1.2 Nội dung của kế toán quản trị
1.2.2 Dự toán ngân sách
Lập dự tốn là một cơng cụ định lượng được sử dụng rộng rãi trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm giúp các nhà quản trị trong việc hoạch định và kiểm sốt.
1.2.2.1 Mơ hình lập dự tốn
Có 3 mơ hình lập dự tốn: mơ hình ấn định thơng tin từ trên xuống, mơ hình thơng tin phản hồi và mơ hình thơng tin từ dưới lên.
Mơ hình ấn định thơng tin từ trên xuống
Theo mơ hình này các chỉ tiêu dự tốn được định ra từ ban quản lý cấp cao của tổ chức, sau đó truyền xuống cho quản lý cấp trung gian, sau khi quản lý cấp trung gian xem xét sẽ chuyển xuống cho quản lý cấp cơ sở làm mục tiêu, kế hoạch trong việc tổ chức hoạt động tại từng bộ phận trong doanh nghiệp.
Nhược điểm: mang nặng tính áp đặt từ trên xuống nên rất dễ làm cho cấp dưới không thực hiện được, tạo ra sự bất bình.
Ưu điểm: đơn giản, tiết kiệm chi phí.
Mơ hình thơng tin phản hồi
Như tên gọi của mơ hình, thơng tin dự toán sẽ được truyền từ cấp cao nhất đến cấp cơ sở rồi từ cấp cơ sở phản hồi lần lượt lên cấp trung gian rồi cấp cao. Các chỉ tiêu dự toán được dự thảo từ ban quản trị cấp cao nhất trong doanh nghiệp và được truyền xuống cho cấp trung gian sau đó được phân bổ cho các đơn vị cấp cơ sở. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở và cấp trung gian căn cứ vào khả năng và điều kiện của mình để xác định các chỉ tiêu dự tốn có thể thực hiện được và bảo vệ dự tốn của mình trước quản lý cấp cao hơn. Khi dự toán đã được xét duyệt sẽ trở thành dự tốn chính thức được sử dụng như định hướng hoạt động
Nhược điểm: tốn kém chi phí, mất nhiều thời gian để hồn thành dự tốn.
Ưu điểm: đây là mơ hình dự tốn có tính khả thi cao vì phối hợp được các
bộ phận tham gia.
Mơ hình thơng tin từ dưới lên
Theo mơ hình này, các bộ phận cấp thấp nhất căn cứ vào khả năng, năng lực hiện có của mình lập các chỉ tiêu dự tốn của bộ phận mình sau đó trình quản lý cấp trung gian. Quản lý cấp trung gian tổng hợp số liệu của cấp cơ sở và căn cứ vào năng lực và tính thực tiễn của bộ phận mình để tiến hành lập dự tốn và trình lên quản lý cấp cao. Quản lý cấp cao sẽ tổng hợp số liệu của quản lý cấp trung gian và kết hợp với tính khả thi, mục tiêu của tổ chức để xét duyệt và đưa ra dự tốn chính thức làm căn cứ thực tiễn kế hoạch trong kỳ.
Nhược điểm: dễ xảy ra tình trạng các bộ phận muốn hoàn thành nhiệm vụ nên sẽ đặt ra các chỉ tiêu thấp hơn năng lực hiện có để dễ thực hiện, nhất là trong các cơng ty lớn có nhiều sự phân cấp thì mỗi bộ phận từ cấp cơ sở đến cấp cao cần tôn chỉ mục tiêu của tổ chức để lập được dự toán thiết thực, hợp lý.
Ưu điểm: lập dự tốn theo mơ hình này có ưu điểm là do các bộ phận tự đề xuất nên các bộ phận đều có trách nhiệm thực hiện các chỉ tiêu do mình đặt ra.
Mơ hình phù hợp với doanh nghiệp có quy mơ nhỏ, có ít sự phân cấp về quản lý:Là mơ hình ấn định thơng tin từ trên xuống. Khi lập dự tốn theo mơ hình này địi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có cái nhìn tổng qt, tồn diện về mọi mặt của doanh nghiệp và nhà quản lý cấp cao phải nắm vững chặt chẽ chi tiết hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp cả về mặt định tính và định lượng. [7, tr.86]
Báo cáo dự tốn là một kế hoạch hành động, nó lượng hóa các mục đích của tổ chức theo các mục tiêu về tài chính và hoạt động của doanh nghiệp, cùng với chức năng hệ thống hóa việc lập kế hoạch, các thơng tin trên báo cáo dự tốn cũng đưa ra những tiêu chuẩn cho việc đánh giá kết quả hoạt động, xây dựng sự truyền tải thông tin và sự hợp tác trong nội bộ tổ chức.
Báo cáo dự toán chủ đạo gồm ba phần chính: dự tốn tiêu thụ, dự tốn hoạt động và dự tốn tài chính. Đối với các doanh nghiệp có quy mơ nhỏ sử dụng mơ hình tập trung xây dựng hệ thống chi phí cùng hệ thống dự tốn có giới hạn: dự tốn tiêu thụ, dự tốn sản xuất, dự toán hàng tồn kho [7, tr. 88] thì sử dụng các dự tốn sau:
- Dự toán doanh thu - Dự toán sản xuất
- Dự toán nguyên vật liệu - Dự tốn nhân cơng trực tiếp - Dự tốn chi phí sản xuất chung - Dự toán bán hàng
- Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp
Dự toán doanh thu (dự toán tiêu thụ)
Nhằm xác định tiềm lực tiêu thụ của doanh nghiệp, từ đó làm cơ sở cho việc lập các dự toán tiếp theo như dự toán sản xuất, nguyên vật liệu trực tiếp, nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung, thành phẩm, tồn kho, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp…
Dự toán tiêu thụ là nền tảng để lập các dự tốn khác vì vậy địi hỏi các doanh nghiệp phải tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng, kết hợp với năng lực hoạt động của mình để lên kế hoạch và lập dự tốn tiêu thụ sát với tình hình thị trường.
Dự toán tiêu thụ được lập dựa trên mức tiêu thụ ước tính và đơn giá bán. Doanh thu dự tốn = Khối lượng tiêu thụ dự tốn × Đơn giá bán dự kiến
Dự toán sản xuất
Nhằm xác định số lượng sản phẩm sản xuất theo dự toán, đồng thời làm cơ sở cho việc xây dựng các dự tốn chi phí sản xuất.
Dự tốn sản xuất được lập dựa trên cơ sở dự toán tiêu thụ, đồng thời phải căn cứ vào dự toán tồn kho nhằm đảm bảo mức tồn kho tối thiểu cho q trình tiêu thụ được liên tục.
Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nhằm dự kiến số nguyên vật liệu cần cho quá trình sản xuất và dự kiến được chi phí mua nguyên vật liệu trong kỳ dự toán và số tiền chi ra để mua nguyên vật liệu.
Dự tốn chi phí ngun vật liệu được lập dựa trên các cơ sở dự toán sản xuất và định mức chi phí nguyên vật liệu.
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Nhằm tính tốn nhu cầu lao động trực tiếp và chi phí nhân cơng trực tiếp dự kiến.
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp được lập căn cứ vào dự toán sản phẩm sản xuất, định mức thời gian sản xuất sản phẩm và định mức đơn giá theo đơn vị thời gian.
Dự tốn chi phí sản xuất chung
Nhằm tính tốn chi phí sản xuất chung khả biến và bất biến dự kiến, đồng thời xác định số tiền chi ra cho số chi phí sản xuất chung dự kiến nói trên.
Là một khoản mục chi phí gián tiếp đối với từng đơn vị sản phẩm nên thơng thường chi phí sản xuất chung tính cho các sản phẩm thơng qua đơn giá phân bổ chi phí sản xuất chung được xây dựng theo các tiêu thức phân bổ phù hợp với sản phẩm.
Để đơn giản cho việc tính tốn và thuận tiện cho việc lập dự toán cũng như kiểm soát được sự biến động của chi phí, khi xây dựng dự tốn chi phí sản xuất chung sẽ phân biệt theo hai nhóm biến phí sản xuất chung và định phí sản xuất chung.
Biến phí sản xuất chung có thể căn cứ vào phương pháp thống kê thực nghiệm để ước tính tỷ lệ tiêu hao biến phí sản xuất chung theo từng khoản mục biến phí trực tiếp sản xuất hoặc có thể được xác định thơng qua tiêu thức phân bổ biến phí sản xuấtchung cho một đơn vị hoạt động và mức độ hoạt động để sản xuấ một sản phẩm.
Định phí sản xuất chung thường khơng thay đổi so với kỳ trước nên có thể căn cứ vào định phí thực tế kỳ trước và tỷ lệ tiết kiệm định phí sản xuất chung trong kỳ để ước tính cho kỳ kế hoạch.
Dự tốn bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Nhằm xác định tổng chi phí dự kiến về chi phí cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp mang bản chất là chi phí gián tiếp nên việc lập dự tốn cho các khoản chi phí này cũng tương tự như việc lập dự tốn chi phí sản xuất chung. Có thể lập riêng dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng như dự tốn cụ thể theo từng yếu tố biến phí và định phí đối với mỗi loại chi phí.
Dự tốn biến phí bán hàng = Dự tốn số lượng sản phẩm tiêu thụ × Định mức biến phí bán hàng
Biến phí quản lý doanh nghiệp:
Do chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí quản lý có tính chất chung liên quan đến tồn doanh nghiệp mà không liên quan trực tiếp đến bộ phận cụ thể nào, nên việc dự tốn biến phí quản lý doanh nghiệp thường dựa vào phương pháp thông kê thực nghiệm, dựa vào tỷ lệ biến phí quản lý doanh nghiệp so với tổng biến phí sản xuất ở các kỳ trước để xác định tỷ lệ biến phí quản lý doanh nghiệp bình qn giữa các kỳ.
Định phí bán hàng và định phí quản lý doanh nghiệp:
Do hai khoản phí này thường khơng thay đổi trong một giới hạn nhất định khi khối lượng sản phẩm tiêu thụ thay đổi nên có thể căn cứ vào định phí bán hàng và định phí quản lý doanh nghiệp của kỳ trước và tỷ lệ tiết kiệm định phí trong kỳ để xác định dự tốn định phí bán hàng và định phí quản lý doanh nghiệp cho kỳ kế hoạch.