1.5.4.1 .Thông tin kế toán quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn
3.3. Tổ chức công tác KTQT tại trường Đại học Lao động-Xã hội (CSII)
3.3.1.3. Tổ chức kế tốn chi phí và phân tích biến động chi phí
Trường Đại học Lao động – Xã hội (CSII) là một tổ chức hoạt động khơng vì mục đích lợi nhuận, mục tiêu là làm sao để có thể cung cấp cho xã hội những “sản phẩm” thật sự chất lượng. Để đạt được mục tiêu cũng như duy trì hoạt động có
hiệu quả là điều khơng đơn giản, muốn tạo ra được “sản phẩm” đầu ra thì phải có yếu tố đầu vào, tức chi phí, do đó chi phí là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động cũng như sự phát triển của nhà trường. Chính vì vậy để có thể kiểm sốt và tiết kiệm được chi phí, tác giả đề nghị hệ thống kế tốn chi phí tại đơn vị bao gồm những nội dung sau:
Phân loại chi phí:
Hiện tại, chi phí tại đơn vị được phân loại theo mục lục ngân sách do đó chỉ mới đáp ứng theo yêu cầu của cơ quan quản lý chứ chưa nhằm mục đích quản trị. Hoạt động của nhà trường luôn thay đổi qua các năm vì vậy để có thể biết được chi phí sẽ bị ảnh hưởng như thế nào khi hoạt động thay đổi, tức giúp nhà quản lý thấy rõ mối quan hệ giữa chi phí với hoạt động để phục vụ cho quá trình hoạch định, kiểm soát và ra quyết định. Với u cầu này thì chi phí nên được phân loại thành biến phí và định phí. Trong đó:
- Biến phí được xác định là những chi phí mà tổng của nó sẽ thay đổi khi số lượng HS-SV thay đổi nhưng sẽ khơng đổi khi tính cho một HS-SV và có liên quan trực tiếp đến hoạt động đào tạo HS-SV. Cụ thể biến phí tại đơn vị bao gồm:
+ Tiền lương trả cho GV giảng dạy trực tiếp theo giờ giảng: là số tiền trả cho GV có số giờ giảng vượt tiêu chuẩn. Ví dụ: giờ giảng tiêu chuẩn của một GV cho một năm học là 400 tiết (kể cả NCKH), nếu GV có số giờ giảng vượt giờ tiêu chuẩn này thì nhà trường sẽ phải trả thêm lương cho GV, bằng số giờ vượt nhân (x) cho đơn giá một giờ vượt. Đây chính là biến phí vì số giờ vượt càng nhiều thì số tiền phải trả cho GV càng lớn và sẽ bằng 0 nếu GV khơng có vượt giờ.
+ Chi phí đồ dùng, dụng cụ dùng học tập: là những chi phí như phấn bảng, viết bảng, giẻ lau.
- Định phí được xác định là những chi phí khơng biến đổi khi số lượng HS- SV thay đổi và sẽ thay đổi nếu tính cho một HS-SV, bao gồm:
+ Tiền lương trả cho GV hàng tháng theo ngạch, bậc.
+ Tiền lương trả cán bộ quản lý, nhân viên phục vụ hoạt động đào tạo. + Chi phí khấu hao thiết bị giảng dạy, khấu hao phịng học, phịng máy…
+ Chi phí dụng cụ văn phịng, chi phí đào tạo cán bô, nhân viên, giảng viên.
+ Học bổng cho HS-SV.
Với những chi phí được xác định như trên khơng hẳn hồn tồn là biến phí hoặc định phí mà trong một số trường hợp nó có thể vừa là định phí vừa là biến phí (chi phí hỗn hợp). Vì vậy đối với những chi phí hỗn hợp thì có thể dụng phương pháp cực đại, cực tiểu để tách ra biến phí và định phí.
Đối tượng tập hợp chi phí:
Hiện tại nhà trường đào tạo 4 chuyên ngành đó là Kế tốn, Quản trị nhân lực, Bảo hiểm và Công tác xã hội với các bậc đào tạo: đại học, cao đẳng và trung cấp các hệ chính quy, liên thơng, tại chức do đó đối tượng tập hợp chi phí nên tập hợp theo từng bậc đào tạo và hệ đào tạo.
Đối tượng tính chi phí đào tạo cho một HS-SV: Với đối tượng tập hợp chi phí như trên thì đối tượng tính chi phí đào tạo nên xác định là HS-SV của từng bậc và từng hệ đào tạo.
Kỳ tính chi phí đào tạo: Nhà trường hiện đào tạo theo niên khóa do đó kỳ tính chi phí đào tạo sẽ được lựa chọn là năm học.
Phương pháp tính chi phí đào tạo: Hiện tại nhà trường chưa xây dựng được
định mức chi phí cho một HS-SV do đó khơng thể áp dụng phương pháp tỷ lệ mặc dù phương pháp này là thích hợp nhất với đặc điểm của nhà trường. Do vậy với điều kiện hiện nay của nhà trường thì phương pháp để tính giá thành sản phẩm đào tạo được chọn sẽ là phương pháp trực tiếp.
Quy trình kế tốn chi phí đào tạo: Nhìn chung quy trình này có thể thực hiện
tương tự như đối với các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm, tuy nhiên có sự khác biệt đó là sẽ khơng có sản phẩm dở dang cuối kỳ vì kết quả đào tạo được tính cho từng năm học. Có thể tóm tắt quy trình này bao gồm 3 bước như sau:
- Bước 1: Tập hợp chi phí thực tế phát sinh theo biến phí và định phí cho
- Bước 2: Tổng hợp các chi phí đã phát sinh và tiến hành phân bổ những chi
phí phát sinh chung cho các đối tượng có liên quan. Tiêu thức phân bổ có thể lựa chọn là số lượng HS-SV của từng bậc, hệ đào tạo.
- Bước 3: Tính giá thành sản phẩm đào tạo hoàn thành theo bậc và hệ đào
tạo.
Ví dụ: Quy trình kế tốn chi phí đào tạo bậc đại học hệ chính quy năm 2012 như sau:
Bước 1: Tập hợp chi phí phát sinh:
- Biến phí một HS-SV: 210.464 đồng - Tổng định phí: 33.764.773.501 đồng - Tổng số lượng HS-SV: 5.328 SV, trong đó: + ĐHCQ: 1.506 SV + CĐCQ: 1.234 SV + TCCQ: 490 HS + ĐHLT (TC-ĐH): 481 SV + ĐHLT (CĐ-ĐH): 184 SV + CĐLT: 164 SV + ĐHLT (VLVH): 792 SV + TC (VLVH): 477 SV
Bước 2: Phân bổ định phí cho bậc ĐHCQ:
Bước 3: Tính tổng chi phí đào tạo và chi phí đào tạo cho 1 SV bậc ĐHCQ:
Tổng chi phí đào tạo = 316.930.003 +9.543.871.789 = 9.860.801.792 Chi phí đào tạo 1 SV = 9.860.801.792/1.506 = 6.547.677
(Cách xác định chi phí đào tạo các bậc còn lại được minh họa ở phụ lục 7)
Qua việc xác định chi phí đào tạo thực tế của năm 2012 cho thấy để đào tạo một SV ĐHCQ cho một năm học nhà trường phải chi ra là 6.547.677đ, trong khi số thu được từ một SV ĐHCQ là 5.773.467đ/năm học, trong đó thu học phí
33.764.773.501
4.200.000đ và NSNN cấp 1.573.467đ. Như vậy rõ ràng là thu nhỏ hơn chi vì vậy nhà trường sẽ gặp khó khăn trong việc trang trãi chi phí.
Phân tích biến động chi phí:
Khi đã xác định được chi phí thực tế phát sinh theo hai yếu tố là biến phí và định phí thì sẽ so sánh số liệu này với dự toán ban đầu đã lập để chỉ ra được sự biến động của chi phí, từ đó phân tích, tìm ra nguyên nhân của biến động và đưa ra các giải pháp nhằm mang lại hiệu quả tối ưu.
Hiện tại, đơn vị lập dự toán về các khoản mục chi phí một cách chung chung, không chi tiết khoản mục cụ thể do đó rất khó để phân tích biến động. Chẳng hạn như trong dự toán năm 2012 chỉ tiêu chi cho người lao động chỉ đưa ra tổng số chi mà không chi tiết chi cho đối tượng nào, bao nhiêu. Hoặc chi quản lý hành chính cũng khơng nêu rõ chi thơng tin tun truyền liên lạc là bao nhiêu, vật tư văn phòng là bao nhiêu, … Vì vậy nhà trường nên dự toán chi tiết từng chỉ tiêu cụ thể, trên cơ sở đó sẽ sẽ lập Bảng phân tích biến động chi phí giữa thực tế và dự tốn theo từng yếu tố chi phí theo mẫu (phụ lục 8)
Sau khi lập bảng phân tích biến động này, căn cứ vào các số chênh lệch cụ thể của các khoản mục để tìm ra nguyên nhân gây biến động và từ đó đề xuất giải pháp tối ưu.
3.3.1.4. Vân dụng kỹ thuật phân tích CVP để ra quyết định ngắn hạn
Vận dụng mô hình phân tích mối quan hệ CVP để phân tích mối quan hệ giữa chi phí – số lượng HS-SV và thu nhập, mà chủ yếu là xác định số lượng HS- SV đạo tạo tối thiểu để thu có thể bù đắp được chi.
Mặc dù hiện tại các chỉ tiêu tuyển sinh CĐ, ĐH…đều do Cơ sở 1 quy định nhưng với việc xác định số lượng HS-SV đào tạo tối thiểu sẽ giúp cho Ban Giám đốc có cơ sơ để có thể xin thêm chỉ tiêu và cân đối ngân sách. Với kế hoạch năm 2014 nhà trường sẽ tách ra khỏi cơ sở 1 để trở thành Trường Đại học Lao động – Xã hội ở phía Nam thì việc xác định số lượng HS-SV đào tạo tối thiểu là hết sức cần thiết. Ngồi ra, việc tính tốn này đặc biệt có ý nghĩa đối với các Trung tâm của trường như là Trung tâm Ngoại ngữ, Trung tâm CNTT (Tin học), Trung tâm
Đào tạo và Bồi dưỡng nghiệp vụ, giúp cho Giám đốc các Trung tâm ra quyết định số lượng học viên tối thiểu cho từng lớp.
Xác định số lượng HS-SV đào tạo tối thiểu
Với số liệu năm 2012 tại đơn vị thì số lượng HS-SV đào tạo tối thiểu được tính như sau:
- Biến phí: trong trường hợp này biến phí sẽ được tính theo lớp học chứ khơng tính trên một SV. Hiện tại số SV của mỗi lớp là khác nhau do đó tác giả tính số SV trung bình cho một lớp bằng cách lấy trung bình của trung bình, tức tính số SV trung bình cho một lớp của từng năm trong 3 năm, sau đó tính tiếp trung bình của 3 năm đó. Cụ thể:
Bảng 3.1. Số lượng SV và số lớp học qua 3 năm bậc ĐHCQ
Ngành đào tạo
Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Số lượng SV Số lớp Số lượng SV Số lớp Số lượng SV Số lớp
QTNL 220 2 260 2 132 1
Kế toán 92 1 178 2 128 1
Bảo hiểm 76 1 105 1 96 1
CTXH 43 1 63 1 65 1
Tổng 431 5 606 6 421 4
Số lượng SV trung bình cho một lớp của bậc ĐHCQ của từng năm sẽ là: Năm 2010: 431/5 = 86 SV
Năm 2011: 606/6 = 101 SV Năm 2012: 421/4 = 105 SV
Số lượng SV trung bình cho 1 lớp qua 3 năm là: (86+101+105)/3= 98 SV
Như vậy biến phí (bao gồm tiền giờ giảng và chi phí trực tiếp khác như phấn bảng, viết bảng, giẻ lau…) tính cho một lớp học là 18.086.296đ.
- Tổng định phí: 33.764.773.501đ
- Phân bổ định phí cho bậc ĐHCQ: 33.764.773.501
- Phần NSNN cấp cho một HS-SV: 8.383.433.675/5.328=1.573.467 - Thu học phí của một SV: 4.200.000
- Số dư đảm phí đơn vị = (1.573.467+4.200.000)x98 – 18.086.296 = 547.713.470 Số lớp đào tạo tối thiểu = 9.543.871.789/547.713.470 = 17 lớp
Số SV đào tạo tối thiểu = 17 lớp x 98 SV = 1.708 SV
(Cách xác định số lượng SV đào tạo tối thiểu của các bậc còn lại được minh họa ở phụ lục 9)
Số liệu tính tốn trên chỉ mang tính tương đối nhưng qua số liệu này cũng có thể làm cơ sở để Ban Giám đốc ước tính được số lượng SV tối thiểu phải tuyển sinh cho năm học tới.
Xác định số lượng học viên đào tạo tối thiểu (đối với các Trung tâm):
Đối với các trung tâm thì việc xác định số lượng học viên đào tạo tối thiểu được tính đơn giản hơn. Cụ thể như sau:
Trước tiên phải xác định chi phí tổ chức cho một lớp học bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp, trong đó chi phí trực tiếp là tiền giảng cho giáo viên, phấn bảng, giẻ lau, nước uống và chi phí gián tiếp là phí quản lý, chi phí phục vụ (trực thiết bị, phịng học…).
Tiếp theo, căn cứ vào mức học phí phải thu của một học viên để xác định được số lượng học viên tối thiểu cho một lớp học mà ở đó thu đủ bù chi.
Ví dụ: Để tổ chức một lớp học cho Lớp Báo cáo thuế của Trung tâm Đào tạo và Bồi dưỡng nghiệp vụ thì chi phí bao gồm:
- Tiền giảng cho giáo viên: 60 tiết x 80.000đ/tiết = 4.800.000đ - Tiền phấn bảng, giẻ lau, nước uống: 98.000đ
- Phí quản lý: 4.000.000đ - Chi phí phục vụ: 1.500.000đ
Tổng chi phí tổ chức một lớp học: 10.398.000đ
Vậy với mức thu học phí là 500.000đ/học viên thì một lớp học phải có ít nhất là 21 học viên (21 x 500.000đ=10.500.000đ) thì sẽ bù đắp được chi phí, nếu có trên 21 học viên thì trung tâm sẽ có lãi.
Cách tính tương tự như vậy cho các Lớp Kế toán ngắn hạn, Quản trị nhân sự, Kế toán trưởng….hoặc của Trung tâm Ngoại ngữ và Trung tâm CNTT cũng được tính tương tự như trên.
3.3.2. Các giải pháp để thực hiện những nội dung KTQT
Để thực hiện quá trình thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thơng tin trong tổ chức cơng tác kế tốn tại các đơn vị thì phải sử dụng đồng thời các phương pháp kế toán bao gồm: chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp và cân đối kế toán. KTQT là một bộ phận cấu thành trong hệ thống kế toán của đơn vị do đó ngồi các phương pháp như thống kê, phân tích…thì tất yếu phải sử dụng hệ thống các phương pháp kế toán, tuy nhiên các phương pháp này đòi hỏi phải xây dựng phù hợp nhằm thực hiện được chức năng của KTQT.
Để tổ chức tốt công tác KTQT tại trường Đại học Lao động – Xã hội (CSII) thì phải thực hiện các nội dung chủ yếu sau: Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán; Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán; Tổ chức hệ thống sổ kế toán; Tổ chức lập báo cáo KTQT và Tổ chức bộ máy kế toán.
3.3.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Nguồn thông tin đầu vào của KTQT cũng được tập hợp trên cơ sở các chứng từ, do đó KTQT sẽ gián tiếp sử dụng hệ thống chứng từ kế toán được ban hành theo QĐ19/2006/QĐ-BTC. Tuy nhiên đối với các chứng từ phản ánh chi phí do đơn vị phát hành phải được thiết kế chi tiết sao cho đảm bảo được yêu cầu phân loại chi phí theo cách ứng xử của nó và thuận lợi cho việc tập hợp chi phí theo các bộ phận nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm sốt chi phí của nhà quản trị.
Hiện tại, hệ thống chứng từ sử dụng tại đơn vị tương đối tốt, tuy nhiên để phục vụ cho việc xác định chi phí tính giá thành sản phẩm đào tạo cũng như giá thành các dịch vụ khác tác giả đề nghị lập thêm các chứng từ sau:
- Bảng thanh toán tiền lương: đối với chứng từ này thì nhà trường đã thực hiện
hàng tháng, tuy nhiên nó bao gồm tất cả CBCV trong trường chứ chưa chi tiết theo đối tượng. Vì vậy để phục vụ cho việc theo dõi chi phí phát sinh theo bộ phận nhằm phục vụ cho công tác tập hợp chi phí và tính giá thành thì nhà trường nên lập Bảng
thanh toán lương chi tiết theo 3 đối tượng là: GV, Cán bộ quản lý và nhân viên phục vụ khối hành chính, Cán bộ quản lý và nhân viên phục vụ khối dịch vụ.
- Phiếu thanh toán tiền vượt giờ: phiếu này được lập riêng cho từng khoa, bộ
môn, làm căn cứ hạch tốn biến phí phát sinh. (mẫu phụ lục 10)
- Phiếu tính giá thành sản phẩm đào tạo: Phiếu này làm căn cứ xác định chi
phí đào tạo thực tế phát sinh của các bậc đào tạo theo hệ đào tạo, đồng thời làm căn cứ để phân tích biến động chi phí. (mẫu phụ lục 10)
3.3.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Việc xây dựng hệ thống tài khoản phục vụ cho KTQT về cơ bản vẫn dựa trên hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo QĐ19/2006/QĐ-BTC. Tuy nhiên hệ thống tài khoản này phải xây dựng sao cho đảm bảo thực hiện việc ghi chép số liệu theo từng bộ phận nhằm phục vụ cho mục đích kiểm sốt các hoạt động của đơn vị thơng qua việc thực hiện dự tốn ngân sách.
Như vậy, việc xây dựng hệ thống tài khoản phục vụ cho KTQT tại đơn vị