1.5.4.1 .Thông tin kế toán quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn
3.3. Tổ chức công tác KTQT tại trường Đại học Lao động-Xã hội (CSII)
3.3.2.5. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán quản trị
Để tổ chức được cơng tác KTQT cũng như có thể vận hành và phát huy tác dụng các nội dung của KTQT đòi hỏi phải tổ chức bộ máy KTQT tại đơn vị. Các vấn đề cần giải quyết khi tổ chức bộ máy KTQT đó là Xây dựng mơ hình bộ máy KTQT và xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận.
Xây dựng mơ hình bộ máy kế tốn
Căn cứ vào điều kiện, đặc điểm cũng như quy mô hoạt động của nhà trường thì bộ máy kế toán nên được xây dựng theo mơ hình kết hợp giữa kế tốn tài chính và KTQT. Khi áp dụng mơ hình này thì bộ máy kế tốn sẽ thực hiện nhiệm vụ kế tốn tài chính và KTQT một cách đồng thời do đó các thơng tin của hai bộ phận này sẽ được kết hợp chặt chẽ giúp cho q trình thu nhận thơng tin nhanh, kịp thời và tiết kiệm được chi phí.
Mơ hình bộ máy kế tốn tại trường có thể được tổ chức theo sơ đồ 3.2 như sau:
Sơ đồ 3.2. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn đề nghị tại trường Đại học Lao động – Xã hội (CSII)
Xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
Với mơ hình tổ chức bộ máy kế toán như trên thì phịng kế tốn gồm có 8 người có chức năng và nhiệm vụ như sau:
- Trưởng phịng kế tốn chịu trách nhiệm phụ trách chung về cơng tác kế tốn tài chính và KTQT. Hướng dẫn cho các nhân viên trong phịng kế tốn về các chế độ, thể lệ kế toán – tài chính và các kỹ thuật hạch tốn… Kiểm tra lại các báo cáo kế tốn tài chính và báo cáo KTQT được lập bởi các bộ kế toán.
- Phó phịng kế tốn: Hỗ trợ cơng việc cho trưởng phịng kế tốn, đồng thời chịu trách nhiệm theo dõi nguồn kinh phí, quỹ và lập báo cáo tài chính.
- Bộ phận kế tốn tài chính có nhiệm vụ ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản, nguồn kinh phí, các khoản chi, các khoản thu.. 4 nhân viên kế toán của bộ phận này sẽ đảm nhiệm 4 phần hành kế toán:
+ Kế toán thuế, vật tư, TSCĐ;
+ Kế toán thanh toán và các khoản thu – chi; Phó phịng kế tốn Trưởng phịng kế tốn Kế tốn tài chính KTQT Kế tốn Vật tư, TSCĐ Kế toán thanh toán, các khoản thu - chi Kế toán tiền lương, vốn bằng tiền Thủ quỹ Bộ phận dự tốn Phân tích & đánh giá
+ Kế toán tiền lương và vốn bằng tiền; + Thủ quỹ.
- Bộ phận KTQT có nhiệm vụ ghi chép, thu thập, xử lý thông tin theo các nội dung của KTQT. Bộ phận này được chia thành hai bộ phận nhỏ như sau:
+ Bộ phận dự tốn có nhiệm vụ liên kết với các bộ phận khác trong đơn vị để lập hệ thống dự toán ngân sách, đồng thời chịu trách nhiệm ghi chép chi tiết chi phí phát sinh theo từng yếu tố chi phí, từng bộ phận hoặc từng đối tượng chịu chi phí để tính giá thành sản phẩm đào tạo.
+ Bộ phận phân tích và đánh giá có nhiệm vụ theo dõi các nguồn thu của đơn vị như thu học phí, thu cung ứng dịch vụ, thu ký túc xá…; Phân tích tình hình thực hiện dự tốn qua đó đánh giá kết quả hoạt động của các bộ phận trong đơn vị, đồng thời tìm ra nguyên nhân và giải pháp.