2.1. Giới thiệu công ty POS
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động của công ty
2.1.2.1. Các hoạt động chính của cơng ty
a. Dịch vụ vận chuyển, lắp đặt, đấu nối, chạy thử công trình dầu khí.
POS đã cung cấp thành cơng dịch vụ lắp đặt một số mỏ dầu và khí lớn tại Việt Nam như: Đường ống khí Cà Mau cho Topaz & Pearl, giàn Cá ngừ vàng của dự án Phương Đơng, giàn và đường ống khí của dự án Biển Đông, giàn và đường ống cho dự án Diamond cho khách hàng PCVL.
POS sở hữu POS – 01 là sà lan nhà ở được trang bị tiện nghi như khách sạn cho 300 người, có văn phịng làm việc, sàn tàu được ốp gỗ cho phép để lưu trữ, không gian để chế tạo và PTSC – 01 là sà lan mặt boong có tải trọng 5.000T, có thể được sử dụng cho vận chuyển/ lắp đặt, sửa chữa, hốn cải, bảo trì và đầu nối cho các cơng trình dầu khí.
b. Dịch vụ vận hành và bảo dưỡng các cơng trình dầu khí
POS cam kết mang đến những sản phẩm chất lượng như dịch vụ hốn cải, hoạt động và bảo trì cho trên bờ và ngồi biển.
Nhà xưởng của POS có đầy đủ trang thiết bị để cung cấp: Chế tạo kết cấu, đường ống, hoán cải và bảo trì; lắp đặt giàn giáo, sơn bảo vê; hàn, cắt và bọc bảo vệ; bảo trì bơm, van và máy phát…
c. Dịch vụ cung ứng nhân lực cho các công tác lắp đặt và đấu nối chạy thử, hỗ trợ vận hành và bảo dưỡng.
Với lực lượng có tay nghề cao và giàu kinh nghiệm thì POS cung cấp nhân lực như: Kỹ sư thiết kế, kỹ sư sản xuất, giám sát thi công, lái cẩu, nhân viên an toàn.
d. Dịch vụ di dời, thu dọn mỏ sau khi kết thúc chu kỳ khác ngoài biển.
Với tầm nhìn vào tiềm năng của các giàn khoan ngừng hoạt động tại Việt Nam và khu vực, phù hợp với chiến lược phát triển của tập đồn PVN và Tổng cơng ty PTSC, POS đã kí kết biên bản ghi nhớ với các đối tác để chia sẻ kinh nghiệm, bí quyết, cơ sở dữ liệu, công nghệ và các thiết bị để hỗ trợ POS phát triển và cung cấp dịch vụ di dời và thu dọn mỏ cho các khách hàng khác. Công tác tháo dỡ gồm: Cắt lạnh, loại bỏ sơn và hà bám, bơm áp lực cao, sửa chữa và bảo trì đường ống.
e. Cung ứng cung cấp vật tư phụ tùng, dịch vụ kho ngoại quan phục vụ cho công tác vận hành bảo dưỡng, lắp đặt và đấu nối chạy thử.
Sơ đồ 2.1. Các hoạt động chính của cơng ty
2.1.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh Phịng Tài chính kế tốn: Phịng Tài chính kế tốn:
Chức năng: Quản lý cơng tác kế tốn cho Cơng ty, cơng tác tài chính, đầu tư
tài chính.
Dịch vụ vận chuyển lắp đặt, đấu nối chạy thử các cơng trình dầu khí Dịch vụ di dời và thu dọn mỏ sau khi kết thúc chu kì khai thác ngoài biển Dịch vụ khác Cung cấp vật tư phụ tùng, dịch vụ ngoại quan phục vụ cho công tác vận hành bảo dưỡng, lắp đặt và đấu nối chạy thử Dịch vụ vận hành và bảo dưỡng các cơng trình dầu khí Dịch vụ xây lắp cơng trình dầu khí biển Dịch vụ cung ứng nhân lực cho các công tác lắp đặt và đấu nối chạy thử, hỗ trợ vận hành và bảo dưỡng
Nhiệm vụ: Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc, đảm bảo tuân thủ theo các chuẩn mực và chế độ kế toán, kiểm kê tài sản.
Phịng An Tồn & Chất Lượng
Chức Năng: Quản lý Chất lượng - An toàn - Sức khỏe - Môi trường, Bảo hiểm - Quản lý rủi ro.
Nhiệm Vụ: Thực hiện các công việc thuộc các công tác quản lý hệ thống, giám sát chất lượng, quản lý An tồn, Sức khỏe và Mơi trường, Bảo hiểm và quản lý rủi ro.
Phòng Dự Án & Hàng Hải
Chức Năng: Quản lý và tổ chức triển khai các dự án Xây lắp cơng trình biển
Nhiệm Vụ: Quản lý các dự án Xây lắp cơng trình biển, hoạt động vận hành,
khai thác và điều phối các phương tiện hàng hải, các công việc liên quan hậu cần hàng hải và dự án.
Phòng Dịch Vụ Vận Hành & Bảo Dưỡng
Chức Năng: Quản lý và triển khai các dịch vụ liên quan đến công tác vận hành và bảo dưỡng các cơng trình Dầu khí.
Nhiệm Vụ: Thực hiện các công việc thuộc các công tác cung cấp dịch vụ bảo
dưỡng, sửa chữa, quản lý dịch vụ cung ứng lao động.
Phịng Hành Chính & Nhân Sự
Chức Năng: Quản lý cơng tác tổ chức, nhân sự, đào tạo, tiền lương, chế độ
chính sách và cơng tác thi đua khen thưởng - kỷ luật, cơng tác quản trị, hành chính, văn thư - lưu trữ trong Công ty.
Nhiệm Vụ: Tổ chức bộ máy, quản lý nhân sự, đào tạo và phát triển nhân lực,
tiền lương và Chế độ chính sách, thi đua khen thưởng, phụ trách cơng tác hành chính, cơng tác CNTT, cơng tác thư ký cho Hội đồng quản trị và Ban giám đốc.
Phòng Kế Hoạch Đầu Tư
Chức Năng: Quản lý công tác đầu tư và xây dựng cơ bản, công tác kế hoạch/
Nhiệm Vụ: Phụ trách công tác kế hoạch/ báo cáo, công tác đầu tư và xây dựng cơ bản, công tác quản lý kho.
Phòng Kỹ Thuật
Chức Năng: Quản lý điều hành chung về mặt kỹ thuật, chịu trách nhiệm toàn
bộ các vấn đề liên quan đến kỹ thuật trong các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nhiệm Vụ: Phụ trách về mặt kỹ thuật đối với: Các phương tiện, máy móc, thiết bị; các dịch vụ sửa chữa bảo dưỡng cho khách hàng; các hoạt động xây lắp cơng trình biển, chủ trì tổ chức xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật tồn Cơng ty.
Phòng Kinh Tế Hợp Đồng
Chức Năng: Quản lý công tác hợp đồng, mua sắm vật tư, dụng cụ, trang thiết
bị
Nhiệm Vụ: Thực hiện công tác quản lý về thương mại, và mua sắm vật tư, trang thiết bị.
Phòng Thương Mại & Phát Triển Kinh Doanh
Chức Năng: Quản lý công tác đấu thầu, công tác thương mại, tiếp thị và phát
triển kinh doanh
Nhiệm Vụ: Phụ trách các công tác quản lý về thương mại; marketing và phát
triển kinh doanh; công tác đấu thầu.
Xưởng Cơ Khí & Bảo Dưỡng
Chức Năng: Quản lý điều hành hoạt động xưởng Cơ khí Bảo dưỡng Cơng ty,
Quản lý và khai thác nguồn lực, cơ sở vật chất Công ty giao.
Nhiệm Vụ: Thực hiện cơng tác hành chính của xưởng, quản lý lao động, quản
2.1.3. Cơng tác tổ chức tài chính kế tốn a. Chính sách kế tốn
- Năm tài chính bắt đầu từ ngày 1/1, kết thúc ngày 31/12 hàng năm. - Sử dụng phần mềm kế toán Fast Final
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho: Phương pháp nhập trước xuất trước - Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Phương pháp đường thẳng
b. Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên phịng tài chính kế tốn Trưởng phịng tài chính kế tốn/ Kế tốn trưởng
Chức năng: Quản lý cơng tác kế tốn, cơng tác tài chính, đầu tư tài chính.
Nhiệm Vụ: Tổ chức triển khai, chỉ đạo kiểm tra việc sử dụng, quản lý chi phí,
tài sản, nguồn vốn. Lập kế hoạch tài chính, phân tích, đánh giá tình hình tài chính, hiệu quả sử dụng nguồn vốn và đảm bảo nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Đánh giá, phân tích thẩm định các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, đầu tư tài chính. Làm việc với các cơ quan hữu quan trong công tác huy động nguồn vốn cho Cơng ty.
Phó Trưởng phịng tài chính kế tốn:
Chức năng: Hỗ trợ Trưởng phòng quản lý điều hành theo sự phân cơng của Lãnh đạo phịng.
Nhiệm Vụ: Phân công công việc cho các tổ trưởng, nhân viên phòng kế toán.
Thay mặt Trưởng phòng, quản lý và điều hành các công việc của phòng TCKT khi được ủy quyền. Theo dõi, tổng hợp và báo cáo tài chính để báo cáo Trưởng phịng.
Tổ trưởng tổ kế tốn tổng hợp:
Chức năng: Quản lý, thực hiện cơng tác Kế tốn Tổng hợp cho Cơng ty. Tham
mưu cho kế toán trưởng các vấn đề liên quan hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nhiệm Vụ: Lập và trình duyệt Báo cáo tài chính, báo cáo tháng, qúy; lập báo
cáo/ tờ khai thuế, sổ sách kế toán. Làm việc trực tiếp với cơ quan Thuế, Kiểm toán.
Chuyên viên kế toán tổng hợp:
Nhiệm Vụ: Tập hợp, kiểm tra chứng từ thanh toán nội bộ, các nghiệp vụ liên
quan hệ thống tài khoản trung tâm, lập bảng đối chiếu công nợ nội bộ. Tính tốn, theo dõi chi phí sử dụng vốn với Tổng cơng ty. Lập phiếu kế toán tổng hợp, bút toán kết chuyển phục vụ cơng tác lập báo cáo tài chính.Thực hiện kế tốn vật tư, cơng cụ dụng cụ, Tài sản cố định.
Tổ trưởng tổ Kế toán thanh toán:
Chức năng: Quản lý, thực hiện cơng tác Kế tốn Thanh tốn cho Cơng ty. Nhiệm Vụ: Trực tiếp quản lý Tổ Thanh tốn Phịng Tài chính Kế tốn. Kiểm tra
chứng từ thanh toán, báo cáo, cơng văn gửi đi trước khi trình lãnh đạo phịng ký duyệt. Theo dõi, đơn đốc việc thu tiền đúng hạn, việc lập biên bản đối chiếu công nợ. Quản lý, lập báo cáo sử dụng hóa đơn GTGT.
Chun viên Kế tốn thanh tốn ngân hàng:
Chức năng: Tư vấn, tham mưu cho Tổ trưởng tổ Thanh toán, Kế toán trưởng
trong các lĩnh vực tài chính, kế tốn, thuế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Nhiệm Vụ: Đối chiếu với nhà cung cấp, ngân hàng để xác minh các khoản chênh lệch. Liên hệ với Ngân hàng để thực hiện các công việc như: các khoản bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh dự thầu. Quản lý và theo dõi thuế Giá trị gia tăng đầu vào (liên quan đến các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng). Liên hệ cục thuế xin cấp giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước, quản lý giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.
Chuyên viên Kế toán tiền mặt:
Chức năng: Quản lý, thực hiện công tác thanh tốn Tiền mặt cho Cơng ty. Nhiệm vụ: Kiểm tra chứng từ yêu cầu thanh toán do các Phịng, Bộ phận Cơng
ty cung cấp, lập, trình ký phiếu thu/ chi tiền mặt. Hạch toán các nghiệp vụ tiền mặt. Kết hợp Phịng Hành chính Nhân sự làm thủ tục xin cấp Biên lai thuế TNCN, ghi chép, quản lý, theo dõi biên lai thuế TNCN. Kết hợp với Thủ quỹ kiểm tra, đối chiếu số liệu tồn qũy tiền mặt thực tế với sổ sách.
Tổ trưởng tổ kế tốn tài chính:
Nhiệm vụ: Phân tích kết quả kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn, đề xuất các giải
pháp sử dụng hiệu quả, tiết kiệm nguồn vốn, phân phối lợi nhuận. Đề xuất, quản lý theo dõi các dự án đầu tư tài chính của Cơng ty.
Chuyên viên kế tốn tài chính:
Chức năng: Thực hiện cơng tác Kế tốn Tổng hợp cho Cơng ty.
Nhiệm vụ: Phân tích kết quả kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn, đề xuất các giải
pháp sử dụng hiệu quả, tiết kiệm nguồn vốn, phân phối lợi nhuận, sử dụng các quỹ tài chính. Lập kế hoạch, phân tích đánh giá tình hình tài chính, hiệu quả sử dụng nguồn vốn, doanh thu, chi phí, dịng tiền của từng dự án theo yêu cầu quản lý.
Thủ Quỹ:
Chức năng: Quản lý quỹ tiền mặt cho Công ty
Nhiệm vụ: Kiểm tra chứng từ thu tiền/ chi tiền, ghi chép chứng từ vào sổ quỹ.
Rút tiền gửi ngân hàng. Đối chiếu số tiền thực tế với sổ sách tiền mặt, lập báo cáo tồn quỹ định kỳ, kiểm kê cuối năm, lưu trữ chứng từ.
2.2. Thực trạng công tác đánh giá thành quả hoạt động tại cơng ty POS 2.2.1. Mơ tả q trình khảo sát 2.2.1. Mơ tả q trình khảo sát
a. Mục tiêu khảo sát
Nhằm thu thập thông tin về thực trạng việc đánh giá thành quả hoạt động của cơng ty qua q trình quản lý chiến lược và bốn phương diện tài chính, khách hàng, quy trình hoạt động kinh doanh nội bơ, học hỏi và phát triển. Tạo cơ sở cho việc vận dụng BSC trong việc đánh giá thành quả hoạt động tại công ty.
b. Đối tượng, phạm vi khảo sát
Đối tượng khảo sát: Ban giám đốc, các trưởng phịng, phó phịng, các tổ trưởng và một số ít nhân viên. Phạm vi khảo sát: tất cả các bộ phận, phịng ban trong cơng ty.
Số phiếu phát ra: 120 Số phiếu thu về: 111 Số phiếu đạt yêu cầu: 100
Nội dung các câu hỏi khảo sát liên quan q trình đánh giá thành quả hoạt động tại cơng ty. Cụ thể là các vấn đề về tầm nhìn, chiến lược và bốn phương diện tại công ty.
d. Phương pháp khảo sát
Gửi phiếu khảo sát đến các đối tượng khảo sát ở từng phòng ban. Các câu hỏi ở dạng có/khơng, nêu, trình bày và một số câu yêu cầu đánh giá theo các mức độ. Trong đó:
- Rất tốt: khi các chỉ tiêu tài chính rất khả quan hay các hoạt động được thực hiện và
hiệu quả cao.
- Tốt: khi chỉ tiêu tài chính tương đối khả quan hay các hoạt động được thực hiện và đạt
hiệu quả tương đối cao.
- Trung bình: khi các chỉ tiêu tài chính ở mức bình thường, hay các hoạt động được thực
hiện nhưng hiệu quả hoạt động chưa tốt.
- Kém: khi chỉ tiêu tài chính thấp hơn mức trung bình nhưng khơng q thấp, hay các
hoạt động đươc thực hiện nhưng hiệu quả hoạt động rất thấp.
- Rất kém: khi chỉ tiêu tài chính là rất thấp, hay các hoạt động khơng được thực hiện
hoặc có thực hiện nhưng hiệu quả là gần như khơng có.
Ngồi việc khảo sát, phỏng vấn, tác giả xin các tài liệu, văn bản cần thiết tại công ty để phục vụ cho việc đánh giá, phân tích thực trạng cơng ty.
Bảng câu hỏi khảo sát được trình bày trong phụ lục 5, và phần tóm tắt kết quả khảo sát được trình bày trong Phụ lục 6
2.2.2. Kết quả khảo sát
2.2.2.1. Công tác quản lý chiến lược
Sứ mệnh của công ty được thể hiện lồng ghép trong chiến lược và định hướng phát triển của công ty. Không nêu rõ sứ mệnh là gì.
Cơng ty có xác định các giá trị cốt lõi.
Công ty đặt ra mục tiêu trở thành nhà cung cấp hàng đầu về hai dịch vụ truyền thống. Tuy nhiên, không nêu bật mốc thời gian đạt được.
Chiến lược và định hướng phát triển được trình bày trong Lịch sử hình thành và phát triển của công ty, được công bố trên website cơng ty. Tuy nhiên, ít nhân viên để ý đến nội dung này, có thể họ đã đọc qua nhưng vì thấy khơng liên quan trực tiếp đến bản thân nên không lưu tâm.
Công ty đã xây dựng chiến lược phát triển, nhưng trình bày chưa thật rõ ràng, ngắn gọn, chưa nhấn mạnh và lôi cuốn sự quan tâm. Và đặc biệt chiến lược được công bố, nhưng khơng kiểm sốt được là tồn thể cơng ty có đọc và hiểu hay khơng. Dẫn tới tình trạng khơng ít nhân viên làm việc ở công ty nhiều năm rồi nhưng thậm chí khơng biết hoặc khơng nhớ cơng ty có chiến lược hay khơng và nếu có là chiến lược gì.
Sau đây là một số nội dung chính trong định hướng và chiến lược phát triển của cơng ty:
Về tầm nhìn
Trong định hướng phát triển, cơng ty đã xác định tầm nhìn như sau : Đến năm 2025, trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, lắp đặt, đấu nối, chạy thử; vận hành và bảo dưỡng cơng trình biển hàng đầu Việt Nam và trong khu vực Đông Nam Á
Về mục tiêu kinh doanh
Công ty xác định mục tiêu: Cung cấp dịch vụ uy tín và thỏa mãn yêu cầu của khách hàng.
Về chiến lược phát triển
Chiến lược công ty được hoạch định dựa trên định hướng phát triển của Tổng công ty PTSC với mục tiêu phát triển nhanh, mạnh và bền vững, kết hợp sự phát triển