3 .2Nội dung xây dựng
3.2.1 Lựa chọn mơ hình kếtốn quản trị
Vì quy mơ cơng ty nhỏ, bộ máy tinh gọn, các chi phí phát sinh khơng q phức tạp, hoạt động sản xuất kinh doanh đơn giản nên mơ hình phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh của cơng ty là mơ hình kết hợp giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị nhằm tiết kiệm chi phí và khơng làm xáo trộn bộ máy cũng như nhân lực.Kế toán viên theo dõi phần hành kế tốn nào thì sẽ thực hiện cả kế tốn tài chính và kế tốn quản trị phần hành đó. Kế tốn tổng hợp là người thực hiện các nội dung kế toán quản trị chung khác như: thu thập, phân tích các thơng tin phục vụ việc lập dự tốn và phân tích thơng tin phục vụ cho việc ra ết định trong quản trị doanh nghiệp. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm
kiểm tra, giám sát việc thực hiện các phần hành kế toán quản trị, chịu trách nhiệm cuối cùng về tính chính xác kịp thời của các báo cáo và các thông tin cung cấp cho lãnh đạo.
3.2.2 Tổ chức quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin
3.2.2.1 Phần mềm kế tốn
Hiện tại, phần mềm cơng ty đang sử dụng tương đối tốt đáp ứng khá đầy đủ nhu cầu về quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin của hệ thống kế tốn tài chính. Phần mềm cũng đã có một số chức năng phục vụ kế tốn quản trị đó là: có sự phân quyền nhập liệu, chỉnh sửa, truy xuất dữ liệu… phục vụ cho việc thu thập, xử lý, và cung cấp thơng tin kế tốn cả cho kế tốn tài chính và kế tốn quản trị. Tuy nhiên, cần thiết phải bổ sung một số chức năng nhằm phục vụ tốt hơn cho cơng tác kế tốn như:
- Cập nhật tuổi nợ của khách hàng ở phân hệ bán hàng và mua hàng khi chuyển dữ liệu sang năm mới.
- Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí.
3.2.2.2 Hệ thống tài khoản
Ngoài việc sử dụng hệ thống tài khoản hiện tại theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006, công ty cần thiết kế hệ thống tài khoản cho phù hợp phục vụ cho cơng tác kế tốn quản trị. Khi đó hệ thống tài khoản tại cơng ty cần mã hoá cụ thể hơn bao gồm 4 phân lớp.
Phân lớp 1: mã tài khoản theo hệ thống tài khoản quy định tại chế độ kế toán Việt Nam. Phân lớp này gồm 4 ký tự, ba ký tự đầu là tài khoản cấp 1, một ký tự sau là tài khoản cấp 2.
Phân lớp 2: loại chi phí, bao gồm 2 ký tự ến phí
- Định phí : 02 - Chi phí hỗn hợp : 03
Phân lớp 3: mã bộ phận, phân lớp này gồm 04 ký tự, hai ký tự đầu là mã các bộ phận chính và hai ký tự tiếp theo là các bộ phận cụ thể trong các bộ phận trên. - Bộ phận phục vụ : 11 o Ban Giám đốc : 11.00 o Kế toán : 11.01 - Bộ phận kinh doanh: 12 o Bán hàng : 12.00 o Tiếp thị : 12.01 o Kho : 12.03 - Bộ phận sản xuất: 13
o Trang trại Củ Chi : 13.00
o Trang trại Đơn Dương : 13.01
o Điểm sản xuất Bến Tre : 13.02
Phân lớp 4: mảng kinh doanh gồm 02 ký tự: - Trong nước : 01
- Xuất khẩu : 02
3.2.2.3Hệ thống báo cáo kế toán quản trị
Xây dựng danh mục báo cáo
Hệ thống kế tốn quản trị khơng có một quy chuẩn pháp lý chung nào về hình thức lẫn nội dung báo cáo. Do đó, tác giả đề xuất xây dựng một danh mục các báo cáo kế toán quản trị. Hệ thống báo cáo này ra đời:
- Xuất phát từ vai trị của kế tốn quản trị ứng dụng vào nhu cầu thực tế tại công ty.
- Dựa trên việc trao đổi giữa bộ phận xây dựng báo cáo và nhà quản lý.
- Dựa vào kinh nghiệm của người làm báo cáo.
Các công việc cần thực hiện là: tổng hợp các báo cáo đã thực hiện và bổ sung thêm các báo cáo mới. Các báo cáo đã thực hiện đã được trình bày ở chương 2, ở chương này chỉ nêu các báo cáo cần bổ sung sau đây:
Báo cáo thực hiện: (phụ lục 04)
1. Báo cáo kết quả kinh doanh theo số dư đảm phí 2. Nhật báo tài chính
3. Các khoản chi bất thường
Báo cáo phân tích: (phụ lục 04)
1. Báo cáo tình hình thực hiện chi phí ngun vật liệu trực tiếp và phân tích các sai biệt
2. Báo cáo tình hình thực hiện chi phí nhân cơng trực tiếp và phân tích các sai biệt
3. Báo cáo tình hình thực hiện chi phí sản xuất chung và phân tích các sai biệt
4. Báo cáo tình hình thực hiện chi phí bán hàng và phân tích các sai biệt
5. Báo cáo tình hình thực hiện chi phí quản lý doanh nghiệp và phân tích các sai biệt
6. Báo cáo tình hình chất lượng sản phẩm ở điểm sản xuất ngoài dân 7. Thống kê tình hình chất lượng sản phẩm ở điểm sản xuất ngoài dân 8. Báo cáo phân tích giá thành
Hệ thống danh mục này cũng sẽ xác định các báo cáo cần cung cấp cho bộ phận nào, thời điểm nào… nhằm cung cấp thông tin thuận lợi và dễ dàng hơn cũng như xác định được trách nhiệm của từng nhân sự trong bộ phận kế toán.
Xây dựng mẫu biểu báo cáo
Các mẫu biểu báo cáo cần có các yếu tố sau: - Mục đích báo cáo;
- Tên báo cáo; - Nội dung báo cáo; - Phương pháp lập;
- Nguồn số liệu để báo cáo;
- Người lập báo cáo, người nhận báo cáo; - Thời gian báo cáo.
Triển khai thực hiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị
Dựa trên phần mềm kế tốn Misa cơng ty đang sử dụng, các báo cáo của các bộ phận liên quan để thực hiện hệ thống báo cáo, trưởng bộ phận kế tốn sẽ phân chia cơng việc cụ thể những nhân viên nào thực hiện báo cáo nào, quy định thời gian thực hiện báo cáo và hướng dẫn phương pháp lập từng báo cáo. Các mẫu biểu báo cáo kế tốn quản trị được trình bày ở phụ lục 04, ở phần này tác giả chỉ trình bày các mẫu biểu mà tác giả xây dựng riêng cho cơng ty.
Tình hình sản xuất ở điểm sản xuất ngoài dân ngày càng phát triển, tuy nhiên chất lượng hàng hóa chưa ổn định. Lý do: phụ thuộc vào
- Yếu tố tự nhiên;
- Tay nghề của nông dân;
- Sự hỗ trợ kỹ thuật của nhân viên kỹ thuật phụ trách điểm sản xuất. Nếu điều kiện tự nhiên thuận lợi, tay nghề trồng tốt và nhân viên kỹ thuật làm tốt cơng tác hỗ trợ hướng dẫn kịp thời thì hạt giống vừa đẹp vừa có năng
suất, ngược lại, hạt giống vừa ít vừa xấu hoặc có thể khơng sử dụng được. Vấn đề giá thành cần thiết phải kiểm soát là điều tất nhiên, tuy nhiên vấn đề kiểm sốt chất lượng cũng khơng kém phần quan trọng.Đó là vấn đề thuộc về kiểm sốt tài chính và phi tài chính.Dù giá thành kiểm sốt tốt nhưng hạt giống khơng sử dụng được thì coi như thất bại. Vì vậy, cần thiết phải có một báo cáo về tình hình chất lượng hạt giống và bản tổng kết dựa trên bản báo cáo này sau mỗi vụ trồng trọt. Hai bản báo cáo này khơng chỉ nhằm mục đích đánh giá thành quả kiểm sốt chi phí mà cịn nhằm:
- Thống kê lại lượng hàng đạt yêu cầu chất lượng sản phẩm trong tổng số hàng nhập kho;
- Đánh giá hiệu quả sản xuất;
- Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên kỹ thuật để có chính sách khen thưởng phù hợp.
Bảng 3.1 BÁO CÁO TÌNH HÌNH CHẤT LƯỢNG
ĐỐI TƯỢNG… - ĐIỂM SẢN XUẤT …
Mẫu báo cáo này do thủ kho lập căn cứ vào kết quả kiểm tra về chất lượng hạt của từng đối tượng sản xuất khi hoàn tất sản xuất, hồn tất nhập kho và tính giá thành.
Ngày nhập Mặt hàng Nơng dân trồng Số lượng nhập Tình trạng chất
lượng 1 2 3 4 5 ….. ….. Tổng cộng XXX Bảng 3.2 THỐNG KÊ TÌNH HÌNH CHẤT LƯỢNG
Mẫu báo cáo này được lập căn cứ vào bảng báo cáo tình hình chất lượng sản phẩm cửa từng đối tượng sản xuất như mẫu ở trên. Mẫu này chỉ ra trong 100% khối lượng hạt nhập về thì có bao nhiêu % hạt đạt chất lượng tốt, bao nhiêu % hạt có tỷ lệ nảy mầm thấp và bao nhiêu % hạt không nảy mầm.
Mặt hàng Ngày trồng Ngày hoàn tất nhập kho Số lượng Tỷ lệ Tình trạng chất lượng 1 2 3 4 5 6 100% Trong đó ….. 80% ….. 10% ….. 10% …..
Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị
Định kỳ, bộ phận kế toán cần xem xét đánh giá hệ thống báo cáo hiện hành về nội dung báo cáo và mức độ thỏa mãn thông tin của các nhà quản lý, bổ sung các báo cáo khác nếu cần, hoặc chỉnh sửa lại nội dung báo cáo cho phù hợp nhằm xây dựng hơn hệ thống báo cáo kế toán quản trị.
3.2.2.4 Tổ chức bộ máy kế toán
Việc tổ chức nhân sự và phân công công việc trong bộ phận kế toán cần phải điều chỉnh lại, cụ thể:
- Kế tốn trưởng mạnh dạn phân cơng cơng việc cho kế toán viên; - Đề xuất hướng dẫn và chuyển giao việc thực hành một số báo cáo kế toán quản trị cho các nhân viên kế toán. Kế tốn viên theo dõi phần hành kế tốn nào thì sẽ thực hiện cả kế tốn tài chính và kế tốn quản trị của phần hành đó.
- Tin học hóa sổ sách kế tốn, in từ phần mềm trực tiếp các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi nhằm tránh phải ghi chép nhiều, mất thời gian và nhiều sai sót.
- Nếu kinh phí cho phép thì tuyển thêm nhân sự chịu trách nhiệm về cơng tác xuất nhập khẩu hàng hóa để bộ phận kế tốn tập trung vào chuyên môn hơn.
3.2.3 Hoàn thiện hệ thống kế tốn chi phí và quản trị chi phítheo
hướng kế toán quản trị (phụ lục 01, 02)
Để gia tăng lợi nhuận thì hai phương án được đưa ra đó là tăng doanh thu và giảm chi phí. Việc gia tăng doanh thu phụ thuộc nhiều vào yếu tố khách quan bên ngài nên lựa chọn còn lại là kiểm sốt chi phí là lựa chọn tối ưu trong điều kiện cạnh tranh như hiện nay.
3.2.3.1 Phân loại chi phí
Ngồi việc phân loại chi phí theo chức năng hoạt động như hiện tại, cần thiết phải phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí với mức độ hoạt động phục vụ cho cơng tác kế tốn quản trị.
Cụ thể, chi phí sẽ được phân loại như sau:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và nhân công trực tiếp tập hợp trực tiếp vào đối tượng chịu chi phí.
Các biến phí sản xuất chung, biến phí bán hàng hạch tốn trực tiếp vào từng đối tượng và trung tâm chịu chi phí.
Định phí sản xuất chung phân bổ theo thời gian làm việc của nhân viên phân xưởng và phân bổ theo diện tích trồng.
Về chi phí hỗn hợp, theo tổng hợp và tính tốn thì tính trọng yếu của chi phí này trong tổng chi phí thấp nên tác giả đề xuất đưa tồn bộ chi phí hỗn hợp vào định phí nhằm đơn giản trong việc tính tốn, giảm khối lượng cơng việc của kế tốn.
3.2.3.2Quản trị chi phí
Về việc thu mua nguyên vật liệu
Hiện tại, việc thu mua nguyên vật liệu thường không tập trung tại công ty. Mỗi trang trại sản xuất có nhà cung cấp nguyên vật liệu, khi cần đến đâu thì đặt hàng đến đó. Lý do: khoảng cách giữa cơng ty và trang trại quá xa, tốn kém chi phí vận chuyển nguyên vật liệu đến nơi sử dụng.
Tuy nhiên, công ty cần xem xét lại vấn đề này để tiết kiệm chi phí.Hiện nay, các cơng ty phân bón và thuốc trừ sâu đều có hệ thống phân phối và đại lý rộng khắp.Cơng ty có thể liên hệ trực tiếp với các công ty cung cấp nguyên vật liệu để yêu cầu mua số lượng lớn với giá sỉ và yêu cầu họ giao trực tiếp đến từng trang trại sản xuất.Đầu tháng các quản lý trang trại phải gửi bảng yêu cầu cung ứng nguyên vật liệu về bộ phận kế toán để bộ phận kế toán tổng hợp lại và đặt hàng.Những nguyên vật liệu ít sử dụng và phát sinh không thường xun như thuốc trị bệnh cây trồng thì có thể mua lẻ.
Về kiểm sốt chi phí sản xuất
Cần thiết phải lập bộ chi phí tiêu chuẩn làm cơ sở đánh giá tình hình thực hiện chi phí.Chi tiết của bộ chi phí tiêu chuẩn này sẽ được trình bày trong phần dự tốn. Khi đã có bộ chi phí tiêu chuẩn này thì cần thực hiện các báo cáo về tình hình thực hiện các loại chi phí, so sánh giữa chi phí thực tế và chi phí dự tốn, phân tích các chênh lệch và đánh giá thành quả kiểm sốt chi phí cả về mặt tài chính và phi tài chính để có các biện pháp xử lý thích hợp.
Về mặt tài chính, tính tốn sự chênh lệch giữa dự tốn và thực tế theo số tuyệt đối và số tương đối, chỉ ra nguyên nhân, ảnh hưởng đến lợi nhuận như thế nào.
Về mặt phi tài chính, được sử dụng bổ sung cho thước đo tài chính trong việc đo lường thành quả hoạt động sản xuất, cụ thể là phân tích chất lượng hạt giống để đánh giá tình hình kiểm sốt giá thành. Với chi phí thực hiện (giá thành) thì chất lượng có tương ứng và với chi phí thực hiện thì bao nhiêu phần trăm sản phẩm đạt yêu cầu.
Các báo cáo cụ thể đã được trình bày ở phần hệ thống báo cáo kế tốn quản trị.
3.2.3.3 Kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
Từ những nhược điểm của việc áp dụng mơ hình kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo chi phí thực tế tại cơng ty như đã trình bày ở chương trước, tác giả đề xuất áp dụng mơ hình kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo chi phí thực tế kết hợp chi phí ước tính.
Cụ thể, hàng tháng bộ phận kế tốn vẫn duy trì tập hợp chi phí sản xuất gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung theo chi phí thực tế phát sinh trong kỳ như hiện nay. Khi có thành phẩm nhập kho trong kỳ sẽ căn cứ theo giá thành bình quân của kỳ sản xuất liền kề trước đó để áp giá nhập kho. Cuối kỳ, kế tốn sẽ xác định được giá thành chính xác của thành phẩm và những chi phí sản xuất dở dang cịn lại sẽ được phân bổ tất cả vào thành phẩm nhập kho kỳ cuối.Song song đó, kế tốn đồng thời phải lập một bảng giá thành riêng biệt phục vụ cho công tác quản lý, đánh giá hiệu quả sản xuất và xét duyệt khen thưởng.
3.2.3.4 Ứng dụng mơ hình phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận trong một số trường hợp đặc biệt
Tỷ lệ số dư đảm phí của các mặt hàng là không giống nhau, tác giả nhận thấy việc xây dựng kết cấu hàng bán là rất quan trọng nhằm tối đa hóa lợi nhuận. Khi đó việc ứng dụng mơ hình trong việc quyết định kết cấu hàng bán mà cụ thể là tăng tỷ trọng doanh thu của những mặt hàng có số dư đảm phí lớn và giảm tỷ trọng doanh thu của mặt hàng có số dư đảm phí nhỏ để đạt được lợi nhuận tối đa.
Đề xuất lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo số dư đảm phí. Lợi ích của việc lập báo cáo kết quả kinh doanh theo số dư đảm phí là báo cáo này cho nhiều thơng tin hữu ích hơn, ví dụ như trong tổng doanh thu đạt được thì biến phí và định phí chiếm tỷ trọng bao nhiêu nhằm phục vụ cho việc ra quyết định.
Hiện tại, khi có các phương án kinh doanh như công ty muốn đẩy mạnh việc bán hàng hoặc muốn giải phóng tồn kho của một mặt hàng nào đó, nhà quản lý sẽ quyết định theo ý kiến chủ quan và đưa ra mức giá bán mà nhà quản lý cho rằng vẫn còn lời. Tuy nhiên, kết quả của đợt bán hàng đó ảnh hưởng đến lợi