1.5.4.1 .Thông tin kế toán quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn
3.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán quản trị tại trường Đại học
QUẢN TRỊ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI (CSII)
Việc tổ chức công tác KTQT tại đơn vị bị ảnh hưởng bởi các nhân tố sau:
Một là, sự nhận thức và hiểu biết về KTQT của các cấp lãnh đạo: Nếu các
trong việc điều hành và quản lý thì sẽ quan tâm và chỉ đạo thực hiện làm cho công tác tổ chức KTQT sẽ thuận lợi hơn và hoạt động có hiệu quả hơn.
Hai là, về đội ngũ kế toán: Để tổ chức và thực hiện tốt cơng tác KTQT tại trường địi hỏi đơn vị phải có đội ngũ kế tốn có năng lực và trình độ chun mơn nghiệp vụ cao cũng như việc bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn về kế toán và KTQT cho đội ngũ các nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện các phần hành công việc KTQT nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản trị của đơn vị.
Ba là, sự hỗ trợ của các giảng viên KTQT: Để Ban Giám đốc nhận thức được tầm quan trọng của KTQT trong công tác quản lý cũng như những lợi ích mà nó mang lại thì các giảng viên thuộc lĩnh vực KTQT nên tư vấn, tham mưu cho Ban Giám đốc về việc áp dụng KTQT, đồng thời hỗ trợ cho phịng kế tốn trong việc tổ chức công tác KTQT.
Bốn là, đặc điểm hoạt động và quy mô đào tạo: Quy mô đào tạo của nhà trường ngày càng tăng và mở rộng, nhà trường không chỉ tự thực hiện đào tạo mà còn liên kết với các trường khác đặc biệt là các trường nước ngoài để đào tạo một số ngành đặc thù như công tác xã hội, chăm sóc sức khỏe người khuyết tật…Bên cạnh nhiệm vụ chính là đào tạo và nghiên cứu khoa học, trường còn hợp tác với một số doanh nghiệp lớn tại TPHCM như Công ty An Phước, Ngân hàng TMCP Á Châu - ACB, Công ty CP Ngoại thương và Phát triển Đầu tư Fideco trong đào tạo và nghiên cứu khoa học, gắn đào tạo với nhu cầu thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp. Với đặc điểm hoạt động và quy mô đào tạo như hiện nay, nhà trường cần phải có bộ phận KTQT riêng biệt để đáp ứng yêu cầu quản lý.
Năm là, sự tự chủ về mặt tài chính: Nhà trường là Cơ sở II hoạt động phụ thuộc vào trường Đại học Lao động – Xã hội (Hà Nội) do đó trường chưa hồn tồn tự chủ về mặt tài chính, vì vậy cũng ít nhiều làm ảnh hưởng đến việc tổ chức công tác KTQT tại đơn vị.
3.3. TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI (CSII)
3.3.1. Những nội dung KTQT thực hiện tại trường ĐH Lao động - Xã hội (CSII)
Nội dung KTQT đề nghị thực hiện tại trường Đại học Lao động – Xã hội (CSII) bao gồm: Dự toán ngân sách; Đánh giá trách nhiệm quản lý; Tổ chức kế tốn chi phí và phân tích biến động chi phí; Vân dụng kỹ thuật phân tích CVP để ra quyết định ngắn hạn.
3.3.1.1. Dự tốn ngân sách
Các đơn vị sự nghiệp nói chung và trường học nói riêng thì cơng tác lập dự tốn ngồi việc để thực hiện theo yêu cầu của các cơ quan quản lý thì nó cịn có vai trò quan trọng trong việc hoạch định và kiểm sốt bởi vì thơng qua dự tốn nhà trường có thể:
- Xác định mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể cho các phòng ban, các khoa, bộ môn…kể cả từng cá nhân trong nhà trường để làm cơ sở đánh giá trách nhiệm.
- Thúc đẩy hoạt động của các phòng ban, các khoa, bộ môn… hướng đến việc thực hiện mục tiêu chung của nhà trường.
- Đối với các chỉ tiêu kế hoạch đề ra, Ban lãnh đạo sẽ xem xét chỉ tiêu nào có thể thực hiện được và chỉ tiêu nào khó thực hiện được do các nguyên nhân khách quan để từ đó chuẩn bị trước các giải pháp khi tình huống đó xảy ra nhằm xử lý kịp thời để mang lại kết quả tối ưu nhất.
Hiện tại dự toán ngân sách tại trường được thực hiện theo mơ hình 1 lên 1 xuống. Cụ thể, cuối năm căn cứ vào tình hình thực hiện dự tốn năm trước và các thơng tin do các bộ phận khác cung cấp, trưởng phòng kế tốn sẽ tiến hành lập dự tốn sau đó trình lên Ban Giám đốc xét duyệt. Ban Giám đốc sau khi kiểm tra, xem xét, đưa ra ý kiến đóng góp cho bảng dự tốn, kế tốn sẽ chỉnh sửa lại theo yêu cầu của Ban Giám đốc và Ban Giám đốc sẽ kiểm tra lại một lần nữa trước khi ký duyệt. Như vậy việc lập dự toán tại đơn vị khá đơn giản do đó tiết kiệm được thời gian, chi phí. Tuy nhiên vì dự tốn chỉ được thực hiện ở hai bộ phận đó là phịng kế tốn và Ban Giám đốc do đó khơng thu hút và tập trung được trí tuệ cũng như kinh nghiệm của các phòng ban khác nhau vào quá trình lập dự tốn. Hơn nữa dự tốn được lập
bắt đầu từ phịng kế tốn do đó dễ dẫn đến xu hướng “làm cho xong” vì vậy khơng thể khai thác hết khả năng tiềm tàng của đơn vị. Chính vì vậy tác giả nhận thấy rằng hệ thống dự toán tại trường cần được thực hiện như sau:
Mơ hình và trình tự lập dự tốn: mơ hình dự tốn đề nghị là mơ hình thơng tin 2
xuống 1 lên. Theo mơ hình này thì trước tiên Ban Giám đốc sẽ phân công nhiệm vụ lập dự toán giao xuống cho các bộ phận trong đơn vị thực hiện. Các bộ phận được phân công sau khi lập dự toán xong sẽ nộp tập trung về phịng Kế tốn – tài vụ và Phịng này sẽ trình các bảng dự tốn lên Ban Giám đốc xét duyệt. Khi dự toán đã được xét duyệt thì Ban Giám đốc sẽ chuyển giao xuống cho các bộ phận để triển khai thực hiện.
: Bước 1 : Bước 2 : Bước 3
Sơ đồ 3.1. Mơ hình lập dự toán đề nghị tại trường ĐH Lao động-Xã hội (CSII)
Hệ thống các bảng dự toán đề nghị cần lập tại trường như sau:
Hiện tại Dự toán thu, chi tại trường được lập chung một bảng và các nội dung dự toán thu, chi chưa cụ thể, rõ ràng. Vì vậy, tác giả đề nghị các khoản thu, chi nên được tách riêng ra cho từng bảng dự toán. Cụ thể như sau:
Dự tốn thu hoạt động đào tạo chính quy, liên thơng: Căn cứ vào số lượng
HS-SV của năm trước và số lượng HS-SV của năm kế hoạch; Căn cứ vào học phí
Ban Giám đốc Phịng Kế tốn – Tài vụ Các phịng ban Các khoa Các tổ bộ môn
thu đối với từng bậc, hệ đào tạo được quy định do Phịng Kế tốn – tài vụ cung cấp, Phòng đào tạo sẽ tiến hành lập dự tốn thu hoạt động đào tạo chính quy, liên thơng.
Dự toán thu hoạt động đào tạo tại chức: Tương tư như Phòng đào tạo, Phòng
đào tạo tại chức cũng căn cứ vào số lượng HS-SV năm trước, số lượng HS-SV năm kế hoạch và mức thu học phí do nhà trường quy định sẽ tiến hành lập Bảng dự toán thu hoạt động đào tạo tại chức.
Dự tốn nguồn kinh phí: Bảng dự tốn này do Phịng kế tốn – tài vụ chịu trách
nhiệm lập. Căn cứ vào kinh phí được cấp và tình hình sử dụng kinh phí năm trước, căn cứ vào quy mô đào tạo của năm kế hoạch, Phịng kế tốn – tài vụ sẽ tiến hành Dự tốn nguồn kinh phí.
Dự tốn thu nội trú ký túc xá: Căn cứ vào số lượng phòng ký túc xá, số lượng
HS-SV đang ở, số lượng HS-SV năm kế hoạch và đơn giá phòng ở do nhà trường quy định, Phòng quản trị thiết bị tiến hành lập Dự toán thu nội trú ký túc xá.
Dự tốn hướng dẫn chun đề, khóa luận tốt nghiệp: Dự tốn này được lập bởi 3
phịng, đó là: Phịng đào tạo, Phịng đào tạo tại chức kế và Phịng kế tốn - tài vụ. Trong đó Phịng đào tạo và Phòng đào tạo tại chức chịu trách nhiệm về dự tốn số lượng chun đề, khóa luận tốt nghiệp của năm kế hoạch, Phịng kế tốn - tài vụ căn cứ vào số liệu do 2 phịng này cung cấp sẽ tiến hành dự tốn số tiền thu được.
Dự toán lương và các khoản thu nhập theo lương: Phòng TC-HC sẽ chịu trách
nhiệm dự toán về số lượng CBVC, số lao động hợp đồng khoán và dự kiến số lượng tăng, giảm trong năm kế hoạch. Trên cơ sở đó Phịng kế tốn – tài vụ sẽ tiến hành dự toán số lương và các khoản thu nhập theo lương phải trả cho CBVC, người lao động.
Dự tốn kinh phí sửa chữa tài sản, kinh phí mua sắm tài sản: Căn cứ vào tình
hình và nhu cầu sử dụng tài sản của đơn vị, phòng quản trị thiết bị sẽ lập dự toán cho năm kế hoạch.
Dự tốn kinh phí sách thư viện, tạp chí: Bảng dự tốn này do Trung tâm thơng
tin - thư viện lập căn cứ vào số lượng đầu sách hiện còn, số lượng HS-SV năm trước, số lượng HS-SV năm kế hoạch và danh mục, loại sách, tạp chí chuyên ngành
cần thiết cho GV, SV tham khảo do các khoa, bộ môn gửi về sẽ tiến hành lập dự toán cho năm tiếp theo.
Mẫu các Bảng dự toán trên được minh họa ở phụ lục 5
3.3.1.2. Đánh giá trách nhiệm quản lý
Hiện tại, việc đánh giá trách nhiệm quản lý của các bộ phận tại trường từ nội dung đánh giá, mức độ đánh giá, quy trình đánh giá cũng như các chỉ tiêu đánh giá được thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiên theo tác giả để việc đánh giá trách nhiệm quản lý được hoàn thiện hơn nữa thì tác giả đề nghị như sau:
- Về phân chia CBVC để đánh giá trách nhiệm: Hiện tại nhà trường chia toàn thể CBVC thành 2 khối là khối Giảng viên và khối Cán bộ quản lý, phục vụ, tác giả đề nghị nên chia thêm khối thứ ba đó là khối Các trung tâm dịch vụ, khối này bao gồm trung tâm CNTT, trung tâm Ngoại ngữ, trung tâm In và dịch vụ học đường, trung tâm Đào tạo và Bồi dưỡng nghiệp vụ.
- Về tiêu chí đánh giá: Tác giả thống nhất với các tiêu chí hiện tại của nhà trường, tuy nhiên đối khối các trung tâm dịch vụ thì ngồi các tiêu chí đánh giá chung như khối Cán bộ quản lý, phục vụ thì nên thêm chỉ tiêu định lượng cụ thể như số lượng học viên, thu nhập, chi phí…Các chỉ tiêu này được thể hiện trong báo cáo tổng hợp của các trung tâm. Tùy thuộc vào chức năng hoạt động của các trung tâm mà sẽ có các chỉ tiêu định lượng phù hợp. Cụ thể:
+ Đối với trung tâm Ngoại ngữ, trung tâm CNTT, trung tâm Đào tạo và Bồi dưỡng nghiệp vụ thì nên thêm các chỉ tiêu định lượng như: số lượng học viên chiêu sinh được trong năm, số lớp học, số học phí thu được, số chi phí đã bỏ ra, số thu nhập cịn lại.
+ Đối với trung tâm In và Dịch vụ học đường thì thêm chỉ tiêu về số thu dịch vụ, chi phí phát sinh, thu nhập cịn lại.
Ngồi số liệu của năm báo cáo thì các trung tâm này cịn phải nêu số liệu của năm trước để làm cơ sơ so sánh, phân tích, đánh giá.
Trong tất cả các chỉ tiêu đánh giá của ba khối này nếu chỉ tiêu nào mà cá nhân hoặc bộ phận đó chưa đạt được thì phải nêu rõ lý do vì sao chưa đạt
- Về quy trình đánh giá: tác giả đề nghị ở Bước 2 (mục 2.3.2.4) thì Trưởng các phịng, khoa…ngồi việc trình bày bản tự đánh giá, nhận xét của bản thân còn phải trình bày tóm tắt về kết quả hoạt động của bộ phận mình phụ trách và bản này phải được nộp cho Ban Giám đốc trước khi tiến hành cuộc họp để Ban Giám đốc nắm được tình hình hoạt động của các bộ phận này trước khi đưa ra những nhận xét, đánh giá cụ thể.
- Về báo cáo đánh giá trách nhiệm: Hiện tại Trường sử dụng 2 mẫu báo cáo đó là Phiếu đánh giá viên chức dành cho giảng viên và Phiếu đánh giá công chức dành cho Cán bộ quản lý và phục vụ. 2 phiếu này chỉ dùng để đánh giá cho từng cá nhân vì vậy tác giả đề nghị ngoài 2 phiếu này nhà trường nên bổ sung thêm các báo cáo sau:
+ Báo cáo tình hình hoạt động của từng bộ phận: Sau khi các cá nhân của từng bộ phận tự lập Phiếu đánh giá thì Trưởng bộ phận căn cứ vào việc đánh giá của từng cá nhân và tình hình hoạt động cụ thể của bộ phận mình sẽ lập Báo cáo tổng kết cho toàn bộ hoạt động của bộ phận .
+ Báo cáo tình hình thực hiện dự toán các khoản chi: Báo cáo này do Phịng Kế tốn – Tài vụ chịu trách nhiệm lập căn cứ vào số liệu thực tế và số dự tốn của từng nội dung chi, từ đó tính ra số chênh lệch và phân tích nguyên nhân gây chênh lệch.
+ Báo cáo tình hình thực hiện dự toán các khoản thu: Báo cáo này cũng do Phịng Kế tốn – Tài vụ chịu trách nhiệm lập tương tự như Báo cáo tình hình thực hiện dự tốn các khoản chi.
+ Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ: Báo cáo này do Phịng Kế tốn – Tài vụ lập trên cơ sở báo cáo chi tiết về tình hình thu, chi của các Trung tâm nộp về.
Mẫu các báo cáo được minh họa ở phụ lục 6
3.3.1.3. Tổ chức kế tốn chi phí và phân tích biến động chi phí
Trường Đại học Lao động – Xã hội (CSII) là một tổ chức hoạt động khơng vì mục đích lợi nhuận, mục tiêu là làm sao để có thể cung cấp cho xã hội những “sản phẩm” thật sự chất lượng. Để đạt được mục tiêu cũng như duy trì hoạt động có
hiệu quả là điều không đơn giản, muốn tạo ra được “sản phẩm” đầu ra thì phải có yếu tố đầu vào, tức chi phí, do đó chi phí là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động cũng như sự phát triển của nhà trường. Chính vì vậy để có thể kiểm sốt và tiết kiệm được chi phí, tác giả đề nghị hệ thống kế tốn chi phí tại đơn vị bao gồm những nội dung sau:
Phân loại chi phí:
Hiện tại, chi phí tại đơn vị được phân loại theo mục lục ngân sách do đó chỉ mới đáp ứng theo yêu cầu của cơ quan quản lý chứ chưa nhằm mục đích quản trị. Hoạt động của nhà trường ln thay đổi qua các năm vì vậy để có thể biết được chi phí sẽ bị ảnh hưởng như thế nào khi hoạt động thay đổi, tức giúp nhà quản lý thấy rõ mối quan hệ giữa chi phí với hoạt động để phục vụ cho q trình hoạch định, kiểm sốt và ra quyết định. Với yêu cầu này thì chi phí nên được phân loại thành biến phí và định phí. Trong đó:
- Biến phí được xác định là những chi phí mà tổng của nó sẽ thay đổi khi số lượng HS-SV thay đổi nhưng sẽ khơng đổi khi tính cho một HS-SV và có liên quan trực tiếp đến hoạt động đào tạo HS-SV. Cụ thể biến phí tại đơn vị bao gồm:
+ Tiền lương trả cho GV giảng dạy trực tiếp theo giờ giảng: là số tiền trả cho GV có số giờ giảng vượt tiêu chuẩn. Ví dụ: giờ giảng tiêu chuẩn của một GV cho một năm học là 400 tiết (kể cả NCKH), nếu GV có số giờ giảng vượt giờ tiêu chuẩn này thì nhà trường sẽ phải trả thêm lương cho GV, bằng số giờ vượt nhân (x) cho đơn giá một giờ vượt. Đây chính là biến phí vì số giờ vượt càng nhiều thì số tiền phải trả cho GV càng lớn và sẽ bằng 0 nếu GV khơng có vượt giờ.
+ Chi phí đồ dùng, dụng cụ dùng học tập: là những chi phí như phấn bảng,