3.3. Giải pháp hồn thiện tổ chức cơng tác kế toán ở các doanh nghiệp chế biến gỗ
3.3.7. Hồn thiện tổ chức kiểm tra kế tốn
Từ những tồn tại trong thực trạng kiểm tra kế tốn ở các DN chế biến gỗ trên tỉnh Bình Dương đã phân tích ở chương 2. Để khắc phục những khuyết điểm này phát huy vai trị kiểm tra, kiểm sốt của kế tốn trong việc bảo vệ tài sản, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, tuân thủ các chính sách, chế độ kế toán, tài chính, tăng hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý của DN, các DN cần lập bộ phận kiểm tra kế toán độc lập với bộ máy kế tốn và xây dựng quy trình kiểm tra kế tốn.
+ Đối với các DN nhỏ: các DN chế biến gỗ trên địa bàn tỉnh Bình Dương có
quy mơ hoạt động nhỏ, tình hình tài chính hạn hẹp, ít nhân viên nên các DN nhỏ có thể thuê kiểm tốn viên bên ngồi một năm một lần để giúp DN kiểm tra lại các số liệu kế toán, đồng thời tại DN thực hiện một số biện pháp kiểm soát sau đây:
Mọi nghiệp vụ phát sinh phải được cập nhật, ghi chép hàng ngày, kịp thời để tính ra số dư trên sổ. Các khoản chi phải có phiếu chi và các chứng từ có liên quan kèm theo để chứng minh, trên phiếu chi phải có chữ ký của người ký duyệt và chữ ký của những người có liên quan. Cuối ngày phải tính ra số dư trên sổ quỹ, khơng để quỹ tiền mặt lớn và kéo dài tại công ty.
Thường xuyên đối chiếu số phát sinh và số dư của các tài khoản, đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và chi tiết về NVL, công nợ,... Định kỳ kiểm kê tài sản và đối chiếu công nợ.
Sổ kế tốn phải đánh số trang, đóng giáp lai, sửa chữa sổ phải được thực hiện theo đúng quy định và có chữ ký xét duyệt của người kiểm sốt.
Hàng tháng lập và phân tích báo cáo kế toán để sớm phát hiện những biến động bất thường, tìm hiểu ngun nhân để có biện pháp khắc phục, điều chỉnh kịp thời.
+ Đối với DN vừa và lớn: ngồi việc th các kiểm tốn viên bên ngồi, DN có
thể lập bộ phận kiểm toán nội bộ trong đơn vị mình. Hiện nay, hầu hết các DN đều ứng dụng phần mềm kế toán trong tổ chức cơng tác kế tốn, do đó kiểm tra kế tốn phải phù hợp với mơi trường kế tốn xử lý bằng phần mềm.
Lập bộ phận kiểm toán nội bộ: Dựa vào quy mô hoạt động và điều kiện của
mỗi DN mà lập số lượng thành viên trong bộ phận kiểm toán nội bộ sao cho phù hợp, tiết kiệm. Nếu là công ty lớn khối lượng công việc cần xử lý sẽ rất lớn nên số lượng nhân sự của bộ phận kiểm tra có thể là 2 người, còn đối với các công ty vừa khối lượng cơng việc ít hơn thì chỉ cần 1 người chịu trách nhiệm kiểm tra kế toán.
Nhằm tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm khi phân công cơng việc, thành viên của bộ phận kiểm tốn nội bộ phải độc lập với các bộ phận khác trong bộ máy kế tốn, khơng thực hiện các công việc khác của đơn vị và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc hoặc Hội đồng quản trị. Kiểm tốn viên nội bộ phải có năng lực về chuyên môn, am hiểu về các phần hành kế tốn và bộ máy kế tốn, có kinh nghiệm tổ chức cơng tác kiểm tốn, phải có trách nhiệm, trung thực, khách quan trong công việc.
Để bộ phận kiểm tốn nội bộ hồn thành tốt nhiệm vụ của mình, khơng gặp trở ngại trong q trình kiểm tra kế tốn, giám đốc cơng ty hay Hội đồng quản trị phải có quyết định bằng văn bản quy định rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận kiểm toán nội bộ trong việc xem xét, kiểm tra các vấn đề liên quan đến cơng tác kế tốn. Các nội dung liên quan đến quá trình kiểm tra cơng tác kế toán, bộ phận kế toán và các bộ phận khác phải có sự hợp tác, khơng có hành vi chống đối gây khó khăn, trở ngại cho các kiểm tốn viên nội bộ.
Thiết lập quy trình kiểm tốn nội bộ: Quy trình kiểm tốn nội bộ được thực
hiện theo các bước công việc cụ thể sau:
+ Lập kế hoạch kiểm toán: kiểm toán viên nội bộ cần lập kế hoạch công việc cho cuộc kiểm toán năm và từng cuộc kiểm tốn cụ thể. Các nội dung cơng việc lập kế hoạch kiểm toán bao gồm:
- Xác định mục tiêu và phạm vi kiểm tốn: mục tiêu là kiểm sốt q trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ bao gồm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ của các nghiệp vụ, phê duyệt mọi hoạt động đảm bảo thông tin đáng tin cậy, kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, các quy định liên quan đến chứng từ, sổ sách phải lập đầy đủ, kiểm tra so sánh và phê duyệt các số liệu liên quan đến DN, kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính tốn trong phần mềm kế toán, kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết, đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài, so sánh số liệu kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế tốn. Thơng tin kế toán hữu hiệu cần đảm bảo các mục tiêu kiểm sốt như tính có thực, sự phê chuẩn, tính đầy đủ, sự đánh giá, sự phân loại, tính đúng kỳ, quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác chủ yếu nhằm vào các thông tin trên BCTC và các báo cáo KTQT nhằm mang lại sự tin cậy vào các báo cáo cho nhà quản trị của DN trước khi ký duyệt. Phạm vi kiểm toán tuỳ theo mục tiêu cụ thể của công việc như xem xét các hệ thống, sổ sách, nhân sự liên quan,...
- Thu thập các tài liệu liên quan đến cuộc kiểm tốn như các thơng tin về hoạt động của DN, các phân tích về tình hình tài chính năm trước, hồ sơ kiểm tốn đã tích luỹ từ các cuộc kiểm tốn trước, các quy định, chính sách, các quy trình nghiệp vụ, bộ BCTC, các báo cáo nội bộ hoặc bên ngồi về những nghiệp vụ có liên quan,...
- Khảo sát thực tế thông qua việc quan sát, phỏng vấn kết hợp các phương pháp phân tích, kiểm tra tài liệu để tìm hiểu về những hoạt động, các rủi ro đã xảy ra và các
rủi ro có khả năng xảy ra, quy chế kiểm soát nhằm xác định trọng điểm của việc kiểm toán.
+ Thực hiện cơng việc kiểm tốn: kiểm toán viên phải thực hiện những thử nghiệm, lấy mẫu để kiểm tra, thu thập những bằng chứng kiểm toán. Thu thập mọi thông tin liên quan đến mục tiêu và phạm vi cuộc kiểm toán, thơng tin phải đầy đủ thích hợp làm cơ sở vững chắc cho các kiến nghị của kiểm tốn viên, ghi chép thơng tin phải được giám sát nhằm đảm bảo sự khách quan của kiểm toán viên, đạt được mục tiêu của cuộc kiểm toán.
Phương pháp kiểm toán cần sử dụng kết hợp giữa kiểm toán chứng từ và kiểm tốn ngồi chứng từ, về chọn mẫu cần chọn mẫu thống kê và phi thống kê khi chọn phẩn tử tiến hành kiểm toán như khi kiểm tốn tài chính chú trọng hơn đến tính trọng yếu của thơng tin nên có thể chọn mẫu theo đơn vị tiền tệ.
Khi tổ chức kế toán trong mơi trường ứng dụng phần mềm kế tốn cần kiểm tra thêm các bước liên quan đến việc nhập liệu, xử lý và kết xuất dữ liệu trong phần mềm kế toán như:
Kiểm tra khâu nhập liệu: kiểm tra nguồn dữ liệu được nhập vào hệ thống nhằm
đảm bảo nhập liệu chính xác, đầy đủ, hợp lệ, dữ liệu không bị nhập trùng.
Kiểm tra xử lý dữ liệu: kiểm tra sự chính xác của thơng tin kế tốn trong q
trình xử lý số liệu để loại trừ những yếu tố bất thường trong quá trình xử lý số liệu. Kiểm sốt trình tự các bước để phát hiện những mẫu tin không được xử lý đúng nhằm đảm bảo hệ thống vận hành theo thiết kế ban đầu.
Kiểm tra thông tin đầu ra: nhằm đảm bảo sự chính xác của việc xử lý số liệu,
thông tin cung cấp phù hợp với nhu cầu người dùng, đảm bảo tính chính xác của thông tin.
Công việc kiểm tra này giúp đánh giá, đảm bảo sự an toàn, trung thực của dữ liệu trong phần mềm kế toán ở các phần hành kế toán trong bộ máy kế toán của DN.
+ Lập báo cáo kiểm toán: sau mỗi cuộc kiểm toán, bộ phận kiểm toán nội bộ lập báo cáo về kết quả kiểm toán gửi trực tiếp lên ban giám đốc hay chủ DN. Nội dung báo cáo phải trình bày mục tiêu, phạm vi và kết quả kiểm toán một cách khách quan, rõ ràng, súc tích, từ đó đưa ra ý kiến nhận xét và đề xuất các phương án khắc
phục cải thiện vấn đề. Sau khi thảo luận với ban giám đốc về các kết luận và kiến nghị phù hợp mới phát hành báo cáo chính thức kèm theo ý kiến của nhà quản lý.
+ Theo dõi sau kiểm toán: nhằm đảm bảo nhà quản lý đã thực hiện những biện pháp thích hợp đối với các phát hiện kiểm tốn đã được báo cáo, đồng thời trong lần kiểm toán tiếp sau kiểm toán viên nội bộ cũng nên xem xét, đánh giá lại kết quả thực hiện những đề xuất trong lần kiểm toán trước. Các hồ sơ về cuộc kiểm toán phải được ghi chép đầy đủ các thơng tin mà kiểm tốn viên nội bộ thu thập được và phải được lưu trữ khoa học.
3.3.8. Hồn thiện tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh
Phân tích HĐKD giúp cho người sử dụng thơng tin có cái nhìn tổng quát tình hình HĐKD đã qua của DN, giúp đưa ra những phán đoán về tiềm năng phát triển của DN trong tương lai phục vụ ra các quyết định kinh doanh hay đầu tư. Từ thực trạng phân tích trên các DN chế biến gỗ hiện nay đang gặp nhiều khó khăn, vướng mắc trong q trình phân tích HĐKD tại đơn vị. Nhưng khi có một quy trình tổ chức phân tích chung cho các DN, việc phân tích sẽ trở nên dễ dàng hơn, giúp DN định hướng thực hiện theo trình tự các bước cần làm, xác định nội dung cần phân tích, khơng mất nhiều thời gian nhưng kết quả đạt được rất lớn. Quy trình tổ chức phân tích được tiến hành cho các DN chế biến gỗ trên tỉnh Bình Dương theo ba bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị phân tích
Kết quả phân tích sẽ giúp chủ DN đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, có cái nhìn tổng thể, đánh giá khả năng phát triển của DN trong tương lai và hỗ trợ cho các quyết định kinh doanh. Vì vậy, phân tích HĐKD sẽ tiến hành phân tích trên toàn DN để thấy khả năng tự chủ của DN về mặt tài chính, về các khoản thanh toán khi đến hạn, đánh giá hiệu quả hoạt động trong kinh doanh, khả năng sinh lời và khả năng tạo ra tiền từ các HĐKD đó như thế nào.
Để tiết kiệm chi phí tài chính, tạo sự thuận tiện, khách quan trong phân tích thì tùy vào từng quy mơ của cơng ty mà bố trí nhân sự phân tích sao cho hợp lý. Ở những DN lớn có thể là 3 người gồm 2 người ở trong ban kiểm soát và 1 người ở bộ phận kế tốn; DN vừa và nhỏ có thể là 2 người, 1 người ở trong ban kiểm soát và 1 người ở bộ phận kiểm tra kế toán. Người tham gia phân tích ở bộ phận kế tốn thường chọn người phụ trách kế tốn hay kế tốn trưởng.
Cơng việc của người phân tích có thể được chia như sau: 1 người sẽ chịu trách nhiệm trong việc thu thập tài liệu liên quan đến phân tích, tài liệu bao gồm bộ BCTC, các báo cáo của KTQT và các tài liệu khác có liên quan đến phân tích của năm hiện hành và các năm trước đó để có sự so sánh xu hướng thay đổi của các chỉ tiêu khi phân tích; 1 hoặc 2 người cịn lại sẽ kiểm tra số liệu và tiến hành phân tích theo các chỉ tiêu đã được xây dựng. Những người này phải có trình độ chun mơn về kế tốn, về phân tích HĐKD.
Sau khi BCTC được lập xong sẽ tiến hành phân tích, thời gian hồn thành cơng việc phân tích càng ngắn càng tốt giúp chủ DN có thơng tin về HĐKD đã qua và định hướng phát triển trong thời gian sắp tới. Chẳng hạn, thời gian thu thập số liệu, các báo cáo, kiểm tra lại số liệu, hiệu chỉnh lại số liệu trước khi tiến hành phân tích mất khoảng 2 ngày; tiến hành tính tốn số liệu, các tỷ lệ, tỷ suất,... khoảng 3 ngày và 2 ngày để lập báo cáo kết quả phân tích. Vậy dự kiến có thể mất khoảng 7 ngày để thực hiện xong cơng việc phân tích.
Bước 2: Tiến hành phân tích
Các công việc ở bước 1 nếu được xác định rõ ràng và thực hiện tốt sẽ là cơ sở cho bước 2 phân tích và bước 3 đưa ra kết quả phân tích có tính hữu ích cao. Hiện nay, chưa có sự thống nhất về các chỉ tiêu phân tích HĐKD cho các DN ngành chế biến gỗ nên luận văn sẽ đưa ra các chỉ tiêu phân tích được xem là cần thiết khơng thể thiếu khi phân tích trong DN như phân tích khả năng tự chủ của DN về mặt tài chính và khả năng thanh tốn của DN, đánh giá hiệu quả hoạt động của DN, khả năng sinh lời của DN và phân tích về năng lực dòng tiền của DN. Luận văn lấy số liệu của Công ty TNHH Hiệp Long năm 2012 – 2013 để minh họa làm ví dụ tính tốn cho các chỉ tiêu phân tích ở các bảng phân tích sau.
Trước khi tiến hành phân tích các chỉ tiêu, DN sẽ sử dụng phương pháp so sánh để đánh giá khái quát tình hình biến đổi tài sản, nguồn vốn tăng giảm như thế nào, kết quả kinh doanh của DN ra sao?
Bảng phân tích khả năng tự chủ và khả năng thanh toán của DN (Phụ lục số 64), phân tích các chỉ tiêu này sẽ cho thấy DN có độc lập về mặt tài chính hay khơng
và DN có khả năng đáp ứng tốt các dòng tiền ra của mình. Giúp đánh giá năng lực quản lý tài chính của DN trong kỳ.
Bảng phân tích hiệu quả hoạt động của DN (Phụ lục số 65), các chỉ tiêu này
giúp DN đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản cao hay thấp, dự trữ hàng tồn kho và tiền ở mức đó đã hợp lý hay chưa có gây bất lợi gì cho DN trong quá trình SX và đầu tư mua sắm tài sản. Hay chính sách bán hàng thu hồi vốn tốt chưa để có các biện pháp cải thiện kịp thời.
Bảng phân tích khả năng sinh lời của DN (Phụ lục số 66), đánh giá khả năng
sinh lời là một nội dung quan trọng trong phân tích BCTC vì khi bỏ vốn ra sản xuất kinh doanh DN nào cũng muốn hoạt động hiệu quả, mang lại lợi nhuận cao nhất có thể. Nhóm chỉ tiêu này giúp DN phản ánh khả năng hoạt động SXKD (cũng để đánh giá gián tiếp khả năng điều hành, quản lý DN) từ đó đưa ra các quyết định tài chính trong tương lai [30].
Bảng phân tích năng lực dịng tiền của DN (Phụ lục số 67), các chỉ tiêu phân tích trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho biết dịng tiền của DN có chủ động, linh hoạt giúp chủ DN có kế hoạch để mở rộng đầu tư SX kinh doanh trong tương lai bằng nguồn tiền của mình hay tài trợ từ bên ngồi.
Bảng phân tích hiệu suất sử dụng các yếu tố đầu vào (Phụ lục số 68) hay phân tích hiệu suất sử dụng chi phí giúp đánh giá được khả năng hoạt động và sử dụng các loại tài sản của DN, là sự so sánh giữa kết quả sản xuất và các yếu tố đầu vào [19].
Đây là những chỉ tiêu phân tích mang tính chất khái quát, mỗi DN tùy vào quy mô hoạt động, nhu cầu thông tin cần thiết phục vụ điều hành HĐKD của nhà quản lý mà lựa chọn, xây dựng một hệ thống các chỉ tiêu phân tích phù hợp căn cứ trên hệ thống chỉ tiêu phân tích chung.
Bước 3: Kết thúc phân tích