, sử dụng: Trong quá trình biên soạn lịch
sử tỉnh, ngành ở địa phương, những người tham gia biên soạn có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó có tài liệu lưu trữ, nhằm mục đích mơ tả, tái hiện chính xác những sự kiện xảy ra trong suốt quá trình hoạt động của tỉnh Hà Bắc. Bên cạnh đó, đối với những sự kiện lịch sử chưa rõ ràng, thống nhất, các nhà biên soạn cần sử dụng tài liệu lưu trữ để đối chứng, xác minh, kiểm chứng tính chính xác của sự kiện đó với những nguồn thơng tin từ các tài liệu khác. Như vậy, với tài liệu lưu trữ, các nhà biên soạn lịch sử có thể tái hiện q trình hoạt động của tỉnh Hà Bắc, lịch sử theo ngành, lĩnh vực ở địa phương, đánh giá những đóng góp, những kinh nghiệm trong quá trình hoạt động để từ đó lịch sử có một cái nhìn tồn diện hơn.
Ví dụ: Nhằm giáo dục truyền thống cách mạng, truyền thống yêu quê
hương đất nước, lịng tự hào, tự tơn dân tộc cho các thế hệ cán bộ và nhân dân trong tỉnh, năm 2002, Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh Bắc Giang đã phối hợp với Nhà Xuất bản Chính trị Quốc gia xuất bản cuốn sách “Lịch sử Đảng bộ
tỉnh Bắc Giang, tập 1 (1926 – 1975)” để trình bày một cách đầy đủ hơn, tồn
diện hơn, sâu sắc hơn lịch sử Đảng bộ tỉnh Bắc Giang qua nửa thế kỷ xây dựng và trưởng thành.
2.2. Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu trong các phơng lƣu trữ phục vụ biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc (1963 – 1997)
Trong thời gian qua, Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm lưu trữ tỉnh là nơi cung cấp tài liệu lưu trữ chủ yếu cho hoạt động nghiên cứu, biên soạn nhiều cuốn lịch sử liên quan đến nhiều lĩnh vực qua các thời ký khác nhau về tỉnh Bắc Giang, trong đó có Hà Bắc…Tình hình khai thác, sử dụng các phông lưu trữ thời kỳ Hà Bắc được thể hiện qua đối tượng khai thác, sử dụng; số lượng độc giả khai thác, sử dụng; các loại tài liệu đã được khai thác, sử dụng và quy mô của những cuốn lịch sử liên quan về thời kỳ Hà Bắc đã được biên soạn.
2.2.1. Đối tượng khai thác và sử dụng tài liệu
Qua tìm hiểu thực tế, chúng tơi thấy trong bản biên soạn lịch sử tỉnh gồm các tiểu ban sau: Ban chủ nhiệm, Ban Thư ký, Ban biên soạn, Ban biên tập và Hội đồng khoa học thẩm định. Cơ cấu nhân sự trong mỗi tiểu ban có thể là lãnh đạo, chuyên viên hoặc nhà nghiên cứu lịch sử, tùy theo nhiệm vụ của mỗi tiểu ban. Cụ thể như sau:
- Ban chủ nhiệm chịu trách nhiệm chỉ đạo biên soạn. Thành phần ban này gồm có các cán bộ là lãnh đạo của tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, lãnh đạo một số Sở, ngành, Ban Tuyên giáo.
- Ban thư ký chịu trách nhiệm tập hợp các bài viết của các thành viên trong ban biên soạn.
- Ban biên soạn chịu trách nhiệm sưu tầm tư liệu và biên soạn nội dung theo đề cương đã được Ban chủ nhiệm thơng qua. Ban biên tập có vai trị đặc biệt quan trọng đối với chất lượng của một cơng trình nghiên cứu lịch sử cấp tỉnh. Ban này gồm có các cán bộ là chuyên viên cơ quan có nhu cầu biên soạn lịch sử (có thể đang làm việc hoặc đã nghỉ hưu) và một số nhà nghiên cứu lịch sử. Đây là nhóm đối tượng có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ cho hoạt động nghiên cứu, biên soạn lịch sử tỉnh.
- Ban biên tập có trách nhiệm chỉnh sửa về mặt hình thức và nội dung cho đến lần cuối cùng trước khi xuất bản. Ban này bao gồm một số cán bộ trong ban biên soạn.
- Hội đồng khoa học thẩm định gồm các cán bộ của một số cơ quan có liên quan và một số nhà sử học có uy tín. Các cán bộ trong Hội đồng có nhiệm vụ kiểm định về tính chính xác trong nội dung của cuốn lịch sử đã được biên soạn hoàn chỉnh.
Với quy định về nhiệm vụ của mỗi tiểu ban như trên, cán bộ trong tiểu ban biên soạn với tư cách là những người trực tiếp tham gia biên soạn cuốn lịch sử tỉnh/ địa phương là những người cần tiếp cận thơng tin từ nhiều nguồn khác nhau trong đó có tài liệu lưu trữ. Như trên đã trình bày, trong tiểu ban biên soạn bao gồm các cán bộ của cơ quan và những nhà nghiên cứu lịch sử. Với những đối tượng này có thể tạm chia thành 02 loại: một là, nhóm những người nghiên cứu lịch sử chuyên nghiệp và hai là, nhóm những người nghiên cứu lịch sử nghiệp dư. Sở dĩ, phân chia đối tượng trong tiểu ban biên soạn thành 2 loại như trên bởi vì xét dưới góc độ tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, mỗi nhóm đối tượng lại có đặc điểm riêng biệt.
Nhóm những người nghiên cứu lịch sử chuyên nghiệp là những người đang trực tiếp làm việc trong lĩnh vực nghiên cứu lịch sử. Đối tượng này do đã được trang bị những kỹ năng về khai thác các nguồn sử liệu nên họ có thể dễ dàng định hình và xác định những tài liệu cần tìm hiện nằm ở lưu trữ cũng
như cách tiếp cận chúng ra sao. Và do đó, việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong việc biên soạn lịch sử tỉnh cũng được họ chú trọng nhiều hơn.
Nhóm những người biên soạn lịch sử nghiệp dư là các cán bộ hiện là chuyên viên đang công tác ở một số cơ quan, sở ngành, trường học trong tỉnh, thường là những người có thâm niên cơng tác, có nhu cầu nghiên cứu khoa học, làm sáng kiến đề tài, biên soạn lịch sử địa phương để dạy học sử trong các trường trên địa bàn tỉnh... Nhóm đối tượng này do chưa được trang bị những kiến thức cần thiết về lưu trữ và tài liệu lưu trữ nên việc sử dụng tài liệu lưu trữ như một nguồn tư liệu chủ đạo trong việc biên soạn lịch sử tỉnh có phần bị hạn chế. Ngồi ra, khi có nhu cầu khai thác tài liệu trong lưu trữ lịch sử chắc chắn họ sẽ gặp những khó khăn, lúng túng với các thủ tục tiếp cận tài liệu và tra cứu địa chỉ của từng hồ sơ với các công cụ tra cứu tại đây.
Có thể thấy rằng, đối tượng tham gia trong tiểu ban biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc và các chuyên đề riêng về lịch sử thời kỳ Hà Bắc chỉ bao gồm các cán bộ chuyên viên của một số sở, ban, ngành và một số nhà sử học mà khơng có sự tham gia của những cán bộ làm cơng tác lưu trữ. Điều này có thể được lý giải từ hai góc độc. Một là, có thể những cán bộ làm cơng tác lưu trữ tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm lưu trữ tỉnh chưa đáp ứng được yêu cầu của việc nghiên cứu, biên soạn lịch sử. Bởi, cán bộ trong tiểu ban biên soạn lịch sử tỉnh cần phải có kỹ năng thu thập thư liệu, xử lý các nguồn tư liệu và quan trọng hơn là phải biết trình bày kết quả nghiên cứu một cách khoa học. Thực tế cho thấy, hiện nay cán bộ lưu trữ chưa đáp ứng được yêu cầu này. Hai là, khi thành lập ban biên soạn lịch sử, cơ quan chưa chú ý bố trí cán bộ lưu trữ cùng tham gia biên soạn. Điều này có thể do nhận thức xã hội về công tác lưu trữ và cán bộ làm công tác lưu trữ chưa được quan tâm, chú ý đúng mức. Đây có lẽ là một điểm chưa hợp lý trong việc bố trí nhân sự tham gia biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc và các chuyên đề lịch sử về thời kỳ Hà Bắc, bởi lẽ, cán bộ lưu trữ là người nắm rõ hơn ai hết về thành phần, nội dung, đặc điểm những tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan thời
kỳ Hà Bắc cũng như địa chỉ của chúng trong kho lưu trữ. Nếu được tham gia trong ban biên soạn, họ có thể đảm nhận tốt nhất cơng tác thu thập tư liệu, chất liệu chính tạo nên một cơng trình nghiên cứu lịch sử.
Trong thời gian qua, Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh đã phục vụ khai thác, sử dụng cho cả hai đối tượng trên nhằm phục vụ biên soạn lịch sử tỉnh và các chuyên đề lịch sử chuyên sâu về ngành, lĩnh vực...Tuy nhiên, cách thức phục vụ đối với hai đối tượng này khơng có sự khác biệt nhiều. Do vậy, nhận biết và phân loại chính xác các đối tượng có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ giúp Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm lưu trữ tỉnh Bắc Giang có kế hoạch phục vụ thích hợp và hiệu quả.
2.2.2. Số lượng độc giả khai thác, sử dụng
Số lượng độc giả là một tiêu chí để đánh giá về tình hình khai thác, sử dụng tại một lưu trữ cụ thể. Số lượng độc giả khai thác, sử dụng tài liệu trong các phông lưu trữ thời kỳ Hà Bắc giai đoạn 1963 – 1997 tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm lưu trữ tỉnh Bắc Giang phục vụ nghiên cứu, biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc và các chuyên đề lịch sử chuyên sâu về thời kỳ Hà Bắc chỉ có thể được thống kê qua hệ thống sổ sách lưu tại đây. Một số khó khăn đối với chúng tơi khi khảo sát về vấn đề này, đó là sổ sách theo dõi khơng được ghi chép chi tiết, rõ ràng và đầy đủ nên kết quả thống kê chỉ mang tính chất tương đối. Tuy nhiên, kết quả thống kê về số lượng độc giả khai thác tài liệu trong các phông lưu trữ thời kỳ Hà Bắc giúp chúng tơi có những nhận xét, đánh giá tương đối khách quan về nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu đối với các phông lưu trữ thời kỳ Hà Bắc tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm lưu trữ tỉnh Bắc Giang trong thời gian qua và dự đoán nhu cầu của đối tượng này trong thời gian tới.
Qua tổng hợp từ Sổ đăng ký phiếu yêu cầu do Phòng đọc cung cấp, chúng tôi thống kê được số lượng độc giả khai thác tài liệu trong các phông lưu trữ Hà Bắc, cụ thể như sau:
Năm Số lƣợng ngƣời khai thác tài liệu trong các phông lƣu trữ Hà Bắc
(Đơn vi: lƣợt ngƣời)
Kho Lưu trữ Tỉnh ủy Trung tâm Lưu trữ tỉnh
2008 5 6 2009 6 8 2010 9 10 2011 12 12 2012 14 13 Tổng số 46 49 95
Như vậy, chưa phân biệt mục đích khai thác, sử dụng của các đối tượng trên, trong khoảng thời gian từ năm 2008 đến năm 2012, trong 5 năm có tổng số 95 lượt người đến khai thác tài liệu phông lưu trữ Hà Bắc tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Trung bình, mỗi năm có 19 lượt độc giả đến khai thác tài liệu tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Con số thống kê này cho thấy, với số lượng tài liệu nhiều, nội dung phong phú, đa dạng, đội ngũ cán bộ đông đảo, cơ sở vật chất tương đối đầy đủ như hiện nay