3.4.1.4. Ấn phẩm điển hình
Hiện các ẩn phẩm điển hình của Vicem Hà Tiên phát hành nội bộ và ra bên ngoài cịn rất hạn chế, cơng ty mới chỉ có một Catalouge giới thiệu cơng ty và sản phẩm cơng ty. Vì vậy để nội dung ấn phẩm hàng tháng thêm phong phú, đẹp mắt và cung cấp nhiều thông tin cho khách hàng nội bộ lẫn bên ngoài như nguyệt san hàng tháng, vật phẩm quảng cáo, banner, poster, tờ rơi… BGĐ cần yêu cầu bộ phận PR phòng thị trường sưu tầm các bài viết hay trong ngành xi măng và các hoạt động của 6 Nhà máy/Trạm nghiền Vicem Hà Tiên để thực hiện ấn phẩm hàng tháng cho nhân viên Xí nghiệp nắm rõ thơng tin về các hoạt động của Tổng công ty và yêu cầu các đơn vị làm Vật phẩm quảng cáo (POSM), in ấn tiến hành chào giá để BGĐ lựa chọn cơng ty có chi phí hợp lý mà chất lượng đảm bảo. Để duy trì được chất lượng các bài viết ngày càng hay, phong phú và sát với thực tế thị trường cần phải có sự chung sức của tất cả các cá nhân nhân viên công ty, sưu tầm các bài viết hay viết về ngành xi măng và các ý kiến đóng góp cho bộ phần PR Phịng thị trường ngày càng hoàn thiện các ấn phẩm phát hành ra bên ngoài và BGĐ cần phân bổ thêm ngân sách vào Marketing Plan năm 2016 để Phòng thị trường phát triển mạnh hơn mảng PR/truyền thơng
Ngồi ra u cầu đơn vị thiết kế Web cần thiết kế lại Website www.tutinxaynha.com.vn vì đây là trang Web hay cung cấp đầy đủ thông tin đáp ứng mọi nhu cầu xây dựng cho khách hàng trong đó có hướng dẫn cách sử dụng các vật liệu xây dựng để xây dựng theo đúng chuẩn quy định, các mẫu thiết kế đẹp, có ý kiến chuyên giá xây dựng tư vấn để giải đáp thắc mắc cho khách hàng.
Thêm nữa, bộ phận PR/thiết kế của Phòng thị trường cần thực hiện thêm các ấn phẩm quan trọng như các báo cáo thường niên, bản cáo bạch, sổ vàng truyền thống, các tài liệu, hồ sơ hướng dẫn sử dụng, bảo hành các vật dụng, quy định, quy trình của cơng ty… để làm rõ mục tiêu của tổ chức, phương trâm hành động, triết lý kinh doanh, thái độ đối vơi nhân viên, khách hàng để khách hàng nhận biết văn hóa doanh nghiệp của cơng ty, trong khi đó đây là cơ sở để nhân viên thực thi văn hóa doanh nghiệp.
3.4.1.5. Đồng phục công ty
Hiện đồng phục công ty được nhân viên đánh giá khá tốt do chất lượng vải tốt, thiết kế đẹp mắt tuy nhiên hiện mới chỉ có 2 màu là màu đen và màu xám vì vậy nhân viên vẫn phải mặc thường phục khi đi làm. Vì vậy bộ phần PR Phòng thị trường cần thiết kế thêm các mẫu đồng phục như áo sơ mi và áo thun các màu khác nữa để nhân viên mặc đồng phục công ty đi làm tất cả các ngày trong tuần. Phòng nhân sự quy định rõ nhân viên cần phải mặc đồng phục áo sơ mi vào ngày thứ 2 đầu tuần, các ngày còn lại mặc áo sơ mi của Cơng ty thiết kế. Từ đó tạo ra nét riêng cho Vicem Hà Tiên hoàn toàn khác biệt so với các công ty xi măng khác và sự tự hào cho nhân viên khi là nhân viên của xi măng Vicem Hà Tiên.
3.4.1.6. Quy tắc ứng xử
Việc Vicem Hà Tiên chưa có bộ quy tắc ứng xử hàng ngày cho nhân viên là điều hạn chế đối với một cơng ty lớn như Vicem Hà Tiên. Vì vậy Phịng nhân sự cơng ty cần xây dưng ngay bộ quy tắc ứng xử trong năm 2015 thay vì phải th đơn vị ngồi về huấn luyện về các quy tắc hàng ngày như chào hỏi khách hàng, cách bắt tay, cách trao namecard hay cách tiếp nhận và phản hồi khiếu nại cho khách hàng... giống như hiện nay. Sau khi thực hiện xong bộ quy tác ứng xử hàng ngày, cần thiết phải thực hiện thêm những công việc sau để áp dụng cho nhân viên:
- BGĐ cần có văn bản chỉ đạo u cầu tồn thể nhân viên tích cực áp dụng triệt để các quy định về ứng xử hàng ngày trong bộ quy tắc ứng xử mới ban hành. Để áp dụng có hiệu lực, BGĐ cần là người tiên phong thực hiện đúng những quy tắc ứng xử hàng ngày với nhân viên với khách hàng để nhân viên thực hiện theo. Những nhân viên không chịu áp dụng, thực hiện theo Bộ quy tắc này phải có những biện pháp chế tài và kỷ luật nếu cần vi phạm.
- BGĐ chủ trì một cuộc họp với tồn thể nhân viên Xí nghiệp để thơng báo về việc triển khai áp dụng Bộ quy tắc ứng xử này cho nhân viên, hướng dẫn cho họ cách thực hiện như thế nào, khi nào cần phải thực hiện để họ làm đúng ngay từ đầu.
- Đăng tải các Video, tài liệu hướng dẫn cách giao tiếp, ứng xử hàng ngày lên Website, Forum công ty để phổ biến cho mọi nhân viên. Những Video, tài liệu hướng dẫn này giúp cho nhân viên dễ hiểu, dễ nhớ và mạnh dạn áp dụng trong giao tiếp hàng ngày.
3.4.2. Giải pháp củng cố và hoàn thiện những giá trị được tuyên bố
Việc hiểu rõ tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của Công ty là điều quan trọng đối với mỗi nhân viên Vicem Hà Tiên. Vì vậy, bộ phận IT của Vicem Hà Tiên cần đầu tư thiết kế lại Website: www.vicemhatien.com.vn với giao diện đẹp mắt, nêu nổi bật tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của Công ty trên Website, cộng với việc đưa tầm nhìn sứ mệnh, giá trị cốt lõi của Công ty lên các ấn phẩm hàng tháng,
brochures, catologue giới thiệu Công ty, sản phẩm của Công ty cho khách hàng… để thường xuyên nhắc nhở nhân viên và gây ấn tượng cho khách hàng. Khi đó những giá trị được tuyên bố này sẽ là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của nhân viên khi họ cần ra quyết định.
BGĐ cần phổ biến rõ mục tiêu kinh doanh của Cơng ty cho tồn thể nhân viên Công ty một cách công khai và cơng bằng giữa các phịng ban. Nêu rõ mục tiêu cần thực hiện hàng tháng, hàng quý và cách thức đánh giá hiệu quả việc thực hiện mục tiêu kinh doanh của từng phòng ban. Hàng tháng, trưởng bộ phận phòng ban họp với BGĐ để báo cáo tình hình thực hiện mục tiêu trong tháng và kế hoạch cho tháng, quý tiếp theo và BGĐ có thưởng động viên cho các bộ phận phòng ban nào thực hiện tốt mục tiêu đề ra. Với tình hình thị trường ngày càng biến động yêu cầu BGĐ cần linh hoạt trong việc đưa ra các mục tiêu hàng tháng, hàng quý để cạnh tranh được với xi măng đối thủ. Thực tế hiện nay, Vicem Hà Tiên đang bị thua so với Holcim do chính sách Holcim ln bám sát thị trường và chính sách cực kỳ linh hoạt vì vậy BGĐ cần phân bổ một nguồn ngân sách để các Trung tâm tiêu thụ sử dụng ngân sách này để phản ứng với Holcim từ đó gia tăng được sản lượng Vicem Hà Tiên tại Tây Nam Bộ.
Ngoài ra BGĐ cũng cần quan tâm hơn đến các hoạt động xã hội, hướng về cộng đồng để nâng cao uy tín, thương hiệu cho Vicem Hà Tiên và kêu gọi hơn nữa sự tham gia từ phía nhân viên Vicem Hà Tiên. BGĐ cần bổ sung thêm một nguồn ngân sách cố định hàng năm cho các hoạt động này và kêu gọi thêm nhân viên đóng góp có thể là vật chất hoặc các vật dụng cũ để nâng cao chất lượng của các chương trình hướng về cộng đồng trong đó nhân viên có thể tự đề xuất địa phương, đối tượng cần hỗ trợ, giúp đỡ. Ngồi ra, đối với những nhân viên có ý tưởng sáng kiến giúp công ty bảo vệ môi trường, hỗ trợ hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả sẽ được tặng bằng khen và động viên khích lệ. Điều này sẽ làm tăng mức độ ủng hộ và tham gia của nhân viên vào các chương trình hướng về cộng đồng của Vicem Hà Tiên.
Bên cạnh đó, trong các cuộc họp giao ban hàng tháng thì nhân viên có quyền đưa ra những vướng mắc, khó khăn khi thực hiện sứ mệnh của Vicem Hà Tiên làm ảnh hưởng đến việc tăng sản lượng tiêu thụ hay thu nhập của họ. BGĐ sẽ ghi nhận và giải quyết các vấn đề này để hướng nhân viên đi theo đúng định hướng và mục tiêu chiến lược của cơng ty. Khi đó nhân viên sẽ cảm thấy tự hào, hào hứng tham gia đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức vì họ cảm nhận những khó khăn của cơng ty cũng là của họ và những gì tốt đẹp cho cơng ty cũng tốt đẹp cho họ.
3.4.3. Giải pháp để hướng đến những quan niệm chung
Việc nhân viên muốn gắn bó suốt đời với cơng ty là tín hiệu đáng mừng trong bối cảnh tỷ lệ nhảy việc sang một công ty tốt hơn, mức lương cao hơn là khá phổ biến tuy nhiên điều nay cũng mang lại những sự tích cực và tiêu cực mà BGĐ cần phải quan tâm. Tích cực ở chỗ nhân viên gắn bó với cơng ty thì cơng ty khơng phải lo lắng về sự thiếu hụt nhân sự, nhưng lại tiêu cực ở chỗ nhân viên làm việc lâu năm sẽ giảm động lực, nhiệt huyết làm việc, gây ra tính ỳ trong cơng việc và cịn ảnh hưởng đến các nhân viên khác trong cơng ty. Vì vậy, để tránh tình trạng này xảy ra BGĐ cần có những cuộc giao lưu, nói chuyện để thúc đẩy nhiệt huyết cống hiến của nhân viên giúp cho họ có thêm động lực, mục tiêu mới để họ phấn đấu, sử dụng kinh nghiệm của họ để làm việc theo thái độ tích cực hơn. Ngồi ra, BGĐ cần xây dựng lại chính sách lương thưởng hiện nay tuy công ty đang trong giai đoạn khó khăn phải trả nợ rất nhiều những cũng khơng vì thế mà khơng đảm bởi đời sống cho nhân viên cơng ty, vì vậy BGĐ cần yêu cầu phòng nhân sự cần tính lại cách tính lương hiện nay để tăng thêm thu thập cho nhân viên để nhân viên yên tâm cống hiến cho Vicem Hà Tiên
Do có Quy định rõ ràng về việc chấp hành các nội quy của công ty và đây là một tiêu chí chiếm 15% trong KPI hàng tháng của nhân viên nên nhân viên công ty Vicem Hà Tiên chấp hành khá tốt. Tuy nhiên các Quy định này mới chỉ đưa đến nhân viên thông qua đường văn bản chứ chưa thông qua các buổi hội thảo, tập huấn nên mức độ hiệu quả và hiểu rõ những quy định, nội quy này của nhân viên chưa
cao. Chính vì vậy, cần sự đóng góp ý kiến của tất cả nhân viên để xây dựng và hồn chỉnh những quy trình, quy định này. Những quy trình, quy định nào lỗi thời, khơng cịn hợp lý với tình hình kinh doanh hiện nay thì nên chỉnh sửa hoặc viết lại quy trình mới, và nhân viên chính là những người thực hiện việc này. Khi đó nhân viên sẽ cảm nhận họ là người có ý kiến đóng góp xây dựng quy trình nên họ sẽ tự nguyên thực hiện các nội quy, quy định của công ty hơn là trước kia họ bắt buộc phải thực hiện.
Việc nhân viên đóng góp ý kiến vào cáo hoạt động, phòng trào của Vicem Hà Tiên là chưa thật sự tốt. Do còn mang nặng tư tưởng “sếp luôn luôn đúng” cộng với việc tuân lệnh thủ trưởng được đánh giá 15% KPI hàng tháng nên nhân viên thường chỉ làm việc theo chỉ đạo của cấp trên chứ ít khi hỏi lại tại sao lại thực hiện như vậy và đưa ra ý kiến cá nhân của mình. Chính vì vậy, các ý tưởng kinh doanh thường lặp lại ít có đột phá mới để phát triển thị trường. Để công tác này hiệu quả, cần xây dựng lại chính sách để khuyến khích nhân viên đưa ra ý tưởng cho các hoạt động, phong trào của Vicem Hà Tiên. Nên có khen thưởng động viên cho ý tưởng mang lại hiệu quả cao hoặc là thành quá của nhiều nhân viên trong cùng một phòng ban hoặc nhiều phòng ban cùng tham gia đóng góp sẽ kích thích mọi người tham gia nhiều hơn. Ngoài ra việc khen thưởng phải có đánh giá rõ ràng, cụ thể, công bằng, minh bạch và có kèm theo tuyên dương, vinh danh cá nhân trước toàn thể nhân viên công ty để họ tăng thêm động lực làm việc và khuyến khích các nhân viên khác tham gia nhiều hơn và liên tục hơn.
Việc chia sẻ thông tin, kinh nghiệm cho các đồng nghiệp ở Vicem Hà Tiên không được nhân viên đánh giá cao. Hiện nay thông tin nhân viên Vicem Hà Tiên biết được chủ yếu chỉ thông qua website, forum, báo cáo tuần, lịch công tác tuần… chứ các thông tin về kế hoạch bán hàng, chính sách bán hàng, chính sách lương thưởng hồn tồn khơng được cơng bố vì vậy nhân viên muốn biết sẽ thông qua các thơng tin bên lề, truyền miệng, tin đồn vì vậy dễ gây hiểu lầm, hoang mang cho các nhân viên. Nếu khơng có những biện pháp để ngăn cản các luồng thơng tin này sẽ
cơng ty. Vì vậy BGĐ cần xây dựng cơ chế trao đổi thông tin công khai, minh bạch theo nhu cầu cá nhân. Yêu cầu bộ phận IT công ty thiết lập một hệ thống lưu trữ dữ liệu, thông tin hàng tháng và nhân viên sẽ được phân quyền theo chức vụ, phịng ban để có thể tìm kiếm thơng tin mà họ cần một cách nhanh chóng nhât. Ngồi ra sẽ có nhân viên bộ phận Phịng nhân sự tiếp nhận và giải đáp các thắc mắc của nhân viên một cách kịp thời, nhanh chóng.
Động lực làm việc của mỗi nhân viên mỗi khác nhau, có người làm việc vì lương có người làm việc thăng tiến, vì danh vọng, có người làm việc chỉ vì niềm đam mê cơng việc, cống hiến cho cơng ty… vì vậy BGĐ cần tìm cách truyền cảm hứng và tạo động lực làm việc cho nhân viên. Động lực của nhân viên thì ảnh hưởng chính bởi các nhân tố sau:
- Chế độ tiền lương: hiện công ty đang áp dụng “trả lương theo vị trí” vị trí chức vụ càng cao tiền lương càng cao, vì vậy có nhiều nhân viên nhiều năm khơng thay đổi vị trí làm việc sẽ khơng được tăng lương, điều này cần thiết phải thay đổi do vật giá liên tục tăng cao, lạm phát làm thu nhập nhân viên giảm sút, vì vậy trong năm 2016 Vicem Hà Tiên cần thay đổi lại cách tính lương có bù trượt giá cho nhân viên. Ngoài ra chế độ tiền lương cần hợp lý, rõ ràng, minh bạch, công khai.
- Chế độ khen thưởng, phúc lợi: Đây là các hoạt động mang lại nhiều giá trị cộng thêm và niềm vui cho nhân viên, họ được tặng thưởng động viên, tặng quà trong các dịp lễ lớn trong năm, sinh nhật và có chế độ phúc lợi, hỗ trợ riêng cho các nhân viên có hồn cảnh khó khăn, hỗ trợ nhân viên vay vốn mua nhà, làm ăn kinh doanh
- Môi trường làm việc: Cần xây dựng khơng khí làm việc thoải mái, gần gũi giữa các nhân viên với nhau. Mọi nhân viên trong phòng ban quan tâm, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc để thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất
- Sự tôn trọng của đồng nghiệp và sự ghi nhận của cấp trên: khi nhân viên đạt được thành tích tốt trong cơng việc thì cấp trên cần phải ghi nhận, tặng bằng khen để khuyến khích nhân viên cống hiến hơn nữa cho công ty.
- Cơ hội thăng tiến: Công ty đào tạo cho nhân viên thơng qua các khóa huấn luyện, hội thảo chuyên đề để nhân viên tăng cường khả năng lãnh đạo, có chun mơn vững vàng và có trải nghiệm thực tế để tăng kinh nghiệm và có cơ hội phát triển nghề nghiệp lâu dài
3.5. Kiến nghị
3.5.1. Kiến nghị với nhà nước
Để các giải pháp hồn thiện văn hố doanh nghiệp được tiến hành và thành cơng, Xí nghiệp tiêu thụ và dịch vụ Vicem Hà Tiên cần sự hỗ trợ của nhà nước ở nhiều mặt. Hiện nay các công ty xi măng Việt Nam đang cạnh tranh rất quyết liệt