Bước 1: Xác định các yêu cầu cơ bản cần đánh giá
Các nhà lãnh đạo cần xác định các lĩnh vực, kỹ năng, kết quả nào cần đánh giá và những yếu tố này liên hệ với việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp như thế nào. Thơng thường các u cầu này có thể suy ra từ bảng MTCV và bao gồm cả hai phần: tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công việc. Bảng MTCV được cho là đầy đủ và hoàn chỉnh phải đảm bảo bao gồm các nội dung:
Tóm tắt cơng việc.
Các nhiệm vụ và trách nhiệm chính.
Các mối quan hệ cơng việc bên trong và bên ngồi.
Phạm vi quyền hạn.
Các chỉ số đánh giá cơng việc: tiêu chí đánh giá và thơng số đo lường.
Các yêu cầu về năng lực bằng cấp, kinh nghiệm, thái độ, hành vi, v…v… Các nội dung này độc lập với nhau nhưng không thể tách rời ra được. Ngoài ra, các nhiệm vụ và chỉ tiêu đánh giá kết quả đầu ra cần phải gắn kết với các chỉ số
hiệu suất và kết quả của các cá nhân. Có như thế mới tránh được tình trạng người nhân viên không biết được tổ chức đang mong đợi điều gì từ họ và cơng tác ĐG THCV sẽ có cơ sở rõ ràng, manh tính định lượng.
Bên cạnh đó, các tiêu chí ĐG THCV phải đáp ứng được năm nguyên tắc SMART trong phương pháp quản trị mục tiêu, đó là:
Specific - cụ thể, chi tiết: các chỉ số đưa ra phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động của tổ chức trong tương lai. Các chỉ số này phải trả lời được cho các câu hỏi tại sao được lựa chọn và đo lường như thế nào.
Measurable – đo lường được: các chỉ số phải đo lường được và dữ liệu có thể dễ dàng thu thập.
Achievable – đạt được: chỉ số phải vừa với khả năng và tiềm lực của tổ chức, khả thi và hợp lý.
Realistics – thực tế: các chỉ số phải gắn kết với kết quả thực tế công việc, nhất quán, đáng tin cậy.
Timebound – có thời hạn: các chỉ số được áp dụng trong thời gian bao lâu, khi nào.
Bước 2: Lựa chọn phương pháp đánh giá thích hợp
Có rất nhiều phương pháp đánh giá thực hiện cơng việc khác nhau và khơng có phương pháp nào được cho là tốt nhất cho tất cả tổ chức. Ngay trong nội bộ doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các phương pháp khác nhau đối với các bộ phận, đơn vị khác nhau hoặc đối với các đối tượng nhân viên khác nhau như bộ phận nhân viên bán hàng, sản xuất, tiếp thị và bộ phận hành chính.
Bước 3: Xác định người đánh giá và huấn luyện kỹ năng đánh giá thực hiện công việc
ĐG THCV thường được thực hiện giữa cán bộ quản lý trực tiếp và cấp dưới. Tuy nhiên, sự tham gia đánh giá của các đối tượng cán bộ quản lý cấp trên một bậc hoặc cấp trên hai bậc, đánh giá bởi đồng nghiệp của người được đánh giá, đánh giá bởi nhân viên cấp dưới của người được đánh giá, đánh giá bởi khách hàng đối với
cơng việc có giao tiếp nhiều với bên ngồi, hay người lao động tự đánh giá bản thân với các tiêu chí theo quy định.
Sử dụng phương pháp khơng thích hợp hoặc xác định các ngun tắc, các tiêu chuẩn và điểm đánh giá khơng chính xác sẽ dẫn đến tình trạng khơng công bằng, hoặc làm cho các quyết định trả lương, khen thưởng khơng chính xác theo. Do đó, các nhà lãnh đạo và những người làm công tác đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên cần được huấn luyện về kỹ năng này.
Bước 4: Thảo luận với nhân viên về nội dung, phạm vi đánh giá
Trước khi thực hiện đánh giá, cần thảo luận với nhân viên về nội dung, phạm vi đánh giá. Các cuộc thảo luận sẽ chỉ rõ lĩnh vực cần đánh giá, đánh giá như thế nào, chu kỳ thực hiện đánh giá và tầm quan trọng của kết quả đánh giá đối với cả doanh nghiệp lẫn nhân viên.
Bước 5: Thực hiện đánh giá theo tiêu chuẩn trong thực hiện công việc
Thực hiện so sánh, phân tích kết quả thực tế thực hiện công việc của nhân viên với tiêu chuẩn mẫu.
Bước 6: Thảo luận với nhân viên về kết quả đánh giá
Nhà lãnh đạo nên thảo luận với nhân viên về kết quả đánh giá, tìm hiểu những điều nhất trí và những điều chưa nhất trí trong cách đánh giá, chỉ ra những điểm tốt cũng như những điểm cần khắc phục, sửa chữa trong thực hiện công việc của nhân viên.
Bước 7: Xác định mục tiêu và kết quả mới cho nhân viên
Điều quan trọng trong đánh giá hiệu quả công việc là cần vạch ra các phương hướng, cách thức cải tiến thực hiện công việc, đề ra các chỉ tiêu mới cho nhân viên.