1. Giới thiệu khái quát sự ra đời của tỉnh Hà Bắc (1963 – 1997)
3.1. Đối với cơ quan quản lý ngành
Với tư cách là cơ quan quản lý ngành, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần có sự theo dõi chặt chẽ và chỉ đạo kịp thời đối với hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ địa phương. Đối với mục đích nghiên cứu, biên soạn lịch sử, việc tiếp cận với tài liệu lưu trữ sẽ thuận lợi,
nhanh chóng và hiệu quả hơn nếu Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước sớm hoàn thiện một số vấn đề sau:
Ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn, chỉ đạo liên quan đến hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Mặc dù Nhà nước đã ban hành văn bản pháp lý cao nhất về công tác lưu trữ là Luật Lưu trữ, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia và một số văn bản hướng dẫn thực hiện công tác lưu trữ. Tuy nhiên, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần sớm nghiên cứu, xây dựng và ban hành những quy định và hướng dẫn cụ thể về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Đó là các quy định và hướng dẫn như sau:
+ Quy định về nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định tài liệu thuộc diện được sử dụng rộng rãi hoặc tài liệu hạn chế sử dụng; hướng dẫn xây dựng và xét duyệt danh mục tài liệu được sử dụng rộng rãi hoặc hạn chế sử dụng. Mức độ tiếp cận của tài liệu cần được ghi chú rõ ràng ngay trong mục lục hồ sơ. Hiện nay, do khơng chú thích rõ ràng mức độ tiếp cận của từng hồ sơ nên có nhiều trường hợp độc giả mất thời gian và công sức để viết phiếu u cầu nhưng sau đó lại khơng được đáp ứng do hồ sơ đó bị hạn chế sử dụng. Ngồi ra, do khơng chú thích rõ ràng về mức độ tiếp cận của hồ sơ nên khi xét duyệt, trưởng phòng khai thác, sử dụng phải rà soát từng hồ sơ trong phiếu yêu cầu một cách thủ công bằng cách đối chiếu với danh mục tài liệu hạn chế sử dụng. Điều này thực sự là một trở ngại đối với những người đến khai thác, sử dụng tài liệu để biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc nói riêng và nghiên cứu, biên soạn lịch sử nói chung khi phải đợi chờ xét duyệt quá lâu.
- Quy định về nguyên tắc, tiêu chuẩn và trình tự, thủ tục tiến hành giải mật tài liệu lưu trữ; lập và xét duyệt danh mục tài liệu thuộc diện mật và được giải mật;
- Quy định cụ thể về quy trình, thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu; thẩm quyền cho phép, thời hạn xét duyệt;
- Quy định, hướng dẫn cụ thể hơn đối với việc thực hiện những hình thức khai thác sử dụng mới. Hoạt động nghiên cứu, biên soạn lịch sử đòi hỏi việc thu thập và tiếp cận với các thông tin nhanh, nhiều và chính xác nhất. Do vậy, một số hình thức khai thác sử dụng hiện đại như cung cấp thông tin qua mạng, cung cấp thông tin tài liệu theo hợp đồng hoặc tư vấn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là những hình thức rất thiết thực đối với hoạt động nghiên cứu, biên soạn lịch sử nói chung và nghiên cứu, biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc nói riêng. Tuy nhiên, cho đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước chưa có quy định cụ thể về việc thực hiện các hình thức này nên các lưu trữ chưa có cơ sở pháp lý để thực hiện rộng rãi trên thực tế. Nhằm giúp những người nghiên cứu, biên soạn lịch sử có điều kiện tiếp cận nhanh chóng và thuận tiện với những thông tin quá khứ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần sớm ban hành văn bản quy định về việc thực hiện các hình thức mới này.
- Quy định về vấn đề sao, cấp chứng thực tài liệu lưu trữ: thẩm quyền, số lượng tài liệu được sao; hình thức chứng thực, lệ phí sao chụp…
- Quy định về nguyên tắc, quyền cơng bố tài liệu lưu trữ; hình thức, thủ tục cơng bố…
- Quy định về mẫu hóa sổ sách, giấy tờ phục vụ phục vụ, sử dụng tài liệu lưu trữ, gồm mẫu hóa đơn xin đọc tài liệu, phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu, phiếu xin sao chụp tài liệu, bản chứng thực lưu trữ, sổ đăng ký độc giả, sổ giao nhận tài liệu.
- Quy định và hướng dẫn cụ thể về việc quản lý tài liệu nghe nhìn nói chung, trong đó có tài liệu nghe nhìn được bảo quản tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang nói riêng. Qua một số khảo sát, chúng tơi thấy rằng những người nghiên cứu rất khó khăn, vất vả trong việc tìm hình ảnh minh họa cho cơng trình nghiên cứu lịch sử thời kỳ Hà Bắc. Điều này xuất phát từ việc quản lý loại hình tài liệu ảnh tại đây chưa thật sự nghiêm túc và chặt chẽ. Tài liệu ảnh, phim bảo quản trong điều kiện chưa tốt, nhiều ảnh
tư liệu phục vụ nghiên cứu, biên soạn lịch sử bị hoen ố, khó phục chế….gây ảnh hưởng đến công tác nghiên cứu, biên soạn lịch sử. Nếu khơng có những biện pháp xử lý sớm , xét về lâu dài sẽ khiến cho hoạt động nghiên cứu, biên soạn lịch sử gặp nhiều khó khăn vì khơng có tư liệu minh học thực tế.
- Quy định cụ thể hơn nữa về việc làm thẻ đọc cho độc giả. Hiện nay, độc giả mỗi lần có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang đều phải làm đơn, kê khai các thông tin cá nhân nhiều lần; công tác thống kê không được thực hiện đầy đủ, thường xuyên; không thực hiện được chế độ ưu tiên đối với những đối tượng đặc biệt… có một phần nguyên nhân là do hiện nay Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước chưa ban hành quy định và hướng dẫn cụ thể về việc làm thẻ đọc cho độc giả. Một số vấn đề như đối tượng nào phải làm thẻ đọc; thủ tục làm thẻ đọc; phạm vi và thời hạn sử dụng của thẻ đọc; mẫu thẻ đọc;…là những vấn đề chưa được quy định cụ thể. Do vậy, trong thời gian tới, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần sớm ban hành văn bản quy định chi tiết về những vấn đề trên nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả và những người khai thác, sử dụng tài liệu tại đây vì mục đích nghiên cứu khoa học.
Những văn bản quy định quản lý ngành nếu được ban hành đầy đủ sẽ có vai trị quan trọng là cơ sở cho việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ các cấp; tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu bảo quản tại các lưu trữ, nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Điều này có ý nghĩa vơ cùng quan trọng đối với những đối tượng có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho hoạt động nghiên cứu, biên soạn lịch sử.
3.2. Đối với Phòng Lƣu trữ Tỉnh ủy, Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang
Phòng Lưu trữ Tỉnh ủy, Chi Cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bắc Giang cũng đã có văn bản quy định về cơng tác văn thư, công tác lưu trữ của tỉnh. Tuy
nhiên, các văn bản này còn quy định chung chung mà chưa có văn bản nào quy định riêng, cụ thể về công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Do đó, việc xây dựng và từng bước hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, trong đó có khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu, biên soạn lịch sử là điều cần thiết góp phần thực hiện tốt việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
3.2.1. Cụ thể hóa những quy định của ngành về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ
- Thứ nhất, với tư cách là cơ quan quản lý về công tác văn thư – lưu trữ ở địa phương, Phòng Lưu trữ Tỉnh ủy, Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bắc Giang cần có quy định chặt chẽ và rõ ràng về việc chú thích nguồn cung cấp tài liệu lưu trữ trong các cơng trình nghiên cứu khoa học, trong đó có các cơng trình nghiên cứu, biên soạn lịch sử Hà Bắc (1963-1997). Ngoài ra, với quy định “các ấn phẩm có sử dụng thơng tin tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ
Tỉnh ủy và Trung tâm Lưu trữ tỉnh khi công bố phải nộp lại 1 bản”(Nội quy
Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ tỉnh), do vậy cần phải có chế tài rõ ràng về vấn đề này. Bởi trên thực tế, mặc dù đã cung cấp nhiều tài liệu cho các cơng trình nghiên cứu ở nhiều quy mơ khác nhau, song có rất ít cơng trình sau khi hồn thiện nộp một bản lại cho cơ quan lưu trữ như quy định. Điều này khiến cho những đóng góp của cơ quan lưu trữ trong việc nghiên cứu, biên soạn lịch sử chưa được ghi nhận một cách tương xứng. Không những vậy, đây còn là việc liên quan đến vấn đề bản quyền tác giả của các lưu trữ trong việc khai thác và sử dụng thông tin lưu trữ.
- Thứ hai, cần quy định thời hạn xét duyệt tối đa cho mỗi phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ. Do những người khai thác, sử dụng tài liệu để nghiên cứu, biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc đều bị hạn chế về thời gian nghiên cứu nên nếu thời gian xét duyệt phiếu yêu cầu quá lâu như hiện nay sẽ ảnh hưởng nhiều đến tiến độ thực hiện của cơng trình nghiên cứu.
3.2.2. Cải cách thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
Việc quy định thủ tục hành chính để giải quyết cơng việc nhằm đảm bảo tính thống nhất trong các cơ quan và đảm bảo công bằng cho mọi người đến khai thác, giải quyết công việc. Thực tế chung trong công tác lưu trữ hiện nay vấn đề này chưa được chú trọng. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy, Trung tâm Lưu trữ tỉnh đã được quy định cụ thể, tuy nhiên chưa có hình thức nào giới thiệu, phổ biến cho độc giả biết để chuẩn bị các thủ tục trước khi đến khai thác, sử dụng tài liệu tại đây. Theo khảo sát của chúng tôi, đến thời điểm này trên webside của Cổng thông tin điện tử tỉnh Bắc Giang và Sở Nội vụ đã đăng tải thủ tục giải quyết một số công việc nhưng chưa có thủ tục nào liên quan đến công tác lưu trữ cũng như khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Để thuận tiện hơn khi tiếp cận với tài liệu lưu trữ, độc giả cần biết thông tin về thủ tục, giấy tờ trước khi đến lưu trữ. Phòng Lưu trữ Tỉnh ủy, Chi Cục Văn thư Lưu trữ tỉnh có thể đăng tải thơng tin liên quan đến nội quy khai thác và sử dụng trên webside của Cổng thông tin điện tử tỉnh Bắc Giang, Sở Nội vụ để độc giả đến khai thác có thế tiếp cận thơng tin ở mọi nơi và chuẩn bị trước giấy tờ cần thiết trước khi đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, điều này giúp độc giả tiết kiệm thời gian, giảm chi phí đi lại.
3.2.3. Ứng dụng cơng nghệ thông tin để xây dựng phần mềm ưu việt phục vụ cơng tác thống kê, theo dõi tình hình khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ công tác thống kê, theo dõi tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Hiện nay, các lưu trữ chưa có phần mềm quản lý để theo dõi tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nên việc thống kê thường được thực hiện một cách thủ công, trong khi đa số các nước trên thế giới đã áp dụng tin học hóa từ lâu. Điều đó dẫn tới việc tổng hợp, xử lý các số liệu về độc giả và thành phần tài liệu đã đem ra phục vụ khơng kịp thời và kém chính xác. Do vậy, trong thời gian tới, Phòng Lưu trữ Tỉnh ủy và Chi Cục Văn thư Lưu trữ
việc theo dõi tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tại các lưu trữ. Phầm mềm này sẽ giúp các lưu trữ thuận lợi hơn trong việc theo dõi những vấn đề liên quan đến độc giả cũng như các vấn đề liên quan đến tài liệu lưu trữ. Phầm mềm này vừa giúp quản lý, thống kê chặt chẽ đối tượng của phòng khai thác, sử dụng vừa đỡ mất công sức khi đăng ký sổ sách. Công tác tổ chức khai thác sử dụng cần được tin học hóa với việc số hóa tài liệu lưu trữ, quản lý độc giả bằng thẻ từ; quản lý công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu bằng phần mềm chuyên dụng. Một phần mềm dùng chung cho các lưu trữ chó thể sẽ giúp việc quản lý được tập trung, thống nhất, góp phần đáng kể cho việc xây dựng Chính phủ điện tử trong tương lai.
3.2.4. Tổ chức thường xuyên hơn các tọa đàm khoa học về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ sử dụng tài liệu lưu trữ
Các tọa đàm khoa học chính là cơ hội để các cán bộ đang làm công tác thực tiễn, các cán bộ nghiên cứu lý luận cũng như chính các độc giả (những người đang sử dụng sản phẩm của các lưu trữ) có sự trao đổi, tranh luận và chia sẻ kinh nghiệm nhằm tìm ra giải pháp cho các lưu trữ trong việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu một cách hiệu quả nhất. Cho đến nay, chưa có nhiều hội nghị chuyên đề về khai thác, sử dụng để phục vụ yêu cầu chia sẻ nguồn lực thông tin chứa đựng trong tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, là một nguồn sử liệu quý giá và quan trọng nhưng những vấn đề về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu, biên soạn lịch sử vẫn chưa được Phòng Lưu trữ Tỉnh ủy, Chi Cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bắc Giang tổ chức nghiên cứu cụ thể. Chính vì vậy, cơng tác này hiện nay vẫn cịn những tồn tại hạn chế khiến cho hoạt động nghiên cứu lịch sử gặp khơng ít khó khăn trong việc tiếp cận tư liệu gốc. Mong rằng, trong thời gian tới Bắc Giang cần tổ chức nhiều hơn các buổi tọa đàm về các chuyên đề liên quan đến khai thác, sử dụng tài liệu, nhất là việc khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ nghiên cứu, biên soạn lịch sử, trong đó có nghiên cứu, biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc (1963 – 1997).
Ngày 14/11/2013, Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang, Chi cục Văn thư -Lưu trữ, Sở Nội vụ đã phối hợp với Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng - Trường
Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, đồng tổ chức Tọa đàm khoa học với chủ đề: “Tổ chức công tác lưu trữ ở tỉnh Bắc Giang – nhìn từ Luật Lưu trữ
2011”. Tại buổi Tọa đàm có 18 báo cáo tham luận và 05 ý kiến phát biểu của
các đại biểu, các tham luận của đại biểu tham dự tập trung vào các vấn đề như: Thực tế tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại tỉnh Bắc Giang; Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại Bắc Giang; Những thuận lợi khó khăn trong q trình triển khai Luật Lưu trữ tại địa phương; Những đề xuất trong công tác tổ chức và quản lý công tác lưu trữ nhằm hiện thực hóa các quy định của Luật Lưu trữ. Qua đây, một số vấn đề cần nghiên cứu đã được các nhà khoa học đề xuất biện pháp nhằm giúp Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang tổ chức thực hiện tốt Luật Lưu trữ, nâng cao hiệu quả việc tổ chức công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Đây chính là kinh nghiệm và tiền đề cho các buổi nói chuyện chun đề về cơng tác lưu trữ sau này tại Bắc Giang nhằm nâng cao nhận thức của tất cả cán bộ về giá trị tài liệu lưu trữ cũng như vị thế của tài liệu lưu trữ đối với việc nghiên cứu, biên soạn lịch sử, trong đó có biên soạn lịch sử tỉnh Hà Bắc (1963 – 1997).