1. Giới thiệu khái quát sự ra đời của tỉnh Hà Bắc (1963 – 1997)
2.3. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu trong các phông lưu trữ phục vụ
2.3.1. Nội dung các quy định của Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm lưu
lưu trữ tỉnh về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Yêu cầu đối với công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là phải giúp độc giả tiếp cận với tài liệu nhanh chóng, thuận lợi và hiệu quả mà vẫn đảm bảo mật đối với những thông tin quan trọng. Là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Nội vụ, công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh được thực hiện theo những quy định chung của nhà nước và những hướng dẫn, quy định cụ thể của ngành. Đó là Luật Lưu trữ năm 2011, Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính về việc thu phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ...Bên cạnh những quy định trên, Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm lưu trữ tỉnh đã xây dựng và ban hành thêm Nội quy phịng đọc để cơng tác phục vụ độc giả được thực hiện nề nếp, nghiêm túc và khoa học hơn. Tựu chung lại, các quy định của Nhà nước và của Kho Lưu trữ Tỉnh ủy, Trung tâm lưu trữ tỉnh có nội dung đề cập đến một số vấn đề chính sau đây:
a. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực hiện theo quy định của Nhà nước, Kho Lưu trữ Tỉnh ủy có hạn chế đối tượng khai thác tài liệu (do đặc thù đây chủ yếu là tài liệu hạn chế
khai thác tài liệu), Trung tâm lưu trữ tỉnh không hạn chế đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm. Thực tế cho thấy, cùng là đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ mục đích biên soạn lịch sử tỉnh, nhưng có thể phân chia thành 2 loại sau: đối tượng khai thác phục vụ mục đích cơng và đối tượng khai thác phục vụ mục đích cá nhân. Với mỗi đối tượng này lại có yêu cầu về thủ tục giấy tờ khác nhau khi có nhu cầu tiếp cận tài liệu lưu trữ.
* Đối tượng khai thác phục vụ mục đích cơng phải có “Văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi cơng tác”(Nội quy Phịng đọc).
* Đối tượng khai thác phục vụ mục đích cá nhân phải có “ Đơn xin khai thác sử dụng tài liệu và chứng minh thư nhân dân”.
Như vậy, từ quy định trên, hồn tồn có thể xác minh thủ tục giấy tờ đối với nhóm biên soạn có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy, Trung tâm lưu trữ tỉnh phục vụ mục đích nghiên cứu, biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc. Cụ thể, những người là thành viên ban biên soạn lịch sử tỉnh đồng thời là những cán bộ hiện đang công tác tại một số sở, ngành, khi đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải có giấy giới thiệu hoặc cơng văn đề nghị của cơ quan mà họ đang công tác. Những người là thành viên ban biên soạn lịch sử tỉnh nhưng không phải là cán bộ đang làm việc tại một số sở, ban, ngành, khi khai thác, sử dụng tài liệu phải có đơn xin sử dụng tài liệu và chứng minh thư nhân dân. Ngoài ra, biên soạn lịch sử là một hoạt động mang tính khoa học nên khi khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm lưu trữ tỉnh, bất kể đối tượng nào cũng phải có đề cương nghiên cứu chi tiết.
b. Loại tài liệu được phép và hạn chế khai thác, sử dụng
Theo quy định tại Luật Lưu trữ quốc gia 2011, “tài liệu lưu trữ tại Lưu
trữ lịch sử được sử dụng rộng tãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật”[25]. Do đó,
khơng phải tất cả mọi tài liệu lưu trữ đều được khai thác, sử dụng phục vụ cho bất kỳ mục đích gì. Song, khơng phải hạn chế khai thác sử dụng nghĩa là hạn chế tuyệt đối với mọi đối tượng.
Luật Lưu trữ cũng quy định rõ “việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc
Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước”[25]. Đối với hoạt động biên
soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc, do phạm vi phổ biến rộng của cuốn lịch sử nên những tài liệu được sử dụng cho mục đích này chắc chắn là những tài liệu đã được cho phép khai thác, sử dụng rộng rãi. Một lưu ý là, đối với tài liệu lưu trữ khối Đảng thuộc thời kỳ Hà Bắc được bảo quản tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy có một số tài liệu được quy định là mật, thế nhưng nội dung thông tin đến thời điểm hiện nay khơng cịn mật nữa nhưng chưa có hướng dẫn cụ thể về việc giải mật.
c. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Hiện tại, với những quy định của Nhà nước đang áp dụng thực hiện một số hình thức khai thác, sử dụng truyền thống như khai thác tài liệu tại phịng đọc; cơng bố tài liệu trên báo, tạp chí; triển lãm tài liệu lưu trữ; cấp phát chứng thực, bản sao và cung cấp thơng tin qua đường cơng văn. Đối với hình thức mới như cung cấp thơng tin tài liệu lưu trữ qua mạng hay tư vấn về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đều chưa được quy định tại bất cứ một văn bản nào, do vậy, những hình thức này chưa có cơ sở pháp lý để thực hiện.
d. Phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện theo Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ và Thông tư liên tịch số 92/2008/TTLT-BTC-BTP hướng dẫn mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực.
Ngồi các vấn đề trên, Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang còn quy định một số vấn đề khác liên quan đến công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:
- Trong quá trình sử dụng tài liệu, độc giả phải có trách nhiệm bảo vệ và bảo quản an tồn, khơng được dùng bất cứ hình thức nào làm hư hại đến tài liệu.
- Độc giả được đưa vào phòng đọc giấy, bút để ghi chép; các phương tiện như máy chụp ảnh, máy quay phim và một số loại khác phải được sự cho phép của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ; tư trang phải được kiểm tra ở nơi thường trực.
- Mỗi lần mượn, độc giả chỉ được nhận tài liệu từ 7-10 đơn vị bảo quản, trả xong độc giả mới được nhận tiếp.
- Độc giả phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về sự chính xác đối với những thơng tin sao trích từ tài liệu trong các cơng trình nghiên cứu và phải chú thích rõ nguồn gốc xuất xứ của tài liệu. Các ấn phẩm có sử dụng thơng tin tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ tỉnh khi công bố phải nộp cho trung tâm 01 bản.
Như vậy, mặc dù chưa thực sự đầy đủ song với những quy định trên, công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh có cơ sở để thực hiện nghiêm túc và chặt chẽ hơn.