CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÍ THUYẾT
4.3 Những giải pháp cụ thể trong việc hồn thiện kiểm sốt nội bộ trong quản
4.3.1 Xây dựng quy chế quản lý tài sản chi tiết cụ thể
Quy chế quản lý tài sản hiện tại của bệnh viện vẫn chưa hoàn chỉnh với một số vấn đề cần cải thiện như sau:
Một là, theo phụ lục 2, bệnh viện có xây dựng tiêu chuẩn định mức sử dụng cho máy móc thiết bị văn phịng nhưng vẫn chưa xây dựng tiêu chuẩn định mức sử dụng đối với các loại máy móc thiết bị y tế và trên thực tế vẫn chưa có quy định của nhà nước về tiêu chuẩn định mức sử dụng các thiết bị y tế rất mong các ban ngành có liên quan hỗ trợ trong lĩnh vực này. Với số lượng máy móc thiết bị y tế khá nhiều thì bệnh viện nên chủ động thực hiện việc quy định định mức sử dụng để có thể quản lý và kiểm tra tốt hơn.
Hai là tác giả đề xuất xây dựng quy chế quản lý tài tài sản chi tiết hơn thông qua việc thiết lập các quy trình quản lý tài sản cụ thể như:
Quy trình mua sắm TS
Quy trình bàn giao TS
Quy trình điều chuyển TS
Quy trình sửa chữa, bảo dưỡng TS
Quy trình thanh lý TS
Việc thiết lập các quy trình này nhằm tăng cường cơng tác giám sát kiểm tra cũng như quy định rõ được trách nhiệm của các cá nhân phòng ban liên quan đến hoạt động quản lý tài sản.
Sơ đồ 4.2: Sơ đồ quy trình mua sắm TSCĐ
Trách nhiệm Các bước thực hiện Mô tả/ các biểu mẫu
Lãnh đạo các khoa phòng
- Căn cứ dự trù và định mức hàng tháng, năm đối với TSCĐ, nhu cầu thực tế của các khoa/phòng lập phiếu yêu cầu gửi về phòng HCQT, CNTT
Thống kê kho
- Tiếp nhận phiếu yêu cầu của các khoa phòng đã đề xuất, trình duyệt kế hoạch nhu cầu mua sắm.
BGĐ
- Phê duyệt kế hoạch mua sắm theo đề xuất nhu cầu của các khoa/phòng.
Thống kê kho
- Căn cứ trên kết quả đã được phê duyệt tiến hành đặt hàng.
- Thông báo cho Thủ kho thời gian đặt hàng và dự kiến giao hàng.
Thủ kho và thống kê kho
- Kiểm tra số lượng theo đơn đặt hàng, nguồn gốc xuất xứ, hạn dùng, ngoại quan
- Kết quả kiểm tra ghi trong sổ nhập hàng, và ký nhận 2 bên
- Đối với hàng không đạt yêu cầu. Lập biên bản, khơng nhập kho và trả lại.
Kế tốn TS
- Nhận hóa đơn và kiểm tra nội dung hóa đơn, lập phiếu nhập kho và
BBGNTSCĐ hoàn tất chứng từ chuyển thanh toán Xác định yêu cầu Tập hợp và lập bảng kế hoạch Phê duyệt Đặt hàng và theo dõi quá trình giao
hàng
Nhận hàng và kiểm tra
Nhận hóa đơn và thanh tốn
Sơ đồ 4.3: Sơ đồ quy trình bàn giao TSCĐ
Trách nhiệm Các bước thực hiện Mô tả/ các biểu mẫu Các khoa/phòng
- Lập phiếu lĩnh TSCĐ theo nhu cầu sử dụng có phê duyệt của Lãnh đạo khoa/ phịng.
Lãnh đạo các khoa/phịng có chức năng mua
sắm
- Phê duyệt cung cấp TSCĐ cho các khoa/phòng.
Thống kê kho và
Thủ kho - Tiến hành xuất TSCĐ theo đúng số lượng đã được phê duyệt. Nhân viên thống kê P. CNTT, HCQT - Bàn giao TSCĐ bao gồm sổ hướng dẫn sử dụng, lý lịch thiết bị và BBGNTSCĐ cho khoa/phòng. Nhân viên phụ trách TS của khoa/phòng
- Ghi nhận TSCĐ vào sổ theo dõi của khoa/phòng
Kế toán TS, VT
- Làm phiếu xuất kho theo số lượng thực xuất đối chiếu số lượng với thủ kho
- Báo cáo nhập xuất tồn hằng tháng. Lập phiếu lĩnh Phê duyệt Xuất TSCĐ Làm phiếu xuất kho và báo cáo Bàn giao TSCĐ Theo dõi TSCĐ
Sơ đồ 4.4: Quy trình điều chuyển TSCĐ
Trách nhiệm Các bước thực hiện Mô tả/ các biểu mẫu
Các khoa phịng
Khi có nhu cầu điều chuyển TS các khoa có nhu cầu lập phiếu đề nghị điều chuyển gửi phòng VTTTBYT và HCQT sắp xếp
Phòng VTTTBYT và
HCQT
Tiếp nhận phiếu đề nghị điều chuyển của khoa và trình lãnh
đạo phòng phê duyệt
Phòng VTTTBYT và
HCQT
Lập biên bản điều chuyển và cho khoa tiếp nhận TS ký nhận
Phịng VTTTBYT và
HCQT Kế tốn tài sản
- Cập nhật lại sổ theo dõi ghi chú TS điều chuyển đến nơi mới. - Lưu biên bản điều chuyển Lập phiếu đề nghị điều chuyển Tiếp nhận và trình lãnh đạo phịng xét duyệt Điều chuyển TS Điều chỉnh sổ theo dõi TS
Sơ đồ 4.5: Sơ đồ quy trình sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ
Trách nhiệm Các bước thực hiện Mô tả/ các biểu mẫu
- Các
khoa/phòng sử dụng TS
- Các khoa phòng lập danh sách tài sản bị hư hỏng cần sửa chữa bảo dưỡng
Phòng VTTTBYT và
HCQT
- Phòng VTTTBYT và HCQT đánh giá mức độ hư hỏng của TS nếu hư hỏng nhẹ thì mua linh kiện thay thế, nếu hư hỏng nặng thì lập trờ trình BGĐ phê duyệt.
Phòng VTTTBYT và
HCQT
- Sau khi đánh giá mức độ hư hỏng của TS, tiến hành lập kế hoạch sửa chữa thay thế bảo trì TS, lựa chọn nhà cung ứng và trình kế hoạch cũng như biên bản chọn nhà cung ứng trình BGĐ phê duyệt.
Phịng VTTTBYT và
HCQT
Khi được phê duyệt chọn nhà cung ứng tiến hành mời nhà cung ứng đến sửa chữa máy móc
Phịng VTTTBYT và
HCQT Phịng TCKT
Khi hồn tất sửa chữa tiến hành nghiệm thu bàn giao TS và kế tốn quyết tốn chi phí sửa chữa
Phịng VTTTBYT và
HCQT Phòng TCKT
- Phòng VTTTBYT,HCQT, TCKT lưu hồ sơ chứng từ bảo dưởng sửa chữa máy móc Lập danh sách TS cần sửa chữa Kiểm tra đánh giá mức độ hư hỏng Lưu hồ sơ Lập kế hoạch sửa chữa và lựa chọn nhà cung ứng và trình BGĐ phê duyệt Tổ chức sửa chữa thay thế
Quyết toán nghiệm thu tài sản
Sơ đồ 4.6: Sơ đồ quy trình thanh lý TSCĐ
Trách nhiệm Các bước thực hiện Mô tả/ các biểu mẫu
- Các khoa/phòng sử dụng TS - Phòng VTTTBYT và HCQT
- Cuối năm sau khi kiểm kê TS không sử dụng hoặc không sử dụng nữa các khoa gửi yêu cầu thanh lý TS đến phòng VTTTBYT và HCQT
Phịng VTTTBYT và
HCQT
- Phân cơng CV xuống kiểm tra TS thời gia là 01 ngày kể từ ngày nhận đề nghị
- Phòng VTTTBYT và HCQT
- Kiểm tra thời gian sử dụng TS, phân loại TS. Đánh giá giá trị sử dụng của TS. Nếu đơn vị khơng có nhu cầu sử dụng, sẽ thu hồi TS. Thời gian là 03 ngày
Phòng VTTTBYT và
HCQT
Còn sử dụng được thu hồi, thông báo và điều chuyển cho đơn vị có nhu cầu.
Phịng VTTTBYT và
HCQT
- Nếu khơng cịn sử dụng được thu hồi, lập danh mục thanh lý trình hội đồng
Hội đồng thanh lý TS
- Phòng VTTTBYT tham mưu thành lập HĐTLTS. Lập danh mục TS thanh lý trình BGĐ hoặc sở Y tế phê duyệt Phòng VTTTBYT và HCQT
- Thẩm định giá trị TS, thông báo, tổ chức bán TSTL và bàn giao TS cho người mua
Phòng TCKT
- Lập biên bản thanh lý TS, báo cáo BGĐ. Lưu hồ sơ
Chuẩn bị thủ tục thanh lý TS Xử lý TS thanh lý Gửi và tiếp nhận Phân cơng CV thực hiện Kiểm tra tình trạng TS Thu hồi và làm danh mục thanh lý Lập Biên bản thanh lý Thu hồi điều chuyển
Ba là, hoạt động giám sát liên quan đến việc đánh giá hiệu quả quản lý tài sản của bệnh viện vẫn chưa được thực hiện. Tác giả đề xuất quy trình đánh giá hiệu quả quản lý tài sản áp dụng cho các phòng ban sử dụng tài sản, với mong muốn giúp cho nhà quản lý có cái nhìn tổng qt về hiệu quả đầu tư mua sắm tài sản, quá trình sử dụng và bảo quản tài sản của các phịng để có thể đề ra những cách thức quản lý hiệu quả như lựa chọn nhà cung cấp, nâng cấp hoạt động kiểm soát giám sát cũng như đánh giá năng lực quản lý tài sản của các phòng ban. Việc thực hiện đánh giá hiệu quả này thực hiện 6 tháng/lần và thực hiện sau khi kết thúc kiểm kê TS.
Sơ đồ 4.7 Quy trình đánh giá hiệu quả quản lý TSCĐ Trách nhiệm Các bước thực hiện Mơ tả/ các biểu mẫu
Các khoa phịng
- Các khoa phòng sử dụng TS đánh giá hiệu quả quản lý tài sản thông qua phiếu đánh giá
Phòng Quản lý chất lượng
- Phòng quản lý chất lượng tập hợp và kiểm tra kết quả đánh giá hiệu quả quản lý tài sản
BGĐ - Phê duyệt kết quả đánh giá hiệu quả quản lý TS của các khoa phòng
Phòng Quản lý chất lượng
- Sử dụng kết quả đánh giá hiệu quả quản lý tài sản để cung cấp thông tin cho nhà quản lý xác định những mảng cần cải thiện, đặt mục tiêu để lên kế hoạch để hướng dẫn các khoa phòng quản lý TS tốt hơn Phòng Quản lý chất lượng Các khoa phòng - Phòng Quản lý chất lượng và các phịng có liên quan lưu hồ sơ đánh giá hiệu quả quản lý TS
Xác định yêu cầu Tập hợp và kiểm tra Phê duyệt Cung cấp thông tin cần thiết Lưu hồ sơ
Bảng 4.1 Phiếu đánh giá hiệu quả quản lý TSCĐ
Kỳ đánh giá: ngày..... tháng......năm.....
STT Nội dung Điểm tối đa Điểm
tự chấm
Ghi chú
I Ý thức tổ chức 70
1 Trưởng khoa phòng nắm vững quy định quản lý TS cũng như giám sát việc sử dụng TS của nhân viên.
20
2 Nhân viên khoa phịng ln có ý thức giữ
gìn tài sản 20
3 Khoa phịng ln kịp thời báo cáo các trường hợp hư hỏng TS không sử dụng được cho các bộ phận liên quan
10
4 TS tại Khoa phịng ln kiểm kê đúng số lượng, có biên bản điều chuyển khi di chuyển đến các khoa phòng khác.
10
5 TS sử dụng tại khoa phịng ln được bảo quản cẩn thận và luôn kiểm tra bảo dưỡng đúng quy định
10
II Năng lực thực hiện 30
1 Nhân viên phụ trách theo dõi TS của khoa
phịng thực hiện tốt cơng tác của mình 10
2 Khoa phòng thực hiện đánh giá rủi ro liên quan đến TS đang sử dụng cũng như có biện pháp phòng ngừa và xử lý rủi ro
10
3 Khoa phịng ln có những đề xuất cải tiến cách thức quản lý tài sản hiệu quả tiết kiệm 10
Tổng điểm 100
III Kết quả phân loại
Hoàn thành xuất sắc 90 – 100
Hoàn thành tốt 75 – 90
Hoàn thành nhiệm vụ 30 – dưới
75
4.3.2 Hồn thiện thủ tục kiểm sốt đối với tài sản là hàng viện trợ, cho tặng
Do tài sản là hàng viện trợ, cho tặng chiếm một tỉ trong khá cao theo bảng 3.2 chiếm 37,26% trong tổng giá trị tài sản từ năm 2018 đến 2020 nên việc xây dựng một hệ thống KSNB liên quan đến quản lý TS là vô cùng cần thiết.
Hiện tại tùy theo nhu cầu thực tế của đơn vị nghiên cứu, cũng như theo lời đề nghị viện trợ của Bệnh viện mà đơn vị viện trợ tiến hành mua sắm máy móc trang thiết bị. Mua sắm máy móc trang thiết bị có thể mua trong nước hoặc ngồi nên khi thực hiện mua sắm, đơn vị viện trợ phải cung cấp đầy đủ chứng từ liên quan đến mua sắm TS phù hợp với quy định của Nhà nước. Cụ thể phải cung cấp cho Kế toán quản lý TS biên bản kiểm kê hàng viện trợ, tờ khai hải quan, hóa đơn và các chứng từ có liên quan để tăng TS phù hợp và đúng quy định.
Những thủ tục kiểm soát liên quan đến quản lý TS không chỉ áp dụng cho tài sản do bệnh viện quản lý mà còn áp dụng cho những tài sản điều chuyển sang nơi khác để phục vụ nghiên cứu. Chính bởi hạn chế trong kiểm sốt vật chất nên bệnh viện khơng thể nắm bắt được tình hình hiện trạng của máy móc như thế nào để có thể đánh giá tốt hiệu quả hoạt động của tài sản. Những quy trình quản lý TS tác giả đề xuất ở mục 4.3.1 cần thiết nên được thực thi ngay đối với TS là hàng viện trợ. Vì thực tế nó vẫn chưa được áp dụng và quản lý còn sơ sài chưa thật chỉnh chu và đúng quy định. Bên cạnh đó tác giả đề xuất quy trình tiếp nhận hàng viện trợ, tài trợ nhằm hướng dẫn cho các đơn vị viện trợ, tài trợ cung cấp cho bệnh viện những dữ liệu thông tin cần thiết để khâu kiểm soát dữ liệu, chứng từ sổ sách của Bệnh viện được thực hiện đúng quy định của pháp luật vì thực tế bệnh viện thiếu rất nhiều chứng từ hồ sơ TSCĐ liên quan đến TS là hàng viện trợ và tài trợ.
Sơ đồ 4.8: Quy trình tiếp nhận hàng viện trợ, tài trợ là TSCĐ
Trách nhiệm Các bước thực hiện Mô tả/ các biểu mẫu
BGĐ
Bệnh viện lập tờ trình gửi đơn vị viện trợ bày tỏ mong muốn được viện trợ những mặt hàng mà bệnh viện đang có nhu cầu sử dụng Đơn vị viện
trợ, tài trợ
Lãnh đạo đơn vị viện trợ gửi thư chấp thuận viện trợ cho lãnh đạo Bệnh viện
Đơn vị viện trợ, tài trợ
Đơn vị viện trợ bàn giao TS cho bệnh viện đồng thời cung cấp cho bệnh viện những chứng từ hồ sơ TSCĐ như:
+ Hợp đồng hay hóa đơn mua hàng của đơn vị viện trợ với nhà cung cấp. Nếu mua hàng từ nước ngồi phải có tờ khai hải quan, chứng nhận xuất xứ hàng hóa.
+ Biên bản tiếp nhận hàng viện trợ có xét duyệt của sở tài chính TP. + Biên bản bàn giao nghiệm thu giữa đơn vị viện trợ và bệnh viện
Phòng TCKT
Bệnh viện sau khi nhận TS phải lập biên bản giao nhận TS xác nhận TS được giao cho khoa phịng có nhu cầu sử dụng TS BGĐ Trình BGĐ phê duyệt BBGNTS Phịng TCKT Phịng VTTBYT Phịng HCQT
Các bộ phận có liên quan lưu trữ chứng từ hồ sơ TSCĐ Lập tờ trình xin viện trợ Gửi thư phúc đáp đồng ý viện trợ Bàn giao TS Cung câp hồ sơ
TSCĐ
Lập biên bản giao nhận TS
Phê duyệt
4.4. Một số kiến nghị
4.4.1 Đối với bệnh viện Bệnh Nhiệt đới
Khi Bệnh viện thực hiện cơ chế tự chủ tài chính vừa tạo ra những điều kiện thuận lợi và cũng vừa mang đến những thách thức, khó khăn. Bệnh viện đã có q trình phát triển với cơ chế bao cấp một thời gian dài trước đó nên vẫn cịn tư tưởng ỷ lại, trơng chờ vào NSNN cấp; chưa tận dụng triệt để nguồn lực tài chính, nguồn nhân lực (hoạt động khám chữa bệnh dịch vụ, …). Tài sản chính vì thế đơi khi sử dụng khơng đúng mục đích, lãnh phí hay như cá nhân hay đơn vị sử dụng tài sản chưa có tinh thần trách nhiệm trong việc quản lý sử dụng tài sản.
Vậy để giải quyết những khó khăn này, Bệnh viện cần đẩy mạnh hơn trong công tác giáo dục tư tưởng, tăng cường kiểm tra và có hình thức xử lý những hành vi vi phạm về quản lý và sử dụng tài sản..
4.4.2 Đối với cơ quan quản lý Nhà nước
Các cơ quan quản lý nhà nước cần khẩn trương hoàn thiện hệ thống cơ chế, chính sách trong quản lý TS nhằm khắc phục những bất cập trong triển khai thực tế; trong đó nên xây dựng tiêu chuẩn định mức TS liên quan đến ngành y tế để giúp cho các ĐVSN quản lý TS hợp lý hơn
Trong công tác quy hoạch đất đai sửa chữa và nâng cấp cơng trình nên tạo điều kiện cho các ĐVSN thực hiện cải tạo chất lượng cơng trình nhằm cung cấp cho người bệnh những cơ sở vật chất tốt nhất. Vì thực tế bệnh viện đang trong khu vực hạn chế sửa chữa cơng trình vì có khu di tích lịch sử trại giam Trần Phú hiện hữu trong khuôn viên bệnh viện. Công tác nâng cấp bệnh viện gặp nhiều khó khăn do hành lang pháp lý cịn nhiều vấn đề chưa hồn thành.
4.5. Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp theo
Cũng như các đề tài nghiên cứu khác, nghiên cứu này cũng còn một số hạn chế như sau:
Nghiên cứu chỉ thực hiện khảo sát ở một nhóm mẫu nhất định, mỗi phịng