CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÍ THUYẾT
2.3.1 Những thủ tục kiểm soát chung
2.3.1.1 Xây dựng kế hoạch đầu tư TSCĐ
Do khoản đầu tư TSCĐ thường chiếm tỷ trọng lớn trong ngân sách nên đơn vị cần lập kế hoạch đầu tư mua sắm TSCĐ ngay từ đầu năm hoặc thậm chí trước đó vài năm. Theo đó, kế hoạch đầu tư mua sắm phải bao gồm các vấn đề chính về TSCĐ như: Kế hoạch về đầu tư, mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ, thanh lý, nhượng bán TSCĐ. Việc xây dựng kế hoạch nhằm đảm bảo các dự án đề xuất phù hợp với
ngân sách được phê duyệt, đảm bảo tính hiệu quả của dự án đầu tư, ngăn chặn sự tham ơ và sử dụng tài sản vì mục đích cá nhân. Kế hoạch này thường có sự tham gia của phịng kế tốn.
Khi lập kế hoạch, cần chú ý các vấn đề sau:
- Cần tham khảo ý kiến của bộ phận tài chính, kế tốn trên cơ sở phân tích nhu cầu sản xuất, khả năng hiện tại của TSCĐ, đồng thời cân đối khả năng huy động các nguồn tài trợ của đơn vị để từ đó mà nhà quản lý đưa ra các quyết định đầu tư TSCĐ.
- Cần xem hiệu quả của việc đầu tư TSCĐ của năm trước nếu hiệu quả phù hợp dự tốn thì triển khai và ngược lại.
- Kế tốn trưởng xem xét lại khả năng chi trả theo tình hình thực tế của dự án đầu tư TSCĐ nếu dự án có giá trị tốt phù hợp với kế hoạch đầu tư thì ký duyệt phiếu yêu cầu TSCĐ trình Ban Giám Đốc phê duyệt và ngược lại.
2.3.1.2. Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Điều này nhằm hạn chế khả năng xảy ra gian lận vì nếu một cá nhân nắm nhiều chức năng họ có thể lạm dụng
Để phân chia trách nhiệm đầy đủ, một các tổng quát đơn vị cần tách bạch các chức năng sau: đề nghị mua sắm tài sản và xét duyệt mua, xét duyệt nhà cung cấp và thực hiện việc mua tài sản, sử dụng tài sản và ghi sổ tài sản.
2.3.1.3 Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin 2.3.1.3.1 Kiểm sốt chung
Các biện pháp kiểm soát gồm: - Kiểm soát ứng dụng
+ Đối tượng bên trong: phân quyền cho từng nhân viên, để mỗi nhân viên sử dụng phần mềm phải có mật khẩu riêng và chỉ được phép truy cập vào phần hành của mình
+ Đối tượng sử dụng bên ngoài: Thiết lập mật khẩu để họ không thể tiếp cận hay truy cập được vào hệ thống thông tin và vào khoản mục này.
+ Nhập liệu càng sớm càng tốt
+ Sao lưu dữ liệu để đề phịng các bất trắc
2.3.1.3.2 Kiểm sốt ứng dụng
- Kiểm sốt dữ liệu
+ Kiểm sốt tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ + Kiểm tra sự phê uyệt trên các chứng từ
- Kiểm sốt q trình nhập liệu
+ Kiểm tra để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập như số chứng từ, ngày, tháng, số tiền, định khoản...đều có đầy đủ thơng tin
+ Kiểm tra để đảm bảo tính chính xác trong việc nhập mã TSCĐ, và các thông tin cần thiết
2.3.1.3.3 Kiểm soát chứng từ sổ sách Thủ tục kiểm sốt thơng thường là:
- Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng đối với các chứng từ mẫu hay thanh lý TSCĐ: nhờ đánh số trước mà phát hiện chứng từ giả mạo hay trùng lặp
- Biểu mẫu rõ ràng: các chứng từ như Phiếu đề nghị mua TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, biên bản đánh giá lại TSCĐ, phiếu đề nghị di chuyển TSCĐ cần được thiết kế đầy đủ các yếu tố cần thiết theo quy định của pháp luật và theo quy định của đơn vị. Trường hợp sử dụng phần mềm quản lý thì phải có sự phân quyền, chỉ những cá nhân có trách nhiệm mới đăng nhập vào hệ thống và hoạt động trong phần hành thuộc phạm vi trách nhiệm của họ.
- Biên bản giao nhận tài sản phải được lập trên cơ sở các hóa đơn mua tài sản - Ghi nhận kịp thời các tài sản mua sắm đã bàn giao đưa vào sử dụng.
2.3.1.3.4 Ủy quyền và xét duyệt
- Các giấy đề nghị mua tài sản, lựa chọn nhà cung cấp đề nghị thanh tốn cần được người có thẩm quyền xét duyệt. Việc xét duyệt nhằm kiểm soát việc mua tài sản đúng kế hoạch, chọn lựa được nhà cung cấp với giá cả hợp lý nhất, chi trả đúng hạn. Việc xét duyệt có thể được ủy quyền theo từng cấp quản lý.
- Xét duyệt nhu cầu và khả năng đầu tư, bao gồm việc xem xét hiệu quả của việc đầu tư TSCĐ, nguồn tài trợ và khả năng thu hồi vốn.
- Xét duyệt về kết cấu cụ thể của TSCĐ như các bản thiết kế nhà xưởng, cơng nghệ, cơng suất và tính năng của máy móc thiết bị. Việc xét duyệt này đảm bảo TSCĐ hoạt động hiệu quả
- Xét duyệt dự toán cụ thể của các khoản đầu tư TSCĐ - Xét duyệt việc thanh lý TSCĐ
2.3.1.4 Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Mặc dù sự phân chia trách nhiệm đã tạo ra sự kiểm soát lẫn nhau trong hoạt động, nhưng việc kiểm tra độc lập vẫn nên được áp dụng đối với quy trình quản lý TSCĐ. Đặc điểm của thủ tục này là người kiểm tra phải độc lập với người bị kiểm tra. Thủ tục kiểm tra độc lập việc thực hiện nhằm nâng cao ý thức chấp hành kỷ luật, tuân thủ quy trình nghiệp vụ của các cá nhân, bộ phận trong đơn vị.
2.3.1.5 Kiểm soát vật chất
Là tập hợp tất cả các thủ tục nhằm giảm thiểu tài sản bị mất mát, lãng phí, lạm dụng, hư hỏng phá hoại như:
- Hạn chế tiếp cận tài sản thông qua quản lý chặt chẽ tài sản chỉ có những người có trách nhiệm mới sử dụng tài sản, cài đặt mật khẩu cho máy tính, kiểm sốt chặt việc mang tài sản ra khỏi đơn vị.
- Lắp đặt và sử dụng các thiết bị như camer quan sát , hệ thống báo động chống trộm
- Sử dụng và bảo quản tài sản đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, khi có hư hỏng phải báo cáo và sửa chữa kịp thời
- Phải giao trách nhiệm quản lý TSCĐ cho bộ phận sử dụng
- Định kỳ kiểm kê nhằm xác định chính xác tài sản hiện cịn, mất mát và kịp thời xác định trách nhiệm của các bộ phận có liên quan
2.3.1.6 Phân tích ra sốt
Định kỳ cần so sánh chi phí mua sắm tài sản với dự tốn ban đầu. Đối với các tài sản đã đưa vào sử dụng, cần so sánh việc thực hiện với dự án ban đầu nhằm phát
hiện các tài sản đầu tư lãng phí, khơng mang lại hiệu quả. Ngoài ra, cần so sánh giữa phần tăng thêm tài sản với nguồn vốn được phép chi. Một biện pháp kiểm soát hữu hiệu là đối chiếu tất cả tài sản được phép mua với số tăng tài sản trong kỳ. Tất cả các tài sản mua trái phép là tín hiện báo động về sự vi phạm trong việc mua tài sản.