3.3. Giải pháp hồn thiện tổ chức cơng tác kế toán ở các doanh nghiệp chế biến gỗ
3.3.2. Hoàn thiện tổ chức chứng từ kế toán
Các DN chế biến gỗ cần dựa vào quy mô, đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình mà lựa chọn những chứng từ kế tốn cần thiết sử dụng, thiết kế chứng từ phù hợp tình hình SXKD tại đơn vị nhằm thu thập đầy đủ, kịp thời, chính xác nhu cầu thơng tin ban đầu, các DN chế biến gỗ cần hoàn thiện những nội dung sau đây:
Một là, Các chỉ tiêu nội dung trên chứng từ
Chứng từ kế toán mà các DN đang áp dụng có chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn, để đáp ứng yêu cầu thông tin quản trị trong nội bộ DN theo ngành CN chế biến gỗ, các DN sẽ phải thiết kế thêm nhiều loại chứng từ nằm ngoài danh mục chứng từ kế toán do BTC ban hành nhưng tất cả các loại chứng từ trên phải đảm bảo đầy đủ các nội dung được quy định tại Điều 17 của Luật kế tốn năm 2003, ngồi những nội dung chủ yếu đó DN có thể thêm các nội dung khác theo yêu cầu quản lý của mình làm căn cứ hạch toán, ghi sổ kế toán.
Tuỳ vào đặc điểm từng loại hình DN chế biến gỗ để hồn thiện hệ thống chứng từ kế toán cho phù hợp với DN mình. Khi xây dựng hệ thống chứng từ liên quan đến KTQT phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Chứng từ phải được phân loại, chi tiết cho từng hoạt động, từng bộ phận liên quan, từng trung tâm trách nhiệm quản lý nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm soát của nhà quản trị.
+ Chứng từ phải đảm bảo tính so sánh, đối chiếu giữa chi phí thực tế phát sinh với chi phí định mức, chi phí dự tốn. Chi phí phải được phân loại thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp.
+ Quy định việc lập chứng từ, thời điểm lập chứng từ cho từng bộ phận cụ thể. Chứng từ kế toán càng chi tiết, càng cụ thể sẽ giúp cho việc tập hợp số liệu kế toán chi tiết cho từng đối tượng được chính xác hơn, giúp cơng việc xử lý thơng tin và lập báo cáo kế toán thuận lợi hơn. Trước tiên, các DN chế biến gỗ cần lập bảng phân loại chi phí theo cách ứng xử (Phụ lục số 21).
+ Về chi phí NVL trực tiếp khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho NVL cần lập Phiếu xuất kho NVL trực tiếp theo Mẫu phiếu xuất kho (Phụ lục số 22) sẽ thêm các cột về định mức được duyệt, thực xuất, chênh lệch, biến phí, định phí nhằm quản lý chặt chẽ
NVL xuất dùng có theo định mức, dự toán được duyệt, số vượt dự toán hay số tiết kiệm được nhiều hay ít để tìm ngun nhân. Lý do xuất kho NVL ghi rõ xuất cho lệnh SX nào, khách hàng nào làm cơ sở hạch toán chi phí cho từng đối tượng SX cụ thể.
+ Về chi phí nhân cơng ở các DN chế biến gỗ Bình Dương có hai hình thức trả lương là tính theo cơng nhật và theo khốn sản phẩm. Tính theo công nhật trên chứng từ cần bổ sung thêm thông tin về bộ phận làm việc như bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý DN,... Nếu trả lương theo phương thức khốn sản phẩm cơng ty nên sử dụng thêm Phiếu theo dõi lương khốn của cơng nhân trực tiếp SX (Phụ lục số 23).
+ Về chi phí sản xuất chung là chi phí phải phân bổ vì tham gia vào quá trình sản xuất nhiều sản phẩm, nhiều lệnh sản xuất nên trên chứng từ cần phân loại chi phí thành biến phí, định phí hay chi phí hỗn hợp, cần theo dõi chi tiết đến bộ phận, phân xưởng, tổ sản xuất,... giúp tăng độ chính xác khi phân bổ chi phí.
+ Về chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN lập chứng từ theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh theo bộ phận, theo đơn hàng, thời gian,... phục vụ cho việc đánh giá trách nhiệm bộ phận, so sánh chi phí thực tế và dự toán, phân loại chi phí theo cách ứng xử.
Hai là, Phân loại chứng từ kế toán
Có nhiều cách khác nhau để phân loại chứng từ kế toán, tùy theo cách sắp xếp, quản lý ở DN mà tổ chức phân loại chứng từ phù hợp, khoa học, thuận tiện cho việc ghi sổ kế toán, lưu trữ, bảo quản, cũng như tìm kiếm.
- Phân loại theo tính chất pháp lý là phân theo chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn theo Chế độ kế toán hiện hành.
- Phân loại theo nguồn gốc của chứng từ như chứng từ kế toán được lập bên ngồi DN như hố đơn GTGT do người bán lập, chứng từ ngân hàng,...; chứng từ do bộ phận bên trong DN lập như tờ khai hải quan, hợp đồng mua bán,...; chứng từ do phịng kế tốn lập như phiếu thu, phiếu chi,...
- Phân loại kết hợp giữa tính chất pháp lý và nguồn gốc của chứng từ. Có thể lập Bảng liệt kê chứng từ (Phụ lục số 24) để dễ dàng cho việc sắp xếp và tìm kiếm.
Ba là, Quy trình lập và ln chuyển chứng từ kế tốn: Mọi chứng từ kế tốn
để đảm bảo tính kịp thời của việc ghi chép sổ kế tốn, cung cấp thơng tin thì tổ chức trình tự ln chuyển chứng từ kế tốn là cần thiết ở các DN. Trong chế độ kế tốn DN cũng đã quy định trình tự ln chuyển chứng từ kế tốn gồm các bước sau:
- Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán;
- Kế toán kiểm tra và ký lên chứng từ hoặc trình lãnh đạo ký duyệt; - Phân loại, sắp xếp chứng từ, định khoản và ghi sổ kế toán;
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ kế toán cần căn cứ vào đặc điểm tổ chức hoạt động SXKD, tổ chức bộ máy kế tốn tại DN mình, yêu cầu quản lý đối với từng nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trên chứng từ, đảm bảo chứng từ luân chuyển qua các bộ phận khơng bị trùng lắp, khơng bị bỏ sót, đảm bảo chứng từ luân chuyển một cách khoa học, hợp lý.
Quy trình luân chuyển chứng từ phải đảm bảo tính linh hoạt cho hệ thống kế tốn, tính hữu hiệu và hiệu quả của q trình xử lý, đảm bảo u cầu kiểm sốt tài sản, tài chính DN, đảm bảo mọi chứng từ đều được ghi nhận đầy đủ, chính xác, kịp thời.
Tổ chức quy trình lập và luân chuyển chứng từ phải được thể hiện bằng văn bản mơ tả quy trình các bước cần thực hiện, có thể trình bày dưới dạng sơ đồ, lưu đồ để nhân viên có thể dễ dàng thực hiện.
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ thực hiện theo các bước sau:
+ Xác định phạm vi áp dụng: mỗi nghiệp vụ phát sinh khác nhau sẽ đòi hỏi chứng từ sử dụng và nơi chứng từ đi qua cũng sẽ khác nhau. Cần xác định loại nghiệp vụ cụ thể, ví dụ nghiệp vụ bán hàng, nghiệp vụ xuất NVL vào SX, nghiệp vụ chi tiền – thu tiền,... từ đó mới xây dựng quy trình ln chuyển hợp lý, khoa học và hiệu quả.
+ Xác định chứng từ sử dụng: sau khi xác định được nghiệp vụ phát sinh, sẽ liệt kê ra từng loại chứng từ cụ thể liên quan đến nghiệp vụ đó, xác định số liên chứng từ cần lập nhằm phục vụ quá trình luân chuyển, lưu trữ qua các bộ phận để hồn thành q trình thực hiện nghiệp vụ đó.
+ Xây dựng quy trình ln chuyển: xác định chứng từ để thực hiện nghiệp vụ sẽ do bộ phận nào lập, sau đó sẽ được chuyển đến bộ phận nào, do ai ký duyệt trên
chứng từ, tiếp theo là từng liên của chứng từ liên nào sẽ được lưu trữ, liên nào sẽ dùng để chuyển về phịng kế tốn.
+ Cần xác định rõ thời gian luân chuyển chứng từ ở từng bộ phận có liên quan sao cho hợp lý, đảm bảo thời gian khơng q ngắn để các bộ phận khác có thể thực hiện nhưng cũng khơng q dài ảnh hưởng đến việc ghi nhận thông tin không kịp thời của phịng kế tốn.
Phịng kế tốn là nơi kiểm sốt quy trình được thực hiện, trong quá trình thực hiện chứng từ được lập không đầy đủ, không tuân thủ về lập chứng từ kế toán theo quy định, kế tốn có quyền u cầu chỉnh sửa hoặc huỷ lập lại.
Sau khi quy trình được xây dựng xong sẽ gửi tới các phòng ban khác trong DN, các ý kiến phải được phản hồi về phòng kế tốn trước thời hạn quy trình có hiệu lực, để chỉnh sữa lại quy trình sao cho khoa học và hợp lý nhất.
+ Lưu trữ chứng từ theo đúng chế độ quy định và khoa học như xác định rõ quy trình phân loại, tổng hợp đóng gói, bảo quản, thời hạn lưu trữ.
Bốn là, Chứng từ điện tử
Gần như các DN chế biến gỗ khơng có sử dụng chứng từ kế toán điện tử, trong điều kiện công nghệ thông tin phát triển nhanh như hiện nay, đất nước đang hoà nhập nền kinh tế tồn cầu thì việc sử dụng chứng từ kế tốn điện tử là đều sớm muộn phải thực hiện. Các DN cần sớm có sự quan tâm về loại chứng từ kế toán trên, giúp DN tiết kiệm được nhiều thời gian, giao dịch thực hiện nhanh hơn, thuận tiện hơn. Khi lập chứng từ điện tử cần tuân theo quy định của nhà nước về chứng từ điện tử.
3.3.3. Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Trước tiên DN phải dựa vào đặc thù ngành nghề kinh doanh, quy mô hoạt động, các nghiệp vụ phát sinh để xác định danh mục số lượng hệ thống TKKT cần dùng theo chế độ TKKT hiện hành, nhằm phản ánh toàn diện hoạt động trong DN, xây dựng một hệ thống TKKT gọn nhẹ, dễ vận dụng.
Khi xây dựng một hệ thống TKKT kết hợp giữa KTTC và KTQT cần đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Tuân thủ theo hệ thống tài khoản do BTC ban hành. DN phải tuân thủ, không được chỉnh sữa, thêm bớt các tài khoản cấp 1, cấp 2 đã được ban hành trong danh mục
hệ thống TKKT theo quy định của Chế độ kế toán hiện hành. DN dựa vào tài khoản cấp 1, cấp 2 đó để mở thêm các tài khoản chi tiết theo yêu cầu quản lý, cung cấp thông tin cho KTQT.
+ Xác định đối tượng kế toán liên quan cần quản lý chi tiết trong từng nghiệp vụ, xác định yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý liên quan đến đối tượng.
+ Phải thống nhất và có quy định trong việc thiết kế mở thêm tài khoản chi tiết, điều này thuận tiện cho việc vận dụng, phân biệt được nội dung cung cấp thông tin của tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết thể hiện được thông tin cần theo dõi.
+ Phải căn cứ vào trình độ nhà quản lý, trình độ nhân viên, mức độ trang bị phương tiện kỹ thuật xử lý thông tin tại DN chẳng hạn như đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin trên phần mềm kế toán và hiệu quả đem lại của việc mở thêm các tài khoản chi tiết.
Tài khoản chi tiết được xây dựng phục vụ cho KTQT phải thực hiện được các mục tiêu sau:
- Hệ thống TKKT phản ánh được chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm theo chi phí thực tế, chi phí định mức hay chi phí thực tế kết hợp chi phí dự tốn. - Xây dựng hệ thống tài khoản theo trung tâm trách nhiệm hay theo từng đối tượng, các khoản chi phí tách ra theo cách ứng xử chi phí phục vụ cho việc kiểm sốt chi phí để có các biện pháp phù hợp nhằm tối thiểu hố chi phí. Các DN chế biến gỗ trên địa bàn tỉnh Bình Dương có nhiều quy mơ hoạt động khác nhau như DN nhỏ, DN vừa và DN lớn. Các DN có qui mơ khác nhau thì cách tổ chức công tác kế tốn cũng khác nhau, nhu cầu về thơng tin liên quan đến hoạt động của DN cũng khác nhau. Do đó, tuỳ vào quy mơ hoạt động DN, nhu cầu cung cấp thông tin của nhà quản lý mà xây dựng mã tài khoản chi tiết cho phù hợp và khoa học.
+ Đối với DN nhỏ: thơng tin về KTQT là phân tích chi phí thành biến phí, định
phí, chi phí hỗn hợp và phân tích biến động của chi phí thực tế theo định mức, dự toán phục vụ cho yêu cầu hoạch định và ra quyết định của nhà quản trị, chẳng hạn:
Đối với nhóm tài khoản loại 6 “Tài khoản chi phí”
Tài khoản cấp 1: Tài khoản theo quy định của BTC Tài khoản cấp 2: Chi tiết theo đối tượng sản xuất
Tài khoản cấp 3: Chi tiết theo cách ứng xử chi phí Tài khoản cấp 4: Chi tiết đến nơi phát sinh chi phí
Tài khoản cấp 5: Thể hiện chi phí thực tế (T) và chi phí dự tốn, kế hoạch (K)
Ví dụ: Tài khoản 621 “Chi phí NVL trực tiếp” có thể được mở chi tiết theo đối tượng sản xuất
Tài khoản 6211 – Chi phí NVL trực tiếp gỗ xẻ Tài khoản 6212 – Chi phí NVL trực tiếp sản phẩm
Tài khoản cấp 3 thể hiện mối quan hệ giữa chi phí và mức độ hoạt động
D là định phí B là biến phí
H là chi phí hỗn hợp
Tài khoản 6211B – Chi phí NVL trực tiếp gỗ xẻ là biến phí Tài khoản 6212B – Chi phí NVL trực tiếp sản phẩm là biến phí
Tài khoản cấp 4 thể hiện nơi phát sinh chi phí
Tài khoản 6212B1-Chi phí NVL trực tiếp sản phẩm là biến phí ở phân xưởng 1 Tài khoản 6212B2-Chi phí NVL trực tiếp sản phẩm là biến phí ở phân xưởng 2 ……………………………….
Tài khoản cấp 5 thể hiện chi phí thực tế (T) và chi phí dự tốn, kế hoạch (K)
Tài khoản 6212B1T – Chi phí NVL trực tiếp sản phẩm là biến phí ở phân xưởng 1 phát sinh thực tế
Tài khoản 6212B2T – Chi phí NVL trực tiếp sản phẩm là biến phí ở phân xưởng 2 phát sinh thực tế
……………………………….
+ Đối với DN vừa và lớn: bên cạnh các thông tin của DN nhỏ còn phân biệt thêm từng trung tâm trách nhiệm (thực hiện kế toán trách nhiệm) để lập các báo cáo trách nhiệm. Tiếp theo nhóm tài sản loại 6 “Tài khoản chi phí” sẽ xây dựng thêm tài khoản cấp 6, cấp 7.
Tài khoản cấp 6: Chi tiết theo cấp quản lý (1: Hội đồng quản trị, 2: Tổng giám đốc, 3: Phó giám đốc, giám đốc phụ trách, 4: Trưởng phòng ban, phân xưởng)
Tài khoản cấp 7: Thể hiện mức độ kiểm soát của nhà quản trị (1: Kiểm sốt được, 2: Khơng kiểm sốt được)
Ví dụ tiếp theo về tài khoản 621 “Chi phí NVL trực tiếp” có thể được mở chi tiết theo cấp 6, cấp 7 như sau:
Tài khoản cấp 6 thể hiện chi tiết theo cấp quản lý
Tài khoản 6212B1T4 – Chi phí NVL trực tiếp sản phẩm là biến phí ở phân xưởng 1 phát sinh thực tế tại phân xưởng
Tài khoản 6212B2T4 – Chi phí NVL trực tiếp sản phẩm là biến phí ở phân xưởng 2 phát sinh thực tế tại phân xưởng
……………………………….
Tài khoản cấp 7 thể hiện mức độ kiểm soát của nhà quản trị
Tài khoản 6212B1T41 – Chi phí NVL trực tiếp sản phẩm là biến phí ở phân xưởng 1 phát sinh thực tế tại phân xưởng và có thể kiểm sốt được.
Tài khoản 6212B2T41 – Chi phí NVL trực tiếp sản phẩm là biến phí ở phân xưởng 2 phát sinh thực tế tại phân xưởng và có thể kiểm sốt được.
……………………………….
Các DN chế biến gỗ sẽ căn cứ vào quy mơ và mục đích u cầu quản trị trong nội bộ DN mà xây dựng các tài khoản chi tiết sao cho khoa học, hợp lý nhưng vẫn tuân thủ hệ thống TKKT theo chế độ kế toán hiện hành. Hầu hết các DN đều áp dụng phần mềm kế toán, việc mã hoá tài khoản áp dụng trong DN được xây dựng ngay từ đầu triển khai phần mềm và cho phép mở thêm hoặc bỏ bớt tài khoản chi tiết KTQT trong quá trình vận dụng mà khơng ảnh hưởng đến hệ thống phần mềm kế toán. Số liệu chi tiết sẽ được phân loại ngay từ khâu nhập liệu chứng từ đầu vào, các kế toán phần hành sẽ làm việc này.
3.3.4. Hồn thiện tổ chức sổ kế tốn