1.5.4.1 .Thông tin kế toán quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn
3.3. Tổ chức công tác KTQT tại trường Đại học Lao động-Xã hội (CSII)
3.3.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Việc xây dựng hệ thống tài khoản phục vụ cho KTQT về cơ bản vẫn dựa trên hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo QĐ19/2006/QĐ-BTC. Tuy nhiên hệ thống tài khoản này phải xây dựng sao cho đảm bảo thực hiện việc ghi chép số liệu theo từng bộ phận nhằm phục vụ cho mục đích kiểm sốt các hoạt động của đơn vị thông qua việc thực hiện dự toán ngân sách.
Như vậy, việc xây dựng hệ thống tài khoản phục vụ cho KTQT tại đơn vị có thể được thực hiện như sau:
- Đối với các tài khoản phản ánh Các khoản chi (gọi tắt là Chi) và Các khoản thu (gọi tắt là Thu) phải được xây dựng chi tiết theo các bộ phận trong đơn vị
trên cơ cở hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo QĐ19/2006/QĐ-BTC.
- Quy định mã số cho các bộ phận và kết hợp các mã số này với các tài khoản Chi và Thu nhằm phục vụ cho việc tổng hợp số liệu theo từng bộ phận và của toàn đơn vị.
- Phân loại và mã hóa các tài khoản Chi theo cách ứng xử của từng yếu tố chi phí với mức độ hoạt động nhằm kiểm sốt, phân tích và dự báo chi phí, từ đó tìm các biện pháp quản lý chi phí hiệu quả.
- Quy ước ký số cho số liệu thực tế và số liệu dự toán nhằm kiểm soát được việc thực hiện dự tốn ngân sách.
Có thể xây dựng một mã tài khoản có dạng: XXX(X).X.XX Trong đó:
Nhóm thứ nhất gồm ba (hoặc bốn chữ) số phản ánh tài khoản cấp 1 (hoặc cấp 2) thuộc hệ thống tài khoản được ban hành theo QĐ19/2006/QĐ-BTC. Riêng đối với các tài khoản chi phí thì có thể thêm ký tự theo sau nhóm thứ nhất để phân loại chi phí đó là biến phí hay định phí.
Nhóm thứ hai gồm một chữ số dùng để chỉ đó là tài khoản phản ánh số thực tế, số dự toán hay số chênh lệch giữa thực tế và dự toán.
Nhóm thứ ba gồm 2 chữ số để chỉ các bộ phận.
Ví dụ: Để theo dõi Chi phí và doanh thu của của Trung tâm Ngoại ngữ, KTQT có thể mở tài khoản theo trình tự như sau:
(1) Căn cứ vào hệ thống tài khoản do Bộ tài chính ban hành để lựa chọn tài khoản phù hợp đó là tài khoản 631 – Chi hoạt động sản xuất kinh doanh và tài khoản 531 – Thu hoạt động sản xuất kinh doanh.
(2) Mở tài khoản chi tiết cho tài khoản 631, do chi phí phát sinh ở trung tâm bao gồm chi phí phấn, giẻ lau, nước uống, tiền giảng cho giảng viên (gọi chung là chi phí trực tiếp) và chi phí của bộ phận phục vụ như chi phí tiền lương, chi phí khấu hao, chi phí trực thiết bị, phịng học… (gọi chung là chi phí gián tiếp). Vì vậy có thể mở 2 tài khoản chi tiết như sau:
TK 6311 – Chi phí trực tiếp TK 6312 – Chi phí gián tiếp
(3) Quy ước ký tự B là biến phí, Đ là định phí
(4) Quy ước chữ số 0 là số liệu dự toán, số 1 là số liệu thực tế và số 3 là chênh lệch giữa thực tế và dự toán.
(5) Giả sử mã số quy định của Trung tâm Ngoại ngữ là 20.
Vậy ta có danh mục tài khoản phụ vụ KTQT để theo dõi chi phí và doanh của Trung tâm Ngoại ngữ như sau:
DANH MỤC TÀI KHOẢN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KTQT CỦA TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ
Số hiệu Tên tài khoản Mã số Diễn giải
631 6311 6312 Chi hoạt động SXKD Chi phí trực tiếp
Chi phí gián tiếp
631.0.20 Chi hoạt động SXKD dự toán của TT Ngoại ngữ 631.1.20 6311B.0.20 6311B.1.20 6311B.3.20 Chi hoạt động SXKD thực tế của TT Ngoại ngữ
Chi phí trực tiếp dự tốn của TT ngoại ngữ
Chi phí trực tiếp thực tế của TT Ngoại ngữ
Chênh lệch chi phí trực tiếp của TT Ngoại ngữ
6312B.0.20 Chi phí nhân gián tiếp dự tốn của TT ngoại ngữ 6312B.1.20 Chi phí gián tiếp thực tế của
TT ngoại ngữ
6312B.3.20 Chênh lệch chi phí gián tiếp của TT ngoại ngữ 531 Thu hoạt động SXKD 531.0.20 531.1.20 531.3.20 Thu hoạt động SXKD dự toán của TT Ngoại ngữ Thu hoạt động SXKD thực tế của TT Ngoại ngữ Chênh lệch thu hoạt động SXKD của TT Ngoại ngữ