Thiết lập các chính sách, thủ tục và quy trình Thẻ điểm cân bằng
Cần một số quy tắc, quy trình và thủ tục kinh doanh để đảm bảo thẻ điểm cân bằng được thực hiện suôn sẻ, đặc biệt là giai đoạn đầu, cần chú ý các vấn đề sau:
- Thẻ điểm phải duy trì vài trị đi đầu trong hoạt động hoạch định chiến lược dài hạn của cơng ty trong suốt q trình hoạt động.
- Thẻ điểm cân bằng phải được phát triển hàng năm. Đầu tiên, phải soạn lịch trình thời gian để từng phịng ban, tổ, cá nhân tham gia xây dựng Thẻ điểm cân bằng các cấp có liên quan.
- Phải ấn định lịch làm báo cáo để các thành viên chịu trách nhiệm cung cấp dữ
liệu sẽ nộp dữ liệu đúng hẹn, chính xác.
- Việc vận dụng thẻ điểm cân bằng, sẽ xuất hiện một số thuật ngữ mới mà trước đây chưa được sử dụng trong công ty. Trong giai đoạn mới triển khai áp dụng Thẻ điểm, phải đảm bảo mọi người sử dụng đúng và duy trì liên tục các thuật ngữ này.
- Xác định rõ người chịu trách nhiệm quản trị Thẻ điểm và đó là những trách nhiệm gì.
- Các chỉ tiêu tương ứng của từng thước đo trên Thẻ điểm nên ở mức vừa phải, khơng q cao vào năm đầu tiên, sau đó có thể tăng lên ở các năm sau theo tình hình thực tế.
- Khi nhận thấy rõ một mục tiêu, thước đo hay chỉ tiêu nào đó bị chệch hướng thì cần thiết phải thay đổi cho phù hợp.
- Cần có một kế hoạch phát triển cho tương lai trong quá trình xây dựng và duy trì thẻ điểm cân bằng.
Thu thập dữ liệu cho thẻ điểm cân bằng
Cần tập trung phát triển các quy trình nhằm thu thập được đầy đủ dữ liệu. Vì khi bắt đầu báo cáo các kết quả, rất có thể khoảng 20 -30% dữ liệu cần thiết sẽ bị bỏ sót.
Cập nhật các mục tiêu, thước đo, chỉ tiêu của thẻ điểm cân bằng
Hàng năm, kiểm tra lại thẻ điểm một lần. Khi những thành phần hiện tại khơng cịn phù hợp hoặc nhận ra sự chệch hướng, thì sự thay đổi là cần thiết và nên được thực hiện ngay. Thậm chí sẵn sàng từ bỏ một chiến lược hiện tại nếu khơng cịn phù hợp nữa.
Trưởng nhóm vừa là đại sứ, vừa là người lãnh đạo tư tưởng của hệ thống. Trưởng nhóm sẽ điều khiển các cuộc thảo luận về những chính sách, thủ tục, đánh giá các thước đo có thể thay đổi và có sự hiểu biết về các chiến lược thu thập dữ liệu.
Nhà bảo trợ điều hành cung cấp thông tin mới về chiến lược và các kế hoạch, duy trì sự liên lạc thường xuyên với những thành viên khác của nhóm điều hành cấp cao và ln ủng hộ thẻ điểm cân bằng nhiệt tình.
Các thành viên nhóm Thẻ điểm cân bằng giúp hồn thiện sự phát triển ban đầu của thẻ điểm. Họ là người chia sẻ thông tin và các phương pháp thực hiện tốt nhất. Họ cung cấp các kỹ năng, quy trình thẻ điểm và chiến lược giải quyết vấn đề hiệu quả.
Xác định bộ phận quản lý chiến lược
Chúng ta phải xác định phịng ban chủ quản nào trong cơng ty đứng ra quản lý thẻ điểm. Phịng ban này phải có khả năng tiếp cận thơng tin, chiến lược, các chỉ tiêu kinh tế và các hoạt động quy trình nội bộ cao nhất.