STT TIÊU CHÍ TRUNG
BÌNH
A
Tiêu chuẩn đánh giá đo lƣờng đƣợc mục tiêu của khối
sản xuất ở đầu kỳ. 2.80
B
Tiêu chuẩn đánh giá đƣợc xây dựng phù hợp với các
nhiệm vụ trong bảng mô tả công việc. 2.38
C
Tiêu chuẩn đánh giá có chú trọng đánh giá phƣơng pháp
và kỹ năng làm việc của nhân viên. 1.79 D
Cấp quản lý thƣờng xuyên trao đổi với nhân viên về tiêu
chuẩn đánh giá. 2.92
E
Cấp quản lý thu thập đƣợc đấy đủ thông tin để đánh giá
kết quả thực hiện công việc của nhân viên. 2.64
F
Cấp quản lý có đào tạo, hƣớng dẫn nhân viên thực hiện các kế hoạch đề ra ở đầu kỳ để đảm bảo đạt tiêu chuẩn
đánh giá. 2.36
G
Cấp quản lý có hỗ trợ, chỉ dẫn nhân viên giải quyết
những vấn đề trong q trình thực hiện cơng việc. 2.33 H
Cấp quản lý thƣờng xuyên phản hồi sau q trình thực
hiện cơng việc. 2.63
đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu ở đầu kỳ.
J
Phƣơng pháp đánh giá công ty áp dụng có quan tâm đến
việc nhân viên tự đánh giá. 1.96
K
Phƣơng pháp đánh giá công ty áp dụng có quan tâm đến
việc đồng nghiệp tham gia đánh giá. 2.02 L
Phƣơng pháp đánh giá công ty áp dụng có quan tâm đến
việc khách hàng tham gia đánh giá. 1.77 M
Kết quả đánh giá làm căn cứ để xây dựng chƣơng trình
đào tạo cho nhân viên. 2.47
N
Kết quả đánh giá làm căn cứ để phân công lại công việc
của anh/chị. 2.38
Căn cứ trên những hạn chế còn tồn tại trong hệ thống đánh giá kết quả thực hiện cơng việc thời gian qua đã phân tích ở chƣơng 2 và kết hợp phƣơng hƣớng, mục tiêu phát triển tại công ty thời gian tới (cụ thể là giai đoạn 2015 – 2019). Sau đây tác giả mạnh dạn đề xuất các nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc của khối sản xuất cơng ty.
3.2.1. Giải pháp hồn thiện tiêu chuẩn đánh giá
Nội dung giải pháp: Để hoàn thiện tiêu chuẩn đánh giá, khối sản xuất công
ty cần phải xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá mới. Các tiêu chuẩn này ngoài việc đáp ứng đƣợc nguyên tắc SMART cịn phải hồn thiện hơn các tiêu chuẩn cũ ở những khía cạnh sau:
- Đo lƣờng đƣợc mục tiêu của khối sản xuất ở đầu kỳ.
- Đƣợc xây dựng phù hợp với các nhiệm vụ trong bảng mô tả công việc.
- Chú trọng đánh giá phƣơng pháp và kỹ năng thực hiện công việc của nhân viên.
nguyên tác SMART. Sau đó tác giả tiến hành thảo luận với ban lãnh đạo phòng về các mục tiêu sản xuất mong muốn và các yếu tố mà ban lãnh đạo cho là then chốt để đạt mục tiêu đó. Bên cạnh đó, tác giả cũng thảo luận với quản đốc xƣởng và các tổ trƣởng nhằm tìm ra các yếu tố gắn kết với nhiệm vụ công việc hàng ngày của tổ sản xuất đƣợc cho là quyết định thành cơng của cả tổ. Từ đó tác giả sàng lọc, lựa chọn các KPI sao cho các KPI này vừa đo đƣợc các yêu cầu trên đồng thời cũng đo lƣờng đƣợc phƣơng pháp và kỹ năng làm việc của nhân viên, và từ đó lấy các KPI này để làm các tiêu chuẩn đánh giá mới. Quá trình trên đƣợc tác giả thực hiện theo các bƣớc nhƣ sau:
Bước 1: Tổng hợp các chỉ số chỉ số KPI (các chỉ số đo lường thực hiện cơng việc trọng yếu) có liên quan tới bộ phận sản xuất.
Dựa vào cơ sở dữ liệu các chỉ số đo lƣờng trọng yếu trong phụ lục giáo trình KPI – Các chỉ số đo lƣờng thực hiện công việc của David Parmenter (2009), tác giả tiến hành sàng lọc các chỉ số KPI liên quan đến bộ phận sản xuất. Kết quả sau khi sàng lọc đƣợc dùng để làm cơ sở cho việc đề xuất các tiêu chuẩn đánh giá cho công tác của khối sản xuất.
Bước 2: Thảo luận với ban lãnh đạo ph ng về mục tiêu và các yếu tố thành công then chốt của khối sản xuất.
Thu thập thông tin từ ban lãnh đạo phịng để có cái nhìn chiến lƣợc hơn, tồn cục hơn về mục tiêu của các xƣởng sản xuất cho việc xác định các tiêu chuẩn. Kết quả phản hồi của ban lãnh đạo phòng mong muốn phòng sản xuất đạt đƣợc những mục tiêu sau:
- Đảm bảo đƣợc chất lƣợng của sản phẩm từ khâu pha chế đầu tiên cho đến
khâu đóng gói cuối cùng.
- Chi phí sản xuất ngày càng thấp để cơng ty có thêm lợi nhuận.
- Năng suất ngày càng phát triển.
- Phòng chấp hành nghiêm chỉnh các quyết định của ban lãnh đạo.
Để đánh giá các phân xƣởng hoạt động tốt, gắn kết với các mục tiêu đã đề ra, ban lãnh đạo cho rằng cần dựa trên các yếu tố then chốt sau đây:
- Dựa vào báo cáo về tình hình chất lƣợng sản phẩm của từng phân xƣởng.
- Chi phí sản xuất.
- Mức độ hồn thành cơng việc của từng xƣởng so với chỉ tiêu về năng suất đã
đề ra.
Bước 3: Thảo luận với quản đốc xưởng và các tổ trưởng nhằm tìm ra các yếu tố gắn kết với nhiệm vụ công việc hàng ngày của tổ sản xuất mà theo quản đốc và các tổ trưởng là quan trọng, quyết định thành công của cả bộ phận.
Kết quả phản hồi của quản đốc xƣởng, tổ trƣởng mong muốn làm đƣợc trong nhiệm vụ công việc hàng ngày:
Đối với 3 xưởng sản xuất: Betalactam, Nonbeta, Tiêm:
- Đảm bảo đƣợc chất lƣợng đúng theo tiêu chuẩn do QA qui định.
- Mức độ tiêu hao nguyên vật liệu ở các tổ không vƣợt quá giới hạn cho phép đƣợc qui định trong hồ sơ lô.
- Đảm bảo đƣợc sản lƣợng theo đúng kế hoạch đƣợc giao. - Nhân viên dƣới quyền tuân thủ đúng nhiệm vụ đƣợc giao.
- Khơng có vi phạm kỷ luật, khơng có các vấn đề gây mất đồn kết trong nội
bộ.
Đối với xưởng Cơ điện:
- Chất lƣợng sản phẩm khơng tốt khơng có ngun nhân từ máy móc.
- Máy móc sản xuất liên tục, thời gian ngƣng máy do hỏng hóc thấp.
- Chi phí sửa chữa thấp. - Bảo đảm an tồn lao động.
- Nhân viên thực hiện tốt công việc đƣợc giao.
- Vệ sinh máy móc, thiết bị đƣợc đảm bảo.
Để làm đƣợc điều đó, các tổ trƣởng cho rằng cần dựa trên các yếu tố then chốt sau đây:
- Các khâu sản xuất không để vƣợt quá chỉ tiêu về nguyên vật liệu đƣợc qui định trong hồ sơ lô.
- Số lƣợng thuốc hƣ phải đem tiêu hủy thấp.
- Năng suất các khâu đều đƣợc đảm bảo và phát triển, riêng đối với tổ pha chế của 3 xƣởng do các thông số trong thao tác thực hiện đều đã đƣợc qui định trong hồ sơ lơ ví dụ nhƣ tỷ lệ khối lƣợng nguyên vật liệu cho từng mẻ, thời gian trộn từng mẻ, thời gian sấy… nên việc tăng năng suất là khơng dễ. Do đó chủ yếu u cầu tổ pha chế đảm bảo theo sát qui trình gia cơng để theo kịp tiến độ kế hoạch.
- Không phát sinh bất hịa, xích mích trong cơng việc, quan hệ trong cơng việc tốt.
Đối với xưởng cơ điện:
- Đảm bảo thời gian sản xuất không bị gián đoạn.
- Chi phí cho việc bảo trì sửa chữa thấp.
- Giảm thiểu tai nạn lao động xảy ra ở mức thấp nhất.
Bước 4: Sàng lọc, lựa chọn các KPI phù hợp với các yêu cầu trên làm tiêu chí đánh giá.
Các yếu tố trọng yếu phù hợp với các yêu cầu đã phân tích ở các bƣớc trên đƣợc tác giả tổng hợp theo bảng 4.1.
Bảng 4.1: Các yếu tố trọng yếu quyết định thành công của tổ
Tên tổ Yếu tố thành công chủ yếu
Beta-Lactam: phòng máy
Nonbeta: tổ dập viên Tiêm:tổ dƣợc liệu
Đảm bảo chất lƣợng thành phẩm của mỗi công đoạn. Tỷ lệ phế phẩm thấp.
Tỷ lệ làm lại thấp.
Chi phí tiêu hao ngun vật liệu thấp. Duy trì và phát triển năng suất lao động. Beta-lactam: phịng trình
bày
Nonbeta: tổ trình bày
Chất lƣợng sản phẩm khi đóng gói đƣợc bảo đảm. Tỷ lệ làm lại thấp
Tiêm:tổ soi-trình bày Duy trì và phát triển năng suất lao động. Nonbeta: tổ pha chế, tổ
bao viên
Tiêm: tổ chuẩn bị-pha chế
Chất lƣợng thành phẩm của mỗi công đoạn pha chế đƣợc đảm bảo.
Tỷ lệ làm lại thấp.
Chi phí tiêu hao nguyên vật liệu thấp. Đảm bảo đúng tiến độ sản xuất. Phòng cơ điện
Thời gian sản xuất không bị gián đoạn. Chi phí sửa chữa thấp.
Tai nạn lao động thấp.
Để đo lƣờng kỹ năng và phƣơng pháp làm việc của nhân viên, tác giả lựa chọn thêm các KPI sau:
- Tỷ lệ làm lại của từng nhân viên trong tổ.
- Tỷ lệ năng suất của từng nhân viên.
- Thời gian từ khi phát sinh sự cố đến khi bắt đầu tiến hành các hoạt động giải quyết.
Sau khi tổng hợp, tác giả lựa chọn các KPI làm tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện công việc cho từng tổ nhƣ sau:
Xưởng Nonbeta – tổ pha chế:
- Số lần không đảm bảo chất lƣợng.
- Tỷ lệ làm lại của cả tổ.
- Tỷ lệ làm lại của từng nhân viên trong tổ.
- Tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu.
- Tỷ lệ khối lƣợng hoàn thành so với khối lƣợng dự kiến.
Xưởng Nonbeta – tổ dập viên:
- Tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu.
- Tỷ lệ phế phẩm của tổ.
- Tỷ lệ về năng suất theo từng sản phẩm. - Tỷ lệ năng suất của từng nhân viên.
Xưởng Nonbeta – tổ bao viên:
- Số lần không đảm bảo chất lƣợng.
- Tỷ lệ làm lại của cả tổ.
- Tỷ lệ làm lại của từng nhân viên trong tổ. - Tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu.
- Tỷ lệ khối lƣợng hoàn thành so với khối lƣợng dự kiến.
Xưởng Nonbeta – tổ trình bày:
- Số lần không đảm bảo chất lƣợng
- Tỷ lệ làm lại của cả tổ.
- Tỷ lệ làm lại của từng nhân viên trong tổ.
- Tỷ lệ khối lƣợng hoàn thành so với khối lƣợng dự kiến. - Tỷ lệ về năng suất theo từng sản phẩm
- Tỷ lệ năng suất của từng nhân viên.
Xưởng Tiêm – Tổ chuẩn bị – Pha chế:
- Số lần không đảm bảo chất lƣợng.
- Tỷ lệ làm lại của cả tổ.
- Tỷ lệ làm lại của từng nhân viên trong tổ.
- Tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu.
- Tỷ lệ khối lƣợng hoàn thành so với khối lƣợng dự kiến.
Xưởng Tiêm – Tổ soi – trình bày:
- Số lần khơng đảm bảo chất lƣợng.
- Tỷ lệ làm lại của cả tổ.
- Tỷ lệ khối lƣợng hoàn thành so với khối lƣợng dự kiến.
- Tỷ lệ về năng suất theo từng sản phẩm.
- Tỷ lệ năng suất của từng nhân viên.
Xưởng Tiêm – Tổ dược liệu:
- Số lần không đảm bảo chất lƣợng.
- Tỷ lệ làm lại của cả tổ.
- Tỷ lệ làm lại của từng nhân viên trong tổ.
- Tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu. - Tỷ lệ phế phẩm của tổ.
- Tỷ lệ năng suất theo từng sản phẩm.
- Tỷ lệ năng suất của từng nhân viên.
Xưởng Beta – actam – Ph ng máy:
Số lần không đảm bảo chất lƣợng
- Tỷ lệ làm lại của cả tổ.
- Tỷ lệ làm lại của từng nhân viên trong tổ.
- Tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu.
- Tỷ lệ khối lƣợng hoàn thành so với khối lƣợng dự kiến.
- Tỷ lệ năng suất theo từng sản phẩm.
- Tỷ lệ năng suất của từng nhân viên.
Xưởng Beta – actam – Ph ng trình bày:
- Số lần không đảm bảo chất lƣợng
- Tỷ lệ làm lại của cả tổ.
- Tỷ lệ làm lại của từng nhân viên trong tổ.
- Tỷ lệ khối lƣợng hoàn thành so với khối lƣợng dự kiến.
- Thời gian gián đoạn do sự cố máy móc.
- Chi phí sửa chữa, bảo trì.
- Số tai nạn lao động.
- Thời gian từ khi phát sinh sự cố đến khi bắt đầu tiến hành các hoạt động giải quyết.
Trong đó các tỷ lệ được tính theo cơng thức sau đây:
- Tỷ lệ làm lại:
Tỷ lệ làm lại = Tổng khối lƣợng của đơn hàngKhối lƣợng sản phẩm làm lại Tỷ lệ làm lại trung bình = Tổng tỷ lệ làm lại của các đơn hàng
Số đơn hàng phải làm lại
- Tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu
Tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu = Đầu ra lý thuyết - Đầu ra thực tếĐầu ra lý thuyết
- Tỷ lệ khối lƣợng hoàn thành so với khối lƣợng dự kiến.
Tỷ lệ khối lƣợng hoàn thành = Khối lƣợng đã làm trong ngàyKhối lƣợng dự kiến
- Tỷ lệ năng suất.
Tỷ lệ năng suất = Khối lƣợng sản phẩm trong ngày - Khối lƣợng định mức
Khối lƣợng định mức
Tỷ lệ năng suất trung bình tháng = Tổng tỷ lệ năng suất trung bình các ngày làm việcTổng số ngày làm việc trong tháng
Điều kiện thực hiện giải pháp: khối sản xuất của cơng ty tiếp tục hồn thiện các
biểu mẫu đánh giá dựa trên các tiêu chuẩn đã đề ra, điều chỉnh nội dung của từng chỉ số cho phù hợp với hoạt động thực tế của các bộ phận, và phổ biến cho ngƣời chịu trách nhiệm đánh giá.
3.2.2. Giải pháp về trao đổi thông tin
Nội dung giải pháp: Sau khi xây dựng tiêu chuẩn đánh giá năng lực của nhân viên, cấp quản lý cần phải quan tâm hồn thiện vấn đề trao đổi thơng tin với nhân viên trong quá trình làm việc. Việc trao đổi thông tin này giúp cho cấp quản lý biết đƣợc tiến độ, chất lƣợng làm việc của nhân viên để thu thập thông tin phục vụ
cho việc đánh giá. Việc trao đổi thông tin cũng giúp cho cấp quản lý nắm bắt kịp thời những vấn đề phát sinh trong công việc cùng với nhân viên tháo gỡ những vấn đề này. Việc trao đổi thông tin cũng giúp cho cấp quản lý nắm đƣợc phƣơng pháp làm việc của nhân viên đã đạt yêu cầu chƣa để kèm cặp, đỡ đầu hoặc đào tạo cho họ ở ngay đầu kỳ, giúp họ có những kiến thức kỹ năng thực hiện cơng việc, đặc biệt là những công việc mới phát sinh yêu cầu bởi chiến lƣợc và mục tiêu của công ty trong thời gian tới.
Việc trao đổi thông tin phải cải thiện đƣợc các vấn đề sau:
- Cấp quản lý cần thƣờng xuyên trao đổi với nhân viên về tiêu chuẩn đánh giá, phổ biến các tiêu chuẩn đánh giá mới cho nhân viên biết. Ngoài ra còn phải chỉ cho nhân viên thấy đƣợc mục tiêu sản xuất mà ban lãnh đạo phòng cũng nhƣ cấp quản lý mong muốn ngƣời nhân viên đạt đƣợc ứng với các tiêu chí này. Bên cạnh đó cũng lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên trong việc áp dụng các tiêu chuẩn mới này và cùng nhân viên tháo gỡ những khó khăn gặp phải.
- Cấp quản lý cần thu thập đƣợc đấy đủ thông tin để đánh giá kết quả làm việc của nhân viên.
Để thu thập đầy đủ thông tin theo tiêu chuẩn đã đề ra:
Đối với tiêu chuẩn về: số lần không đảm bảo chất lượng.
Chỉ số này đƣợc ghi nhận từng ngày và tổng kết vào cuối tháng.
Hàng ngày nhân viên QC sẽ tiến hành kiểm tra định kỳ chất lƣợng thành phẩm của tổ, mỗi khi phát hiện một mẫu khơng đảm bảo chất lƣợng thì nhân viên