(Nguồn: Kết quả tổng hợp và xử lý do tác giả thực hiện)
0 9 30 52 23 0 10 20 30 40 50 60 Hồn tồn khơng đồng ý Không đồng ý Bình thƣờng Đồng ý Hồn tồn đồng ý
Khối sản xuất có quy trình đánh giá kết quả thực hiện cơng việc rõ ràng. Trung bình: 3.78 Độ lệch chuẩn: 0.86
Quy trình đánh giá kết quả làm việc của bộ phận sản xuất có các bƣớc hợp lý.
Báo cáo Phản hồi
Đánh giá hàng tuần Đánh giá hàng tháng, năm
Quy trình đánh giá đƣợc ban hành và phổ biến rộng rãi cho nhân viên ngay khi nhân viên mới đƣợc bổ nhiệm vị trí hay phân cơng lại cơng việc. Bất kỳ sự thay đổi nào cũng đƣợc bộ phận nhân sự thơng báo bằng email cho các phịng ban liên quan. Đối với khối sản xuất, quy trình đƣợc ban lãnh đạo phổ biến cho các quản đốc xƣởng. Quản đốc xƣởng phổ biến xuống từng tổ trƣởng và các nhân viên trong tổ của mình. Bên cạnh đó, khối sản xuất cịn có sơ đồ chỉ rõ cho nhân viên biết đâu là đối tƣợng đƣợc đánh giá và đâu là ngƣời chịu trách nhiệm đánh giá, phạm vi và kỳ hạn đánh giá.
Hình 2.9. Sơ đồ đối tƣợng và phạm vi đánh giá của nhân viên khối sản xuất
(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2014)
Đối với đánh giá hàng tuần, đối tƣợng đƣợc đánh giá là tổ trƣởng và nhân viên các tổ sản xuất trong phân xƣởng. Ngƣời chịu trách nhiệm đánh giá là quản đốc xƣởng. Đối với đánh giá hàng tháng, đối tƣợng đƣợc đánh giá là các quản đốc xƣởng và nhân viên từng xƣởng của khối sản xuất. Ngƣời chịu trách nhiệm đánh
Nhân viên Tổ trƣởng Ban lãnh đạo khối sản xuất Kết quả Quản đốc xƣởng Nhân viên Tổ trƣởng Nhân viên Tổ trƣởng Quản đốc xƣởng Quản đốc xƣởng
Thực tế khảo sát cũng cho thấy đa số các nhân viên đồng ý rằng mình đã đƣợc khối sản xuất phổ biến về quy trình đánh giá, số điểm trung bình cho yếu tố này cũng nằm ở mức cao với 4.46 điểm.
Hình 2.10: Biểu đồ kết quả khảo sát phát biểu 3 về quy trình đánh giá
(Nguồn: Kết quả tổng hợp và xử lý do tác giả thực hiện)
Chƣơng trình đánh giá kết quả thực hiện cơng việc có thời gian đánh giá định kỳ theo tuần, tháng, và năm. Điều này giúp các cấp quản lý đánh giá đƣợc năng lực nhân viên chặt chẽ và xuyên suốt quá trình làm việc.
Đánh giá hàng tuần đƣợc thực hiện theo cấp xƣởng sản xuất. Mục tiêu
đánh giá chú trọng vào kết quả tình hình hoạt động sản xuất hàng tuần. Giúp các quản đốc nắm bắt đƣợc kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất của các tổ trong xƣởng.
Đánh giá hàng tháng đƣợc thực hiện theo cấp khối sản xuất. Mục tiêu đánh
giá chú trọng vào kết quả hoạt động của các xƣởng trong tháng vừa qua. Làm cơ sở đề xuất chỉ tiêu, phƣơng hƣớng hoạt động trong thời gian tiếp theo và xét lƣơng hiệu quả cho nhân viên.
Đánh giá hàng năm đƣợc thực hiện theo cấp khối sản xuất. Mục tiêu đánh
giá chú trọng vào tổng kết hoạt động của khối sản xuất trong năm vừa qua, xét chức danh thi đua cho các tổ và mức lƣơng, thƣởng cuối năm cho nhân viên.
0 12 38 51 13 0 10 20 30 40 50 60 Hồn tồn khơng đồng ý Không đồng ý Bình thƣờng Đồng ý Hồn tồn đồng ý
Khối sản xuất có phổ biến quy trình đánh giá kết quả thực hiện công việc cho anh/chị biết.
Đại đa số nhân viên đƣợc khảo sát cũng đồng ý rằng quy trình đánh giá kết quả thực hiện cơng việc của phịng đƣợc thực hiện định kỳ.
Hình 2.11: Biểu đồ kết quả khảo sát phát biểu 4 về quy trình đánh giá
(Nguồn: Kết quả tổng hợp và xử lý do tác giả thực hiện)
Nhận xét chung:
Nhìn chung, quy trình đánh giá kết quả thực hiện công việc hiện tại đƣợc nhân viên đánh giá là rõ ràng, hợp lý, đƣợc ban hành và phổ biến rộng rãi cũng nhƣ thời gian đánh giá đƣợc thực hiện định kỳ một cách đều đặn. Điều này cho thấy sự chú trọng của ban lãnh đạo khối sản xuất đến công tác đánh giá và xem đó là cơng việc quan trọng cần thực hiện thƣờng xuyên.
Theo kết quả khảo sát cho thấy mức điểm trung bình đánh giá cho các yếu tố thuộc hạng mục quy trình đánh giá khá cao, từ 3.5 đến 3.9. Nhƣ vậy, những cải tiến của quy trình đánh giá đến hiện nay đƣợc nhân viên đánh giá tốt và cần tiếp tục duy trì các ƣu điểm của quy trình đánh giá này.
Tuy nhiên, do trải qua nhiều bƣớc và có mức tƣơng tác cao giữa các bộ phận, giữa các cấp quản lý và nhân viên xƣởng nên năng lực quản lý của bộ phận nhân sự cần nâng cao để đƣa ra báo cáo kết quả báo cáo đúng thời gian, kịp thời khắc phục những hạn chế nếu có trong q trình làm việc.
2.2.3. Phân tích tiêu chuẩn đánh giá
0 2 29 61 22 0 10 20 30 40 50 60 70 Hoàn tồn khơng đồng ý Khơng đồng ý Bình thƣờng Đồng ý Hồn tồn đồng ý
Quy trình đánh giá kết quả thực hiện cơng việc của khối sản xuất đƣợc thực hiện định kỳ
xuất. Kế hoạch sản xuất sẽ đƣợc chia thành các lô hàng với nội dung và thời hạn hoàn thành cụ thể. Ứng với mỗi lơ hàng sẽ có hồ sơ lơ (xem phụ lục 4) trong đó ghi chi tiết các thông số về sản phẩm, số lô, định mức. Hồ sơ lơ này sau đó đƣợc giao cho các tổ sản xuất để ghi chép báo cáo. Mỗi ngày, các thông số về khối lƣợng nguyên liệu đã sử dụng đầu vào, khối lƣợng thuốc để lại và khối lƣợng hoàn tất đƣợc tổ viên ghi chép lại vào sổ theo dõi. Tổ trƣởng có trách nhiệm kiểm tra và tính ra mức tiêu hao nguyên liệu đã sử dụng để điền vào hồ sơ lơ, đồng thời giải thích và đính kèm phiếu báo cáo sự cố nếu có. Cuối mỗi tuần quản đốc sẽ tập hợp các hồ sơ lô này để đánh giá kết quả thực hiện công việc của xƣởng, đồng thời gửi báo cáo (xem phụ lục 5) cho thƣ ký tổng giám đốc, sau đó thƣ ký sẽ tổng hợp thành một bản báo cáo chung và trình cho ban lãnh đạo. Vào đầu mỗi tháng ban lãnh đạo sẽ họp cùng với quản đốc các phân xƣởng để đánh giá kết quả thực hiện công việc của khối sản xuất. Theo đó nhân viên các tổ trong xƣởng Beta-Lactam, Nonbeta, Tiêm- Dƣợc liệu sẽ đƣợc đánh giá dựa trên tiêu chuẩn sau:
- Tiến độ sản xuất.
- Tỷ lệ sử dụng nguyên vật liệu tiêu hao so với định mức.
- Mức độ sai phạm phát sinh.
Riêng đối với xƣởng Cơ điện, do không sản xuất trực tiếp, nhân viên chỉ đƣợc đánh giá dựa trên tiêu chí: mức độ sai phạm phát sinh.
Hiện tại ứng với nhiệm vụ công việc khác nhau của từng tổ vẫn chƣa có bảng mơ tả công việc cụ thể cho nhân viên, mà các nhân viên mới vào, chƣa có kinh nghiệm sẽ chủ yếu đƣợc hƣớng dẫn trực tiếp từ tổ trƣởng và các nhân viên có kinh nghiệm lâu năm. Đồng thời, với các tiêu chuẩn hiện tại đang đƣợc áp dụng, có thể thấy khối sản xuất chỉ mới sử dụng các tiêu chuẩn đánh giá chung cho từng tổ, chỉ dựa trên các thông số cơ bản mà chƣa có các tiêu chuẩn riêng để đánh giá đƣợc đầy đủ, phù hợp hơn với nhiệm vụ công việc của nhân viên trong từng tổ khác nhau. Ví dụ ở tổ dập viên, bao viên các tiêu chuẩn chƣa thấy đo lƣờng đƣợc năng suất cho từng sản phẩm; cịn đối với tổ pha chế, các thơng số pha chế đã đƣợc quy định theo công thức với thời gian cụ thể, cho nên vấn đề năng suất không quan
trọng bằng vấn đề làm lại, tiêu hao nguyên vật liệu. Đối với xƣởng cơ điện còn cần thêm các tiêu chuẩn đo lƣờng các yếu tố khác nhƣ chi phí phát sinh khi có sai phạm.
Kết quả khảo sát thực tế cũng cho thấy số lƣợng nhân viên đồng ý về tính phù hợp giữa tiêu chuẩn đánh giá với các nhiệm vụ trong bảng mô tả công việc chỉ dừng lại ở 12 ngƣời, 38 ngƣời có thái độ trung lập và có đến 64 ngƣời (chiếm 56.14%) không đồng ý về phát biểu này. Điểm trung bình cho phát biểu này là 2.4. Điều này cho thấy các tiêu chuẩn hiện tại mà khối sản xuất xây dựng chƣa phù hợp, gắn kết đƣợc với các nhiệm vụ khác nhau cho từng tổ.
Hình 2.12: Biểu đồ kết quả khảo sát phát biểu 5 về tiêu chuẩn đánh giá
(Nguồn: Kết quả tổng hợp và xử lý do tác giả thực hiện)
Trong những năm qua, ban lãnh đạo khối sản xuất thƣờng xuyên đề cập trong các cuộc họp về mục tiêu mà ban lãnh đạo chú trọng là đảm bảo chất lƣợng sản phẩm, nâng cao năng lực sản xuất và đồng thời giảm chi phí sản xuất. Tuy nhiên có thể thấy các tiêu chuẩn đánh giá hiện tại chƣa phù hợp với mục tiêu của khối sản xuất mà ban lãnh đạo đề ra. Các tiêu chuẩn này chỉ mới dựa trên một số thơng số chính nhƣ tiến độ sản xuất, tỷ lệ sử dụng nguyên vật liệu tiêu hao và mức độ sai phạm phát sinh, mà chƣa đi vào đo lƣờng các mục tiêu mấu chốt nhƣ chất lƣợng sản phẩm, năng suất cho từng sản phẩm, các vấn đề phát sinh chi phí nhƣ số
19 45 38 12 0 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 Hồn tồn khơng đồng ý Khơng đồng ý Bình thƣờng Đồng ý Hoàn toàn đồng ý
Tiêu chuẩn đánh giá đƣợc xây dựng phù hợp với các nhiệm vụ trong bảng mô tả công việc.
đến 46 nhân viên cho rằng các tiêu chuẩn đánh giá không đo lƣờng đƣợc mục tiêu của khối sản xuất ở đầu kỳ. Các mức độ đồng ý cũng dao động lớn khi những nhân viên ở tổ này hoàn toàn đồng ý (mức độ 5) với phát biểu và ngƣợc lại (mức độ 1).
Hình 2.13: Biểu đồ kết quả khảo sát phát biểu 6 về tiêu chuẩn đánh giá
(Nguồn: Kết quả tổng hợp và xử lý do tác giả thực hiện)
Các tiêu chuẩn hiện tại nhìn chung có chú trọng đánh giá đƣợc kết quả thực hiện công việc. Tuy nhiên thông tin về kết quả chƣa thực sự đầy đủ. Cụ thể dựa vào các thông số báo cáo, cấp quản lý chỉ mới biết đƣợc lô sản xuất đạt hay chƣa so với định mức, có theo đúng tiến độ khơng, mà chƣa thấy đƣợc các thông số khác nhƣ chất lƣợng sản phẩm, năng suất cho từng sản phẩm. Dựa trên kết quả khảo sát thực tế, số điểm trung bình của việc tiêu chuẩn đánh giá chú trọng đến kết quả thực hiện công việc nằm ở mức trung bình 3.2 điểm trong đó có 46 ngƣời đồng tình.
Hình 2.14: Biểu đồ kết quả khảo sát phát biểu 7 về tiêu chuẩn đánh giá
(Nguồn: Kết quả tổng hợp và xử lý do tác giả thực hiện)
9 37 44 16 8 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 Hồn tồn khơng đồng ý Khơng đồng ý Bình thƣờng Đồng ý Hồn tồn đồng ý
Tiêu chuẩn đánh giá đo lƣờng đƣợc mục tiêu của khối sản xuất ở đầu kỳ.
Trung bình: 2.80 Độ lệch chuẩn: 1.01 4 20 44 41 5 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 Hồn tồn khơng đồng ý Khơng đồng ý Bình thƣờng Đồng ý Hoàn toàn đồng ý
Tiêu chuẩn đánh giá có chú trọng đánh giá kết quả thực hiện cơng việc. Trung bình: 3.2 Độ lệch chuẩn: 0.9
Theo công tác đánh giá hiện tại, kỹ năng và phƣơng pháp làm việc của ngƣời nhân viên chƣa đƣợc chú trọng đánh giá. Các tiêu chuẩn hiện tại không thể hiện đƣợc sự khác nhau giữa phƣơng pháp và kỹ năng ứng với từng nhân viên khác nhau, chƣa chỉ rõ ra đƣợc đâu là nhân viên nhiệt huyết và thiếu trách nhiệm, đâu là nhân viên có kỹ năng cao, đâu là một nhân viên nào có phƣơng pháp làm việc hiệu quả. Đối với tiêu chuẩn Mức độ sai phạm phát sinh, chỉ tới khi phát sinh sự cố, sai phạm nghiêm trọng ảnh hƣởng đến tiến độ sản xuất mới đƣợc ghi chép vào báo cáo. Mỗi khi phát sinh sự cố, ngƣời nhân viên trình bày lý do và cấp quản lý dựa theo đó để nhận xét. Do đó kết quả báo cáo phụ thuộc nhiều vào nhận định của từng nhà quản lý về mức độ nghiêm trọng của sai phạm và mối quan hệ với ngƣời nhân viên đó.
Kết quả khảo sát cũng phản ánh phần nào thực trạng ấy khi số điểm trung bình cho yếu tố tiêu chuẩn đánh giá chú trọng và phƣơng pháp và kỹ năng thực hiện công việc chỉ ở mức 1.79. Độ lệch chuẩn 0.77 cho thấy mức thống nhất ý kiến giữa các nhân viên khá cao.
Hình 2.15: Biểu đồ kết quả khảo sát phát biểu 8 về tiêu chuẩn đánh giá
(Nguồn: Kết quả tổng hợp và xử lý do tác giả thực hiện)
Nhìn chung ngoại trừ tiêu chuẩn về sai phạm phát sinh chƣa có thơng số đo 45 51 15 3 0 0 10 20 30 40 50 60 Hồn tồn khơng đồng ý Khơng đồng ý Bình thƣờng Đồng ý Hồn tồn đồng ý
Tiêu chuẩn đánh giá có chú trọng đánh giá phƣơng pháp và kỹ năng làm việc của anh/chị.
đƣợc. Các tiêu chuẩn đánh giá cịn lại đều có thể đo lƣờng dựa trên các con số cụ thể là khối lƣợng nguyên liệu đầu vào và đầu ra, thời gian. Do đó các tiêu chuẩn này thỏa đƣợc tiêu chí SMART. Kết quả khảo sát cho thấy các nhân viên cũng đồng tình với ý kiến này với điểm trung bình 3.78 điểm.
Hình 2.16: Biểu đồ kết quả khảo sát phát biểu 9 về tiêu chuẩn đánh giá
(Nguồn: Kết quả tổng hợp và xử lý do tác giả thực hiện)
Nhận xét chung:
Các tiêu chuẩn đánh giá chƣa thực sự phản ánh đúng kết quả thực hiện của nhân viên gắn với mục tiêu của khối sản xuất ở đầu kỳ cũng nhƣ trong bảng mô tả công việc. Bên cạnh đó, các tiêu chuẩn đánh giá đƣợc xây dựng trên 3 chỉ tiêu chính là: Chỉ số về tiến độ sản xuất, Tỷ lệ sử dụng nguyên vật liệu tiêu hao so với định mức, Mức độ sai phạm phát sinh cho thấy có đề cập đến cả về phƣơng pháp, kỹ năng thực hiện công việc và kết quả công việc, nhƣng chƣa thực sự chú trọng và đánh giá chi tiết. Nhìn chung, việc xây dựng lại các tiêu chuẩn đánh giá công việc là một trong những vấn đề cấp bách cần phải giải quyết trong khuôn khổ đề tài này.
2.2.4. Phân tích hoạt động trao đổi thơng tin trong q trình đánh giá
Vào mỗi đầu kì, cấp quản lý sẽ phổ biến cho nhân viên cấp dƣới về kế hoạch sản xuất trong kì và các tiêu chuẩn đánh giá: thời gian cần hồn thành lơ hàng, mức tiêu hao nguyên vật liệu cho phép và các yêu cầu khác ứng với các lơ hàng đặc biệt nếu có. Tuy nhiên việc phổ biến đƣợc thực hiện tƣơng đối đơn giản và một chiều, quản đốc xƣởng phổ biến cho các tổ trƣởng, các tổ trƣởng phổ biến lại cho nhân viên trong tổ. Nhân viên sẽ dựa vào hồ sơ lô sản xuất mà tiến hành. Chỉ khi lô hàng
0 6 28 65 15 0 10 20 30 40 50 60 70 Hồn tồn khơng đồng ý Không đồng ý Bình thƣờng Đồng ý Hồn tồn đồng ý
Tiêu chuẩn đánh giá dễ dàng đo lƣờng đƣợc.
sản xuất có sự cố gì quan trọng, tổ trƣởng mới phải họp lại và trao đổi với nhân viên trong tổ của mình, cịn bình thƣờng ngƣời nhân viên cứ mặc định theo nhiệm vụ đƣợc giao mà tiến hành. Tổ trƣởng không trao đổi gì thêm với nhân viên và ngƣời nhân viên cũng khơng trình bày thắc mắc nếu có.
Kết quả khảo sát tại cho thấy chỉ có 21.9% nhân viên đồng ý, 49% có thái độ trung lập và 29.1% nhân viên không đồng ý trong việc trao đổi thông tin thƣờng xuyên về tiêu chuẩn đánh giá giữa các cấp quản lý và nhân viên.
Nhƣ vậy, việc trao đổi thông tin chỉ dừng lại ở mức chấp nhận đƣợc với điểm trung bình 2.92 và độ lệch chuẩn tƣơng đối cao ở mức 1.01. Điều này còn cho thấy hoạt động trao đổi tiêu chuẩn đánh giá đƣợc thực hiện không đồng đều giữa các tổ, có những nhân viên ở tổ này hoàn toàn đồng ý rằng cấp quản lý thƣờng xuyên trao đổi với họ và những nhân viên ở tổ khác thì ngƣợc lại.