1.3 .4Tổ chức thiết lập và cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán quản trị
2.1 Tình hình tổ chức quản lý kinh doanh của công ty
2.1.1 Giới thiệu về công ty
Công ty TNHH giống cây trồng LONG HOÀNG GIA được thành lập vào ngày 4 tháng 10 năm 2003 theo giấy phép kinh doanh số 0303097960 do Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp thay đổi lần 5 ngày 6 tháng 7 năm 2011. Trụ sở công ty đặt tại số 922/8 đường Cách Mạng Tháng Tám, phường 5, quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh.
Cơng ty hoạt động với quy mơ nhỏ, khá non trẻ và chưa có bề dày lịch sử hình thành nhưng công ty TNHH giống cây trồng Long Hoàng Gia đang kinh doanh khá thành công trên thị trường hạt giống cây trồng. Để có được những thành quả như ngày hôm nay công ty đã phải trải qua một quá trình nghiên cứu ứng dụng khoa học kỹ thuật vào việc lai tạo những giống cây trồng có sẵn trong nước.
Ban giám đốc và đội ngũ kỹ sư đã dày công nghiên cứu, lai tạo,chọn lọcnhằm cung cấp những giống cây trồng cho năng suất cao, phù hợp với địa hình, khí hậu Việt Nam và với giá cả phù hợp trong điều kiện cạnh tranh hiện nay.
2.1.2 Ngành nghề hoạt động kinh doanh
Công ty chuyên thực hiện chức năng sản xuất, kinh doanh, đóng gói, xuất, nhập khẩu hạt giống cây trồng, mua bán nông sản.
Thị trường nội địa: kinh doanh chủ yếu mặt hàng hạt giống đã lai tạo F1 trên phạm vi cả nước, nhưng chủ yếu là các tỉnh miền Tây Nam Bộ. Doanh thu trung bình miền Tây Nam Bộ chiếm từ 69% đến 90% doanh thu cả nước, sau đó là miền Trung và Thành phố Hồ Chí Minh (số liệu từ năm 2009 đến năm 2012). Đối với thị trường miền Bắc, đây là kênh phân phối cịn bỏ ngỏ vì khơng có nhân sự phát triển.
Thị trường xuất khẩu: chủ yếu kinh doanh mặt hàng hạt giống thuần địa phương, chưa lai tạo OP. Đối với thị trường xuất khẩu, các đối tác quan trọng tập trung chủ yếu ở Malaysia, India và Indonexia. Từ năm 2012, Công ty phát triển thị trường xuất khẩu thông qua việc cung cấp hàng cho một số công ty ở khu vực châu Á như Sri Lanka và Bangladesh.
2.1.3 Tình hình hoạt động của cơng ty trong 5 năm gần đây và phương
hướng phát triển
Trong 5 năm trở lại đây, mặc dù nền kinh tế cả nước bị ảnh hưởng bởi cuộc khủng hoảng tài chính thế giới năm 2009 nhưng tình hình kinh doanh của cơng ty khơng bị ảnh hưởng nhiều bởi cuộc khủng hoảng này. Tuy nhiên, doanh số mỗi năm không ổn định. Nguyên nhân là do:
- Thị phần của công ty bị chia nhỏ do sự ra đời những công ty mới; - Công ty chưa sâu sát vấn đề chất lượng hàng hóa, chưa thấy được vai trị của sản phẩm là đầu vào của một quy trình sản xuất khác;
- Chưa chủ động trong khâu sản xuất, sản lượng thu hoạch phụ thuộc nhiều vào yếu tố tự nhiên như thời tiết, khí hậu…
- Chưa xác định được chiến lược kinh doanh.
Tuy nhiên, từ đầu năm 2012 đến nay, chiến lược kinh doanh chú trọng chất lượng sản phẩm đã được công ty xác định và đặt lên hàng đầu. Công ty đã và đang nỗ lực nghiên cứu sản phẩm mới với chất lượng cao, quy trình sản xuất sản phẩm được kiểm soát chặt chẽ, từng bước lấy lại những thị trường đã mất, và mở rộng phát triển thị trường bằng những sản phẩm với chất lượng tốt, ổn định và đảm bảo. Kết quả của sự nỗ lực này là hiện nay công ty đã cho ra đời giống Bí Nghệ lai được thị trường rất ưa chuộng, sản lượng sản xuất không đủ đáp ứng nhu cầu thị trường, doanh thu ngày càng tăng. Ngoài ra hướng mở rộng, phát triển xuất khẩu hàng hóa đã góp phần làm tăng lợi nhuận của cơng ty năm 2012 và năm nay. Giống dưa leo Phụng Tường, một sản phẩm tâm đắc của công ty, được thị trường nước ngồi rất ưa chuộng.
2.1.4 Tổ chức bộ máy cơng ty
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty
Giám đốc
P. kỹ thuật P. kế tốn P. kinh doanh
Trưởng phịng Trưởng phịng Trưởng phịng
Thủ quỹ, KT kho, KT t.tốn
KT tổng hợp Trưởng trại
Đơn Dương Trưởng trại Củ Chi
Trưởng điểm
sản xuất ngoài NV quản lý
công nợ
Bộ máy công ty tinh gọn, khơng có chi nhánh,cơng ty có: - 1 văn phịng đặt tại thành phố Hồ Chí Minh;
- 1 trang trại đặt tại huyện Đơn Dương, tỉnh Lâm Đồng; - 1 trang trại đặt tại huyện Củ Chi, thành phố Hồ Chí Minh;
- 1 điểm sản xuất tại tỉnh Bến Tre. Tại đây, công ty ký hợp đồng với 28 hộ nông dân tại 3 huyện: huyện Giồng Trơm, huyện Châu Bình, huyện Ba Tri sản xuất hạt giống cho công ty.
Mỗi trang trại và điểm sản xuất chịu trách nhiệm nghiên cứu và sản xuất các loại sản phẩm phù hợp với khí hậu và thổ nhưỡng tại địa phương.
Về quy mơ vốn:
Cơng ty TNHH giống cây trồng Long Hồng Gia thành lập với nguồn vốn khiêm tốn. Theo quá trình phát triển, cùng với sự gia tăng về doanh thu, công ty đã điều chỉnh tăng vốn điều lệ. Với uy tín và thương hiệu mà cơng ty dày công xây dựng trong 2 năm trở lại đây, công ty đã thu được ngày càng nhiều hơn các hợp đồng xuất khẩu,theo kế hoạch thì tháng 7 năm 2014 công ty dự định sẽ tăng vốn điều lệ nhằm đáp ứng đủ nguồn vốn cho việc mở rộng kinh doanh phục vụ các hợp đồng xuất khẩu cần nguồn vốn khá lớn để thu mua hàng hóa.
Bảng 2.2 Bảng quy mô vốn điều lệ
Đơn vị tính: Triệu đồng
Năm 2003 2007 Dự kiến tháng
07/2014
Vốn điều lệ 240 600 1.500
Bảng 2.3 Số lượng nhân viên ở các phòng ban
Stt Phòng ban Số lượng (người)
1 Ban Giám đốc 01 2 Kế toán 04 3 Kinh doanh 08 4 Kỹ thuật 06 5 Kho 03 6 Công nhân 16 Tổng 38
Nguồn: Phịng kế tốn, Cơng ty TNHH giống cây trồng Long Hồng Gia
Về trình độ học vấn:
Bảng 2.4 Bảng số liệu trình độ học vấn cơng nhân viên
Stt Trình độ Số lượng (người) Tỷ lệ %
1 Thạc sĩ 3 7,9%
2 Đại học 7 18,4%
3 Cao đẳng 7 18,4%
5 Lao động phổ thông 18 47,4%
Tổng 38 100%
Nguồn: Phịng kế tốn, Cơng ty TNHH giống cây trồng Long Hồng Gia
2.1.5 Cơng tác kế toán và bộ máy kế tốn tại cơng ty
2.1.5.1 Tổ chức công tác kế toán
Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn
Cơng ty thực hiện chế độ chứng từ kế toán được áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn
Cơng ty thực hiện hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Đồng thời để đáp ứng nhu cầu quản lý thì bên cạnh tài khoản cấp một, cấp hai theo quy định của Nhà nước, công ty tổ chức thêm tài khoản cấp ba chi tiết thêm một con số. Tài khoản của cơng ty sẽ có dạng XXX.X.X
Nhóm thứ nhất gồm ba (hoặc) bốn ký số dùng để chỉ số hiệu tài khoản cấp một, cấp hai theo quy định của Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006. Nhóm thứ hai gồm một ký số dùng để chỉ chi tiết các trang trại của công ty.
Ví dụ cụ thể: tài khoản chi phí sản xuất chung của công ty chi tiết cụ thể như sau: TK 627 1 2
Tài khoản cấp 1: chi phí sản xuất chung 627
Tài khoản cấp 3: chi phí nhân viên phân xưởng trang trại Đơn Dương 62712
Ngồi ra, cơng ty cịn tổ chức thêm các mã thống kê phục vụ cho công tác báo cáo quản trị.
Bảng 2.1 Danh mục các mã thống kê
Mã thống kê Diễn giải
01 Chi phí quảng cáo, hàng mẫu 02 Chi phí nghiên cứu thí nghiệm
03 Chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng bán 04 Chi phí điện, nước
05 Chi phí điện thoại 06 Chi phí cơng tác 07 Chi phí xuất khẩu 08 Chi phí hội thảo 09 Chi phí thuê nhà 10 Chi phí lãi vay
11 Chi phí giao tế tiếp khách 12 Chi phí hoa hồng khách hàng 13 Chi phí khuyến mãi
14 Chi phí bảo trì, sửa chữa, giữ xe 15 Lãng phí
Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Cơng ty đang áp dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm cơng ty đang sử dụng là phần mềm kế tốn MISA.SME.NET 2012 do Cơng ty cổ phần
Misa cung cấp. Đây là phần mềm khá tốt và hỗ trợ đắc lực cho việc ghi nhận sổ sách kế tốn tài chính và kê khai thuế. Phần mềm này có những ưu điểm:
- Giao diện rõ ràng, dễ nhìn và dễ nhập số liệu.
- Cập nhật thường xuyên các mẫu biểu theo các Nghị định và Thông tư mới.
- Cho phép chỉnh sửa mẫu biểu nội bộ theo nhu cầu quản lý.
Tuy nhiên, những vấn đề về kế toán quản trị chưa được hỗ trợ một cách đầy đủ, phần mềm cịn có những khuyết điểm như:
- Chưa tích hợp với kế tốn quản trị.
- Không cập nhật được tuổi nợ của phân hệ mua hàng và bán hàng khi chuyển dữ liệu sang năm mới.
- Chưa có giải pháp cho phần tính giá thành của những sản phẩm có chu kỳ sản xuất dài có thành phẩm nhập kho dần từng đợt.
Do hiện tại, cơng ty áp dụng mơ hình kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo chi phí thực tế, nếu thành phẩm nhập kho cả trong năm cũ và năm mới thì khi sang năm mới việc sản xuất hồn thành, kế tốn phải tính giá thành sản phẩm bằng tay và cập nhật giá thành cho những phiếu nhập kho trong năm cũ, sau đó phải kiểm tra giá trị tồn kho, giá vốn, kết chuyển lại lợi nhuận để chuyển số dư năm cũ sang số dư đầu kỳ năm mới.
Điều này kéo theo, khi có phát sinh hàng bán trả lại, mà mặt hàng này được bán vào năm trước, kế toán sẽ ghi nhận giảm giá vốn hàng bán tại thời điểm bán năm trước. Nhưng khi sản xuất hồn thành, hồn tất việc tính giá thành, giá vốn hàng bán tại thời điểm năm trước ở trên sẽ thay đổi. Do đó, khi tất cả các sản phẩm dở dang năm cũ được tính giá thành, kế tốn phải rà soát và điều chỉnh lại giá vốn này.
Điều này cịn gây khó khăn cho bộ phận kế tốn ở cả cơng tác hạch toán và thực hiện báo cáo. Đầu tháng một, bộ phận kế toán phải lập một bộ báo cáo năm để tổng kết tình hình hoạt động kinh doanh năm cũ và đưa ra kế hoạch cho năm mới, nhưng những số liệu trong báo cáo này chưa phải là số liệu cuối cùng, khi tất cả các sản phẩm còn sản xuất dở dang năm cũ hồn thành thì lúc đó mới có số liệu chính xác. Kết quả là báo cáo gửi cho Giám đốc chưa có số liệu cuối cùng và sau đó bộ phận kế tốn phải làm lại báo cáo lần hai.
Tổ chức hệ thống báo cáo kế tốn
Báo cáo tài chính:
Cơng ty thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 bao gồm các mẫu biểu sau:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính
Báo cáo chi tiết kế tốn tài chính:
Bao gồm các báo cáo:
- Báo cáo doanh số theo vùng - Báo cáo doanh số theo mặt hàng
- Báo cáo chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp - Báo cáo theo dõi chi phí ngun vật liệu và nhân cơng trực tiếp - Báo cáo xuất nhập tồn kho
- Báo cáo tổng hợp giá thành - Báo cáo xuất nhập đóng gói - Báo cáo nhãn bao bì đóng gói
Báo cáo kế tốn quản trị:
- Báo cáo phân tích điểm hồ vốn
Đối với báo cáo tài chính:
Nội dung, phương pháp tính tốn, hình thức trình bày từng chỉ tiêu trong các báo cáo công ty thực hiện theo đúng chế độ kế toán được ban hành.
Đối với báo cáo chi tiết kế tốn tài chính:
Báo cáo Định kỳ một tháng một lần Định kỳ một quý một lần Định kỳ một năm một lần
Báo cáo doanh số theo vùng X X X
Báo cáo doanh số theo mặt hàng
X X X
Báo cáo chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
X X
Báo cáo theo dõi chi phí NVL và nhân công trực tiếp
X X
Báo cáo xuất nhập tồn kho X
Báo cáo tổng hợp giá thành X X
Báo cáo phân tích điểm hồ vốn
X
Báo cáo xuất nhập đóng gói X Báo cáo sử dụng nhãn bao
bì đóng gói
Đối với báo cáo kế toán quản trị: Báo cáo Định kỳ một tháng một lần Định kỳ một quý một lần Định kỳ một năm một lần
Báo cáo phân tích điểm hồ vốn
X
Chính sách kế tốn tại cơng ty
Niên độ kế tốn tại cơng ty: bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào
ngày 31 tháng 12 năm dương lịch.
Đơn vị sử dụng tiền tệ: Đồng Việt Nam
Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho được xác định trên cơ
sở giá gốc. Giá gốc hàng tồn kho gồm chi phí mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác để có được hàng tồn kho tại thời điểm mua.
Giá gốc hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình qn gia quyền tại từng thời điểm. Kế toán tổng hợp hàng tồn kho được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp hạch tốn ngoại tệ: đồng Đơla Mỹ được quy đổi ra đồng
Việt Nam theo tỷ giá thực tế. Cuối năm đánh giá lại số dư sổ sách của các tài khoản có gốc ngoại tệ theo tỷ giá do Bộ tài chính quy định tại từng thời điểm.
Phương pháp khấu hao TSCĐ: tài sản được khấu hao theo phương pháp
đường thẳng.
Phương pháp tính giá thành: cơng ty đang áp dụng phương pháp tính giá
thành theo phương pháp chi phí trực tiếp. Tức là các chi phí trực tiếp được hạch tốn trực tiếp vào trong giá thành, các chi phí sản xuất chung khác được phân bổ theo mức độ sử dụng.
2.1.5.2 Tổ chức bộ máy kế toán
Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn
Cơng ty TNHH giống cây trồng Long Hoàng Gia là cơng ty có quy mơ nhỏ, khơng có chi nhánh, khơng có văn phịng đại diện và cơng ty con. Do đó, hình thức kế tốn áp dụng là hình thức tổ chức tập trung, tất cả các cơng việc kế tốn đều được thực hiện tại phịng kế tốn văn phịng cơng ty.
Cơ cấu nhân sự bộ máy kế tốn
Bộ máy nhân sự phịng kế tốn gồm kế toán trưởng, một kế toán kho kiêm thủ quỹ kiêm kế toán thanh toán, một kế toán tổng hợp và một nhân viên quản lý công nợ.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
2.2 Thực trạng cơng tác kế tốnvà kế tốn quản trị tại cơng ty TNHH giống
cây trồng Long Hoàng Gia
Trong q trình thực hiện nghiên cứu tổ chức cơng tác kế tốn và kế tốn quản trị tại cơng ty, tác giả đã thực hiện khảo sát lấy ý kiến các vấn đề liên quan đến thực trạng cơng tác kế tốn và kế tốn quản trị của công ty thông qua bảng câu hỏi khảo sát. Các đối tượng tham gia khảo sát bao gồm Giám đốc, nhân viên phịng kế tốn và các nhân viên đảm nhận những vị trí khác nhau từ cấp quản lý
Trưởng phịng
Thủ quỹ, KT kho, KT t.toán
KT tổng hợp NV quản lý công nợ
đến nhân viên, tổng cộng 11 người, chiếm 50% số lượng cán bộ nhân viên của cơng ty (khơng tính cơng nhân làm việc tại các trang trại).
Cấu trúc của bảng khảo sát gồm 18 câu hỏi, trong đó 16 câu hỏi đóng nghiên cứu 3vấn đề: quan điểm quản lý, nhân sự phịng kế tốn và nội dung kế toán quản trị và 2 câu hỏi mở xin ý kiến nhà quản lý về các nội dung kế toán quản trị quan trọng và mức độ khai thác cơng cụ kế tốn quản trị của nhà quản lý.Chi tiết bảng câu hỏi và kết quả khảo sát được trình bày ở phụ lục 14, 15.