1.5.4.1 .Thông tin kế toán quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn
3.3. Tổ chức công tác KTQT tại trường Đại học Lao động-Xã hội (CSII)
3.3.2.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán, đặc biệt là đối với sổ chi tiết thì ngồi việc sử dụng hệ thống sổ chi tiết ban hành theo QĐ19/2006/QĐ-BTC nên thiết kế thêm một số sổ kế toán chi tiết theo biến phí và định phí cho từng nơi phát sinh chi phí đáp ứng yêu cầu của KTQT. Chẳng hạn như Sổ chi tiết chi phí trực tiếp; Sổ chi tiết chi phí gián tiếp. (phụ lục 11)
3.3.2.4. Tổ chức hệ thống báo cáo KTQT
Hệ thống báo cáo KTQT là một phương tiện để truyền đạt thơng tin đến nhà quản trị do đó u cầu nó phải cung cấp thơng tin kịp thời và phù hợp cho từng đối tượng sử dụng thông tin (Giám đốc, Phó Giám đốc, trưởng các phịng, ban….) Vì vậy hệ thống báo cáo KTQT phải được xây dựng gắn liền với từng mục tiêu hoạt động cụ thể của nhà trường nhằm mục đích cung cấp thơng tin hữu ích và phục vụ cho chức năng quản lý của Ban lãnh đạo nhà trường.
Hệ thống báo cáo KTQT có thể được xây dựng bao gồm các loại báo cáo sau:
Hệ thống báo cáo dự toán, bao gồm:
- Dự tốn thu hoạt động đào tạo chính quy, liên thơng
- Dự toán thu hoạt động đào tạo tại chức
- Dự tốn nguồn kinh phí
- Dự toán thu nội trú ký túc xá
- Dự tốn hướng dẫn chun đề, khóa luận tốt nghiệp
- Dự toán lương và các khoản thu nhập theo lương
- Dự tốn kinh phí sửa chữa tài sản, kinh phí mua sắm tài sản
- Dự tốn kinh phí sách thư viện, tạp chí
(Nội dung, mẫu biểu đã trình bày ở mục 3.3.1.1 )
Báo cáo trung tâm trách nhiệm, bao gồm:
- Báo cáo tổng kết tình hình hoạt động (áp dụng cho từng bộ phận trong đơn vị)
- Báo cáo tình hình thực hiện dự tốn các khoản chi
- Báo cáo kết quả hoạt động của các bộ phận cung ứng dịch vụ
(Đã trình bày ở mục 3.3.1.2 )
Báo cáo chi phí giá thành, bao gồm:
- Báo cáo chi phí giá thành đào tạo hệ chính quy, liên thơng - Báo cáo chi phí giá thành đào tạo hệ tại chức
- Báo cáo chi phí giá thành cung ứng dịch vụ
(Xem mẫu phụ lục 6)
3.3.2.5. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế tốn
Để tổ chức được cơng tác KTQT cũng như có thể vận hành và phát huy tác dụng các nội dung của KTQT đòi hỏi phải tổ chức bộ máy KTQT tại đơn vị. Các vấn đề cần giải quyết khi tổ chức bộ máy KTQT đó là Xây dựng mơ hình bộ máy KTQT và xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận.
Xây dựng mơ hình bộ máy kế toán
Căn cứ vào điều kiện, đặc điểm cũng như quy mô hoạt động của nhà trường thì bộ máy kế tốn nên được xây dựng theo mơ hình kết hợp giữa kế tốn tài chính và KTQT. Khi áp dụng mơ hình này thì bộ máy kế toán sẽ thực hiện nhiệm vụ kế tốn tài chính và KTQT một cách đồng thời do đó các thơng tin của hai bộ phận này sẽ được kết hợp chặt chẽ giúp cho quá trình thu nhận thông tin nhanh, kịp thời và tiết kiệm được chi phí.
Mơ hình bộ máy kế tốn tại trường có thể được tổ chức theo sơ đồ 3.2 như sau:
Sơ đồ 3.2. Mơ hình tổ chức bộ máy kế toán đề nghị tại trường Đại học Lao động – Xã hội (CSII)
Xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
Với mơ hình tổ chức bộ máy kế toán như trên thì phịng kế tốn gồm có 8 người có chức năng và nhiệm vụ như sau:
- Trưởng phịng kế tốn chịu trách nhiệm phụ trách chung về cơng tác kế tốn tài chính và KTQT. Hướng dẫn cho các nhân viên trong phịng kế tốn về các chế độ, thể lệ kế tốn – tài chính và các kỹ thuật hạch tốn… Kiểm tra lại các báo cáo kế tốn tài chính và báo cáo KTQT được lập bởi các bộ kế tốn.
- Phó phịng kế tốn: Hỗ trợ cơng việc cho trưởng phịng kế tốn, đồng thời chịu trách nhiệm theo dõi nguồn kinh phí, quỹ và lập báo cáo tài chính.
- Bộ phận kế tốn tài chính có nhiệm vụ ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản, nguồn kinh phí, các khoản chi, các khoản thu.. 4 nhân viên kế toán của bộ phận này sẽ đảm nhiệm 4 phần hành kế toán:
+ Kế toán thuế, vật tư, TSCĐ;
+ Kế toán thanh toán và các khoản thu – chi; Phó phịng kế tốn Trưởng phịng kế tốn Kế tốn tài chính KTQT Kế toán Vật tư, TSCĐ Kế toán thanh toán, các khoản thu - chi Kế toán tiền lương, vốn bằng tiền Thủ quỹ Bộ phận dự toán Phân tích & đánh giá
+ Kế tốn tiền lương và vốn bằng tiền; + Thủ quỹ.
- Bộ phận KTQT có nhiệm vụ ghi chép, thu thập, xử lý thông tin theo các nội dung của KTQT. Bộ phận này được chia thành hai bộ phận nhỏ như sau:
+ Bộ phận dự tốn có nhiệm vụ liên kết với các bộ phận khác trong đơn vị để lập hệ thống dự toán ngân sách, đồng thời chịu trách nhiệm ghi chép chi tiết chi phí phát sinh theo từng yếu tố chi phí, từng bộ phận hoặc từng đối tượng chịu chi phí để tính giá thành sản phẩm đào tạo.
+ Bộ phận phân tích và đánh giá có nhiệm vụ theo dõi các nguồn thu của đơn vị như thu học phí, thu cung ứng dịch vụ, thu ký túc xá…; Phân tích tình hình thực hiện dự tốn qua đó đánh giá kết quả hoạt động của các bộ phận trong đơn vị, đồng thời tìm ra nguyên nhân và giải pháp.
3.3.2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế tốn
Để đảm bảo cung cấp thơng tin kịp thời và đáng tin cậy thì phần mềm kế tốn và máy vi tính được xem như là cơng cụ hỗ trợ đắc lực trong việc truy cập và xử lý các thông tin để tạo ra các số liệu phù hợp với các báo cáo theo yêu cầu của nhà quản trị. Vì vậy nhà trường cần thiết phải có phần mềm đáp ứng được nội dung công việc của KTQT.
3.4. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM THỰC HIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI (CSII) QUẢN TRỊ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI (CSII)
- Ban lãnh đạo nhà trường cần nhận thức được tầm quan trọng của KTQT trong việc thực hiện các chức năng quản lý của mình.
Là đơn vị sự nghiệp có thu, hoạt động một phần từ nguồn kinh phí do NSNN cấp để thực hiện mục tiêu giáo dục và đào tạo do đó nhà quản trị tại đơn vị chú trọng nhiều đến việc tuân thủ và chấp hành các quy định của cơ quan quản lý cấp trên vì vậy để thực hiện yêu cầu này thì đơn vị sử dụng phần lớn là cơng cụ kế tốn tài chính.
Trường Đại học Lao động – Xã hội (CSII) là một trong số rất nhiều trường đại học ở Tp. Hồ Chí Minh, do đó để tạo được “thương hiệu” cho mình thì chất
lượng đào tạo ln là mối quan tâm hàng đầu của nhà quản trị nhằm tạo chỗ đứng vững chắc trong ngành cho nhà trường và trong xã hội cho sinh viên sau khi tốt nghiệp. Điều này chứng tỏ rằng công tác quản lý của trường học cũng phức tạp không thua kém gì đối với doanh nghiệp vì để đạt được mục tiêu mong muốn thì có rất nhiều vấn đề đặt ra cần giải quyết. Chẳng hạn như đào tạo như thế nào gọi là chất lượng? thước đo nào để đo lường? Tại sao thí sinh lựa chọn trường mình mà không chọn trường khác hoặc ngược lại? Do chất lượng hay học phí, hay địa điểm? Sinh viên có hài lịng khi học tập tại trường không? Tỷ lệ sinh viên ra trường có việc làm? Phản hồi từ các doanh nghiệp về chất lượng đào tạo thông qua việc làm của sinh viên? … Để có thể biết được tất cả những vấn đề này để từ đó phân tích, đánh giá nhằm đưa ra giải pháp và quyết định đúng đắn thì Ban Giám đốc cần rất nhiều thông tin mà đây là thông tin nội bộ do đó cơng cụ hữu hiệu nhất là KTQT. - Sắp xếp, tổ chức lại bộ máy kế toán theo hướng kết hợp giữa kế tốn tài chính và KTQT.
Kế tốn tài chính và KTQT là hai bộ phận của một hệ thống kế tốn do đó giữa chúng có mối quan hệ hữu cơ với nhau. Vì vậy xây dựng bộ máy kế tốn trên cơ sở kết hợp hài hòa giữa kế tốn tài chính và KTQT là sự kết hợp khoa học, hợp lý, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau, vừa đảm bảo tính lợi ích kinh tế cho đơn vị. Tuy nhiên cần có sự phân định rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin.
- Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn về kế toán và KTQT cho đội ngũ các nhân viên kế tốn trong đơn vị.
KTQT đóng vai trị then chốt trong việc cung cấp thông tin cho các nhà quản trị để thực hiện chức năng quản lý của mình. Vì vậy các nhân viên KTQT phải ý thức được tầm quan trọng của KTQT để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Vì nếu cung cấp thông tin sai lệch sẽ dẫn đến quyết định sai lầm của nhà quản trị, ảnh hưởng đến mục tiêu của tổ chức. Do đó vấn đề về trình độ chun mơn nghiệp vụ của nhân viên kế toán cần phải được ban lãnh đạo nhà trường quan tâm.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Chương ba tác giả đã trình bày về Tổ chức công tác KTQT tại trường Đại học Lao động – Xã hội (CSII). Trong chương này tác giả đã nêu lên được sự cần thiết phải tổ chức công tác KTQT tại trường và những nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác KTQT như: sự nhận thức và hiểu biết về KTQT của các cấp lãnh đạo; đội ngũ kế toán; sự hỗ trợ của các giảng viên KTQT; đặc điểm hoạt động và quy mô đào tạo; sự tự chủ về mặt tài chính.
Những nội dung của KTQT được thực hiện tại trường Đại học Lao động – Xã hội (CSII) bao gồm bốn nội dung đó là: Dự toán ngân sách; Đánh giá trách nhiệm quản lý, Tổ chức kế tốn chi phí và phân tích biến động chi phí; Vận dụng kỹ thuật phân tích CVP để ra quyết định ngắn hạn.
Để thực hiện được các nội dung của KTQT thì các giải pháp cần thực hiện là: Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán; Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán; Tổ chức hệ thống sổ kế tốn; Tổ chức lập báo cáo KTQT và Hồn thiện tổ chức bộ máy kế tốn.
Ngồi các nội dung trên thì trong chương này tác giả cũng đã đưa ra một số kiến nghị đối với nhà trường để có thể tổ chức tốt cơng tác KTQT tại đơn vị.
KẾT LUẬN
Trong giai đoạn hiện nay khi mà nhu cầu học tập của ngày càng nhiều, yêu cầu của người học cũng ngày càng cao, bên cạnh đó sự ra đời của nhiều trường đại học với nhiều loại hình đào tạo làm cho người học có nhiều lựa chọn hơn. Như vậy Trường Đại học Lao động – Xã hội (CSII) đang phải đối đầu với những cuộc cạnh tranh khá gay gắt, do đó để tồn tại và phát triển bền vững, nhà trường phải tạo được thương hiệu cho mình, khơng ngừng đổi mới phương pháp giảng dạy nhằm nâng cao chất lượng đào tạo, góp phần cung cấp nguồn nhân lực đáp ứng được nhu cầu cao của xã hội thì việc tổ chức cơng tác KTQT tại trường là một tất yếu khách quan. Tuy nhiên do đặc điểm của trường học là khơng vì mục tiêu lợi nhuận do đó việc vận dụng KTQT chỉ mang tính chọn lọc các nội dung phù hợp chứ không phải tất cả. Trong phạm vi bài luận văn này tác giả đưa ra bốn nội dung, bao gồm: Lập dự toán ngân sách; Đánh giá trách nhiệm quản lý; Tổ chức hệ thống kế tốn chi phí và phân tích biến động chi phí; Vận dụng kỹ thuật phân tích CVP để ra quyết định ngắn hạn.
Ngoài việc đưa ra các nội dung của KTQT cần thực hiện tại đơn vị thì tác giả cịn đề xuất giải pháp nhằm thực hiện các nội dung trên cũng như một số kiến nghị đối với nhà trường về nhận thức của Ban lãnh đạo, tổ chức sắp xếp lại bộ máy kế tốn, đội ngũ làm cơng tác KTQT và sự hỗ trợ của công nghệ thông tin đối với công tác kế tốn.
Mặc dù đã có sự hướng dẫn tận tình của các thầy cơ và sự cố gắng hết sức của bản thân, nhưng do khả năng có giới hạn nên luận văn chắc chắn sẽ khó tránh khỏi những sai sót. Rất mong nhận được đóng góp từ quý thầy cô, bạn bè, đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ tài chính (2006), Thơng tư 53 BTC – 2006 “Hướng dẫn áp dụng Kế toán
quản trị trong doanh nghiệp”
2. Đỗ Ngun Bình, 2009. Tổ chức cơng tác kế toán quản trị và thiết lập hệ thống
báo cáo kế tốn quản trị tại cơng ty TNHH N.G.V. Luận văn thạc sỹ kinh tế.
Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh.
3. Nguyễn Tấn Bình (2005) , Kế toán quản trị, Nxb Đại học quốc gia 4. Nguyễn Ngọc Quang (2009), Kế toán quản trị, Nxb Tài chính 5. Phạm Văn Dược (2005), Kế tốn chi phí, Nxb thống kê.
6. Phạm Văn Dược và Đặng Kim Cương (2007), Kế toán quản trị, Nxb thống kê. 7. Phạm Văn Dược và TS. Huỳnh Lợi (2009), Mơ hình và cơ chế vận hành KTQT
trong doanh nghiệp, Nxb Tài chính.
8. Phạm Văn Dược, Kế toán quản trị, Nhà xuất bản thống kê.
9. Đào Anh Tài và cộng sự (2003), Kế toán quản trị áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam, Nxb Tài chính.
10. Nguyễn Minh Phương, Giáo trình Kế tốn quản trị, Nxb Lao động – Xã hội. 11. Trần Thanh Thúy Ngọc, 2010. Tổ chức cơng tác kế tốn quản trị tại trường cao
đẳng kinh tế. Luận văn thạc sỹ. Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh.
12. Trường ĐHKT TPHCM, Bộ môn KTQT - Phân tích kinh doanh, Kế tốn chi phí, Nxb lao động.
13. Đồn Ngọc Quế và cộng sự (2011), Kế toán quản trị, Nxb Lao động. 14. Huỳnh Lợi (2010), Kế toán quản trị, Nxb Phương Đông.