1.5.4.1 .Thông tin kế toán quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn
2.3.3. Xác định chi phí đào tạo một năm học
Việc xác định chi phí đào tạo cho năm học tại đơn vị chỉ được thực hiện khi lập dự tốn ngân sách hàng năm. Chi phí đào tạo bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp, trong đó chi phí trực tiếp được xác định là chi phí cho giảng viên và các chi phí phục vụ trực tiếp cho giảng dạy như phấn, bảng, giẻ lau,…Chi phí gián tiếp gồm có chi phí tiền lương của bộ phận quản lý, bộ phận phục vụ…
Cụ thể chi phí đào tạo của các bậc và các hệ đào tạo năm 2012 được kế toán xác định khi lập dự toán như sau: Căn cứ vào số lượng số lượng SV có mặt đầu năm, số lượng SV ra trường trong năm và số SV tuyển mới trong năm để tính ra số SV có mặt bình qn. Sau đó xác định mức chi đào tạo cho một SV, trong đó: phần chi của NSNN được đề nghị trên cơ sở mức chi năm trước và tăng thêm 20%, còn mức chi từ nguồn thu để lại kế toán ước số thu được và tính tốn ra mức chi phù hợp. Trên cơ sở số lượng SV có mặt bình qn và mức chi tính cho một SV sẽ tính ra được tổng số chi.
Ví dụ: Chi phí đào tạo dự kiến cho năm học 2012 của SV đại học chính quy được tính như sau:
- Số SV có mặt đầu năm: 2.015 - Số SV ra trường trong năm: 113 - Số tuyển mới trong năm: 1.000
- Mức chi cho một SV là : 6.640.000đ, trong đó:
+ Mức chi của NSNN năm 2011 là 3.000.000đ, dự tính năm 2012 tăng thêm 20% là: 3.000.000đ x 20% = 3.600.000đ
+ Mức chi từ nguồn thu để lại: 3.040.000đ
Tổng mức chi cho SV ĐHCQ là: 2.301 SV x 6.640.000đ = 15.278.640.000đ
Cách tính các bậc đào tạo cịn lại (xem phụ lục 3)
Như đã trình bày ở trên, mức chi đào tạo này chỉ được tính khi lập dự tốn, đến cuối năm kế tốn khơng có tính lại mức chi đào tạo thực tế phát sinh để so sánh, phân tích ngun nhân gây chênh lệch do đó hầu như việc tính tốn này chỉ mang tính hình thức.
2.3.4. Đánh giá thực trạng tổ chức công tác KTQT tại trường Đại học Lao động xã hội (CSII)
2.3.4.1. Ưu điểm
Cơng tác kế tốn ở đơn vị chủ yếu là kế tốn tài chính, song bên cạnh đó đơn vị cũng thực hiện được một số nội dung thuộc lĩnh vực KTQT như:
- Chấp hành tốt quy định về việc lập dự toán hàng năm đối với các đơn vị sự nghiệp công lập. Hàng năm, căn cứ vào chỉ tiêu được giao và tình hình thực hiện dự tốn năm trước cũng như kế hoạch, phương hướng, nhiệm vụ của năm tiếp theo, kế toán tiến hàng lập dự toán ngân sách nộp cho các cơ quan quản lý cấp trên theo quy định.
- Trên cơ sở kết quả thực hiện dự tốn trong năm học, kế tốn có lập bảng phân tích chi tiết các số liệu thực tế của năm nay so với năm trước biểu hiện qua các con số tương đối và tuyệt đối.
- Có tổ chức đánh giá trách nhiệm chặt chẽ, ngồi việc đánh giá trách nhiệm quản lý của các nhà quản lý từ cấp thấp nhất cho đến cấp cao nhất, bên cạnh đó cịn đánh giá cả trách nhiệm của từng cá nhân trong đơn vị để có thể đưa ra nhận định chính xác về tình hình hoạt động của đơn vị, từ đó vạch ra phương hướng, nhiệm vụ cho năm tiếp theo.
Bên cạnh những ưu điểm kể trên thì việc thực hiện nội dung KTQT cịn có một số hạn chế sau:
Về dự toán ngân sách:
- Dự toán ngân sách hoạt động hàng năm tại đơn vị được thực hiện theo mơ hình thơng tin 1 xuống, các chỉ tiêu dự toán được định ra từ Ban giám đốc và sau đó truyền đạt cho phịng Kế tốn – Tài vụ thực hiện mà khơng có sự kết hợp với các phịng ban khác do đó khơng thu hút được trí tuệ và kinh nghiệm của cấp quản lý thuộc các bộ phận khác trong đơn vị vào q trình lập dự tốn, chính vì vậy làm cho thơng tin lập dự tốn bị hạn chế.
- Các chỉ tiêu trong bảng dự toán chưa được lập một cách chi tiết do đó gây khó khăn trong việc phân tích biến động chi phí.
- Chưa phân tích tình hình thực hiện dự toán, các số liệu dự toán chưa được coi trọng, chỉ mang tính hình thức.
Về đánh giá trách nhiệm quản lý
Mặc dù nhà trường đã có sự phân cấp trong quản lý, quy trình đánh giá tương đối chặt chẽ, song do hoạt động đặc thù của đơn vị nên việc đánh giá trách nhiệm chủ yếu nghiêng về mặt định tính nhiều hơn do đó đánh giá trách nhiệm của một số bộ phận vẫn chưa có độ tin cây cao. Ví dụ như đối với các trung tâm dịch vụ chưa có các chỉ tiêu định lượng cụ thể để đo lường do đó sẽ làm ảnh hưởng đến kết quả đánh giá trách nhiệm của các bộ phận này.
Về hạch tốn chi phí :
- Chi phí phát sinh tại đơn vị chỉ được phân loại theo mục lục ngân sách nhà nước mà chưa tổ chức tập hợp theo phạm vi phát sinh chi phí do đó việc kiểm sốt chi phí bị hạn chế.
- Việc xác định chi phí đào tạo cho năm học chỉ được thực hiện khi lập dự toán, nghĩa là chi phí này chỉ mang tính chất ước đốn, trong khi đó cuối năm khơng có tính lại chi phí này theo số thực tế phát sinh do đó khơng thể so sánh được chi phí này biến động như thế nào, nguyên nhân của biến động đó.
Với những hạn chế nói trên thì KTQT tại đơn vị chưa thực sự phát huy tính hiệu quả trong việc cung cấp thơng tin hữu ích cho Ban Giám đốc.
2.3.5. Những nguyên nhân ảnh hưởng đến tổ chức KTQT tại trường Đại học
Lao động xã hội (CSII)
- KTQT chưa được tổ chức thực hiện tại trường Đại học Lao động – Xã hội (CSII) do ảnh hưởng của các nguyên nhân sau:
- Ban lãnh đạo nhà trường chưa hiểu rõ và chưa quan tâm đến tính hữu ích của thơng tin do KTQT mang lại vì vậy chưa nhận thức được những lợi ích và hiệu quả trong việc áp dụng KTQT tại đơn vị.
- Bộ máy kế tốn chỉ có 05 người, với khối lượng cơng việc hiện tại thì chỉ đảm bảo đáp ứng được các nội dung chủ yếu thuộc lĩnh vực kế tốn tài chính. Hơn nữa bộ phận kế tốn cũng chưa tìm hiểu về KTQT do đó chưa nhận thấy được tầm quan trọng của công cụ quản lý này vì vậy chưa thể tham mưu cho lãnh đạo về việc vận dụng KTQT tại trường.
- Việc đào tạo của nhà trường được thực hiện theo chỉ tiêu do trường Đại học Lao động – Xã hội giao và một phần nguồn kinh phí hoạt động do ngân sách cấp vì vậy nhà trường chưa phát huy được vai trò chủ động về mặt tài chính.
- Mặc dù trường có đội ngũ giảng viên thuộc lĩnh vực KTQT nhưng chỉ dừng lại ở việc giảng dạy cho sinh viên chứ chưa tham mưu cho phòng Kế toán cũng như Ban lãnh đạo nhà trường để thực hiện tổ chức KTQT cho đơn vị.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Chương hai đã phản ánh thực trạng về tổ chức cơng tác kế tốn và KTQT tại trường Đại học Lao động – Xã hội (CSII). Hệ thống kế toán tại đơn vị chủ yếu là tổ chức cơng tác kế tốn tài chính bao gồm các nội dung như: tổ chức vận dụng chứng từ kế toán, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức hệ thống sổ sách kế toán, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán, tổ chức kiểm tra kế tốn, tổ chức phân tích thơng tin kế toán và tổ chức cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cơng tác kế tốn.
Tuy nhà trường chưa có tổ chức KTQT nhưng trong cơng tác kế tốn có thực hiện một số nội dung của KTQT như: lập dự toán, đánh giá trách nhiệm quản lý và hạch tốn chi phí.
Thơng qua thực trạng về tổ chức cơng tác kế tốn và KTQT tại trường Đại học Lao động – Xã hội (CSII), tác giả đã đưa ra những ưu điểm cũng như những mặt còn hạn chế và nguyên nhân chưa thể tổ chức công tác KTQT tại đơn vị. Đây là cơ sở để đề xuất giải pháp thực hiện tổ chức công tác KTQT tại trường Đại học Lao động – Xã hội (CSII).
CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI (CSII)
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI (CSII) TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI (CSII)
Với những cống hiến cho sự nghiệp giáo dục và sự nghiệp của ngành trong hơn 35 năm qua, Trường Đại học Lao động - Xã hội (CSII) tiếp tục khẳng định vai trò, trách nhiệm to lớn trong công tác đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao cho tồn xã hội nói chung và cho Ngành Lao động - Thương binh và Xã hội nói riêng. Nhà trường sẽ nỗ lực phấn đấu để phát triển nhanh chóng và mạnh mẽ về mọi mặt, vươn lên trở thành một trường Đại học có vị thế tại khu vực phía Nam và trong hệ thống giáo dục nước ta.
Để đạt được mục tiêu trên thì việc tổ chức công tác KTQT là một yêu cầu khách quan và thật sự cần thiết bởi vì:
- Hiện nay, trong phạm vi TP.Hồ Chí Minh có rất nhiều trường đại học đào tạo các ngành học giống nhau, do đó người học có nhiều lựa chọn cơ sở đào tạo cho mình. Vì vậy để thu hút được người học, cạnh tranh được với các trường khác thì nhà trường phải làm sao để tạo dựng được thương hiệu, không ngừng nâng cao chất lượng giảng dạy cũng như hiệu quả quản lý. KTQT với chức năng cung cấp các thơng tin như tình hình thực hiện kế hoạch, tình hình hoạt động của đơn vị, tình hình tài chính, các thơng tin về đối thủ cạnh tranh…sẽ hỗ trợ cho Ban Giám đốc đưa ra các quyết định tối ưu nhất để có thể đạt được mục tiêu đề ra.
- Quy mô đào tạo của nhà trường ngày một tăng lên với nhiều loại hình đào tạo bao gồm: Trung cấp, Cao đẳng, Đại học chính quy; Cao đẳng, Đại học liên thông; Trung cấp, Đại học hệ vừa làm vừa học (tại chức). Đặc biệt hiện nay nhà trường còn liên kết với trường Đại học Quốc gia Hà Nội đào tạo Thạc sỹ Luật và liên kết với trường Đại học Phụ nữ Philippine đào tạo thạc sỹ giảng dạy bằng tiếng Anh chuyên ngành Công tác xã hội. Qua đó có thể thấy rằng với quy mô đào tạo như vậy việc quản lý và kiểm sốt các khoản chi là vơ cùng phức tạp do đó cần thiết phải có sự hỗ trợ của KTQT về tổ chức kế tốn chi phí (nhằm xác định chi phí phát
sinh riêng biệt cho từng mảng đào tạo) và phân tích biến động chi phí (nhằm tìm ra ngun nhân gây biến động để từ đó đưa ra giải pháp tối ưu) để kiểm sốt tốt và tiết kiệm được chi phí.
- Nhà trường là đơn vị sự nghiệp đảm bảo một phần chi phí hoạt động, tức bên cạnh nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp cho đơn vị để thực hiện một số nội dung chi thường xuyên và không thường xuyên theo quy định thì các khoản chi khác đơn vị phải tự trang trãi. Do đó bên cạnh chức năng chính là đào tạo trình độ trung cấp, cao đẳng, đại học thì nhà trường cịn có thêm các hoạt động mang tính chất cung cấp dịch vụ như là Trung tâm Bồi dưỡng nghiệp vụ, Trung tâm ngoại ngữ….để có thêm nguồn thu nhập nhằm trang trãi chi phí và có thể tăng thu nhập cho cán bộ, giảng viên, công nhân viên của nhà trường. Vì vậy đối với các hoạt động dịch vụ trên thì cần thiết phải xác định số lượng học viên đào tạo tối thiểu để đưa ra quyết định đúng đắn và khoa học nhằm đạt được kết quả tốt nhất. Đặc biệt là với kế hoạch sẽ tách trường trong năm 2014 thì việc xác định số lượng SV đào tạo tối thiểu càng phải được quan tâm. Sự hỗ trợ của KTQT với kỹ thuật phân tích mối quan hệ CVP sẽ là cơng cụ đắc lực giúp Ban giám đốc làm được điều này.
- Thơng tin do kế tốn cung cấp chủ yếu thiên về kế tốn tài chính và theo yêu cầu của các cơ quan quản lý chứ chưa nhằm mục đích quản trị tại đơn vị. Do đó vai trị thơng tin kế toán bị hạn chế và ảnh hưởng đến công tác quản lý của Ban giám đốc. Vì vậy để đảm bảo cung cấp thơng tin hữu ích cho Ban giám đốc thì ngồi việc tổ chức cơng tác kế tốn tài chính phải tổ chức cơng tác KTQT.
Qua phân tích ở trên thì việc tổ chức cơng tác KTQT tại trường Đại học Lao động – Xã hội (CSII) là hết sức cần thiết nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tại đơn vị.
3.2. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI (CSII) QUẢN TRỊ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI (CSII)
Việc tổ chức công tác KTQT tại đơn vị bị ảnh hưởng bởi các nhân tố sau:
Một là, sự nhận thức và hiểu biết về KTQT của các cấp lãnh đạo: Nếu các
trong việc điều hành và quản lý thì sẽ quan tâm và chỉ đạo thực hiện làm cho công tác tổ chức KTQT sẽ thuận lợi hơn và hoạt động có hiệu quả hơn.
Hai là, về đội ngũ kế toán: Để tổ chức và thực hiện tốt cơng tác KTQT tại trường địi hỏi đơn vị phải có đội ngũ kế tốn có năng lực và trình độ chun mơn nghiệp vụ cao cũng như việc bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn về kế toán và KTQT cho đội ngũ các nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện các phần hành công việc KTQT nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản trị của đơn vị.
Ba là, sự hỗ trợ của các giảng viên KTQT: Để Ban Giám đốc nhận thức được tầm quan trọng của KTQT trong công tác quản lý cũng như những lợi ích mà nó mang lại thì các giảng viên thuộc lĩnh vực KTQT nên tư vấn, tham mưu cho Ban Giám đốc về việc áp dụng KTQT, đồng thời hỗ trợ cho phịng kế tốn trong việc tổ chức công tác KTQT.
Bốn là, đặc điểm hoạt động và quy mô đào tạo: Quy mô đào tạo của nhà trường ngày càng tăng và mở rộng, nhà trường không chỉ tự thực hiện đào tạo mà còn liên kết với các trường khác đặc biệt là các trường nước ngoài để đào tạo một số ngành đặc thù như cơng tác xã hội, chăm sóc sức khỏe người khuyết tật…Bên cạnh nhiệm vụ chính là đào tạo và nghiên cứu khoa học, trường còn hợp tác với một số doanh nghiệp lớn tại TPHCM như Công ty An Phước, Ngân hàng TMCP Á Châu - ACB, Công ty CP Ngoại thương và Phát triển Đầu tư Fideco trong đào tạo và nghiên cứu khoa học, gắn đào tạo với nhu cầu thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp. Với đặc điểm hoạt động và quy mô đào tạo như hiện nay, nhà trường cần phải có bộ phận KTQT riêng biệt để đáp ứng yêu cầu quản lý.
Năm là, sự tự chủ về mặt tài chính: Nhà trường là Cơ sở II hoạt động phụ thuộc vào trường Đại học Lao động – Xã hội (Hà Nội) do đó trường chưa hồn tồn tự chủ về mặt tài chính, vì vậy cũng ít nhiều làm ảnh hưởng đến việc tổ chức công tác KTQT tại đơn vị.
3.3. TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI (CSII)