2.1. Giới thiệu công ty POS
2.1.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinhdoanh
Phịng Tài chính kế tốn:
Chức năng: Quản lý cơng tác kế tốn cho Cơng ty, cơng tác tài chính, đầu tư
tài chính.
Dịch vụ vận chuyển lắp đặt, đấu nối chạy thử các cơng trình dầu khí Dịch vụ di dời và thu dọn mỏ sau khi kết thúc chu kì khai thác ngoài biển Dịch vụ khác Cung cấp vật tư phụ tùng, dịch vụ ngoại quan phục vụ cho công tác vận hành bảo dưỡng, lắp đặt và đấu nối chạy thử Dịch vụ vận hành và bảo dưỡng các cơng trình dầu khí Dịch vụ xây lắp cơng trình dầu khí biển Dịch vụ cung ứng nhân lực cho các công tác lắp đặt và đấu nối chạy thử, hỗ trợ vận hành và bảo dưỡng
Nhiệm vụ: Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc, đảm bảo tuân thủ theo các chuẩn mực và chế độ kế toán, kiểm kê tài sản.
Phịng An Tồn & Chất Lượng
Chức Năng: Quản lý Chất lượng - An toàn - Sức khỏe - Môi trường, Bảo hiểm - Quản lý rủi ro.
Nhiệm Vụ: Thực hiện các công việc thuộc các công tác quản lý hệ thống, giám sát chất lượng, quản lý An tồn, Sức khỏe và Mơi trường, Bảo hiểm và quản lý rủi ro.
Phòng Dự Án & Hàng Hải
Chức Năng: Quản lý và tổ chức triển khai các dự án Xây lắp cơng trình biển
Nhiệm Vụ: Quản lý các dự án Xây lắp cơng trình biển, hoạt động vận hành,
khai thác và điều phối các phương tiện hàng hải, các công việc liên quan hậu cần hàng hải và dự án.
Phòng Dịch Vụ Vận Hành & Bảo Dưỡng
Chức Năng: Quản lý và triển khai các dịch vụ liên quan đến công tác vận hành và bảo dưỡng các cơng trình Dầu khí.
Nhiệm Vụ: Thực hiện các công việc thuộc các công tác cung cấp dịch vụ bảo
dưỡng, sửa chữa, quản lý dịch vụ cung ứng lao động.
Phịng Hành Chính & Nhân Sự
Chức Năng: Quản lý công tác tổ chức, nhân sự, đào tạo, tiền lương, chế độ
chính sách và cơng tác thi đua khen thưởng - kỷ luật, cơng tác quản trị, hành chính, văn thư - lưu trữ trong Công ty.
Nhiệm Vụ: Tổ chức bộ máy, quản lý nhân sự, đào tạo và phát triển nhân lực,
tiền lương và Chế độ chính sách, thi đua khen thưởng, phụ trách công tác hành chính, cơng tác CNTT, cơng tác thư ký cho Hội đồng quản trị và Ban giám đốc.
Phòng Kế Hoạch Đầu Tư
Chức Năng: Quản lý công tác đầu tư và xây dựng cơ bản, công tác kế hoạch/
Nhiệm Vụ: Phụ trách công tác kế hoạch/ báo cáo, công tác đầu tư và xây dựng cơ bản, cơng tác quản lý kho.
Phịng Kỹ Thuật
Chức Năng: Quản lý điều hành chung về mặt kỹ thuật, chịu trách nhiệm toàn
bộ các vấn đề liên quan đến kỹ thuật trong các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nhiệm Vụ: Phụ trách về mặt kỹ thuật đối với: Các phương tiện, máy móc, thiết bị; các dịch vụ sửa chữa bảo dưỡng cho khách hàng; các hoạt động xây lắp cơng trình biển, chủ trì tổ chức xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật tồn Cơng ty.
Phòng Kinh Tế Hợp Đồng
Chức Năng: Quản lý công tác hợp đồng, mua sắm vật tư, dụng cụ, trang thiết
bị
Nhiệm Vụ: Thực hiện công tác quản lý về thương mại, và mua sắm vật tư, trang thiết bị.
Phòng Thương Mại & Phát Triển Kinh Doanh
Chức Năng: Quản lý công tác đấu thầu, công tác thương mại, tiếp thị và phát
triển kinh doanh
Nhiệm Vụ: Phụ trách các công tác quản lý về thương mại; marketing và phát
triển kinh doanh; cơng tác đấu thầu.
Xưởng Cơ Khí & Bảo Dưỡng
Chức Năng: Quản lý điều hành hoạt động xưởng Cơ khí Bảo dưỡng Cơng ty,
Quản lý và khai thác nguồn lực, cơ sở vật chất Công ty giao.
Nhiệm Vụ: Thực hiện cơng tác hành chính của xưởng, quản lý lao động, quản
2.1.3. Cơng tác tổ chức tài chính kế tốn a. Chính sách kế tốn
- Năm tài chính bắt đầu từ ngày 1/1, kết thúc ngày 31/12 hàng năm. - Sử dụng phần mềm kế toán Fast Final
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho: Phương pháp nhập trước xuất trước - Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Phương pháp đường thẳng
b. Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên phịng tài chính kế tốn Trưởng phịng tài chính kế tốn/ Kế tốn trưởng
Chức năng: Quản lý cơng tác kế tốn, cơng tác tài chính, đầu tư tài chính.
Nhiệm Vụ: Tổ chức triển khai, chỉ đạo kiểm tra việc sử dụng, quản lý chi phí,
tài sản, nguồn vốn. Lập kế hoạch tài chính, phân tích, đánh giá tình hình tài chính, hiệu quả sử dụng nguồn vốn và đảm bảo nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Đánh giá, phân tích thẩm định các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, đầu tư tài chính. Làm việc với các cơ quan hữu quan trong công tác huy động nguồn vốn cho Cơng ty.
Phó Trưởng phịng tài chính kế tốn:
Chức năng: Hỗ trợ Trưởng phòng quản lý điều hành theo sự phân công của Lãnh đạo phịng.
Nhiệm Vụ: Phân cơng công việc cho các tổ trưởng, nhân viên phòng kế tốn.
Thay mặt Trưởng phịng, quản lý và điều hành các cơng việc của phịng TCKT khi được ủy quyền. Theo dõi, tổng hợp và báo cáo tài chính để báo cáo Trưởng phịng.
Tổ trưởng tổ kế toán tổng hợp:
Chức năng: Quản lý, thực hiện cơng tác Kế tốn Tổng hợp cho Cơng ty. Tham
mưu cho kế toán trưởng các vấn đề liên quan hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nhiệm Vụ: Lập và trình duyệt Báo cáo tài chính, báo cáo tháng, qúy; lập báo
cáo/ tờ khai thuế, sổ sách kế toán. Làm việc trực tiếp với cơ quan Thuế, Kiểm toán.
Chuyên viên kế toán tổng hợp:
Nhiệm Vụ: Tập hợp, kiểm tra chứng từ thanh toán nội bộ, các nghiệp vụ liên
quan hệ thống tài khoản trung tâm, lập bảng đối chiếu cơng nợ nội bộ. Tính tốn, theo dõi chi phí sử dụng vốn với Tổng cơng ty. Lập phiếu kế toán tổng hợp, bút toán kết chuyển phục vụ cơng tác lập báo cáo tài chính.Thực hiện kế tốn vật tư, cơng cụ dụng cụ, Tài sản cố định.
Tổ trưởng tổ Kế toán thanh toán:
Chức năng: Quản lý, thực hiện cơng tác Kế tốn Thanh tốn cho Cơng ty. Nhiệm Vụ: Trực tiếp quản lý Tổ Thanh tốn Phịng Tài chính Kế tốn. Kiểm tra
chứng từ thanh tốn, báo cáo, cơng văn gửi đi trước khi trình lãnh đạo phịng ký duyệt. Theo dõi, đơn đốc việc thu tiền đúng hạn, việc lập biên bản đối chiếu công nợ. Quản lý, lập báo cáo sử dụng hóa đơn GTGT.
Chuyên viên Kế toán thanh toán ngân hàng:
Chức năng: Tư vấn, tham mưu cho Tổ trưởng tổ Thanh toán, Kế toán trưởng
trong các lĩnh vực tài chính, kế tốn, thuế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Nhiệm Vụ: Đối chiếu với nhà cung cấp, ngân hàng để xác minh các khoản chênh lệch. Liên hệ với Ngân hàng để thực hiện các công việc như: các khoản bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh dự thầu. Quản lý và theo dõi thuế Giá trị gia tăng đầu vào (liên quan đến các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng). Liên hệ cục thuế xin cấp giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước, quản lý giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.
Chuyên viên Kế toán tiền mặt:
Chức năng: Quản lý, thực hiện công tác thanh tốn Tiền mặt cho Cơng ty. Nhiệm vụ: Kiểm tra chứng từ yêu cầu thanh toán do các Phịng, Bộ phận Cơng
ty cung cấp, lập, trình ký phiếu thu/ chi tiền mặt. Hạch toán các nghiệp vụ tiền mặt. Kết hợp Phịng Hành chính Nhân sự làm thủ tục xin cấp Biên lai thuế TNCN, ghi chép, quản lý, theo dõi biên lai thuế TNCN. Kết hợp với Thủ quỹ kiểm tra, đối chiếu số liệu tồn qũy tiền mặt thực tế với sổ sách.
Tổ trưởng tổ kế tốn tài chính:
Nhiệm vụ: Phân tích kết quả kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn, đề xuất các giải
pháp sử dụng hiệu quả, tiết kiệm nguồn vốn, phân phối lợi nhuận. Đề xuất, quản lý theo dõi các dự án đầu tư tài chính của Cơng ty.
Chun viên kế tốn tài chính:
Chức năng: Thực hiện cơng tác Kế tốn Tổng hợp cho Cơng ty.
Nhiệm vụ: Phân tích kết quả kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn, đề xuất các giải
pháp sử dụng hiệu quả, tiết kiệm nguồn vốn, phân phối lợi nhuận, sử dụng các quỹ tài chính. Lập kế hoạch, phân tích đánh giá tình hình tài chính, hiệu quả sử dụng nguồn vốn, doanh thu, chi phí, dịng tiền của từng dự án theo yêu cầu quản lý.
Thủ Quỹ:
Chức năng: Quản lý quỹ tiền mặt cho Công ty
Nhiệm vụ: Kiểm tra chứng từ thu tiền/ chi tiền, ghi chép chứng từ vào sổ quỹ.
Rút tiền gửi ngân hàng. Đối chiếu số tiền thực tế với sổ sách tiền mặt, lập báo cáo tồn quỹ định kỳ, kiểm kê cuối năm, lưu trữ chứng từ.
2.2. Thực trạng công tác đánh giá thành quả hoạt động tại công ty POS 2.2.1. Mơ tả q trình khảo sát 2.2.1. Mơ tả quá trình khảo sát
a. Mục tiêu khảo sát
Nhằm thu thập thông tin về thực trạng việc đánh giá thành quả hoạt động của công ty qua quá trình quản lý chiến lược và bốn phương diện tài chính, khách hàng, quy trình hoạt động kinh doanh nội bơ, học hỏi và phát triển. Tạo cơ sở cho việc vận dụng BSC trong việc đánh giá thành quả hoạt động tại công ty.
b. Đối tượng, phạm vi khảo sát
Đối tượng khảo sát: Ban giám đốc, các trưởng phịng, phó phịng, các tổ trưởng và một số ít nhân viên. Phạm vi khảo sát: tất cả các bộ phận, phịng ban trong cơng ty.
Số phiếu phát ra: 120 Số phiếu thu về: 111 Số phiếu đạt yêu cầu: 100
Nội dung các câu hỏi khảo sát liên quan quá trình đánh giá thành quả hoạt động tại công ty. Cụ thể là các vấn đề về tầm nhìn, chiến lược và bốn phương diện tại công ty.
d. Phương pháp khảo sát
Gửi phiếu khảo sát đến các đối tượng khảo sát ở từng phòng ban. Các câu hỏi ở dạng có/khơng, nêu, trình bày và một số câu u cầu đánh giá theo các mức độ. Trong đó:
- Rất tốt: khi các chỉ tiêu tài chính rất khả quan hay các hoạt động được thực hiện và
hiệu quả cao.
- Tốt: khi chỉ tiêu tài chính tương đối khả quan hay các hoạt động được thực hiện và đạt
hiệu quả tương đối cao.
- Trung bình: khi các chỉ tiêu tài chính ở mức bình thường, hay các hoạt động được thực
hiện nhưng hiệu quả hoạt động chưa tốt.
- Kém: khi chỉ tiêu tài chính thấp hơn mức trung bình nhưng khơng q thấp, hay các
hoạt động đươc thực hiện nhưng hiệu quả hoạt động rất thấp.
- Rất kém: khi chỉ tiêu tài chính là rất thấp, hay các hoạt động không được thực hiện
hoặc có thực hiện nhưng hiệu quả là gần như khơng có.
Ngồi việc khảo sát, phỏng vấn, tác giả xin các tài liệu, văn bản cần thiết tại công ty để phục vụ cho việc đánh giá, phân tích thực trạng cơng ty.
Bảng câu hỏi khảo sát được trình bày trong phụ lục 5, và phần tóm tắt kết quả khảo sát được trình bày trong Phụ lục 6
2.2.2. Kết quả khảo sát
2.2.2.1. Công tác quản lý chiến lược
Sứ mệnh của công ty được thể hiện lồng ghép trong chiến lược và định hướng phát triển của công ty. Không nêu rõ sứ mệnh là gì.
Cơng ty có xác định các giá trị cốt lõi.
Công ty đặt ra mục tiêu trở thành nhà cung cấp hàng đầu về hai dịch vụ truyền thống. Tuy nhiên, không nêu bật mốc thời gian đạt được.
Chiến lược và định hướng phát triển được trình bày trong Lịch sử hình thành và phát triển của công ty, được công bố trên website cơng ty. Tuy nhiên, ít nhân viên để ý đến nội dung này, có thể họ đã đọc qua nhưng vì thấy khơng liên quan trực tiếp đến bản thân nên không lưu tâm.
Công ty đã xây dựng chiến lược phát triển, nhưng trình bày chưa thật rõ ràng, ngắn gọn, chưa nhấn mạnh và lôi cuốn sự quan tâm. Và đặc biệt chiến lược được công bố, nhưng khơng kiểm sốt được là tồn thể cơng ty có đọc và hiểu hay khơng. Dẫn tới tình trạng khơng ít nhân viên làm việc ở công ty nhiều năm rồi nhưng thậm chí khơng biết hoặc khơng nhớ cơng ty có chiến lược hay khơng và nếu có là chiến lược gì.
Sau đây là một số nội dung chính trong định hướng và chiến lược phát triển của công ty:
Về tầm nhìn
Trong định hướng phát triển, cơng ty đã xác định tầm nhìn như sau : Đến năm 2025, trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, lắp đặt, đấu nối, chạy thử; vận hành và bảo dưỡng cơng trình biển hàng đầu Việt Nam và trong khu vực Đông Nam Á
Về mục tiêu kinh doanh
Công ty xác định mục tiêu: Cung cấp dịch vụ uy tín và thỏa mãn yêu cầu của khách hàng.
Về chiến lược phát triển
Chiến lược công ty được hoạch định dựa trên định hướng phát triển của Tổng công ty PTSC với mục tiêu phát triển nhanh, mạnh và bền vững, kết hợp sự phát triển về kinh tế gắn chặt với bảo vệ môi trường và an ninh quốc phịng.
Cơng ty đã xác định chiến lược cho giai đoạn 2008 – 2015 như sau:
Tập trung vào hai lĩnh vực dịch vụ truyền thống của công ty là dịch vụ vận chuyển, lắp đặt, đấu nối chạy thử và dịch vụ vận hành và bảo dưỡng cơng trình dầu khí. Chun mơn hóa hoạt động, đầu tư công nghệ cao để tăng năng suất, cắt giảm chi phí khơng cần thiết.
Khai thác tối đa nguồn lực sẵn có trong nước, hợp tác với các đơn vị trong và ngoài nước để nâng cao năng lực dịch vụ, tận dụng triệt để cơ hội kinh doanh, chiếm lĩnh thị trường đối với hai loại dịch vụ truyền thống của công ty. đủ năng lực cạnh tranh với nhà thầu trên thế giới.
Chuẩn bị tốt về nhân lực, năng lực quản lý, năng lực phương tiện thiết bị để tiến tới tự thực hiện trọn gói các dự án lắp đặt, đấu nối chạy thử, hoán cải, thu dọn mỏ cho các cơng trình dầu khí trên biển và đất liền. Đặc biệt chú trọng đến các cơng trình dầu khí trên đất liền như: nhà máy chế biến khí, nhà máy điện, nhà máy lọc dầu, nhà máy đạm, hóa chất tại Việt Nam.
Mở rộng phát triển hoạt động ra các nước lân cận (Malaysia, Thái Lan, Indonesia, Brunei, Philippines...), cũng như các khu vực dầu khí nằm trong quy hoạch đầu tư phát triển của PVN (Venezuela, Angeri…).
Tập trung đào tạo và phát triển nguồn nhân lực có trình độ cao, năng động, chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn quốc tế.
Kiện toàn bộ máy tổ chức quản lý điều hành của Công ty như thực hiện chủ trương phân cấp tối đa để có quyền tự quyết và tự chịu trách nhiệm theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình theo loại hình hoạt động và tỷ lệ góp vốn
Ưu điểm:
Công ty đã xây dựng được chiến lược giai đoạn 2008 – 2015. Nội dung chiến lược phù hợp với tình hình của cơng ty, của ngành và nền kinh tế nói chung.
Nhược điểm:
Các nội dung sứ mệnh, các giá trị cốt lõi, tầm nhìn, chiến lược được trình bày khơng rõ ràng, gây khó hiểu cho người đọc.
Ngoài ra, cần thiết phải nhấn mạnh, giai đoạn 2008 – 2015, công ty theo đuổi chiến lược dẫn đầu về chi phí nhưng trên cơ sở đảm bảo chất lượng. Có như vậy mới khơng gây hiểu lầm và thực thi chệnh hướng chiến lược.
Công ty phải chỉ rõ không giảm chi phí bằng mọi cách. Cần tiết kiệm các chi phí lãng phí trong q trình hoạt động, sử dụng nguồn lực khơng hiệu quả, làm việc