1.5.4.1 .Thông tin kế toán quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn
2.2. Thực trạng về tổ chức kế toán tại trường Đại học Lao động xã hội (CSII)
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
2.2.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán tại trường Đại học Lao động – Xã hội (CSII) được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Trường ĐH Lao động-Xã hội (CSII)
(Nguồn : Phịng Kế tốn – Tài vụ)
2.2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
Chức năng và nhiệm vụ của từng người trong bộ máy kế tốn như sau:
Trưởng phịng kế tốn:
- Chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động về kế tốn của Phịng Kế tốn – Tài vụ.
- Trực tiếp điều hành bộ phận Kế toán – Tài vụ, thực hiện nhiệm vụ quản lý tài chính và kế toán theo chế độ quy định.
- Xây dựng dự toán thu, chi và quản lý vật tư, tài sản của trường. Trưởng phịng
Kế tốn
- Phân tích hoạt động kinh tế của trường trên cơ sở số liệu của báo cáo tài chính kế tốn trình Giám đốc.
- Thực hiện cơng khai tài chính của nhà trường hàng năm.
- Theo dõi tổng hợp tình hình kinh phí và lập báo cáo quyết tốn kinh phí theo đúng luật ngân sách.
- Thực hiện đầy đủ các sổ sách kế toán liên quan theo đúng quy định hiện hành.
- Phối hợp với các Phòng, Khoa thực hiện các công tác chuyên môn của Trường.
- Ghi biên lai thu phí – lệ phí.
- Thực hiện các cơng việc khác theo sự phân công của Ban Giám đốc.
Kế tốn viên 1:
- Tính và theo dõi thu, nộp, kê khai thuế thu nhập cá nhân, quyết toán thuế TNCN gửi Cục Thuế Tp.HCM.
- Theo dõi thu, nộp, kê khai thuế GTGT, thuế TNDN đối với hoạt động dịch vụ.
- Theo dõi biên lai thu học phí, báo cáo biên lai thu phí – lệ phí gửi Cục Thuế Tp.HCM.
- Hướng dẫn CBVC và giảng viên làm thủ tục đăng ký mã số thuế, đăng ký giảm trừ gia cảnh.
- Kế toán theo dõi và lập báo cáo tăng, giảm tài sản cố định, công cụ, dụng cụ. - Theo dõi các khoản viện trợ và lập xác nhận viện trợ gửi Bộ Tài chính phê duyệt.
- Kế tốn dự án WWO.
- Kế toán quản lý các Trung tâm trực thuộc Trường. - Ghi biên lai thu phí – lệ phí.
- Theo dõi tài khoản : 211, 521, 531, 631.
Kế toán viên 2:
- Kế toán tiền mặt tại ngân hàng, kho bạc.
- Thanh toán tiền lương và các thu nhập khác cho CBVC, lao động hợp đồng. - Kế toán BHXH, BHYT.
- Đăng ký thẻ ATM cho CBVC giảng viên
- Theo dõi công nợ học phí chính quy, ký túc xá. Lập đăng ký học bổng đầu học kỳ.
- Quản lý chứng từ thu – chi tại ngân hàng, kho bạc. - Ghi biên lai thu phí – lệ phí.
- Theo dõi tài khoản : 112, 331, 311, 334, 461, 511, 661.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân cơng của trưởng phịng.
Kế tốn viên 3:
- Kế toán tiền mặt tại quỹ.
- Hướng dẫn CBVC các thủ tục cần thiết khi thanh tốn.
- Kiểm tra tính chính xác, hợp lệ và đầy đủ các hóa đơn, chứng từ trước khi làm thủ tục thanh toán.
- Kế tốn theo dõi và đơn đốc thu hồi các khoản tạm ứng của CBVC. - Theo dõi các hợp đồng đào tạo tại chức, cơng nợ học phí tại chức. - Kế tốn vật tư, giáo trình.
- Cấp phát và thu hồi phiếu thu cho các Trung tâm trực thuộc Trường. - Cùng thủ quỹ kiểm kê quỹ tiền mặt hàng tháng.
- Quản lý chứng từ thu – chi tại quỹ tiền mặt. - Ghi biên lai thu phí – lệ phí.
- Theo dõi tài khoản : 111, 312, 331, 511, 661.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân cơng của phụ trách phịng.
Thủ quỹ:
- Thu các khoản thu khác.
- Kiểm tra đầy đủ các hóa đơn, chứng từ và sự chính xác của các chữ ký trên các phiếu để thực hiện việc chi trong ngày, phục vụ kịp thời cho các hoạt động của nhà trường một cách có hiệu quả.
- Thực hiện nghiệp vụ rút tiền và nộp tiền vào tài khoản của đơn vị tại Ngân hàng, Kho bạc.
- Ghi biên lai thu phí – lệ phí.
- Hàng tháng kết hợp với kế toán tiền mặt tại quỹ tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt. Quy trình tổ chức cơng tác kế tốn tại đơn vị bao gồm các nội dung chủ yếu sau: tổ chức vận dụng chứng từ kế toán, tổ chức vận dụng tài khoản kế toán, tổ chức hệ thống sổ sách kế toán, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán, tổ chức kiểm tra kế toán, tổ chức phân tích thơng tin kế tốn và tổ chức cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ công tác kế toán.
2.2.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ sử dụng tại đơn vị bao gồm các chứng từ ban hành theo QĐ19/2006/QĐ-BTC. Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tùy theo nội dung kinh tế mà các kế toán viên sẽ ghi vào các chứng từ phù hợp. Sau khi chứng từ đã hồn chỉnh, kế tốn phân loại và sắp xếp các chứng từ theo nội dung và trình tự thời gian, sau đó tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán và cuối cùng là thực hiện lưu trữ chứng từ đúng quy định.
2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản sử dụng tại đơn vị bao gồm các tài khoản được ban hành theo QĐ19/2006/QĐ-BTC. Căn cứ vào đặc điểm, tình hình hoạt động, đơn vị đã vận dụng hệ thống tài khoản do BTC ban hành sao cho phù hợp với đơn vị mình. Cụ thể, để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đơn vị đã sử dụng 29 tài khoản cấp 1 (từ loại 1 đến loại 6) và 46 tài khoản cấp 2 (trong đó có 02 tài khoản ngoài bảng cấp 1 và 02 tài khoản ngồi bảng cấp 2).
Hình thức kế tốn được áp dụng tại đơn là hình thức Nhật ký – Sổ cái. Trình tự ghi chép như sau:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu
Sơ đồ 2.3. Hình thức kế tốn áp dụng tại trường ĐH Lao động-Xã hội (CSII)
Đơn vị tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm sổ tổng hợp và sổ chi tiết để xử lý thông tin từ các chứng từ kế toán nhằm phục vụ cho việc lập các báo cáo tài chính cũng như phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm sốt từng loại tài sản và tình hình sử dụng nguồn kinh phí trong q trình hoạt động của nhà trường.
Căn cứ vào các chứng từ đã hồn chỉnh, kế tốn sẽ nhập liệu vào phần mềm kế toán. Cuối kỳ, sau khi đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp, kế toán sẽ in ra và lưu trữ theo quy định.
2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán tại đơn vị gồm có báo cáo tháng, báo cáo quý và báo cáo năm.
Đối với báo cáo kế tốn tháng thì đơn vị chỉ lập một báo cáo duy nhất đó là Bảng đối chiếu dự tốn kinh phí, bảng này dùng để đối chiếu với kho bạc về dự tốn kinh phí được cấp, số dự tốn đã rút, số cịn tồn tại kho bạc.
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NHẬT KÝ- SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
SỔ QUỸ
Đối với báo cáo kế tốn q và năm thì gồm có: Bảng cân đối tài khoản, Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh, Bảng tổng hợp tình hình kinh phí và quyết tốn kinh phí đã sử dụng.
2.2.6. Tổ chức kiểm tra kế tốn
Cơng việc kiểm tra kế toán tại đơn vị được thực hiện bởi các nhân viên của phịng kế tốn. Trước hết là thủ quỹ và các kế toán viên tự kiểm tra các nội dung kế tốn do mình phụ trách, sau đó trưởng phịng kế toán sẽ kiểm tra lại toàn bộ các chứng từ, sổ sách kế toán để tổng hợp lập các báo cáo kế toán.
- Thủ quỹ: trước khi thu, chi tiền phải kiểm tra các chứng từ về nội dung, số tiền, chữ ký… Nếu chứng từ đã hồn chỉnh thì thủ quỹ mới thực hiện việc thu, chi tiền mặt. Cuối ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tiền mặt tồn quỹ và kiểm tra lại số liệu đã ghi trong sổ quỹ xem số liệu có khớp đúng khơng, sau đó đối chiếu với số liệu của kế toán tiền mặt.
- Các kế toán viên: việc kiểm tra được thực hiện trước, trong và sau quá trình thực hiện các nghiệp vụ kế toán. Cụ thể, trước khi ghi sổ phải kiểm tra lại các chứng từ, trong q trình ghi sổ thì kiểm tra lại tính chính xác của số liệu, nội dung kinh tế và sau khi hoàn tất việc ghi chép sổ sách phải kiểm tra đối chiếu lại giữa số liệu đã ghi trong sổ với số liệu trên chứng từ và với số liệu trong sổ sách của các bộ phận có liên quan.
- Trưởng phịng kế tốn: kiểm tra lại các nội dung kế toán được thực hiện bởi các kế toán viên và thủ quỹ, đồng thời qua các chứng từ, sổ sách kế tốn để kiểm tra tính chấp hành các nguyên tắc, các chế độ và thủ tục kế toán của các nhân viên trong phịng Kế tốn – Tài vụ. Sau khi các số liệu đã được kiểm tra sẽ được tổng hợp để lập các báo cáo kế tốn và các báo cáo này trước khi được trình lên cấp trên ký duyệt và lưu trữ thì phải được kiểm tra, đối chiếu lại giữa số liệu đã tổng hợp trên báo cáo với số liệu trong sổ sách.
2.2.7. Tổ chức phân tích thơng tin kế tốn
Qua tìm hiểu thực tế tại đơn vị thì thơng tin kế tốn được thể hiện qua các báo cáo của đơn vị bao gồm các thơng tin thuộc lĩnh vực kế tốn tài chính như tài
sản, nguồn hình thành tài sản, nợ phải trả, các khoản thu, chi…và các thông tin thuộc lĩnh vực KTQT được thể hiện qua báo cáo tổng quát về tình hình tài chính đã thực hiện năm nay so với năm trước, trong báo cáo này kế toán chỉ đưa ra con số tăng, giảm của các khoản mục là bao nhiêu chứ chưa phân tích, đề xuất phương hướng và giải pháp thực hiện cho năm tiếp theo.
Như vậy, việc tổ chức phân tích thơng tin kế tốn tại đơn vị mang tính chất hình thức chưa thực sự nhằm mục đích phục vụ công tác quản lý tại đơn vị.
2.2.8. Tổ chức cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ công tác kế tốn
Trong điều kiện cơng nghệ tin học phát triển như hiện nay, nhà trường đã tổ chức trang bị những phương tiện kỹ thuật để xử lý thông tin nhằm đảm bảo tính nhanh nhạy và hữu ích của thơng tin kế tốn cho Ban Giám đốc cũng như các cơ quan quản lý cấp trên.
Tổ chức trang bị phương tiện kỹ thuật để ứng dụng công nghệ tin học tại trường bao gồm trang bị phần cứng và trang bị phần mềm, trong đó phần cứng được trang bị là hệ thống các máy tính và phần mềm hiện đang sử dụng là phần mềm DMKTHC do trường Đại học Lao động – Xã hội cung cấp.
Mặc dù nhà trường đã có trang bị phương tiện kỹ thuật để phục vụ cho công tác kế toán nhưng vẫn chưa thể đáp ứng được nhu cầu cơng việc của phịng kế tốn. Bằng chứng là việc sử dụng phần mềm kế toán DMKTHC, phần mềm này chỉ thực hiện được một số nghiệp vụ cơ bản của kế tốn cịn một số công việc khác của kế tốn thì phần mềm này khơng đáp ứng được. Ví dụ như là việc theo dõi cơng nợ học phí, ký túc xá, các khoản tạm ứng…thì kế toán phải tự lập bảng theo dõi bằng Excel chứ không thể thực hiện được trên phần mềm.
2.2.9. Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại trường Đại học Lao động xã hội (CSII) động xã hội (CSII)
2.2.9.1. Ưu điểm
- Tổ chức bộ máy kế tốn gọn nhẹ, sự phân cơng, phân nhiệm của các nhân sự trong phòng kế tốn rõ ràng, khơng trùng lắp vì vậy việc thực hiện các nghiệp vụ kế tốn được nhanh chóng, kịp thời.
- Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán: Các chứng từ kế toán đều được kiểm tra chặt chẽ đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp cũng như về nội dung ghi chép trên chứng từ nhằm phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cụ thể, đối với các chứng từ do nhân viên của phòng kế tốn lập thì bản thân người lập sẽ tự kiểm tra những thông tin đã ghi trên chứng từ, sau đó trưởng phịng kế tốn trước khi ký cũng phải kiểm tra lại để đảm bảo các nội dung trên chứng từ là đúng trước khi trình Giám đốc duyệt. Đối với chứng từ do các phòng ban khác lập có liên quan đến phịng kế tốn ví dụ như chứng từ đề nghị thanh tốn tiền học phí cao học của giảng viên hoặc chứng từ đề nghị thanh toán tiền cho giảng viên thỉnh giảng của các khoa, bộ mơn …thì phịng kế toán sẽ cử nhân viên hướng dẫn chi tiết để các cá nhân, các phòng ban trong đơn vị thực hiện. Nhìn chung, cơng tác tổ chức chứng từ được thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của luật kế toán.
- Tổ chức hạch toán kế toán, báo cáo và quyết toán theo đúng chế độ kế toán của Nhà nước. Các tài khoản kế tốn được mở chi tiết do đó việc theo dõi, ghi chép trên sổ sách rất rõ ràng, đầy đủ. Chấp hành tốt quy định về việc lập các báo cáo tài chính và các báo cáo khác theo yêu cầu của các cơ quan quản lý.
- Đơn vị sử dụng phần mềm trong cơng tác hạch tốn kế tốn do đó giảm nhẹ khối lượng công việc, tiết kiệm được thời gian, đảm bảo tính kịp thời.
2.2.9.2. Hạn chế
Tổ chức bộ máy kế toán hiện tại chỉ có 01 trưởng phịng mà chưa có phó phịng do đó khối lượng cơng việc của trưởng phịng rất lớn vì vậy đơi lúc cũng làm cho cơng việc bị ứ đọng lại gây ảnh hưởng đến một số hoạt động của nhà trường. Mặc dù đã có sự phân cơng nhiệm vụ cho cấp dưới nhưng trưởng phòng vẫn là người cuối cùng chịu trách nhiệm cho mọi hoạt động của phịng, vì vậy khi có các chứng từ cần ký duyệt nhưng trưởng phịng đi cơng tác hay bận họp thì nghiệp vụ đó sẽ khơng thực hiện được, làm cho cơng tác kế tốn sẽ khơng được kịp thời.
Như đã nói ở trên, phần mềm kế tốn hiện đã khơng đáp ứng được các cơng việc của phịng kế tốn, mặc dù trường vẫn có khả năng để trang bị phần mềm khác
tốt hơn nhưng do phụ thuộc vào trường Đại học Lao động – Xã hội (Hà Nội) nên khi chưa có sự chấp thuận của đơn vị này thì nhà trường vẫn phải sử dụng phần mềm trên. Vì vậy làm cho một số cơng việc của kế tốn địi hỏi phải mất nhiều thời gian hơn ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin kịp thời và độ tin cậy chưa cao.
2.3. THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI (CSII)
Hiện tại nhà trường chưa có tổ chức KTQT, tuy nhiên trong cơng tác kế tốn có thực hiện một số nội dung của KTQT như: lập dự toán, đánh giá trách nhiệm và hạch tốn chi phí.
2.3.1. Dự tốn thu, chi
Dự toán thu, chi được thực hiện theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước