CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ BÁN HÀNG
3.2 Giải pháp
3.2.4 Tăng cường hoạt động giám sát các nhân viên bán hàng
3.2.4.1 Lập kế hoạch tuần, tháng của nhân viên bán hàng
Việc lập kế hoạch tuần, tháng của nhân viên chỉ nằm ở mức độ báo cáo cho trưởng phòng . Giám đốc yêu cầu trưởng phòng kiểm tra chặt chẽ các nhân viên lập kế hoạch làm việc hàng tuần, hàng tháng của mình.Trưởng phịng theo dõi kế hoạch tuần của nhân viên để biết được lịch làm việc tuần, doanh thu tuần, công nợ của nhân viên bán hàng. Kế hoạch tuần được kiểm tra để biết nhân viên bán hàng có thể thực hiện đúng mục tiêu mình đã đề ra.
Nhân viên bán hàng xây dựng kế hoạch tháng bao gồm: doanh thu, số lượng hàng hóa của từng mặt hàng, công nợ… Một kế hoạch tháng có thể khơng được nhân viên thực hiện đúng theo kế hoạch do phát sinh các yếu tố khác. Tuy nhiên, đây là biện pháp mang tính hỗ trợ vừa cho phép cơng ty kiểm tra, giám sát sự thực hiện của nhân viên bán hàng. Nếu một kế hoạch sát với thị trường, nhân viên bán hàng dự kiến bán được số lượng hàng với nhu cầu khách cần, sẽ giúp ích cho Trưởng phịng phát triển về việc đặt hàng tránh tình trạng hàng thiếu hàng thừa.
3.2.4.2 Lập báo cáo hàng ngày, tuần, tháng
Năm 2015, công ty đưa vào ứng dụng phần mềm hỗ trợ Incomcrm“Quản trị kinh doanh- Chăm sóc khách hàng”. Nhân viên lập báo cáo hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Báo cáo hàng ngày bao gồm báo cáo công việc hàng ngày, gặp gỡ khách hàng nào, chào mặt hàng nào cho khách hàng, báo cáo công nợ tới hạn hoặc quá hạn của khách hàng, báo cáo ý kiến giá cả của khách hàng phản ảnh cho công ty .Nhờ báo cáo hàng ngày giúp cho trưởng bộ phận theo dõi tình hình làm việc và công việc hàng ngày của nhân viên bán hàng , những phản ảnh của khách hàng được nhân viên bán hàng báo cáo. Báo cáo hàng ngày theo phụ lục 6.1.
Báo cáo tuần: Nhân viên dựa vào doanh số hàng thàng để phân bố doanh số từng tuần. Mỗi tuần nhân viên dự kiến kế hoạch tuần sau và tình hình kế hoạch tuần trước có đạt hay khơng đạt u cầu và lí do vì sao tuần này dự kiến khơng đạt u cầu, tình hình đối thủ cạnh tranh mới xâm nhập thị trường hoặc đang tiếp xúc với khách hàng đang bán… Trưởng bộ phận xem xét kế hoạch dự kiến của bộ phận bán hàng, lí do khơng đạt yêu cầu của nhân viên, tình hình thị trường để có thể đưa ra kế hoạch tuần sau, thúc đẩy để đạt đúng chỉ tiêu tháng.
Báo cáo tháng, năm: nhân viên phải nộp báo cáo về kết quả đạt được, tình hình bán hàng, những thuận lợi và khó khăn cũng như những thông tin về thị trường, làm cơ sở cho các quyết định và chính sách cho từng giai đoạn triển khai kế hoạch bán hàng.
Ngồi ra cịn các báo cáo tổng hợp năm của nhân viên bán hàng trong khoảng thời nhất định để so sánh với kết quả năm trước.Nhìn vào báo cáo này, Ban
Giám Đốc thấy đươc kết quả thực hiện công việc cuả nhân viên, sản phẩm nào bán được, sản phẩm nào đang chậm vì lí do gì, tình hình bán hàng theo khách hàng, khách nào bán tốt, khách nào chưa có nhu cầu, khách nào bán chậm, xu hướng chung của thị trường… để kịp đưa ra những đánh giá, định hướng công việc cho nhân viên theo tuần, tháng, năm tiếp theo.