1.3. Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn ở các doanh nghiệp
1.3.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Sau khi thiết lập danh mục chứng từ kế toán và TKKT cần dùng, phù hợp với hoạt động của đơn vị, việc tiếp theo là lựa chọn hình thức kế tốn để ghi chép, tổng hợp và hệ thống hoá số liệu để lập các báo cáo kế toán theo một trình tự và phương pháp nhất định. các DN phải dựa vào quy mô, đặc điểm hoạt động SXKD, yêu cầu quản lý của lãnh đạo DN, trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính tốn mức độ áp dụng cơng nghệ thơng tin tại DN. Hiện nay theo Chế độ kế toán hiện hành DN được áp dụng một trong các hình thức kế tốn sau:
+ Hình thức kế tốn Nhật ký chung (Phụ lục số 5) có đặc điểm là chứng từ kế
toán của các nghiệp vụ phát sinh được ghi theo thứ tự thời gian vào sổ Nhật ký chung, số liệu ghi vào Sổ cái được lấy từ sổ Nhật ký chung. Các mẫu sổ sử dụng cho hình thức kế tốn này thì đơn giản, dễ ghi chép và thuận tiện cho việc phân công công việc trong bộ phận kế toán nhưng khối lượng ghi chép nhiều và có sự trùng lắp. Thích hợp sử dụng cho DN có quy mơ vừa hoặc nhỏ, có áp dụng tin học trong cơng tác kế tốn.
+ Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái (Phụ lục số 6) theo hình thức kế tốn này
căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi theo thứ tự thời gian và theo TKKT vào sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Hình thức này áp dụng cho đơn vị có quy mơ nhỏ, sử dụng ít tài khoản do mẫu sổ đơn giản, số lượng sổ ít do đó việc ghi chép dễ dàng hơn và khơng trùng lắp.
+ Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ (Phụ lục số 7) dựa vào các chứng từ kế
toán để ghi vào sổ Chứng từ kế tốn (hoặc thơng qua Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại, sau đó ghi vào sổ Chứng từ kế toán). Số liệu từ chứng từ kế toán sẽ là căn cứ ghi vào Sổ cái theo nội dung kinh tế. Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, công việc kế tốn dễ phân cơng cho nhiều người vì vậy phù hợp cho các DN có quy mơ vừa và lớn
nhưng việc ghi chép nhiều, có trùng lắp, thơng tin cung cấp cho lãnh đạo thường chậm do số liệu kế toán được kiểm tra, đối chiếu vào cuối kỳ.
+ Hình thức kế tốn Nhật ký - Chứng từ (Phụ lục số 8) thì số liệu để ghi vào sổ
Nhật ký chứng từ nằm ở chứng từ kế toán, sổ được ghi theo bên Có tài khoản đối ứng với bên Nợ các tài khoản khác. Số liệu ghi vào Sổ cái là lấy từ các sổ Nhật ký chứng từ. Hình thức kế tốn này thường áp dụng cho các đơn vị có quy mơ vừa và lớn nhưng địi hỏi kế tốn phải có trình độ chun mơn cao do mẫu sổ phức tạp, khó khi vận dụng tin học vào hình thức kế tốn này. Ngược lại, giảm khối lượng công việc ghi sổ bằng thủ công và thuận tiện hơn để đối chiếu số liệu thường xuyên ngay trên sổ.
+ Hình thức kế tốn trên máy vi tính (Phụ lục số 9) đây là hình thức kế tốn có
ứng dụng cơng nghệ tin học, xây dựng một phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn phải được lập trình, thiết kế theo một trong bốn hình thức kế tốn trên, phải lập hệ thống mẫu sổ theo các hình thức kế tốn đó và mẫu BCTC theo quy định. Số liệu được nhập vào phần mềm kế toán làm giảm khối lượng công việc, giúp kiểm tra, đối chiếu số liệu thuận tiện và nhanh hơn, cung cấp thông tin tại mọi thời điểm theo yêu cầu quản lý của DN. Thích hợp cho tất cả các DN có quy mô khác nhau nhưng thiết bị tin học phải được trang bị tốt, đội ngũ kế tốn khơng những có chun mơn về nghiệp vụ mà phải biết vận dụng tin học vào cơng tác kế tốn.
Lựa chọn hình thức kế tốn nào sẽ quyết định đến hệ thống mẫu sổ kế tốn đó, DN phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán và tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế tốn đó. Hình thức kế tốn là hệ thống tổ chức sổ kế tốn như có bao nhiêu sổ kế tốn tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán. Chế độ kế toán Việt Nam quy định Danh mục mẫu sổ kế toán áp dụng cho DN (Phụ lục số 10) mỗi hình thức kế tốn sẽ có những mẫu sổ kế tốn khác nhau kèm theo.
Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, là phương tiện để ghi chép, hệ thống và lưu trữ các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh có liên quan đến DN theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán.
Sổ kế toán tổng hợp gồm Sổ Nhật ký và Sổ Cái, là cơ sở quan trọng để các báo cáo kế toán được lập kịp thời giúp cho nhà lãnh đạo phân tích, đánh giá đúng tình hình hoạt động SXKD của đơn vị như lập BCTC. Chính vì vậy, trong Luật kế toán Việt
Nam từ điều 25 đến điều 28 quy định bắt buộc về cách lập sổ, mở sổ, ghi sổ, sửa chữa sổ và khoá sổ kế toán mà các DN phải tuân thủ theo.
Sổ kế toán chi tiết gồm Sổ, thẻ kế toán chi tiết, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán chưa được phản ánh trên sổ nhật ký và sổ cái, cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý trong nội bộ DN để phục vụ cho KTQT, lập các BCQT nên không quy định bắt buộc, chỉ mang tính chất hướng dẫn về mẫu sổ, nội dung, phương pháp ghi chép. Dựa vào nhu cầu thơng tin của DN để mở các sổ kế tốn chi tiết phù hợp.