3 .2Nội dung xây dựng
3.2.5 Xây dựnghệ thống dự toán ngân sách
Hiện tại, hệ thống kế tốn quản trị của cơng ty chưa thực hiện cơng tác dự tốn ngân sách phục vụ cho chức năng hoạch định và kiểm soát.Tác giả đề xuất áp dụng mơ hình dự tốn ngân sách cho những doanh nghiệp có quy mơ nhỏ và vừa là mơ hình số 2 mơ hình dự tốn ngân sách từ trên xuống.[7, tr. 88]
Theo mơ hình này, với quy mô tổ chức hiện tại của công ty, các chỉ tiêu dự toán được định ra từ ban giám đốc và bộ phận kế tốn, sau đó truyền xuống cho các trưởng bộ phận, sau khi các trưởng bộ phận xem xét sẽ chuyển xuống cho các nhân viên của bộ phận mình quản lý để làm mục tiêu, kế hoạch trong việc tổ chức hoạt động tại từng bộ phận trong công ty. Hệ thống các báo cáo dự toán bao gồm dự toán doanh thu, dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí bán hàng và dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp.
3.2.5.1 Xây dựng chi phí tiêu chuẩn
Để xây dựng được bộ chi phí tiêu chuẩn hợp lý và chính xác, cần thiết phải xây dựng quy trình sản xuất thống nhất.Điều này khơng những giúp cơng ty chuẩn hóa được hoạt động mà cịn là cơ sở để cung cấp nguồn số liệu chính xác cho kế toán và các bộ phận sản xuất kiểm sốt chi phí và chất lượng sản phẩm.Sự thống nhất về bản chất số liệu như bộ chi phí tiêu chuẩn này sẽ giúp việc so sánh ỉ tiêu hiệu quả hơn.Do đặc thù của sản xuất hạt giống là phụ thuộc nhiều
vào đặc tính giống, điều kiện tự nhiên, tay nghề trồng trọt của người trồng. Vì vậy, cơng ty nên đầu tư sản xuất trong nhà kính hoặc nhà lưới để hạn chế tối đa những ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên đến năng suất và chất lượng hạt giống.
Phương pháp xây dựng chi phí tiêu chuẩn: kết hợp cả hai phương pháp thống kê kinh nghiệm và phương pháp phân tích kỹ thuật.
Đối với những sản phẩm cũ thì bộ phận kế tốn và bộ phận liên quan sẽ sử dụng phương pháp phân tích lịch sử để xác định chi phí tiêu chuẩn.Tuy nhiên, cần thiết phải xem xét lại những chi phí phát sinh trong lịch sử đã hợp lý chưa, nếu chưa hợp lý thì cần phải xây dựng lại.Đối với những sản phẩm mới, bộ phận kế toán và nhân viên kỹ thuật sẽ cùng nhau thực hiện việc này.Trước khi một sản phẩm mới ra đời thường mất thời gian để nghiên cứu và sản xuất thử, trong quá trình sản xuất thử cũng là cơ hội để bộ phận kế tốn và các bộ phận liên quan tính tốn tìm ra các chi phí tiêu chuẩn cho sản phẩm mới này. Định kỳ hàng năm hoặc khi có sự thay đổi về đơn giá, kế toán và bộ phận liên quan nên tính tốn lại các chi phí tiêu chuẩn này để có tiêu thức so sánh hợp lý.
Việc xây dựng chi phí tiêu chuẩn này cũng là cơ sở để tính giá hợp đồng sản xuất với nơng dân tại điểm sản xuất Bến Tre.
Xây dựng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tiêu chuẩn
Định mức cho chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tiêu chuẩn được xây dựng riêng biệt cho hai yếu tố giá và lượng. Điều quan trọng là xây dựng được yếu tố lượng hợp lý, yếu tố giá có thể thay đổi theotừng thời điểm của giá thị trường.
Yêu cầu xây dựng định mức cụ thể cho từng quy trình sản xuất khác nhau. Ví dụ: chi phí trồng mặt hàng Bí Nghệ bị đất sẽ khác với quy trình trồng giàn. Trồng bị đất tốn thêm chi phí bạt phủ, trồng giàn sẽ tốn thêm chi phí chà le và dây đen.
Trong q trình sản xuất lặp đi lặp lại sẽ có nhiều kinh nghiệm và xây dựng được chi phí tiêu chuẩn hồn chỉnh nhất.
Chi phí NVL tiêu chuẩn =� (định mức về lượng ×định mức về giá) Mẫu biểu chi phí NVL trực tiếp tiêu chuẩn đề nghị:
Bảng 3.4CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU
TRỰC TIẾP TIÊU CHUẨN
Tên NVL
Đơn giá
Giai đoạn 1 Giai đoạn 2 ….. Tổng cộng
Lượng Thành tiền Lượng Thành tiền Lượng Thành tiền Lượng Thành tiền 1 2 3 4 =3×2 5 6 =5×2 A =3+5+… B =A×2 ….. ….. Tổng cộng XXX
Phân bón và thuốc xử lý cây và hạt cố định, thuốc chữa bệnh cho cây trồng phát sinh khơng thường xun, có thể ước tính bằng 10% tổng chi phí phân và thuốc cố định để áp đặt và giải quyết các chênh lệch về chi phí.
Xây dựng chi phí nhân cơng trực tiếp tiêu chuẩn
Xây dựng cụ thể cho hai yếu tố giá và lượng bao gồm giá công lao động nam và giá công lao động nữ, thời gian công lao động nam và nữ cần thiết cho từng quy trình trồng khác nhau. Mỗi quy trình trồng sẽ có nhu cầu về cơng lao động khác nhau.
Ví dụ: tại giai đoạn 1 của quy trình trồng Bí nghệ, có 2 phương pháp lựa chọn là trồng giàn hoặc bị đất. Trồng giàn sẽ tốn cơng lao động nam cắm chà le và công lao động nữ để giăng dây cho bí bị. Trồng bị đất sẽ tốn cơng nam căng bạt để trải bạt PE phủ và không tốn công lao động nữ để giăng dây.
Lưu ý:
Việc xây dựng chi phí trực tiếp sẽ xây dựng cho từng loại sản phẩm và từng giai đoạn của quy trình sản xuất. Thơng thường quy trình sản xuất của hạt giống lai F1 thường mất 4 giai đoạn: giai đoạn 1 từ khi trồng đến khi lai; giai đoạn 2 là giai đoạn lai; giai đọan 3 từ khi lai xong đến thu hoạch; giai đoạn 4 là giai đoạn thu hạt từ khi thu hoạch, ủ hạt đến khi lấy hạt. Mỗi giai đoạn có nhu cầu về nguyên vật liệu và công lao động khác nhau, cần xác định rõ lượng nguyên vật liệu cần sử dụng, nhân với đơngiá của từng loại nguyên vật liệu để xác định chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tương tự, mỗi giai đoạn có nhu cầu về cơng lao động khác nhau, cần xác định thời gian lao động của công nhân nam và công nhân nữ cần thiết cho mỗi giai đoạn, sau đó nhân với giá cơng để xác định được chi phí nhân cơng trực tiếp.
Mẫu biểu chi phí NVL trực tiếp tiêu chuẩn đề nghị:
Bảng 3.5CHI PHÍ NHÂN CƠNGTRỰC TIẾP TIÊU CHUẨN
Cơng việc Cơng LĐ Đơn giá
Giai đoạn 1 Giai đoạn 2 ….. Tổng cộng
Lượng Thành tiền Lượng Thành tiền Lượng Thành tiền Lượng Thành tiền 1 2 3 4 5 =4×3 6 7 =6×3 ….. ….. A =4+6+… B =A×3 ….. Nam Nữ …..
…..
Tổng
cộng XXX XXX XXX XXX
Xây dựng chi phí sản xuất chung tiêu chuẩn
Chi phí sản xuất chung bao gồm chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dụng cụ sản xuất, chi phí dịch vụ mua ngồi và chi phí bằng tiền khác. Trong đó, chi phí dịch vụ mua ngồi và chi phí bằng tiền khác là chi phí hỗn hợp và mức độ của chi phí khơng q lớn nên xem như là định phí nhằm giảm bớt việc tính tốn phức tạp.
Vì vậy, chi phí sản xuất chung chỉ bao gồm định phí sản xuất chung mà khơng có biến phí sản xuất chung. Định phí sản xuất chung thường không thay đổi so với kỳ trước nên kế tốn có thể căn cứ vào chi phí thực tế phát sinh kỳ trước làm cơ sở ước tính cho kỳ kế hoạch.
Xây dựng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tiêu chuẩn Năm 2013 sẽ là năm chuẩn để xác định mức tiêu hao chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, từ đó xác định được tỷ lệ % của từng chi phí trong tổng chi phí và tổng doanh thu.
3.2.5 .2 Xây dựng các báo cáo dự toán ngân sách
Dự toán doanh thu
Mục đích:
Nhằm xác định tiềm lực tiêu thụ của doanh nghiệp, từ đó làm cơ sở cho việc lập các dự toán tiếp theo như dự tốn sản xuất, chi phí ngun vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp…
Dựa vào số liệu tổng hợp tình hình kinh doanh trong 2 hoặc 3 năm gần nhất và mức tăng doanh số theo kế hoạch đã được duyệt để lập dự toán doanh thu.
Phương pháp lập:
Đầu tiên bộ phận kế tốn sẽ lập bảng tổng hợp tình hình kinh doanh trong 2 hoặc 3 năm gần nhất để tính doanh thu của các mặt hàng trong tổng doanh thu theo từng tháng, sau đó tính tỷ trọng doanh thu trung bình qua các năm của từng mặt hàng theo mẫu sau đây:
Bảng 3.6 THỐNG KÊ LƯỢNG BÁN TỪ NĂM …. ĐẾN NĂM …
Mặt hàng Năm Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ….. Cả năm 1 2 3 4 5 ….. 15 =3+4+5+…+14 ….. 2010 2011 2012 Trung bình …..
Tổng hợp hoặc tìm hiểu mùa vụ thích hợp với từng loại cây trồng trong một năm để biết được mùa vụ nào thích hợp trồng các loại cây trồng nào. Do đặc điểm sản phẩm của doanh nghiệp là đầu vào của một quá trình sản xuất khác nên chất lượng của sản phẩm đặc biệt quan trọng. Vì vậy, khi lập dự tốn tiêu thụ sản phẩm cần lưu ý đến các vấn đề sau đây:
- Cân nhắc về việc thu thập dữ liệu trong quá khứ.
- Xem xét đến các yếu tố làm ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của từng mặt hàng trong các năm trước như sản lượng sản xuất không đáp ứng đủ nhu cầu thị trường dẫn đến tình trạng khơng có hàng để bán, hàng hóa chất lượng kém như tỷ lệ nảy mầm yếu, khả năng đậu trái thấp, năng suất thấp… cũng ảnh hưởng đến tình hình tiêu thụ sản phẩm.
Việc cân nhắc các lưu ý này nhằm xây dựng được một dự tốn tiêu thụ mang tính khả thi, tránh dự tốn một đàng nhưng thực tế một nẻo.
Lập báo cáo dự toán doanh thu dựa trên bảng tổng hợp đã làm và kế hoạch tăng trưởng doanh số như Ban Giám đốc đã duyệt theo mẫu:
Bảng 3.7 DỰ TOÁN DOANH THU
Mặt hàng Chỉ tiêu Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ….. Cả năm 1 2 3 4 5 ….. 15 =3+4+5+…+14 ….. Sản lượng Đơn giá Doanh thu ….. Tổng doanh thu XXX XXX XXX XXX Nguồn: [7, phụ lục 17] Dự tốn sản xuất Mục đích:
Nhằm xác định số lượng sản phẩm cần sản xuất, đồng thời làm cơ sở cho việc xây dựng các dự tốn chi phí sản xuất.
Cơ sở lập:
Dựa vào dự toán doanh thu để lập dự toán sản xuất. Do đặc thù của ngành hạt giống là chu kỳ sản xuất dài nên dự tốn sản xuất lập hàng q. Thơng thường hàng tồn kho cuối kỳ bằng 20% - 30% tổng doanh số bán kỳ tiếp theo.
Phương pháp lập:
Lấy khối lượng tiêu thụ dự kiến từ dự toán tiêu thụ, lên kế hoạch sản xuất, phân bổ cho vùng sản xuất thích hợp.
Tính tồn kho cuối kỳ dự kiến, thơng thường bằng 20% - 30% tổng số tiêu thụ kỳ tiếp theo.
Tính khối lượng sản phẩm từng mặt hàng cần sản xuất, phân bổ cho vùng sản xuất thích hợp.
Lưu ý:
Dự toán bằng khối lượng nhưng khi truyền đạt thông tin đến bộ phận sản xuất thì quản lý sản xuất phải tính theo diện tích sản xuất để thực hiện. Cần thiết phải lưu ý những rủi ro trong sản xuất để tính đúng diện tích sản xuất nhằm thu hoạch sản lượng đạt mức kế hoạch.
Bảng 3.8 DỰ TOÁN SẢN XUẤT
MẶT HÀNG …
Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm
1 2 3 4 5 6
=2+3+4+5 1. Sản lượng tiêu thụ
2. Sản lượng dự trữ cuối kỳ 3. Sản lượng tồn kho đầu kỳ 4. Sản lượng sản xuất
[1] + [2] –[3]
- Sản xuất tại điểm SX … - Sản xuất tại trang trại …
Nguồn: [7, phụ lục 17]
Bảng 3.9 TỔNG HỢP DỰ TỐN SẢN XUẤT
Dựa vào dự tốn sản xuất cho từng loại mặt hàng, kế toán lập bảng tổng hợp dự toán sản xuất cho tồn cơng ty.
Mặt hàng Quý 1 Quý 2 ….. Cả năm Bến Tre Đơn Dương Củ Chi Tổng Bến Tre Đơn Dương Củ Chi Tổng 1 2 3 4 5 =2+3+4 6 7 8 9 =6+7+8 ….. 18 =5+9+ 13+17 ….. …..
Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Mục đích:
Nhằm dự kiến số nguyên vật liệu cần cho quá trình sản xuất, đồng thời dự tính chi phí mua nguyên vật liệu trong kỳ dự toán.
Cơ sở lập:
Dựa vào khối lượng sản phẩm cần sản xuất từ dự toán sản xuất và bảng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tiêu chuẩn đã xây dựng.
Phương pháp lập:
Lấy khối lượng sản phẩm sản xuất từ dự tốn sản xuất. Tính diện tích trồng tương đương.
Tính lượng nguyên vật liệu cần sử dụng tương đương với diện tích trồng ở trên.
Tính chi phí nguyên vật liệu bằng cách lấy lượng nguyên vật liệu nhân đơn giá từng loại.
Bảng 3.10 DỰ TỐN CHI PHÍ NGUN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP
MẶT HÀNG….. – KỲ SẢN XUẤT…..
Chỉ tiêu Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ..… Tổngcộng 1 2 3 4 ….. 14 =2+3+…+13 1. Nhu cầu sản xuất
2. Sản lượng trung bình 3. Diện tích trồng [1] ÷ [2] 4. Chi phí phân bón 5. Chi phí thuốc BVTV 6. Tổng chi phí = [3] × [4 + 5] XXX XXX XXX XXX Bảng 3.11TỔNG HỢP DỰ TỐN CHI PHÍ NVL TRỰC TIẾP
Dựa trên dự tốn chi phí NVL trực tiếp của từng mặt hàng, kế tốn lập bảng dự tốn chi phí NVL tổng hợp theo từng tháng của từng trang trại sản xuất và của cả công ty.
Mặt hàng sản xuất Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 … Cả năm 1 2 3 4 ….. 14 =2+3+…+13 Trang trại ….. Trang trại ….. Tổng XXX XXX XXX XXX
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Mục đích:
Nhằm tính tốn và xác định chi phí nhân cơng trực tiếp theo dự tốn sản xuất đã lập.
Cơ sở lập:
Dựa vào khối lượng sản phẩm cần sản xuất từ dự tốn sản xuất và bảng chi phí nhân cơng trực tiếp tiêu chuẩn đã xây dựng.
Phương pháp lập:
Lấy khối lượng sản phẩm sản xuất từ dự tốn sản xuất. Tính diện tích trồng tương đương.
Tính thời gian lao động của công nhân nam và công nhân nữ cần thiết tương đương với diện tích trồng ở trên.
Tính chi phí nhân cơng trực tiếp bằng cách lấy thời gian lao động nhân đơn giá công.
Lưu ý: Do chu kỳ sản xuất của sản phẩm khác nhau không trùng với thời gian lập dự tốn và có trường hợp gieo trồng khơng đồng loạt nên có thể tính tốn chi phí theo từng giai đoạn phát triển của sản phẩm để tổng hợp và lập dự toán cho từng tháng tổng hợp cho các mặt hàng hoặc các đối tượng tập hợp chi phí.
Bảng 3.12 DỰ TỐN CHI PHÍ NHÂN CƠNG TRỰC TIẾP
MẶT HÀNG … – KỲ SẢN XUẤT … TRANG TRẠI …
Chỉ tiêu Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ….. Cả năm 1 2 3 4 14 =2+3+ …+13 1. Nhu cầu sản xuất
2. Sản lượng trung bình 3. Diện tích trồng [1] ÷ [2] 4. Lượng công lao động nam 5. Giá công lao động nam
6. CP cơng lao động nam [4] × [5] 7. Lượng công lao động nữ 8. Giá công lao động nữ
9. CP cơng lao động nữ [7] × [8]
Bảng 3.13DỰ TỐN TỔNG HỢP CHI PHÍ NHÂN CƠNG TRỰC TIẾP
Dựa trên dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếpcủa từng mặt hàng, kế tốn lập bảng dự tốn chi phí nhân cơng tổng hợp theo từng tháng của từng trang trại sản xuất và của cả công ty.
Mặt hàng sản xuất Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ….. Cả năm 1 2 3 4 14 =2+3+…+13 Trang trại ….. ….. Trang trại ….. Tổng XXX XXX XXX XXX
Dự tốn chi phí sản xuất chung
Mục đích:
Nhằm xác định chi phí sản xuất chung theo dự toán sản xuất đã lập.
Cơ sở lập:
Căn cứ vào chi phí thực tế phát sinh kỳ trước làm cơ sở ước tính cho kỳ kế hoạch.
Phương pháp lập:
Ước tính từng khoản mục chi phí trong chi phí sản xuất chung từ dữ liệu của kỳ trước.
Bảng 3.14 DỰ TỐN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG
TRANG TRẠI….
Do tỷ trọng của phần biến phí sản xuất chung trong tổng chi phí sản xuất chung rất thấp, nên tác giả đề xuất đưa tất cả các chi phí sản xuất chung là định
phí và xây dựng dự tốn chi phí sản xuất chung theo chi phí phân loại theo chức năng hoạt động.
Chỉ tiêu Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ….. Cả năm