4. Phương pháp nghiên cứu
2.2 Thực trạng về đánh giá hiệu quả hoạt động của Công ty TNHH Indochina
2.2.3 Phương diện Quy trình kinh doanh nội bộ
Hiện tại, để theo dõi, kiểm soát và phát triển việc kinh doanh, IBS có thiết lập một số quy trình cụ thể như sau:
2.2.3.1 Quy trình mua hàng, nhập vật tư, thiết bị. Mô tả chi tiết:
1. Lập yêu cầu mua hàng:
Bộ phận có yêu cầu mua hàng lập phiếu yêu cầu mua hàng, trình duyệt đến Trưởng bộ phận/Ban TGĐ.
2. Duyệt yêu cầu mua hàng :
Sau khi kiểm tra phiếu yêu cầu mua hàng, Trưởng bộ phận/Ban TGĐ sẽ ký phê duyệt phiếu yêu cầu mua hàng và chuyển đến nhân viên mua hàng.
3. Xử lý yêu cầu mua hàng:
Nhân viên mua hàng tiếp nhận phiếu yêu cầu mua hàng được ký duyệt bởi Trưởng bộ phận/Ban TGĐ. Sau đó, nhân viên mua hàng cập nhật bảng theo dõi tiến độ mua hàng và tiến hành mua và xác nhận thời hạn có hàng cho bên liên quan.
4. Tìm và lựa chọn nhà cung cấp:
Nhân viên mua hàng tìm kiếm các nhà cung cấp liên quan đến mặt hàng cần mua trong danh mục các nhà cung cấp được phê duyệt hoặc tiến hành theo quy trình chọn lựa nhà cung cấp. Việc tìm nhà cung cấp mới chỉ trong thời hạn tối đa 30 ngày tính từ ngày lập phiếu yêu cầu mua hàng. .
5. Yêu cầu báo giá:
Nhân viên mua hàng yêu cầu nhà cung cấp báo giá và các điều khoản đặt hàng khác. Sau khi nhận được bảng báo giá với đầy đủ các chi tiết, nhân viên mua hàng trình duyệt đến Trưởng bộ phận/Ban TGĐ.
6. Duyệt giá:
Trưởng bộ phận/Ban TGĐ sẽ kiểm tra bảng báo giá, ký duyệt và chuyển trả đến nhân viên mua hàng.
Căn cứ vào bảng báo giá đã được phê duyệt, nhân viên mua hàng tiến hành lập hợp đồng mua hàng / đơn đặt hàng và trình duyệt đến Trưởng bộ phận/Ban TGĐ.
8. Duyệt Hợp đồng mua hàng / Đơn đặt hàng:
Trưởng bộ phận/Ban TGĐ sẽ kiểm tra Hợp đồng mua hàng / Đơn đặt hàng, ký duyệt và chuyển trả đến nhân viên mua hàng.
9. Theo dõi Hợp đồng mua hàng / Đơn đặt hàng :
Nhân viên mua hàng theo dõi Hợp đồng mua hàng / Đơn đặt hàng sau khi được phê duyệt, tiến hành lựa chọn dịch vụ vận chuyển và bảo hiểm nếu cần thiết.
10. Nhận hàng, nhập kho:
Nhân viên mua hàng bảo đảm hàng về đến cơng ty an tồn bao gồm thủ tục hải quan, quan thuế, vận chuyển. Thông báo cho thủ kho kế hoạch hàng về để tiếp nhận và nhập kho theo qui trình Nhập xuất kho.
11. Xử lý hàng hóa khơng phù hợp khi kiểm tra hàng hóa nhập kho:
Xem qui trình Nhập xuất kho và Thủ tục kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp
12. Thanh toán , thanh lý Hợp đồng mua hàng / Đơn đặt hàng:
Nhân viên mua hàng phối hợp với phịng kế tốn tiến hành thanh toán & thanh lý Hợp đồng mua hàng / Đơn đặt hàng với nhà cung cấp theo quy trình Thu chi.
13. Đánh giá định kỳ nhà cung cấp:
Định kỳ hàng năm, bộ phận mua hàng tiến hành đánh giá đối với các nhà
cung cấp theo Hướng dẫn đánh giá lựa chọn nhà cung cấp. Sau đó bộ phận mua hàng cập nhật danh mục nhà cung cấp.
2.2.3.2 Quy trình bán hàng Mô tả chi tiết
1. Thiết lập Mục tiêu hoạt động bán hàng:
Định kỳ vào đầu tháng 12 hàng năm, PTGĐ phụ trách Kinh doanh đề xuất Mục tiêu của hoạt động Bán hàng cho năm tới để TGĐ phê duyệt. Mục tiêu này
được xây dựng dựa trên kết quả bán hàng năm trước, dự báo thị trường mục tiêu. Mục tiêu bán hàng bao gồm:
- Doanh số trên các nhóm khách hàng mục tiêu, sản phẩm mục tiêu, phân khúc thị trường mục tiêu.
- Chỉ tiêu về phát triển khách hàng mới và địa bàn mới (mở rộng thị phần).
- Phân bổ mục tiêu theo kỳ (tháng hay q), cho từng nhân viên (hay nhóm)
2. Phê duyệt Mục tiêu:
Tổng Giám đốc Công ty xem xét, phê duyệt Mục tiêu. Việc xem xét được thực hiện hàng tháng khi nhận được báo cáo thực hiện mục tiêu của phòng Kinh doanh.
3. Lập kế hoạch hành động và xem xét:
Căn cứ mục tiêu chung được phê duyệt trưởng bộ phận Kinh doanh phân bổ mục tiêu cho từng nhân viên kinh doanh. Hàng tuần, trưởng bộ phận Kinh doanh xem xét kế hoạch hành động và kết quả thực hiện của nhân viên, phê chuẩn các đề xuất hay điều chỉnh cần thiết nhằm bảo đảm các kế hoạch đi đúng lộ trình.
4. Hoạt động tìm kiếm khách hàng tiềm năng:
Từ Kế hoạch hành động, nhân viên kinh doanh tiến hành tìm kiếm các khách hàng có nhu cầu tiềm năng đến sản phẩm của Cơng ty. Các thông tin về khách hàng tiềm năng tìm thấy được nhân viên kinh doanh cập nhật vào Danh mục khách hàng.
5. Tìm hiểu nhu cầu khách hàng:
Từ Danh Mục Khách hàng, nhân viên kinh doanh hoạch định việc tìm hiểu nhu cầu và thông tin liên quan của khách hàng bao gồm:
- Yêu cầu về sản phẩm: loại nguyên liệu. số lượng, đặc tính, qui cách, các tiêu chuẩn cần thỏa mãn
- Yêu cầu về dịch vụ: các yêu cầu về thi công, tiêu chuẩn nhà thầu, tiêu chuẩn an tồn - mơi trường,
- Khả năng tài chính của khách hàng
6. Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ và năng lực cung cấp:
Nhân viên kinh doanh chuẩn bị các tài liệu, phương tiện cần thiết , sắp xếp lịch làm việc trực tiếp với khách hàng, chủ đầu tư để giới thiệu về Công ty, năng lực sản xuất và cung cấp, sản phẩm và ứng dụng, các lợi thế cạnh tranh của Cơng ty, trình mẫu theo yêu cầu hoặc trình mẫu các loại đá có khả năng ứng dụng cho từng dự án cụ thể.
7. Tư vấn - Báo giá
Nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành khảo sát hiện trạng, tìm hiểu bản vẽ, tiêu chuẩn kỹ thuật, điều kiện công trường và các đặc điểm khác của Dự án, cơng trình theo nhu cầu khách hàng. Thực hiện tư vấn kỹ thuật (màu sắc, chủng loại) và báo giá cho khách hàng, chuẩn bị các phương án phối cảnh (theo yêu cầu cụ thể) sẽ được thực hiện bởi cá nhân phụ trách theo dõi Dự án.
8. Xử lý Hợp đồng, Đơn đặt hàng:
PTGĐ Kinh doanh chịu trách nhiệm đàm phán và/hoặc phân công việc tham gia đàm phán cho cá nhân phụ trách theo dõi dự án về giá, các điều kiện khác của Báo giá /Hồ sơ dự thầu với khách hàng và các bên khác liên quan với các điều khoản và điều kiện cụ thể được thống nhất trước.
9. Chuyển giao thực hiện hợp đồng, đơn đặt hàng
Sau khi Hợp đồng được ký kết, nhân viên kinh doanh phụ trách dự án sẽ tổ chức cuộc họp bàn giao cơng trình với bên dự án và các cá nhân liên quan (kế toán, đại diện nhà máy, mua hàng). Sau khi bàn giao, bên Dự án chịu trách nhiệm triển khai thực hiện.
10. Theo dõi việc thực hiện hợp đồng, đơn đặt hàng
Tiến độ thực hiện các Hợp đồng được nhân viên Phụ trách Cơng trình cập nhật thường xuyên cho nhân viên kinh doanh. Nếu có những điều chỉnh, yêu cầu phát sinh, nhân viên kinh doanh tiếp nhận và tiến hành xử lý phải được phê duyệt bởi khách hàng và BTGĐ trước khi chuyển giao thực hiện.
Nhân viên phòng kinh doanh chịu trách nhiệm lập các chứng từ nghiệm thu, thanh tốn theo tiến độ thi cơng và khi kết thúc cơng trình.
12. Bảo hành, săn sóc khách hàng
Sau khi kết thúc việc thi công và lập biên bản nghịệm thu, phòng kinh doanh phát hành Bảo lãnh bảo hành cho khách hàng đồng thời xác định thời điểm bảo hành. Trong thời hạn bảo hành, nhân viện kinh doanh tiếp nhận các yêu cầu bảo hành của khách hàng và tiến hành xử lý theo Quy trình Xử lý khiếu nại khách hàng.
13. Thống kê, báo cáo kết quả thực hiện mục tiêu bán hàng
Trưởng bộ phận Kinh doanh tổ chức việc thống kế các dữ liệu cần thiết, ngày 25 hàng tháng báo cáo kết quả thực hiện mục tiêu bao gồm các thông tin:
o Đánh giá kết quả thực hiện trong tháng.
o Các đề xuất điều chỉnh mục tiêu và kế hoạch hành động. o Các đề xuất về nguồn lực.