1.3. Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn ở các doanh nghiệp
1.3.1. Tổ chức chế độ chứng từ kế toán
Mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong DN đều được phản ánh trên chứng từ kế toán, chứng từ kế toán dùng làm căn cứ hạch toán, ghi sổ kế toán. Để đảm bảo dữ liệu ban đầu được đầy đủ, chính xác, tồn diện, Chế độ kế toán Việt Nam đã ban hành Danh mục chứng từ kế toán (Phụ lục số 3) cho các DN áp dụng. DN sẽ lựa chọn loại chứng từ phù hợp với HĐKD của DN. Các chỉ tiêu thể hiện trên chứng từ kế tốn càng rõ ràng, đầy đủ bao nhiêu thì thơng tin đầu ra sẽ chính xác, trung thực, đáng tin cậy bấy nhiêu; Tổ chức tốt quá trình luân chuyển chứng từ, giúp chứng từ về đến bộ phận kế toán nhanh nhất kịp thời ghi sổ kế toán, đảm bảo cho hệ thống thông tin ban đầu được đầy đủ, tạo ra thông tin kịp thời ở mọi thời điểm; Chứng từ kế toán giúp kiểm tra, đối chiếu, xác minh từng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có trung thực, hợp lý, hợp pháp. Vì vậy tổ chức chứng từ kế toán trong DN bao gồm:
Xác định chứng từ kế toán cần dùng: DN cần lập bảng liệt kê tất cả những
loại chứng từ cần thiết phục vụ HĐKD của DN, các chứng từ theo yêu cầu đặc thù của ngành nghề nhưng phải phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành.
Nội dung chứng từ kế toán: Tất cả các chứng từ kế toán thể hiện dưới dạng
giấy tờ hay chứng từ điện tử đều phải thể hiện được các thông tin phục vụ cho KTTC và KTQT, thiết kế biểu mẫu, các chỉ tiêu trên chứng từ phải phù hợp theo yêu cầu quản lý của lãnh đạo DN.
Lập chứng từ kế toán: Chứng từ kế tốn phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ,
ghi đầy đủ các nội dung trên chứng từ, khơng tẩy xố, nếu lập sai phải huỷ và lập lại, dựa vào hoạt động phát sinh để xác định số liên của chứng từ sao cho phù hợp với quá trình luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận với nhau.
Kiểm tra chứng từ kế toán: Khi nhận chứng từ kế tốn phải kiểm tra tính trung
chứng từ. Sau đó chứng từ kế tốn sẽ được phân loại, sắp xếp lại để định khoản và ghi sổ kế toán.
Luân chuyển chứng từ, sử dụng và quản lý chứng từ kế toán: Tổ chức khoa
học và hợp lý quá trình luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận với nhau trong DN giúp tránh sự trùng lặp, để chứng từ về đến phịng kế tốn kịp thời. Việc bảo quản, lưu trữ và tiêu huỷ các chứng từ kế toán được tuân thủ theo các quy định của Luật kế toán.
Để tổ chức chứng từ kế toán thực hiện tốt các vấn đề nêu trên thì kế tốn phải là người am hiểu đầy đủ mọi quy định hiện hành của Nhà nước liên quan đến chứng từ kế toán như Luật kế toán Việt Nam, Chế độ kế toán,...