5. Kết cấu đề tài
3.4. Nâng cao sự thỏa mãn của nhân viên về yếu tố cấp trên
3.4.1. Cấp trên tiếp nhận ý kiến của nhân viên
Cấp trên cần khuyến khích, động viên nhân viên tham dự họp đóng góp ý kiến. Đồng thời khơng giới hạn, pham vi, thẩm quyền đóng góp ý kiến trong các buổi họp. Điều này sẽ tác động đến tâm lý nhân viên tham dự họp, nhân viên sẽ chủ động, nhiệt tình trong quá trình đặt câu hỏi hoặc nêu vấn đề, cấp trên sẽ tiếp nhận được nhiều ý kiến khách quan và nắm bắt thơng tin, tình hình thực tế một cách chủ động, chính xác.
Công ty cần thông báo đến nhân viên những chương trình hoạt động sắp diễn ra, đồng thời phát động các hoạt động, cuộc thi liên quan để nhân viên tham gia, đóng góp ý kiến. Điều này khơng chỉ tác động đến chương trình, hoạt động thực hiện hiệu quả hơn mà là cầu nối gắn kết nhân viên đồng hành cùng quá trình xây dựng và phát triển của Công ty.
Cấp trên thường xuyên động viên, khen thưởng công khai những nhân viên có những ý kiến đóng góp hiệu quả, sáng tạo trong cuộc họp định kỳ hàng tháng của Công ty.
Cấp trên nên chủ động tiếp nhận ý kiến từ nhân viên thơng qua nhiều hình thức khác nhau, ngồi vấn đề trao đổi trực tiếp có thể thơng qua hộp thư điện tử, điện thoại, tin nhắn.
Công ty cần xây dựng kênh tiếp nhận thông tin bảo mật thơng tin người gửi như thùng thư đóng góp ý kiến, hộp thư điện tử hoặc phần mềm tiếp nhận thông tin phản hồi nhằm tránh những trường hợp nhân viên không trực tiếp trong việc phản hồi những thơng tin liên quan đến một cá nhân, Phịng ban và hạn chế ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa nhân viên phản hồi với đồng nghiệp.
Công ty cần quy định rõ trách nhiệm của thư ký ghi nhận thông tin trong các cuộc họp thông qua biên bản họp. Đối với những ý kiến đóng góp, phản hồi tại cuộc họp vẫn chưa được giải quyết sau cuộc họp thư ký có trách nhiệm chuyển thơng tin đến người có thẩm quyền xin ý kiến chỉ đạo thực hiện hoặc phân bổ người chịu trách nhiệm giải quyết tiếp theo và thời gian hồn thành. Sau đó, thư ký tiến hành thơng báo kết quả giải quyết hoặc người chịu trách nhiệm giải quyết và thời gian hồn thành đến người được phân cơng và nhân viên đóng góp, phản hồi thơng tin. Kết quả giải quyết những ý kiến đóng góp, phản hồi sẽ được thông báo công khai và đúng thời gian quy định sau khi hoàn thành đến toàn bộ thành viên tham dự buổi họp.
Nhằm tiết kiệm thời gian và hiệu quả của cuộc họp định kỳ hàng thàng. Vào thứ 6, tuần thứ 4 hàng tháng Cơng ty thơng báo nội dung chính sẽ đề cập trong cuộc họp và yêu cầu những nhân viên có ý kiến đóng góp hoặc những câu hỏi liên quan đến nội dung gửi thông tin đến thư ký. Thư ký tiến hành tổng hợp những câu hỏi liên quan đến nội dung cuộc họp. Sau đó thư ký trình chuyển thơng tin tổng hợp đến người có thẩm quyền xem xét. Đối với câu hỏi trùng, câu hỏi không liên quan đến nội dung thư ký phản hồi thông tin đến người gửi và nêu rõ lý do. Trường hợp câu hỏi không liên quan đến nội dung nhưng quan trọng thư ký chuyển riêng thông tin đến người có thẩm quyền hoặc thuộc trách nhiệm giải quyết để xin thông tin phản hồi.
Trong nội dung báo cáo hàng tuần nên yêu cầu nhân viên trình bày nội dung những cơng việc đang cịn tồn đọng, khó khăn, những vấn đề phát sinh hoặc xin ý kiến chỉ đạo từ cấp trên, hạn chế nêu chi tiết những đầu mục công việc đã thực hiện trong tuần.
3.4.2. Đối xử của cấp trên
Công ty cần đưa nội dung tôn trọng và tin cậy nhân viên vào nội quy và văn hóa của Cơng ty. Bên cạnh vấn đề về lương thưởng là động lực để nhân viên hồn thành tốt cơng việc thì sự tác động về mặt tinh thần đến nhân viên được cấp trên tơn trọng và tin cậy trong q trình làm việc là động lực rất lớn để chính bản thân nhân viên nổ lực, cố gắng hồn thành cơng việc được giao.
Trong quá trình giải quyết cơng việc, cũng như vấn đề liên quan đến khiếu nại, tố cáo ảnh hưởng đến hình ảnh, uy tín của Cơng ty từ khách hàng, nhà phân phối, cá nhân hay Phịng ban. Cấp trên cần thu thập thơng tin từ nhiều nguồn khác nhau, đưa ra nhận định hay kết quả đánh giá một cách công khai, minh bạch. Tránh việc tiếp nhận và giải quyết thông tin phản hồi theo hướng một chiều kết quả mang lại không khách quan và tác động đến sự khơng hài lịng, thỏa mãn của nhân viên đối với cấp trên.
Công ty cần quy định rõ việc nhân viên có mối quan hệ vợ chồng, anh em không được công tác cùng một kênh trong Phòng Kinh doanh. Nếu mối quan hệ phát sinh sau
thời gian cơng tác nhân viên có trách nhiệm báo ngày cho cấp trên để phân bổ cơng việc phù hợp.
Ngồi quy định về quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ của cấp trên đối với cấp dưới. Để đánh giá chính xác tình hình thực tế và sự thỏa mãn trong công việc của nhân viên đối với cấp dưới tại Công ty, định kỳ hoặc đột xuất 01 lần/ năm Công ty nên tiến hành cuộc khảo sát đến nhân viên để đánh giá năng lực cấp quản lý trực tiếp.
3.4.3. Tác phong của cấp trên
Công ty cần xây dựng chuẩn mực trong tác phong làm việc, giao tiếp, đạo đức, … của cấp trên tại Cơng ty. Hình ảnh cấp trên, nhà quản lý khơng những gắn liền với hình ảnh của Cơng ty với khách hàng mà cịn lại là hình ảnh để nhân viên cấp dưới học hỏi và thực hiện theo. Theo nhận định khơng chỉ của các Chun gia mà của chính nhân viên tại Phịng Kinh doanh Humana Việt Nam, các yếu tố ảnh hưởng đến sự gắn bó lâu dài của nhân viên tại Cơng ty ngồi vấn đề lương thưởng, mơi trường làm việc, thì cấp trên là một trong những yếu tố quan trọng nhất để nhân viên gắn bó lâu dài với Cơng ty. Nhân viên có thể học hỏi rất nhiều từ cấp trên của mình từ kiến thức, kỹ năng đến tác phong làm việc, … hình ảnh và phẩm chất, đạo đức của cấp trên là động lực và nền tảng thành công của nhân viên cấp dưới trong tương lai.
3.4.4. Nhận xét của cấp trên về mức độ hồn thành cơng việc
Sau khi kết thúc tháng, quý, năm dựa vào số liệu từ Phịng Tài chính - Kế tốn và mức lương thưởng. Cấp trên cần có sự đánh giá tổng qt hơn về tồn bộ q trình làm việc của nhân viên đó thơng qua năng lực cá nhân, thái độ làm việc, … để tiến hành phân tích, đánh giá và đưa ra những phương pháp hỗ trợ thích hợp cho từng nhân viên. Như nhân viên có khả năng giao tiếp tốt, tích cực trong q trình làm việc nhưng chưa đạt doanh số do nhân viên mới làm việc 4 tháng tại Cơng ty nên kiến thức về sản phẩm cịn hạn chế. Nếu cấp trên có sự hỗ trợ đúng đắn và kịp thời đến nhân viên như hướng dẫn,
đào tạo sâu về kiến thức sản phẩm và khích lệ động viên nhân viên điều này sẽ tác động đến kết quả làm việc của nhân viên trong thời gian tới.
Bên cạnh các cuộc họp Công ty tổ chức, trong mỗi Kênh kinh doanh và Phòng Kinh doanh nên có một cuộc họp định kỳ hàng tháng nhằm thơng báo và đánh giá kết quả làm việc đến nhân viên. Đồng thời phổ biến đến nhân viên kế hoạch và định hướng trong thời gian tới của Kênh, Phịng, Cơng ty.
3.4.5. Hỗ trợ của cấp trên
Cơng ty cần xây dựng chính sách hỗ trợ đối với từng trường hợp cụ thể như: Đối với nhân viên đang trong thời gian thử việc: Ngồi những chính sách, quy định về lương, chỉ tiêu doanh số. Công ty cần quy định về sự hỗ trợ, đào tạo về kiến thức sản phẩm, đặc thù ngành hàng Công ty đang kinh doanh, những quy định hiện hành của pháp luật liên quan và văn hóa Cơng ty.
Đối với nhân viên chính thức: Cấp trên cần khuyến khích, tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên tham gia các khóa đạo tào nội bộ và bên ngồi để nâng cao trình độ chun mơn.
Đối với nhân viên phụ trách những khu vực, cửa hàng, nhà phân phối mới Công ty cần có những chương trình, chính sách để giới thiệu hình ảnh sản phẩm đến người tiêu dùng, áp dụng chỉ tiêu doanh số phù hợp.
Công ty cần xây dựng cụ thể định mức trong vấn đề phân chia chỉ tiêu doanh số cho từng kênh, từng vị trí, từng khu vực phù hợp.