1.3. Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn ở các doanh nghiệp
1.3.7. Tổ chức cơng tác phân tích hoạt động kinh doanh
Cơng tác phân tích HĐKD tại các DN được tổ chức qua các bước sau đây:
1.3.7.1. Chuẩn bị quá trình phân tích
Đây là bước chuẩn bị đầu tiên quan trọng ảnh hưởng lớn tới kết quả của quá trình phân tích. Ở bước này cần xác định cụ thể các cơng việc sau:
Nội dung cần phân tích: cần xác định rõ đối tượng nào sử dụng thông tin là đối
tượng bên trong DN hay đối tượng bên ngồi DN để xác định mục đích, u cầu thơng tin cụ thể cho từng đối tượng. Sau khi xác định được đối tượng cần làm rõ mục tiêu, nhu cầu phân tích để lựa chọn phạm vi phân tích, số liệu phân tích, áp dụng phương pháp phân tích thích hợp theo loại quyết định nào của từng đối tượng.
Thời gian tiến hành phân tích: bao gồm thời gian chuẩn bị và thời gian tiến
hành phân tích. Cần xác định rõ từng cơng việc cụ thể tương ứng với khoảng thời gian cụ thể phải hồn thành cơng việc đó.
Nhân sự tham gia phân tích: xác định bộ phận nào sẽ tiến hành phân tích
HĐKD (bộ phận kế toán hay tổ chức một bộ phận phân tích riêng), những người tham gia tiến hành phân tích phải có trình độ và năng lực chun môn phù hợp với từng giai đoạn công việc cụ thể.
Tài liệu chuẩn bị cho phân tích: là bộ BCTC năm nay và bộ BCTC các năm
trước của DN gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả HĐKD, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bản thuyết minh BCTC, bảng cân đối các tài khoản và các số liệu của KTQT, các tài liệu khác của các bộ phận chức năng có liên quan đến việc phân tích HĐKD. Để thấy được diễn biến cũng như sự thay đổi của kết quả phân tích cần có số liệu phân tích của các năm trước đó, kết quả phân tích sẽ càng có ý nghĩa nếu được so sánh với số liệu phân tích của các DN khác trong cùng ngành, số liệu tổng hợp của ngành.
Kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của tài liệu phân tích: trước khi phân tích để
đảm bảo chất lượng của thơng tin, người phân tích phải kiểm tra độ tin cậy, tính hợp pháp, tính hợp lệ của số liệu và hiệu chỉnh số liệu nếu cần.
1.3.7.2. Tiến hành phân tích: Căn cứ vào số liệu thu thập được sau khi đã kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý, DN tiến hành phân tích HĐKD theo các phương pháp sau:
Phương pháp so sánh: cho thấy sự tăng lên hay giảm xuống của các chỉ tiêu
được phân tích. Khi sử dụng phương pháp này phải đảm bảo tính thống nhất về nội dung, phạm vi, thời gian, đơn vị tính tốn. Có hai dạng là phân tích theo chiều ngang và phân tích theo chiều dọc.
Phân tích theo chiều ngang: là tính số tiền chênh lệch giữa số năm nay và số
năm trước, tỷ lệ % chênh lệch của số năm nay so với năm trước. Phải xem xét cả hai chỉ tiêu trên, số tiền chênh lệch cho thấy quy mô thay đổi, tỷ lệ chênh lệch cho thấy tốc độ thay đổi.
Số tiền chênh lệch = Số tiền năm nay - Số tiền năm trước
Theo phương pháp phân tích này DN có thể tính tỷ lệ chênh lệch cho nhiều năm để thấy được xu hướng thay đổi của các chỉ tiêu.
Phân tích theo chiều dọc: tính tỷ lệ % của từng chỉ tiêu so với tổng số, cho thấy
chỉ tiêu nào chiếm tỷ lệ lớn trong tổng thể, và chỉ ra những thay đổi của các chỉ tiêu trong tổng thể của năm trước so với năm nay.
Phương pháp tỷ số: các tỷ số thường sử dụng trong phân tích HĐKD của DN
được dùng để đánh giá nguồn vốn của DN, khả năng thanh toán, đánh giá hiệu quả hoạt động, khả năng sinh lời, năng lực dòng tiền, các chỉ tiêu phân tích hiệu quả kinh doanh của DN giúp DN đánh giá hiệu quả kinh doanh cho từng công đoạn sản xuất, phản ánh sức sản xuất của các loại thiết bị,... giúp đánh giá đầy đủ mọi mặt trong HĐKD của DN (Phụ lục số 12).
Các phương pháp khác: phương pháp chi tiết hoá là các chỉ tiêu được phân
tích sẽ tuỳ thuộc vào đối tượng, mục tiêu phân tích theo yêu cầu của DN mà chi tiết theo thời gian, địa điểm, theo các yếu tố cấu thành nên chỉ tiêu; phương pháp loại trừ là khi phân tích xem xét mức độ ảnh hưởng của một nhân tố nào đó ta giả sử loại trừ các nhân tố khác có liên quan; và phương pháp liên hệ. Tuỳ theo quy mô hoạt động, mục đích, nhu cầu, phạm vi về thơng tin của chủ DN mà áp dụng các phương pháp phân tích thích hợp cùng các cơng thức được thiết
lập sẵn và với sự trợ giúp của máy vi tính cơng việc này sẽ được hồn thành trong thời gian rất ngắn, DN tốn ít chi phí hơn mà hiệu quả mang lại rất cao.
Sau khi phân tích các số liệu thể hiện dưới dạng con số, tỷ lệ thì kết quả phân tích phải được tổng hợp lại. Dựa trên kết quả phân tích tổng hợp rút ra kết luận đưa ra những nhận xét, phán đoán khách quan từ kết quả tính tốn được. Tìm các nguyên nhân, các nhân tố gây ra những kết quả đó, đồng thời đề xuất các giải pháp khắc phục và phát huy các mặt tích cực, khả năng tiềm tàng trong quá trình HĐKD của DN.
Cuối cùng là lên các báo cáo phân tích. Báo cáo phải thể hiện ngắn gọn nhưng đầy đủ những thơng tin đã phân tích giúp người sử dụng hiểu được tình hình DN hiện đang như thế nào? Đưa ra điểm mạnh, điểm yếu và các đề xuất, kiến nghị kèm theo.
1.3.7.3. Kết thúc phân tích
Các báo cáo về phân tích sẽ được lập bằng văn bản hay file dữ liệu gửi đến người sử dụng một cách thuận tiện nhất. Nếu sau q trình phân tích có xảy ra hiện tượng hay sự cố gì gây ảnh hưởng trọng yếu đến quyết định của đối tượng sử dụng thông tin, để tránh gây thiệt hại do sử dụng thông tin sai lệch người phân tích phải làm lại báo cáo phân tích và thơng báo kịp thời cho đối tượng sử dụng thông tin.
Tuỳ theo quy mô, nguồn nhân lực của DN mà xây dựng quy trình tổ chức phân tích sao cho phù hợp và khoa học. Để quá trình phân tích được tiến hành thường xuyên, định kỳ thì quy trình này phải được lập thành văn bản và quy định thực hiện sau khi lập xong BCTC.