1.3.1 Mơ hình tổ chức kế tốn quản trị [6], [11]
Có ba hình thức tổ chức bộ máy kế tốn quản trị mà doanh nghiệp có thể chọn:
Mơ hình kết hợp:
Là loại mơ hình mà kế tốn tài chính và kế tốn quản trị được tổ chức thành một bộ máy thống nhất trong cùng một bộ máy kế toán. Kế tốn quản trị khơng sử dụng chế độ kế tốn riêng, tách rời với kế tốn tài chính mà sử dụng các tài khoản kế toán chi tiết, hệ thống sổ kế toán và báo cáo kế toán quản trị kết hợp chung trong một hệ thống kế tốn thống nhất với kế tốn tài chính.Việc ghi chép, phản ánh, xử lý và truyền đạt thơng tin được tính đến cả mục đích của kế tốn tài chính và kế toán quản trị nhằm thỏa mãn nhu cầu thơng tin kế tốn cho cả đối tượng bên trong và bên ngồi doanh nghiệp. Kế tốn tài chính và kế tốn quản trị kết hợp theo từng phần hành kế tốn: kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành, kế toán bán hàng,… kế toán viên theo dõi phần hành kế tốn nào thì sẽ thực hiện
cả kế tốn tài chính và kế tốn quản trị phần hành đó. Ngồi ra, doanh nghiệp cần bố trí người thực hiện các nội dung kế toán quản trị chung khác như: thu thập, phân tích các thơng tin phục vụ việc lập dự tốn và phân tích thơng tin phục vụ cho việc ra quyết định trong quản trị doanh nghiệp. Các nội dung cơng việc này có thể bố trí cho kế tốn tổng hợp hoặc do kế toán trưởng đảm nhiệm. Kế toán quản trị đặt trọng tâm vào việc xây dựng, kiểm tra, xác định và hoạch định các chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Mơ hình tách biệt:
Là mơ hình mà hệ thống kế tốn quản trị được tổ chức thành bộ máy riêng biệt với kế tốn tài chính, sử dụng hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán nội bộ tách rời với kế tốn tài chính. Kế tốn tài chính thu thập, xử lý, lập báo cáo tài chính cung cấp cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. Trong khi đó kế tốn quản trị được coi là cơng việc riêng của doanh nghiệp, các doanh nghiệp tự xây dựng hệ thống hố thơng tin một cách chi tiết nhằm cung cấp thông tin theo yêu cầu quản lý và tổ chức hệ thống sổ sách, báo cáo phục vụ cho mục tiêu quản trị doanh nghiệp.
Mơ hình hỗn hợp:
Là hình thức kết hợp hai hình thức nêu trên, vừa có tính tách biệt, vừa có tính kết hợp. Đối với các phần hành có tính tương đồng giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị thì sẽ được áp dụng theo mơ hình kết hợp, cịn đối với các phần hành có sự khác biệt căn bản và có ý nghĩa cung cấp thông tin đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp thì sẽ được tổ chức theo mơ hình tách rời. Ví dụ, tổ chức bộ phận kế tốn quản trị chi phí sản xuất và tính giá thành riêng, cịn các nội dung khác thì theo mơ hình kết hợp.
Điều kiện áp dụng từng loại mơ hình:
Việc lựa chọn áp dụng mơ hình tổ chức kế toán quản trị nào cần xuất phát từ điều kiện thực tiễn cũng như đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để phân tích chi phí và lợi ích của việc vận hành từng mơ hình tổ chức đó. Do mục tiêu của hệ thống kế tốn quản trị nói chung và quản trị chi phí nói riêng là trợ giúp các nhà quản trị quản lý chi phí phát sinh trong doanh nghiệp một cách hiệu quả và tiết kiệm, nên trước hết bản thân việc vận hành hệ thống kế tốn quản trị và quản trị chi phí phải đáp ứng được mục tiêu này.
Mơ hình tách biệt: áp dụng được ở các doanh nghiệp có quy mơ lớn như tổng cơng ty, tập đồn kinh tế..., các doanh nghiệp có tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh phức tạp và các chi phí phát sinh đa dạng với nhiều đối tượng hạch tốn chi phí. Mơ hình này địi hỏi doanh nghiệp phải có nguồn tài chính và nhân sự lớn để vận hành nó.
Mơ hình kết hợp: áp dụng được ở các doanh nghiệp có quy mơ vừa và nhỏ, hoạt động sản xuất kinh doanh không phức tạp, các chi phí phát sinh đơn giản.
Mơ hình hỗn hợp: tương tự mơ hình tách biệt, mơ hình hỗn hợp áp dụng ở
các doanh nghiệp có quy mơ lớn, địi hỏi các doanh nghiệp phải có sự đầu tư tương đối lớn về tài chính, tổ chức bộ máy cũng như cơng tác kế tốn.
1.3.2 Tổ chức thu thập thơng tin ban đầu
Tổ chức thu thập thông tin là giai đoạn đầu và cũng là giai đoạn quan trọng trong q trình quản trị thơng tin của kế tốn quản trị, vì nó quyết định khả năng cung cấp thơng tin phù hợp với yêu cầu.
Thu thập thơng tin ban đầu phục vụ cho kế tốn quản trị không chỉ sử dụng hệ thống chứng từ bắt buộc mà cần sử dụng rộng rãi các chứng từ hướng dẫn để thu thập thông tin quá khứ chi tiết theo từng mục tiêu quản lý và ra quyết định.
Thơng tin đầu vào của kế tốn quản trị không chỉ căn cứ vào chứng từ mà còn được thu thập từ rất nhiều nguồn như: thông tin thị trường về giá cả, hàng hoá của đối thủ cạnh tranh; kết quả của các khảo sát;…
1.3.3 Tổ chức phân loại, xử lý và cung cấp thông tin
1.3.2.1 Tổ chức tài khoản kế toán
Việc tổ chức tài khoản kế toán để đáp ứng yêu cầu của kế toán quản trị trong việc phục vụ công tác hoạch định, tổ chức, kiểm tra và ra quyết định của các cấp quản lý cần được tiến hành một cách có hệ thống và khoa học, vừa đảm bảo cung cấp thông tin chi tiết theo yêu cầu quản trị vừa đảm bảo khả năng đối chiếu giữa thông tin chi tiết với thông tin tổng hợp liên quan của các đối tượng kế toán cụ thể trong doanh nghiệp. Để đáp ứng yêu cầu trên, ngoài hệ thống tài khoản hiện hành ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, trên cơ sở mục đích và yêu cầu quản lý chi tiết với từng đối tượng để mở các tài khoản chi tiết cấp 2, 3, 4 để chi tiết hóa các tài khoản của kế tốn tài chính và theo dõi từng đối tượng kế toán, từng trung tâm trách nhiệm.
1.3.2.2 Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Sổ kế tốn là hình thức đặc biệt quan trọng được sử dụng trong kế tốn quản trị để thu thập chẳng những thơng tin quá khứ mà cả thông tin tương lai. Hệ thống sổ kế toán được sử dụng để phản ánh và thu nhận thơng tin hữu ích một cách chi tiết về từng đối tượng kế toán phù hợp với mục đích và yêu cầu quản lý cụ thể đồng thời để có được những thơng tin hữu ích thể hiện trên các báo cáo kế toán quản trị đặc thù để có thể tổng hợp theo nhiều yêu cầu khác nhau. Để đáp ứng được yêu cầu trên, hệ thống sổ kế toán quản trị cần được thiết kế cụ thể mẫu sổ với số lượng các chỉ tiêu cụ thể sắp xếp theo trình tự hợp lý và khoa học theo yêu cầu quản lý cũng như sự tiện lợi của việc trình bày, tổng hợp báo cáo và sử
1.3.4Tổ chức thiết lập và cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán quản trị