CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
f. Dự toán tồn kho thành phẩm
Dự tốn tồn kho thành phẩm do Phịng Kế tốn lập. Dự toán này được lập dựa vào Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, Dự tốn chi phí sản xuất chung.
Các chỉ tiêu cần có để lập Dự tốn tồn kho thành phẩm:
- Giá thành sản xuất của một đơn vị sản phẩm bao gồm: chi phí nguyên vật liệu
trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung. - Thành phẩm tồn kho cuối kỳ:
(Dự toán tồn kho thành phẩm được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 7)
g. Dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp do Phịng Kế tốn lập. Dự toán này được lập dựa vào Dự toán sản xuất, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp năm trước, Dự tốn tiêu thụ sản phẩm.
Các chỉ tiêu cần có để lập Dự toán này:
- Số lượng tiêu thụ dự kiến: Dựa vào Dự toán tiêu thụ sản phẩm.
- Chi phí bán hàng và quản lý khả biến đơn vị: Dựa vào chi phí năm 2011. Tổng CPSXC dự kiến = CPSXC khả biến + CPSXC bất biến
CPSXC khả biến = Tổng thời gian lao động TT x Hệ số CPSXC khả biến
Tiền chi cho chí sản xuất chung = Tổng CPSXC dự kiến – Khấu hao TSCĐ
- Chi phí bán hàng và quản lý bất biến: Dựa vào chi phí năm 2011. - Tổng chi phí bán hàng và quản lý dự kiến:
- Tiền chi cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp:
(Dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 8)
h. Dự toán tiền
Dự tốn tiền do Phịng Kế toán lập. Dự toán tiền được lập dựa vào các báo cáo dự tốn đã lập có liên quan đến việc thu, chi ở trên.
Dự toán tiền gồm các chỉ tiêu sau:
- Tiền tồn đầu kỳ: là khoản tiền dự kiến tồn đầu kỳ. Chỉ tiêu này được lập dựa trên tiền tồn thực tế cuối quý 4 năm 2011.
- Tiền thu vào trong kỳ: bao gồm các khoản phải thu trên báo cáo tài chính năm 2011, phải thu bán hàng qua các quý năm 2012, khoản phải thu khác (nếu có).
- Tiền chi ra trong kỳ: chỉ tiêu này được lập dựa vào các báo cáo dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp dự kiến.
- Cân đối thu chi: chỉ tiêu này được tính dựa trên cơ sở: tiền tồn đầu kỳ, tiền thu trong kỳ, tiền chi trong kỳ. Trong đó, nếu thu lớn hơn chi và lớn khoản tiền yêu cầu tồn cuối mỗi quý thì dùng khoản chênh lệch đó để trả nợ vay hoặc đem đầu tư ngắn hạn. Ngược lại, nếu chi lớn hơn thu thì phải có kế hoạch huy động vốn để đảm bảo cho kinh doanh.
(Dự tốn tiền được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 9)
i. Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Dự toán báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh do Phịng Kế tốn lập. Căn cứ để lập Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là Dự toán tiêu thụ, Dự toán thành phẩm tồn kho, Dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, và các báo cáo khác có liên quan.
Tổng CPBH và QL dự kiến = Tổng chi phí khả biến dự kiến + CPBH và QL bất biến
Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được lập theo mẫu Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của kế tốn tài chính.
(Dự tốn kết quả hoạt động kinh doanh được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 10)
j. Dự toán bảng cân đối kế toán
Dự tốn bảng cân đối kế tốn do Phịng Kế tốn lập. Căn cứ để lập Dự toán bảng cân đối kế toán là Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Dự tốn tiền, các dự tốn khác có liên quan và các báo cáo của năm trước.
(Dự toán bảng cân đối kế tốn được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 11)
3.3.3 Tổ chức công tác kế tốn trách nhiệm tại Cơng ty 3.3.3.1 Tổ chức lại sự phân cấp quản lý tại Công ty
Do việc áp dụng kế tốn trách nhiệm tại Cơng ty TNHH Chí Hùng hiện vẫn còn khá mới mẽ, các phòng ban bộ phận đơn thuần chỉ là các bộ phận chức năng, chưa định hình rõ ràng các trung tâm trách nhiệm. Do đó giải pháp đưa ra bổ sung cho hệ thống kế toán trách nhiệm ở đây là: xác định lại sự phân cấp quản lý tại Cơng ty TNHH Chí Hùng. Sau đây là sơ đồ tổ chức quản lý phân cấp:
P. KỸ THUẬT KẾ HOẠCH ĐẶT HÀNG PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC 2 VP LEAN PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC 3 XƯỞNG A1, A2 XƯỞNG B2 XƯỞNG D2 XƯỞNG E1, E3 MAY VI TÍNH IN TỰ ĐỘNG PHỊNG QC GIA CƠNG ĐẾ INLOGO CƠNG VỤ KHO VẬT TƯ BẢO TRÌ SINH QUẢN XƯỞNG ĐẾ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC 1 PHỊNG KẾ TỐN PHỊNG XNK PHÒNG NHÂN SỰ
CẢI TIẾN LIÊN TỤC
SỨC KHỎE-MƠI TRƯỜNG PHỊNG IT PHỊNG TỔNG VỤ HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ PHỊNG MẪU Kế tốn quản trị
Tổ dự tốn Tổ phân tích đánh giá
Thủ quỹ
Kế toán trưởng
Sơ đồ 3.1: Tổ chức phân quyền tại Cơng ty TNHH Chí Hùng
Từ sơ đồ trên sẽ cho chúng ta thấy được mối liên hệ cung cấp thơng tin giữa kế tốn quản trị và kế tốn trách nhiệm và các phịng ban.
3.3.3.2 Xây dựng các trung tâm trách nhiệm tại Công ty TNHH Chí Hùng
Mơ hình các trung tâm trách nhiệm được tổ chức như sau:
Sơ đồ 3.2: Tổ chức các trung tâm trách nhiệm tại Cơng ty TNHH Chí Hùng
Mơ hình các trung tâm trách nhiệm được chia thành ba cấp:
Trong sơ đồ trên cho thấy hệ thống kế tốn trách nhiệm tại Cơng ty TNHH Chí Hùng chia thành 4 loại trung tâm trách nhiệm là trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư.
CẤP QUẢN LÝ NGƯỜI QUẢN LÝ TT. TRÁCH NHIỆM
CÔNG TY CÔNG TY BAN GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TGĐ 1 BAN GIÁM ĐỐC BAN GIÁM ĐỐC PHÓ TGĐ 2 PHÓ TGĐ 3 ĐẦU TƯ LỢI NHUẬN CHI PHÍ DOANH THU CHI PHÍ
- Phó Tổng giám đốc 1: Có quyền điều hành và có trách nhiệm đối với các chi phí phát sinh như là các chi phí liên quan đến việc mua nguyên vật liệu đầu vào, chi phí phát sinh ở các bộ phận văn phòng như phòng Nhân sự, phòng IT…(Cụ thể như sơ đồ 3.1).
- Phó Tổng giám đốc 3: Có quyền điều hành và có trách nhiệm đối với các chi phí phát sinh như là các chi phí gắn liền với các bộ phận thực hiện chức năng sản xuất như phân xưởng sản xuất, bảo trì, sinh quản…..
Trung tâm doanh thu: Người chịu trách nhiệm về trung tâm doanh thu là Phó Tổng Giám Đốc 2. Tại Cơng ty TNHH Chí Hùng trung tâm doanh thu gắn liền với phòng Kế hoạch và phòng Xuất nhập khẩu.
Trung tâm lợi nhuận: Người chịu trách nhiệm về trung tâm doanh thu là Tổng giám đốc. Tổng giám đốc có trách nhiệm đối với sự phát sinh của cả trung tâm doanh thu và chi phí.
Trung tâm đầu tư: Hội đồng quản trị có quyền điều hành và có trách nhiệm đối với thành quả của vốn đầu tư. Hội đồng quản quản trị có quyền lực cao nhất trong Cơng ty.
3.3.3.3 Xây dựng các chỉ tiêu đánh giá kết quả và thành quả của các trung tâm trách nhiệm
Để đánh giá trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân trong bộ phận đó thì việc xây dựng các chỉ tiêu đánh giá kết quả và thành quả ở các trung tâm là điều cần thiết. Tuy nhiên, để có các chỉ tiêu đánh giá phù hợp thì doanh nghiệp phải đề ra các tiêu chí cụ thể mà doanh nghiệp cần đạt được. Sau đây là một số chỉ tiêu phục vụ cho việc đánh giá kết quả và thành quả tại Cơng ty TNHH Chí Hùng:
Bảng 3.1: Các chỉ tiêu đánh giá kết quả và thành quả của các trung tâm trách nhiệm
TRUNG TÂM
BỘ PHẬN CHỈ TIÊU
Đầu tư Hội đồng quản trị - Lợi nhuận để lại (RI – Residual Income) - Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI)
Lợi nhuận Tổng giám đốc
- Chênh lệch lợi nhuận = Lợi nhuận thực tế trừ Lợi nhuận dự toán.
- Chênh lệch tỷ lệ lợi nhuận trên vốn.
Doanh thu
Phó Tổng giám đốc 2 - Chênh lệch doanh thu = Doanh thu thực tế trừ Doanh thu dự toán.
- Chênh lệch tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu.
Chi phí
Phó Tổng giám đốc 1 và Phó Tổng giám đốc 3
- Chênh lệch chi phí = Chi phí thực tế trừ Chi phí dự tốn.
- Chênh lệch tỷ lệ chi phí trên doanh thu.
3.3.3.4 Xây dựng các báo cáo đánh giá thành quả của từng trung tâm trách nhiệm
a. Báo cáo thực hiện và báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm chi phí
Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của trung tâm chi phí là chênh lệch giữa các khoản mục chi phí thực tế so với chi phí dự tốn đã được lập theo định mức sản xuất. Định kỳ (hàng tháng), giám đốc của từng phân xưởng đánh giá sơ bộ khối lượng sản xuất đã hoàn thành của từng đơn đặt hàng, đối chiếu với kế hoạch sản xuất, định mức vật tư. Việc theo dõi sâu sát, thường xuyên như vậy giúp giám đốc phân xưởng bên cạnh việc quản lý các chi phí phát sinh thc phạm vi trách nhiệm của mình, cịn kịp thời phát hiện, hạn chế những sai sót phát sinh ngồi dự tốn; phịng ngừa việc sản xuất không đúng mẫu, chậm trễ kế hoạch sản xuất. Khi việc sản xuất của một
quan (bộ phận cung ứng vật tư…) tổng hợp toàn bộ các chi phí thực tế phát sinh và gởi báo cáo về cho Trung tâm chi phí. Báo cáo này là căn cứ quan trọng để đánh giá thành quả của trung tâm chi phí.
Quy trình lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí qua các bước sau: Bước 1: Tập hợp các chi phí phát sinh.
Bước 2: Tổng hợp chi phí và tính đơn giá thực tế (giá thành đơn vị) của từng đơn đặt hàng.
Bước 3: Lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí của trung tâm.
Từ bảng đánh giá thực tế trên, đối chiếu với đơn giá dự tốn chi phí đã lập trước đây, trung tâm chi phí lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí để đánh giá thành quả của trung tâm. Mẫu báo cáo được thiết kế như sau:
Bảng 3.2 : BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CHI PHÍ
(Lập chi tiết cho từng đối tượng tập hợp chi phí)
TT TÊN CƠNG VIỆC,
VẬT TƯ HAO PHÍ ĐVT SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN
DT TT CL DT TT CL DT TT CL 1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
2 Chi phí nhân cơng trực tiếp
Cộng chi phí trực tiếp
3 Chi phí nhân viên phân xưởng 4 Chi phí vật liệu sản xuất 5 Chi phí cơng cụ, dụng cụ 6 Chi phí sửa chữa
7 Chi phí điện nước 8 Chi phí th ngồi 9 Chi phí khác bằng tiền 10 Chi phí khấu hao
Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện chi phí của đơn đặt hàng, trung tâm chi phí lập báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện chi phí của phân xưởng. Như vậy, qua phân tích các biến động trong từng phân xưởng, người quản lý trung tâm chi phí cũng như các cấp cao hơn dễ dàng đánh giá trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân có liên quan trong quá trình sản xuất, thực hiện nhiệm vụ được giao.
Bảng 3.3: BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ THÀNH QUẢ CỦA TRUNG TÂM CHI PHÍ
Tháng, quý, năm :….. Bộ phận, trung tâm chi phí :….
Khoản mục CP Chi phí dự tốn Chi phí thực tế CP dự toán điều chỉnh theo sản lượng thực tế Chênh lệch CP phản ánh kết quả hoạt động Chênh lệch CP phản ánh hiệu quả hoạt động (1) (2) (3) (4) = (1) – (2) (5) = (2) – (3) 1.CP NVL trực tiếp 2.CP NC trực tiếp 3.Biến phí SX chung 4.Định phí SX chung Cộng
(Các báo cáo được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 14)
b. Báo cáo thực hiện và báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm doanh thu
Sau khi hoàn thành việc sản xuất của đơn đặt hàng, căn cứ vào giá bán (giá xuất khẩu) trung tâm doanh thu ghi nhận doanh thu:
Bảng 3.4: BÁO CÁO TÌNH THỰC HIỆN CỦA TRUNG TÂM DOANH THU
TT CHỈ TIÊU Dự toán Thực tế Chênh lệch
1 Doanh thu bán hàng của đơn đặt hàng A 2 Doanh thu bán hàng của đơn đặt hàng B 3 Doanh thu bán hàng của đơn đặt hàng C
Bảng 3.5: BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ THÀNH QUẢ CỦA TRUNG TÂM DOANH THU
Tháng, quý, năm :….. Bộ phận, trung tâm chi phí :….
Khoản mục DT DT dự toán DT thực tế DT dự toán điều chỉnh theo sản lượng thực tế Chênh lệch DT phản ánh kết quả hoạt động Chênh lệch DT phản ánh hiệu quả hoạt
động (1) (2) (3) (4) = (1) – (2) (5) = (2) – (3) 1.DT từ đơn đặt hàng A 2.DT từ đơn đặt hàng B 3.DT từ đơn đặt hàng C Cộng
(Các báo cáo được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 15)
c. Báo cáo thực hiện và báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm lợi nhuận
Từ các báo cáo của trung tâm chi phí và trung tâm lợi nhuận trong công ty gởi về là cơ sở để trung tâm lợi nhuận lập báo cáo thực hiện và báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm lợi nhuận:
Bảng 3.6: BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CỦA TRUNG TÂM LỢI NHUẬN TRUNG TÂM LỢI NHUẬN
TT CHỈ TIÊU ĐƠN ĐẶT HÀNG Tồn cơng ty A B Dự toán Thực tế Chênh lệch Dự toán Thực tế Chênh lệch Dự toán Thực tế Chênh lệch
1 Doanh thu thuần 2 Biến phí SX 3 Số dư đảm phí SX 4 Biến phí quản lý 5 Số dư đảm phí BP 6 Định phí bộ phận 7 Số dư bộ phận 8 Chi phí quản lý (định phí) chung của cơng ty phân bổ 9 Lợi nhuận trước
Bảng 3.7: BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ THÀNH QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM LỢI NHUẬN CỦA TRUNG TÂM LỢI NHUẬN
Tháng, quý, năm:….. Trung tâm lợi nhuận:…..
Chỉ tiêu Dự toán Thực tế Dự toán điều chỉnh theo sản lượng tiêu thụ thực tế Chênh lệch phản ánh kết quả hoạt động Chênh lệch phản ánh hiệu quả hoạt
động (A) (1) (2) (3) (4) = (1) – (3) (5) = (2) – (3) 1. Doanh thu 2. Biến phí sản xuất 3. Số dư đảm phí SX = (1) – (2) 4. Biến phí bán hàng và QLDN 5. Số dư đảm phí BP = (3) – (4)
6. Định phí BP kiểm sốt được
7. Số dư BP kiểm sốt được
8. Định phí BP khơng kiểm sốt được
9. Số dư bộ phận
10. Chi phí chung của công ty phân bổ
11. Lợi nhuận trước thuế = (9)-(10)
(Các báo cáo được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 16)
Để đánh giá hiệu quả hoạt động của các trung tâm lợi nhuận một cách hợp lý nhất thì khơng nên phân bổ chi phí chung của Cơng ty cho các trung tâm. Vì đây được xem như là các khoản chi phí cơ bản được duy trì cho sự hoạt động của Cơng ty, và nó cũng khơng gắn liền với sự tồn tại cũng như khơng thuộc quyền kiểm sốt của các bộ phận. Thay vào đó các nhà quản trị cấp cao nên quy định một mức chuẩn
về số dư bộ phận để bù đắp chi phí chung phát sinh tại cơng ty. Điều này sẽ tạo động lực để các nhà quản lý trung tâm lợi nhuận cố gắng tăng doanh số bán hàng, đồng thời giảm chi phí có thể kiểm sốt để gia tăng số dư bộ phận.
d. Báo cáo thực hiện và báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm đầu tư
Báo cáo thực hiện của trung tâm đầu tư (báo cáo hiệu quả đầu tư) được lập để theo dõi, phân tích, đánh giá hiệu quả, chất lượng đầu tư. Đây là báo cáo tổng quát nhất trong các loại báo cáo của các trung tâm trách nhiệm. Báo cáo này giúp cho Hội đồng quản trị và Ban giám đốc có cái nhìn tổng thể về tình hình đầu tư của Công ty; xem xét và đánh giá được hiệu quả của việc đầu tư. Báo cáo giúp cho Hội đồng quản trị và ban giám đốc có những thông tin cần thiết cho việc ra các quyết định. Mẫu báo cáo như sau :
Bảng 3.8: BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CỦA TRUNG TÂM ĐẦU TƯ
TT CHỈ TIÊU ĐVT Dự toán Thực tế Chênh lệch