1.3. Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn ở các doanh nghiệp
1.3.5. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là việc sắp xếp số lượng nhân viên kế tốn cần có, bố trí phân cơng, phân nhiệm các phần hành kế toán cho các nhân viên trong bộ phận kế toán, tuỳ theo từng cơng việc kế tốn mà u cầu khả năng, trình độ của các nhân viên kế tốn cần có; Mối quan hệ giữa các nhân viên trong bộ phận kế toán và với các bộ phận quản lý khác trong DN. Tổ chức bộ máy kế toán như thế nào là tuỳ vào các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, quy mơ của DN, đặc điểm ngành nghề, yêu cầu quản lý, điều kiện cơ sở vật chất - kỹ thuật tại DN. Hơn nữa trình độ chuyên môn nghề nghiệp, khả năng hiểu biết về các quy định trong cơng tác kế tốn, đạo đức nghề nghiệp của đội ngũ kế tốn có tác động rất lớn đến chất lượng của thơng tin kế tốn.
Để tổ chức tốt bộ máy kế toán các DN sẽ áp dụng một trong ba hình thức sau: - Hình thức tổ chức cơng tác kế tốn tập trung;
- Hình thức tổ chức cơng tác kế tốn phân tán;
- Hình thức tổ chức cơng tác kế tốn vừa tập trung vừa phân tán.
Theo ba hình thức tổ chức cơng tác kế tốn trên thì hình thức tổ chức cơng tác kế toán tập trung phù hợp cho những DN có quy mô nhỏ và vừa do chỉ có một bộ
phận kế tốn nằm ở trụ sở chính của cơng ty, các đơn vị trực thuộc của cơng ty chỉ có nhân viên làm nhiệm vụ tập hợp, kiểm tra chứng từ ban đầu, sau đó chuyển chứng từ về bộ phận kế tốn nằm ở trụ sở chính của cơng ty.
Hình thức tổ chức cơng tác kế tốn phân tán lại thích hợp cho các cơng ty có quy mô lớn, các đơn vị trực thuộc của công ty hoạt động độc lập ở các tỉnh, thành phố khác nhau và có bộ phận kế tốn riêng. Phịng kế tốn của cơng ty chính có nhiệm vụ tổ chức cơng tác kế tốn ở cơng ty chính, đồng thời hướng dẫn và kiểm tra cơng tác kế tốn ở các đơn vị trực thuộc của công ty, tập hợp tất cả số liệu, báo cáo kế toán của các đơn vị độc lập để lập báo cáo tổng hợp và BCTC tổng hợp của tồn cơng ty.
Kết hợp hai hình thức tổ chức cơng tác kế tốn trên gọi là hình thức tổ chức cơng tác kế tốn hỗn hợp, áp dụng cho các DN có quy mơ lớn, trụ sở chính của cơng ty có bộ phận kế toán riêng thực hiện nhiệm vụ theo hình thức tổ chức công tác kế tốn phân tán cịn các đơn vị trực thuộc của công ty tuỳ theo quy mơ hoạt động mà có tổ chức kế tốn riêng hay khơng tổ chức kế toán riêng.
Tuy nhiên ngày nay với sự ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác kế tốn giúp cho dữ liệu được thu thập, xử lý và cung cấp thông tin càng trở nên dễ dàng hơn. Việc vận dụng tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung, phân tán hay vừa tập trung vừa phân tán khơng cịn phụ thuộc vào khơng gian, thời gian, vị trí địa lý, quy mơ DN, khối lượng nghiệp vụ phát sinh,... mà phụ thuộc vào khả năng và mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong DN, một phần mềm kế toán phù hợp với DN.
Tổ chức cơng tác kế tốn kết hợp giữa KTTC và KTQT, nghĩa bộ phận KTTC và KTQT sẽ sử dụng chung nguồn dữ liệu từ chứng từ kế toán, TKKT, sổ kế toán,... KTTC sẽ căn cứ vào đó để lập BCTC theo quy định và tùy theo yêu cầu của lãnh đạo DN đối với từng loại báo cáo mà từng nội dung của tổ chức cơng tác kế tốn sẽ được chi tiết cụ thể nhằm cung cấp thông tin trong nội bộ DN. Mơ hình này hiện đang được nhiều DN áp dụng do không bị trùng lắp các nội dung trong tổ chức cơng tác kế tốn, bộ máy kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm thời gian và chi phí nhưng vẫn đạt hiệu quả cao.