2.3. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HTTTKT TẠI CÁC DNNVV TRÊN ĐỊA BÀN
2.3.3.2 Nhược điểm, hạn chế:
(1) Tính đa dạng trong lĩnh vực hoạt động của một doanh nghiệp, nhiều lĩnh vực chưa có nhiều DNNVV tham gia hoạt động như nơng lâm - thủy sản và công nghiệp.
Nhu cầu vốn là rất lớn, nhưng lại chưa đủ các yếu tố để có thể huy động vốn ngoài kênh vốn vay, đặc biệt hầu hết là vay ngắn hạn, như huy động vốn trên sàn chứng khoán, phát hành trái phiếu, kinh doanh hoạt động trên thị trường tài chính,…. Đặc biệt trong nhóm ngành cần nhiều vốn như nông lâm – thủy
sản và cơng nghiệp đều ít có DNNVV tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tính chun mơn hóa chưa cao cũng như sử dụng nguồn nhân lực phổ thơng là chủ yếu, thiếu các nhân lực có chun mơn chun sâu về một lĩnh vực đặc biệt nào có để tạo ra sự khác biệt cho doanh nghiệp, đồng thời dẫn đến sự hạn hẹp trong việc lựa chọn lĩnh vực hoạt động cũng như hình thức sở hữu vốn và làm hạn chế tính cạnh tranh trên thị trường.
Dù chính sách, định hướng phát triển bộ máy kế toán đã được đại bộ phận nhân viên nắm bắt tuy nhiên, vẫn có những nhân viên hoặc doanh nghiệp chưa đưa ra được chính sách, định hướng phát triển bộ máy kế toán.
Chế độ kế toán được áp dụng song hành nhau ở từng quy mơ doanh nghiệp, từng nhóm lĩnh vực, tuy nhiên, DNNVV chắc chắn sẽ đắn đo, gặp khó khăn khi có đến hai chế độ kế tốn áp dụng cho doanh nghiệp. Đây rõ ràng không phải chỉ là nhược điểm của DNNVV mà còn là một điểm hạn chế của chế độ kế toán đang áp dụng cho các doanh nghiệp tại Việt Nam.
Dù có sự chuyển biến tích cự trong việc áp dụng cơng nghệ thơng tin vào hệ thống thơng tin kế tốn thơng qua kết quả khảo sát hình thức kế tốn áp dụng tại các doanh nghiệp nhưng vẫn cịn đó những khó khăn đặc biệt xuất hiện ở nhóm doanh nghiệp có quy mơ nhỏ và siêu nhỏ. Ở những doanh nghiệp này do việc áp dụng cơng nghệ thơng tin cịn manh mún và thiếu định hướng, điều này thể hiện qua việc chọn phần mềm kế toán ứng dụng vào tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn khi có đến 26,9% các doanh nghiệp được khảo sát vẫn chọn phần mềm Excel/Access làm cơng cụ để hạch tốn kế tốn. Điều này dẫn đến việc phân quyền - quản lý người dùng, bảo mật, lưu trữ dấu vết kiểm tốn, virus, tin tặc… hồn tồn khơng thể thực hiện tốt được.
(2) Việc kiểm sốt chứng từ vẫn cịn xem nhẹ như việc công bố chữ ký mẫu của quản lý các bộ phận, việc kiểm soát chung, mẫu chứng từ chưa đáp ứng yêu cầu thu thập thơng tin ban đầu… Ngồi ra, ở nhóm các doanh nghiệp siêu nhỏ và nhỏ, khá nhiều vấn đề về hệ thống chứng từ khi có tương ứng đến 34,8% doanh nghiệp siêu nhỏ và 26,9% doanh nghiệp nhỏ được khảo sát
đánh giá trung bình về hệ thống chứng từ ngồi ra vẫn cịn những đơn vị khảo sát đánh giá là hệ thống chứng từ khơng tốt (0,9%).
Nhóm doanh nghiệp siêu nhỏ và nhỏ vẫn cịn những khó khăn, hạn chế nhất định trong việc áp dụng và xây dựng hệ thống tài khoản kế toán cũng như hệ thống sổ kế tốn. Những khó khăn, hạn chế có thể kể ra như việc chi tiết hóa hệ thống tài khoản cịn thiếu kinh nghiệm và thiếu tính hệ thống, hệ thống tài khoản không đáp ứng được yêu cầu quản lý chi phí – doanh thu; về hệ thống sổ kế toán, các DNNVV hầu hết chỉ đơn thuần áp dụng các sổ kế toán theo quy định của nhà nước mà thiếu đi việc phát triển thêm hệ thống sổ để quản lý tốt hơn nữa cơng tác kế tốn tại đơn vị. Ngồi ra, ở hầu hết DNNVV được khảo sát, đều còn nhiều hạn chế trong cơng tác kiểm tra, kiểm sốt việc sử dụng hệ thống tài khoản cũng như hệ thống sổ kế tốn.
Ngồi báo cáo kế tốn tài chính được thực hiện khá tốt do phải tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán và quy định của các cơ quan nhà nước thì báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo khác vẫn được đánh giá là thiếu tính đa dạng, chưa cung cấp được nhiều thông tin cần thiết và nhất thiết cần phải được cải thiện nhiều. Đặc biệt ở nhóm doanh nghiệp siêu nhỏ báo cáo kế tốn quản trị khơng được thực hiện chiếm đến 88,5%, giảm dần ở nhóm doanh nghiệp có quy mơ nhỏ và vừa (tương đương 68,6% và 65,2%)14. (3) Dù các tài liệu kế tốn về chu trình đã được xây dựng và cập nhật thường xuyên tuy nhiên, các tài liệu kế tốn này mang tính ổn định khơng cao, tạo sự khó khăn trong q trình phát triển của doanh nghiệp, đặc biệt, yếu tố thay đổi người lãnh đạo đồng thời với việc xem thay đổi các tài liệu kế toán này vừa thể hiện sự cầu tiến của nhà lãnh đạo nhưng cũng tạo ra những xáo trộn trong chu trình kế toán, ảnh hưởng đến việc thu thập, xử lý, tổng hợp và tạo ra sản phẩm cuối cùng của kế tốn, đơi khi cũng tác động đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
(4) Việc ứng dụng công nghệ thông tin là một trong những bước chuyển quan trọng nhưng cũng không tránh khỏi những hạn chế nhất định như: việc kiểm tra, giám sát việc sử dụng phần mềm kế tốn cịn yếu, dễ dẫn đến
những gian lận, sai sót. Việc phân quyền tiếp cận cơ sở dữ liệu dành cho nhóm nhân viên kế tốn vẫn cịn khá cao (hơn 50%15
) ở các doanh nghiệp có quy mơ siêu nhỏ và nhỏ, dẫn đến yêu cầu tố bảo mật, kiểm tra, kiểm soát bị hạn chế rất nhiều.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán chỉ mới dừng lại ở mức độ thu thập, xử lý và tổng hợp thơng tin, cịn việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lưu trữ dữ liệu kế tốn vẫn cịn là việc khá mới mẻ, trong các hình thức lưu trữ có nhắc đến việc DNNVV sao lưu dữ liệu kế tốn lên máy tính cá nhân chiếm khá cao (doanh nghiệp siêu nhỏ: 64%, doanh nghiệp nhỏ: 40,4% và doanh nghiệp vừa: 28,6%16
), dữ liệu kế tốn gần như khơng được đảm bảo tính bảo mật, rất dễ xảy ra mất dữ liệu kế toán, hư dữ liệu kế toán do virus, hoặc chỉnh sửa hay xóa dữ liệu kế tốn rất dễ dàng nếu được lưu trữ trên máy tính cá nhân của nhân viên kế tốn.
(5) Dù có những quan tâm nhất định đối với người lao động nói chung và nhân sự làm kế tốn tại đơn vị nói riêng nhưng những chính sách chưa mang lại sự đồng thuận cao, chưa được nhân sự làm kế toán đánh giá tốt, cần phải cải thiện trong tương lai. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến lòng trung thành của nhân sự làm kế tốn đối với cơng ty.