- Hoàn thiện việc đo lường các tiêu chí đánh giá đối với lãnh đạo (từ cấp
3.2.3. Hoàn thiện việc lựa chọn chu kỳ đánh giá
Do tính đặc thù về hoạt động của UBND quận Bình Tân bao gồm 12 cơ quan chun mơn. Trong đó, mỗi cơ quan chun mơn có đặc trưng riêng về tổ chức, hoạt động và lĩnh vực phụ trách; một số đơn vị như Văn phòng UBND, Phòng Tài nguyên và Mơi trường quận, Phịng Tư pháp: bên cạnh các hoạt động hành chính với đặc trưng là tham mưu và tổ chức thực hiện các văn bản hành chính thì có thêm hoạt động nghiệp vụ về giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính liên quan trực tiếp đến đối tượng là dân sự bên ngồi cơ quan. Theo đó, những hoạt động hành chính – tổng hợp chủ yếu tham mưu các văn bản mang tính định hướng, cần phải có thời gian để kiểm nghiệm tính hiệu q trên thực tiễn thì chu kỳ đánh giá 1 năm hoặc 6 tháng là tương đối phù hợp. Riêng đối với các hoạt động nghiệp vụ có khả năng đo lường hiệu quả
của cơng việc sau khi hồn thành liên quan đến giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính cho các đối tượng chủ yếu là dân sự thì việc đánh giá theo chu kỳ hàng năm là tương đối dài, rất khó kiểm sốt được khối lượng và chất lượng cơng việc; đồng thời kết quả đánh giá theo chu kỳ hàng năm trong trường hợp này sẽ không tạo được động lực cho người được đánh giá cố gắng, nỗ lực để hoàn thiện và thay đổi kết quả đánh giá vào lần đánh giá tiếp theo trong năm. Vì vậy, để lựa chọn được chu kỳ đánh giá mang lại hiệu quả cao nhất mà không ảnh hưởng quá lớn đến hoạt động chung của toàn UBND quận (công sức, thời gian, chi phí...) nên sử dụng chu kỳ đánh giá 6 tháng/lần để phù hợp chung với tất cả các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận bao gồm cả 2 hoạt động là hành chính – tổng hợp mang tính định hướng và nghiệp vụ giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính liên quan đến các đối tượng là dân sự.
Ngoài ra, những bộ phận trong cùng 1 cơ quan có đặc thù về nghiệp vụ giải quyết hồ sơ cần được lãnh đạo chú ý đánh giá nội bộ theo chu kỳ hàng quý để kịp thời nắm bắt, kiểm soát mức độ thực hiện công việc của công chức; thông tin trao đổi để họ hoàn thiện bản thân, cải thiện kết quả trong lần đánh giá tiếp theo trước khi được ghi nhận vào lần đánh giá chung do UBND quận triển khai đồng loạt.
3.2.4. Hồn thiện cơng tác lựa chọn ngƣời đánh giá và huấn luyện kỹ năng đánh giá:
Thực tế cho thấy toàn bộ (100%) người có thẩm quyền đánh giá là Trưởng phịng của 12 cơ quan chun mơn chưa được tập huấn về công tác đánh giá kết quả mà chỉ dựa vào văn bản pháp lý và tình hình của UBND quận để xây dựng Kế hoạch đánh giá hàng năm; đồng thời, cịn tình trạng Trưởng phịng (người có thẩm quyền quyết định kết quả đánh giá công chức trong cơ quan) chưa thực sự khách quan trong q trình đánh giá kết quả thực hiện cơng việc của công chức dưới quyền quản lý.
Do đó, việc đào tạo người thực hiện đánh giá là vơ cùng cần thiết so với việc Phịng Nội vụ chỉ gửi dự thảo Kế hoạch đánh giá hàng năm cho các cơ quan, đơn vị góp ý. Mong muốn được đào tạo, tập huấn các kỹ năng, nghiệp vụ về công tác đánh giá rất phù hợp với ý kiến tán thành của tất cả 12/12 Trưởng phòng các cơ quan chuyên môn.
Việc đào tạo nên thực hiện định kỳ hàng năm với mục đích vừa thơng tin lại cho tất cả từ lãnh đạo đến công chức không giữ chức vụ lãnh đạo về nội dung,
phương pháp trong quy trình đánh giá; vừa giải đáp những thắc mắc và kịp thời phát hiện những vấn đề khơng phù hợp trong quy trình đánh giá để sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với từng cơ quan.
3.2.5. Hồn thiện hệ thống thơng tin phản hồi về kết quả đánh giá:
Như đã phân tích, tại UBND quận Bình Tân đã xây dựng được một hệ thống thơng tin phản hồi mang tính hai chiều giữa người đánh giá và người được đánh giá:
Việc huy động thêm các đối tượng khác là đồng nghiệp cơ quan hoặc Đảng viên trong Chi bộ tham gia góp ý, nhận xét đối với bản thân của người được đánh giá trong quy trình đánh giá đã góp phần tăng cường sự khách quan trong q trình đánh giá. Các ý kiến góp ý đó trở thành nguồn thơng tin tham khảo để người đánh giá đưa ra quyết định cuối cùng. Tuy nhiên việc góp ý trực tiếp của các đồng nghiệp thường mang tính nể nang, ngại va chạm nên khơng phản ánh chính xác những hạn chế trong năng lực, hành vi của người được đánh giá. Để hạn chế sự nể nang của tập thể đồng nghiệp khi góp ý người được đánh giá, cần thay đổi cách thức góp ý từ trực tiếp sang gián tiếp bằng hình thức phiếu kín. Riêng đối với cán bộ lãnh đạo từ cấp phó trở lên sẽ thay đổi cách thức góp ý từ việc thực hiện song song 2 hình thức biểu quyết thông qua bằng cách giơ tay và bỏ phiếu kín sang duy nhất hình thức bỏ phiếu kín để gia tăng sự khách quan và tránh tâm lý e ngại của cấp dưới trong việc góp ý cấp trên của mình.
Việc phản hồi thơng tin sau khi có kết quả đánh giá: 100% người được đánh giá (cán bộ, công chức) đều được thông tin về kết quả đánh giá ngay tại cuộc họp. Vì vậy tất cả cán bộ, cơng chức đều biết được chính xác mức độ thực hiện cơng việc của bản thân và kết quả xếp loại của mình. Người được đánh giá có quyền phản kháng về kết quả đánh giá và trình bày những ý kiến trái ngược của mình so với kết quả đánh giá. Tuy nhiên việc phản hồi mang tính phản kháng thường khơng được thực hiện do cá nhân được đánh giá sợ xung đột với cấp trên, ảnh hưởng không tốt đến mối quan hệ công tác giữa cấp trên – cấp dưới sau này. Để cải thiện tình trạng hệ thống thơng tin thực tế chỉ vận hành được 1 chiều từ người đánh giá đến người được đánh giá mà khơng có chiều thơng tin phản hồi ngược lại từ người được đánh giá đến người đánh giá, UBND quận Bình Tân cần lồng ghép nội dung về: quyền của người được đánh giá khi không đồng ý với kết quả đánh giá, cách thức xử lý và thẩm quyền xem xét
lại kết quả đánh giá được cho là không thỏa đáng của cá nhân cơng chức khi có u cầu. Hội đồng đánh giá với cơ cấu gồm Phó Chủ tịch UBND quận và các thành viên từ các cơ quan chuyên môn sẽ tổ chức thẩm định lại mức độ thực hiện cơng việc của cá nhân đó. Kết quả thẩm định sẽ được thơng tin đến cá nhân không đồng ý về kết quả đánh giá lần đầu và là kết quả đánh giá cuối cùng của cá nhân đó.
3.2.6. Hồn thiện việc sử dụng kết quả đánh giá:
- Nên có sự phân biệt rõ giữa kết quả thực hiện công việc của các cơ quan chun mơn thuộc khối chính quyền và kết quả thực hiện nhiệm vụ chính trị của khối Đảng trong các quyết định nhân sự. Khi kết hợp xem xét kết quả thực hiện công việc của các cơ quan chun mơn thuộc khối chính quyền và kết quả thực hiện nhiệm vụ chính trị của khối Đảng để vận dụng vào các quyết định nhân sự như: quy hoạch, đề bạt, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại chức danh lãnh đạo, miễn nhiệm,... cần chú ý xây dựng thành một quy trình cụ thể, trong đó các tiêu chí và cách thức đo lường các tiêu chí đánh giá phải rõ ràng và phải có trọng số thể hiện mức độ quan trọng giữa kết quả thực hiện cơng việc của khối chính quyền với kết quả thực hiện nhiệm vụ chính trị cần thiết đảm nhiệm vị trí lãnh đạo.
- Để tạo động lực khuyến khích về vật chất bên cạnh các khuyến khích về tinh thần như: khen thưởng, đề bạt, đào tạo... cần tiến hành thay đổi cách thức phân phối thu nhập tăng thêm (ngoài lương cơ bản từ ngân sách nhà nước) theo hướng gắn kết với kết quả đánh giá mức độ thực hiện công việc của cán bộ, công chức, cụ thể:
+ Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn cần ban hành hệ số điều chỉnh thu nhập tăng thêm chung của cả cơ quan (Kc) tùy thuộc vào tổng kinh phí tiết kiệm được của cơ quan đó trong năm, với 0,1 ≤ Kc ≤ 1.
+ Gắn kết mức độ hoàn thành cơng việc của cá nhân để tính tốn hệ số thu nhập tăng thêm của cá nhân (Kcn) theo bảng 3.2:
Bảng 3.2: Hệ số thu nhập tăng thêm của cá nhân theo kết quả phân loại mức độ thực hiện công việc:
Tổng điểm (TĐ) TĐ ≥ 90 75 ≤ TĐ ≤ 89 60 ≤ TĐ ≤ 74 TĐ ≤ 59 Xếp loại Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Hoàn thành tốt nhiệm vụ Hoàn thành nhiệm vụ nhưng hạn chế về năng lực Khơng hồn thành nhiệm vụ Kcn = Kc 0,7 x Kc 0,4 x Kc 0
+ Cách tính thu nhập tăng thêm được thực hiện theo công thức:
═ x x
Ví dụ: Trong năm 2013, một cơ quan chuyên môn ban hành hệ số điều chỉnh
thu nhập tăng thêm chung của cả cơ quan (Kc = 0,4). Cơng chức A có hệ số lương 2,34 (bậc 1, ngạch chun viên), khơng có phụ cấp lương, chức vụ, thâm niên; mức lương tối thiểu chung tại lúc đó là 1.150.000đ. Kết quả đánh giá năm 2013 của cơng chức A là hồn thành tốt nhiệm vụ. Thu nhập tăng thêm sẽ được tính tốn như sau:
- Hệ số điều chỉnh thu nhập tăng thêm của cá nhân có kết quả đánh giá hồn thành tốt nhiệm vụ: Kcn = 0,7 x Kc = 0,7 x 0,4 = 0,28.
- Thu nhập tăng thêm theo kết quả thực hiện cơng việc của cơng chức đó trong 1 tháng = 1.150.000 x 2,24 x 0,28 = 753.480 đ/tháng.
Tương tự:
- Đối với cơng chức hồn thành nhưng hạn chế về năng lực sẽ có Kcn = 0,4 x 0,4 = 0,16 và thu nhập tăng thêm trong 1 tháng = 1.150.000 x 2,24 x 0,16 = 430.560 đ/tháng.
- Đối với cơng chức hồn thành xuất sắc nhiệm vụ sẽ có Kcn = Kc = 0,4 và thu nhập tăng thêm trong 1 tháng = 1.150.000 x 2,24 x 0,4 = 1.076.400 đ/tháng.
Thu nhập tăng thêm theo kết quả thực hiện công việc (vnd/tháng) Mức lương tối thiểu chung (người/tháng) (Hệ số bậc lương + Hệ số các loại phụ cấp lương, chức vụ, thâm niên) Hệ số điều chỉnh thu nhập
tăng thêm của cá nhân (Kcn)
KẾT LUẬN
Trong tất cả các nguồn lực, nguồn lực con người đóng vai trị hạt nhân, chủ đạo và chi phối các nguồn lực khác trong tổ chức. Likert đã đúc kết cô đọng rằng “quản trị con người là nhiệm vụ trung tâm và quan trọng nhất vì tất cả các vấn đề khác đều phụ thuộc vào mức độ thành cơng của con người”. Chính vì thế, đầu tư vào nguồn nhân lực là sự đầu tư mang tính chiến lược lâu dài, có sức ảnh hưởng to lớn đến sự tồn tại và phát triển của mỗi tổ chức.
Với vai trị là một cơng cụ trong nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực, đánh giá kết quả thực hiện công việc mang ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc thẩm định chính xác năng lực, mức độ thực hiện công việc thực tế của các cá nhân trong tổ chức. Nó là chìa khóa để tổ chức có cơ sở tiến hành các hoạt động nhân sự khác như: khen thưởng, nâng lương, đào tạo, đề bạt, thuyên chuyển... một cách công bằng, xứng đáng với mức độ cống hiến khác nhau của mỗi cá nhân. Việc xem nhẹ, hời hợt hay chủ quan trong công tác đánh giá kết quả thực hiện cơng việc có thể dẫn đến nguy cơ xung đột, chia rẽ nội bộ và đánh mất người tài trong tổ chức.
Từ việc phân tích thực trạng cơng tác đánh giá kết quả thực hiện công việc tại các cơ quan chun mơn thuộc UBND quận Bình Tân, đề tài mong muốn đóng góp những giải pháp cụ thể, khách quan, mang tính ứng dụng thực tiễn; trên cơ sở vận dụng lý thuyết và các căn cứ pháp lý liên quan đến hoạt động mang tính đặc thù của khối cơ quan hành chính nhà nước để hồn thiện cơng tác đánh giá tại UBND quận Bình Tân nói riêng và các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh nói chung.
Tuy nhiên, để các giải pháp đã được đề xuất trong đề tài có thể được kiểm chứng trên thực tế về mức độ phù hợp của nó, địi hỏi phải có sự cam kết mạnh mẽ và quyết tâm thực hiện của Trưởng phòng Nội vụ - lãnh đạo cơ quan tham mưu thực hiện cơng tác đánh giá hàng năm, trình Chủ tịch UBND quận quyết định. Việc ứng dụng kết quả nghiên cứu phù hợp với thực tế tại quận Bình Tân sẽ tạo điều kiện cho UBND quận Bình Tân đổi mới tồn diện hệ thống đánh giá kết quả thực hiện cơng việc khép kín ngay từ hoạt động phân tích cơng việc, đến quy trình tổ chức thực hiện
đánh giá, cách thức đánh giá và cuối cùng là việc sử dụng kết quả đánh giá một cách có hiệu quả.
Cam kết thực hiện thí điểm các giải pháp của đề tài vào công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc trong nội bộ cơ quan của Trưởng phòng Nội vụ quận là động lực mạnh mẽ để tính ứng dụng của đề tài được phát huy và được kiểm chứng trên thực tế; đồng thời, là tiền đề tạo ra sự kế thừa và phát triển của các nghiên cứu tiếp theo trong tương lai.
DÀN BÀI PHỎNG VẤN
Thời gian: 45~60 phút
Địa điểm: Trụ sở UBND quận Bình Tân,
521 Kinh Dương Vương, phường An Lạc, quận Bình Tân, TP HCM.
I. Phần 1 Mở đầu
- Giới thiệu tên, nơi cơng tác - Mục đích của việc phỏng vấn
- Một vài câu hỏi làm quen, tạo sự cởi mở trong quá trình phỏng vấn
II. Phần 2 Nội dung
1. Anh/Chị nhận thức như thế nào về tầm quan trọng của công tác đánh giá đang thực hiện tại UBND quận? (tầm quan trọng đối với UBND quận, bản thân người được đánh giá?)
* Dành riêng cho cơng chức, lãnh đạo Phịng Nội vụ quận:
2. Trên cơ sở nào mà Anh/Chị tham mưu UBND quận xây dựng Kế hoạch thực hiện công tác đánh giá hàng năm tại UBND quận Bình Tân?
3. Dự thảo Kế hoạch đánh giá hàng năm tại UBND quận Bình Tân có gửi cho các đơn vị góp ý kiến hay khơng? Số lượng cơ quan đã gửi góp ý? Trong đó: Số lượng đơn vị phản hồi? Số lượng đơn vị thống nhất? Số lượng đơn vị góp ý?
4. Nếu có gửi Dự thảo Kế hoạch đánh giá hàng năm cho các đơn vị góp ý kiến, thì mức độ quan tâm của các đơn vị về nội dung nào trong Kế hoạch là nhiều nhất? ít nhất? (tiêu chí đánh giá, phương pháp, thời gian thực hiện...). Ngồi ra, cịn quan tâm đến nội dung nào nữa hay không?
* Dành riêng cho lãnh đạo các cơ quan chuyên mơn khác:
5. Hàng năm, cơ quan Anh/Chị có nhận được yêu cầu góp ý cho dự thảo Kế hoạch đánh giá hàng năm không?
6. Cơ quan Anh/Chị có góp ý khơng? Nội dung góp ý chủ yếu là gì? * Câu hỏi chung:
7. Công tác đánh giá hiện nay tại UBND quận Bình Tân được thực hiện theo phương pháp nào? tiêu chí có cụ thể, dễ đo lường hay không? chu kỳ đánh giá ra sao?
8. Sau khi có kết quả đánh giá, có ý kiến của cơng chức nào không thống nhất về kết quả đánh giá hay khơng? Hình thức giải quyết của cơ quan Anh/Chị đối với ý kiến khơng thống nhất là gì? Kết quả giải quyết ra sao?
11. (Nếu đã được tập huấn, đào tạo về công tác đánh giá) Anh/Chị đã được ai, cơ quan nào tổ chức tập huấn cho Anh/Chị về công tác đánh giá?
12. (Nếu đã được tập huấn, đào tạo về công tác đánh giá) theo Anh/Chị
chương trình tập huấn mang lại hiệu quả như thế nào? Có cần cải tiến nội dung tập huấn hay không? Cần cải tiến những nội dung nào khi tập huấn? Nên tiến hành tập huấn vào những thời gian nào, cho những đối tượng nào để mang lại hiệu quả?