CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
b. Dự toán sản xuất
Dự tốn sản xuất do Phịng Sản Xuất lập nhằm dự tính số lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ dự toán. Căn cứ để lập Dự toán sản xuất là Dự toán tiêu thụ, số lượng sản phẩm tồn kho cuối kỳ, số lượng sản phẩm tồn kho đầu kỳ, số lượng sản phẩm cần sản xuất.
Các chỉ tiêu cần có để lập dự tốn sản xuất:
- Số lượng tiêu thụ dự kiến: Dựa vào dự toán tiêu thụ.
- Số lượng tồn kho cuối kỳ: Dựa vào đơn đặt hàng của Công ty trong năm 2012
và theo chính sách hàng tồn kho của Cơng ty.
- Tổng nhu cầu: Bằng tổng số lượng tiêu thụ dự kiến và số lượng tồn kho cuối kỳ.
- Số lượng tồn kho đầu kỳ: Dựa vào báo cáo chi tiết thành phẩm tồn kho cuối năm 2011.
- Số lượng sản phẩm cần sản xuất: Bằng tổng nhu cầu trừ đi số lượng tồn kho đầu kỳ.
(Dự tốn sản xuất được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 3)
c. Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp do Phịng Kế tốn lập dựa trên Dự toán sản xuất (đã được lập ở mục b) và Bảng định mức nguyên vật liệu trực tiếp (do bộ phận kế toán phối hợp với bộ phận kinh doanh lập dựa trên định mức nguyên vật liệu của bộ phận sản xuất cung cấp).
Các chỉ tiêu cần có để lập Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp: Tiền thu được
từ các quý =
Khoản phải thu năm trước chuyển sang
Tiền phải thu bán hàng của các quý
- Số lượng sản phẩm cần sản xuất: Dựa vào Dự toán sản xuất.
- Định mức tiêu hao nguyên vật liệu: Các định mức này đã được xây dựng và kiểm nghiệm trong q trình sản xuất của Cơng ty.
- Nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất:
- Yêu cầu tồn kho nguyên vật liệu cuối kỳ: Theo nghiên cứu của bộ phận sản xuất nên mức tồn kho nguyên vật liệu của quý này chiếm 10% nhu cầu nguyên vật liệu của quý sau.
- Tổng cộng nhu cầu nguyên vật liệu:
- Tồn kho nguyên vật liệu đầu kỳ: Dựa vào báo cáo chi tiết nguyên vật liệu tồn kho cuối năm 2011.
- Nguyên vật liệu cần mua vào trong kỳ:
- Định mức giá nguyên vật liệu: Dựa vào bảng báo giá của phòng đặt hàng. - Giá trị mua nguyên vật liệu:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Nhằm làm cơ sở phục vụ cho việc lập các báo cáo dự tốn khác Cơng ty sẽ lập thêm phần dự toán chi tiền. Dự tốn này được lập căn cứ vào chính sách thanh tốn cho các đối tác và dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp. Dự tốn này bao gồm các chỉ tiêu:
- Khoản nợ năm trước chuyển sang năm nay: Chỉ tiêu này dựa vào báo cáo tài chính năm 2011 và báo cáo chi tiết các khoản phải trả.
Nhu cầu NVL cho SX = Số lượng SP cần SX x Định mức tiêu hao NVL
Tổng cộng nhu cầu NVL = Nhu cầu NVL cho SX + Yêu cầu tồn kho NVL cuối kỳ
NVL cần mua vào trong kỳ = Tổng cộng nhu cầu NVL - Tồn kho NVL đầu kỳ
Giá trị mua NVL = NVL cần mua vào trong kỳ x Định mức giá NVL
- Chi tiền mua nguyên vật liệu của các quý: Chỉ tiêu này được xác định bằng 70% tổng tiền chi mua nguyên vật liệu của quý.
- Tổng chi nguyên vật liệu trong các quý:
(Dự tốn chi phí ngun vật liệu và dự tốn thanh tốn tiền mua ngun liệu được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 4)
d. Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp do Phịng Kế tốn phối hợp với Phịng Nhân sự và bộ phận sản xuất lập. Dự toán này được lập dựa vào dự toán sản xuất, định mức chi phí nhân cơng cho một sản phẩm nhằm xác định được thời gian lao động và chi phí nhân cơng để đảm bảo cho tiến trình sản xuất.
Các chỉ tiêu cần có để lập Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp: - Số lượng sản phẩm cần sản xuất: Dựa vào Dự toán sản xuất.
- Định mức giờ cơng: Dựa vào tình hình thực tế của bộ phận sản xuất. - Tổng nhu cầu về thời gian lao động trực tiếp:
- Đơn giá giờ công: Được xác định dựa vào Phòng Nhân sự và Phòng Kế tốn. - Tổng chi phí nhân cơng trực tiếp:
(Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 5 )
e. Dự tốn chi phí sản xuất chung
Dự tốn chi phí sản xuất chung do Phịng Kế tốn phối hợp với Phòng Nhân sự và bộ phận sản xuất lập. Dự toán này được lập dựa vào Dự toán sản xuất, Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp.
Các chỉ tiêu cần có để lập Dự tốn chi phí sản chung:
- Tổng thời gian lao động trực tiếp: Dựa vào Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp.
Tổng chi
= Khoản nợ năm trước chuyển sang
Chi tiền mua NVL của các quý
+
Tổng nhu cầu về thời gian lao động TT = Số lượng SP cần SX x Định mức giờ công
- Hệ số chi phí sản xuất chung khả biến: Tham khảo số liệu của Phịng Kế tốn.
- Chi phí sản xuất chung khả biến:
- Chi phí sản xuất chung bất biến: Tham khảo số liệu của Phịng Kế tốn. - Tổng chi phí sản xuất chung dự kiến:
- Khấu hao tài sản cố định: Tham khảo số liệu của Phịng Kế tốn. - Tiền chi cho chi phí sản xuất chung:
(Dự tốn chi phí sản xuất chung được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 6)
f. Dự toán tồn kho thành phẩm
Dự tốn tồn kho thành phẩm do Phịng Kế tốn lập. Dự toán này được lập dựa vào Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, Dự tốn chi phí sản xuất chung.
Các chỉ tiêu cần có để lập Dự tốn tồn kho thành phẩm:
- Giá thành sản xuất của một đơn vị sản phẩm bao gồm: chi phí nguyên vật liệu
trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung. - Thành phẩm tồn kho cuối kỳ:
(Dự toán tồn kho thành phẩm được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 7)
g. Dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp do Phịng Kế tốn lập. Dự toán này được lập dựa vào Dự toán sản xuất, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp năm trước, Dự tốn tiêu thụ sản phẩm.
Các chỉ tiêu cần có để lập Dự toán này:
- Số lượng tiêu thụ dự kiến: Dựa vào Dự toán tiêu thụ sản phẩm.
- Chi phí bán hàng và quản lý khả biến đơn vị: Dựa vào chi phí năm 2011. Tổng CPSXC dự kiến = CPSXC khả biến + CPSXC bất biến
CPSXC khả biến = Tổng thời gian lao động TT x Hệ số CPSXC khả biến
Tiền chi cho chí sản xuất chung = Tổng CPSXC dự kiến – Khấu hao TSCĐ
- Chi phí bán hàng và quản lý bất biến: Dựa vào chi phí năm 2011. - Tổng chi phí bán hàng và quản lý dự kiến:
- Tiền chi cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp:
(Dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 8)
h. Dự toán tiền
Dự tốn tiền do Phịng Kế toán lập. Dự toán tiền được lập dựa vào các báo cáo dự tốn đã lập có liên quan đến việc thu, chi ở trên.
Dự toán tiền gồm các chỉ tiêu sau:
- Tiền tồn đầu kỳ: là khoản tiền dự kiến tồn đầu kỳ. Chỉ tiêu này được lập dựa trên tiền tồn thực tế cuối quý 4 năm 2011.
- Tiền thu vào trong kỳ: bao gồm các khoản phải thu trên báo cáo tài chính năm 2011, phải thu bán hàng qua các quý năm 2012, khoản phải thu khác (nếu có).
- Tiền chi ra trong kỳ: chỉ tiêu này được lập dựa vào các báo cáo dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp dự kiến.
- Cân đối thu chi: chỉ tiêu này được tính dựa trên cơ sở: tiền tồn đầu kỳ, tiền thu trong kỳ, tiền chi trong kỳ. Trong đó, nếu thu lớn hơn chi và lớn khoản tiền yêu cầu tồn cuối mỗi quý thì dùng khoản chênh lệch đó để trả nợ vay hoặc đem đầu tư ngắn hạn. Ngược lại, nếu chi lớn hơn thu thì phải có kế hoạch huy động vốn để đảm bảo cho kinh doanh.
(Dự tốn tiền được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 9)
i. Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Dự toán báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh do Phịng Kế tốn lập. Căn cứ để lập Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là Dự toán tiêu thụ, Dự toán thành phẩm tồn kho, Dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, và các báo cáo khác có liên quan.
Tổng CPBH và QL dự kiến = Tổng chi phí khả biến dự kiến + CPBH và QL bất biến
Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được lập theo mẫu Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của kế tốn tài chính.
(Dự tốn kết quả hoạt động kinh doanh được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 10)
j. Dự toán bảng cân đối kế toán
Dự tốn bảng cân đối kế tốn do Phịng Kế tốn lập. Căn cứ để lập Dự toán bảng cân đối kế toán là Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Dự tốn tiền, các dự tốn khác có liên quan và các báo cáo của năm trước.
(Dự toán bảng cân đối kế tốn được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 11)
3.3.3 Tổ chức công tác kế tốn trách nhiệm tại Cơng ty 3.3.3.1 Tổ chức lại sự phân cấp quản lý tại Công ty
Do việc áp dụng kế tốn trách nhiệm tại Cơng ty TNHH Chí Hùng hiện vẫn còn khá mới mẽ, các phòng ban bộ phận đơn thuần chỉ là các bộ phận chức năng, chưa định hình rõ ràng các trung tâm trách nhiệm. Do đó giải pháp đưa ra bổ sung cho hệ thống kế toán trách nhiệm ở đây là: xác định lại sự phân cấp quản lý tại Cơng ty TNHH Chí Hùng. Sau đây là sơ đồ tổ chức quản lý phân cấp:
P. KỸ THUẬT KẾ HOẠCH ĐẶT HÀNG PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC 2 VP LEAN PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC 3 XƯỞNG A1, A2 XƯỞNG B2 XƯỞNG D2 XƯỞNG E1, E3 MAY VI TÍNH IN TỰ ĐỘNG PHỊNG QC GIA CƠNG ĐẾ INLOGO CƠNG VỤ KHO VẬT TƯ BẢO TRÌ SINH QUẢN XƯỞNG ĐẾ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC 1 PHỊNG KẾ TỐN PHỊNG XNK PHÒNG NHÂN SỰ
CẢI TIẾN LIÊN TỤC
SỨC KHỎE-MƠI TRƯỜNG PHỊNG IT PHỊNG TỔNG VỤ HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ PHỊNG MẪU Kế tốn quản trị
Tổ dự tốn Tổ phân tích đánh giá
Thủ quỹ
Kế toán trưởng
Sơ đồ 3.1: Tổ chức phân quyền tại Cơng ty TNHH Chí Hùng
Từ sơ đồ trên sẽ cho chúng ta thấy được mối liên hệ cung cấp thơng tin giữa kế tốn quản trị và kế tốn trách nhiệm và các phịng ban.
3.3.3.2 Xây dựng các trung tâm trách nhiệm tại Công ty TNHH Chí Hùng
Mơ hình các trung tâm trách nhiệm được tổ chức như sau:
Sơ đồ 3.2: Tổ chức các trung tâm trách nhiệm tại Cơng ty TNHH Chí Hùng
Mơ hình các trung tâm trách nhiệm được chia thành ba cấp:
Trong sơ đồ trên cho thấy hệ thống kế tốn trách nhiệm tại Cơng ty TNHH Chí Hùng chia thành 4 loại trung tâm trách nhiệm là trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư.
CẤP QUẢN LÝ NGƯỜI QUẢN LÝ TT. TRÁCH NHIỆM
CÔNG TY CÔNG TY BAN GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TGĐ 1 BAN GIÁM ĐỐC BAN GIÁM ĐỐC PHÓ TGĐ 2 PHÓ TGĐ 3 ĐẦU TƯ LỢI NHUẬN CHI PHÍ DOANH THU CHI PHÍ
- Phó Tổng giám đốc 1: Có quyền điều hành và có trách nhiệm đối với các chi phí phát sinh như là các chi phí liên quan đến việc mua nguyên vật liệu đầu vào, chi phí phát sinh ở các bộ phận văn phòng như phòng Nhân sự, phòng IT…(Cụ thể như sơ đồ 3.1).
- Phó Tổng giám đốc 3: Có quyền điều hành và có trách nhiệm đối với các chi phí phát sinh như là các chi phí gắn liền với các bộ phận thực hiện chức năng sản xuất như phân xưởng sản xuất, bảo trì, sinh quản…..
Trung tâm doanh thu: Người chịu trách nhiệm về trung tâm doanh thu là Phó Tổng Giám Đốc 2. Tại Cơng ty TNHH Chí Hùng trung tâm doanh thu gắn liền với phòng Kế hoạch và phòng Xuất nhập khẩu.
Trung tâm lợi nhuận: Người chịu trách nhiệm về trung tâm doanh thu là Tổng giám đốc. Tổng giám đốc có trách nhiệm đối với sự phát sinh của cả trung tâm doanh thu và chi phí.
Trung tâm đầu tư: Hội đồng quản trị có quyền điều hành và có trách nhiệm đối với thành quả của vốn đầu tư. Hội đồng quản quản trị có quyền lực cao nhất trong Cơng ty.
3.3.3.3 Xây dựng các chỉ tiêu đánh giá kết quả và thành quả của các trung tâm trách nhiệm
Để đánh giá trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân trong bộ phận đó thì việc xây dựng các chỉ tiêu đánh giá kết quả và thành quả ở các trung tâm là điều cần thiết. Tuy nhiên, để có các chỉ tiêu đánh giá phù hợp thì doanh nghiệp phải đề ra các tiêu chí cụ thể mà doanh nghiệp cần đạt được. Sau đây là một số chỉ tiêu phục vụ cho việc đánh giá kết quả và thành quả tại Cơng ty TNHH Chí Hùng:
Bảng 3.1: Các chỉ tiêu đánh giá kết quả và thành quả của các trung tâm trách nhiệm
TRUNG TÂM
BỘ PHẬN CHỈ TIÊU
Đầu tư Hội đồng quản trị - Lợi nhuận để lại (RI – Residual Income) - Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI)
Lợi nhuận Tổng giám đốc
- Chênh lệch lợi nhuận = Lợi nhuận thực tế trừ Lợi nhuận dự toán.
- Chênh lệch tỷ lệ lợi nhuận trên vốn.
Doanh thu
Phó Tổng giám đốc 2 - Chênh lệch doanh thu = Doanh thu thực tế trừ Doanh thu dự toán.
- Chênh lệch tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu.
Chi phí
Phó Tổng giám đốc 1 và Phó Tổng giám đốc 3
- Chênh lệch chi phí = Chi phí thực tế trừ Chi phí dự tốn.
- Chênh lệch tỷ lệ chi phí trên doanh thu.
3.3.3.4 Xây dựng các báo cáo đánh giá thành quả của từng trung tâm trách nhiệm
a. Báo cáo thực hiện và báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm chi phí
Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của trung tâm chi phí là chênh lệch giữa các khoản mục chi phí thực tế so với chi phí dự tốn đã được lập theo định mức sản xuất. Định kỳ (hàng tháng), giám đốc của từng phân xưởng đánh giá sơ bộ khối lượng sản xuất đã hoàn thành của từng đơn đặt hàng, đối chiếu với kế hoạch sản xuất, định mức vật tư. Việc theo dõi sâu sát, thường xuyên như vậy giúp giám đốc phân xưởng bên cạnh việc quản lý các chi phí phát sinh thc phạm vi trách nhiệm của mình, cịn kịp thời phát hiện, hạn chế những sai sót phát sinh ngồi dự tốn; phịng ngừa việc sản xuất không đúng mẫu, chậm trễ kế hoạch sản xuất. Khi việc sản xuất của một
quan (bộ phận cung ứng vật tư…) tổng hợp toàn bộ các chi phí thực tế phát sinh và gởi báo cáo về cho Trung tâm chi phí. Báo cáo này là căn cứ quan trọng để đánh giá thành quả của trung tâm chi phí.
Quy trình lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí qua các bước sau: Bước 1: Tập hợp các chi phí phát sinh.
Bước 2: Tổng hợp chi phí và tính đơn giá thực tế (giá thành đơn vị) của từng đơn đặt hàng.
Bước 3: Lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí của trung tâm.